注意: 若要在 SharePoint 中管理内容，建议使用 Microsoft Purview 风险和合规性 解决方案，而不是旧的信息管理策略。 例如，可以使用 Microsoft 365 保留自动保留和删除 SharePoint、OneDrive、Teams、Exchange 和其他联机服务的内容。
信息管理策略使你能够控制谁可以访问你的组织信息、他们可以对组织信息执行哪些操作，以及保留这些信息的时间。 策略有助于使人们强制遵守法律和政府法规或内部业务流程。 管理员可以设置策略来控制跟踪文档的方式、谁有权访问文档以及保留文档的时间。
每个策略都可以为特定类型的内容建立一组规则。 策略中的每个规则都是策略功能。 例如，信息管理策略功能可以指定应保留内容类型的时长。
注意: 信息管理策略由信息管理策略计时器作业编译，该作业由 Microsoft 管理，该作业每周运行一次。 因此，策略可能不会立即生效。 无法更改信息管理策略计时器作业的频率和日期。
可以通过三种不同的方式在网站上创建信息管理策略：
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创建信息管理策略以用于网站集中的多个内容类型。
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为网站内容类型创建信息管理策略。
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为列表或库创建信息管理策略。
激活网站策略功能可让网站集管理员定义适用于网站及其所有内容的保留计划。 若要激活此功能，请执行以下操作：
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转到要为其激活网站策略功能的网站集的主页。
转到“设置”
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在 “网站集管理”下，选择“ 网站集功能”。
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滚动到 “网站策略”。 在右侧，如果未看到 “活动”，请选择“ 激活”。
为确保将信息策略应用于网站集内特定类型的所有文档，请考虑在网站集级别创建策略，然后将该策略应用到内容类型。 此类策略称为网站集策略。
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转到“设置”
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在“网站设置”页上的 “网站集管理 ”列表中，单击“ 网站集策略”。
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在“网站集策略”页上，单击“ 创建”。
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键入策略的名称和说明，然后编写简短的策略语句，向用户解释策略的用途。 策略声明最多可以包含 512 个字符。
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请参阅本文后面的为内容类型创建策略，了解如何设置要与策略关联的功能。
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单击“ 确定” 返回到“网站集策略”页。
通过向内容类型添加信息管理策略，即可轻松将策略功能与多个列表或库相关联。 您可选择向内容类型添加现有信息管理策略，也可以创建特定于各个内容类型的独特策略。
您还可以向特定于列表的内容类型添加信息管理策略。 此操作等同于仅向使用该内容类型的列表中的项目应用策略。
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转到“设置”
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在“网站设置”页上的“Web Designer库”部分中，单击“网站内容类型”。
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在“网站内容类型设置”页中，选择您希望为其添加策略的内容类型。
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在“网站内容类型”页上的 “设置” 部分中，单击“ 信息管理策略设置”。
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在“信息管理策略设置”页上，选择“ 定义策略”，然后单击“ 确定”。
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在“编辑策略”页上，键入策略的名称和说明，然后编写简短说明，向用户说明策略的用途。 说明最长可以为 512 个字符。
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在接下来的部分中，选择要添加到信息管理策略中的各项策略功能。
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若要为受此策略约束的文档和项目指定保留期，请单击“ 启用保留期”，然后指定要在项目过期时发生的保留期和操作。
指定保留期
1.
单击“ 添加记录保留阶段...”
2.
选择一个保留期选项，以指定将文档或项目设置为过期的时间。 请执行下列操作之一：
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若要基于日期属性设置到期日期，请在“ 事件 ”部分单击“ 此阶段基于该项的日期属性”，然后选择文档或项目操作 (例如“创建或修改) ”以及此操作后的时间增量 (例如天数， 当希望项过期时，) 月或年。
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若要使用自定义保留公式来确定过期时间，请单击“ 按此服务器上安装的自定义保留公式设置”。
注意: 仅当管理员已设置自定义公式后，才能使用此选项。
3.
仅当您为已具有关联工作流的列表、库或内容类型定义策略时，才可使用“启动工作流”选项。 使用此选项后，您可以从一系列工作流中进行选择。
4.
在“重复”部分中，选择“重复此阶段的操作...”，然后输入您希望该操作重复的频率。
注意: 仅当您选定的操作可重复时，才能使用此选项。 例如，您无法为“永久删除”操作设置重复。
5.
单击“确定”。
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-
若要为受此策略约束的文档和项目启用审核，请单击“ 启用审核”，然后指定要审核的事件。
启用审核
1.
在“编辑策略”页上的“审核”部分中，选择“启用审核检查”框，然后选择要为其保留审核线索的事件旁边的检查框。
2.
若要提示用户将这些条形码插入文档中，请选择“提示用户在保存或打印检查之前插入条形码”框。
3.
单击“ 确定 ”，将审核功能应用于策略。
利用审核策略功能，组织可以创建并分析文档和列表项目（如任务列表、问题列表、讨论组或日历）的审核记录。 这种策略功能可提供用于记录事件的审核日志，例如内容被查看、编辑或删除的时间。
将审核作为信息管理策略的一部分启用时，管理员可以查看以 Microsoft Excel 格式显示的策略使用情况报告中的审核数据，该报告汇总了当前的使用情况。 管理员可以使用这些报告来确定信息在组织内的使用情况。 这些报告还可以帮助组织确认并记录其法规合规性，或是研究潜在的问题。
审核日志可记录以下信息：事件名称、事件的日期和时间以及执行操作的用户的系统名称。
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将条码作为策略的一部分启用时，它们将被添加到文档属性中，并显示在应用条码的文档的页眉区域。 与标签相似，条码也可以手动从文档中删除。
启用条码
1.
在“编辑策略”页上的“条形码”部分中，选择“启用条形码检查”框。
2.
若要提示用户将这些条形码插入文档中，请选择“提示用户在保存或打印检查之前插入条形码”框。
3.
单击“ 确定 ”将条形码功能应用于策略。
条码策略会生成 Code 39 标准条码。 每个条码图像的条码符号下都附有文本，用于表示条码值。 通过这种方式，即使在扫描硬件不可用的情况下，也可以使用条码数据。 用户可以在搜索框中手动键入条码编号，以在网站上查找项目。
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若要要求受此策略约束的文档具有标签，请单击“ 启用标签”，然后指定所需的标签设置。
启用标签
1.
若要要求用户向文档添加标签，请选择“提示用户在保存或打印检查之前插入标签”框。
注意: 如果您希望标签为可选，请不要选中此复选框。
2.
若要锁定标签，使其在插入后无法更改，请选择“在添加标签后阻止更改标签检查框。
在客户端应用程序（如 Word、Excel 或 PowerPoint）的项目中插入标签后，此设置可防止标签文本被更新。 如果您希望在更新该文档或项目的属性时更新标签，请勿选中此复选框。
3.
在“标签格式”框中，键入要显示的标签的文本。 标签最多可以包含十栏引用，其中每栏引用的长度不得超过 255 个字符。 要为标签创建格式，请执行下列操作：
键入您希望在标签中包含的栏名称，请按照所需显示顺序依次键入。 用大括号 ({}) 括住栏名称，如“编辑策略”页面中的示例所示。
在括号外键入可标识栏的单词，如“编辑策略”页面中的示例所示。
4.
若要添加换行符， 请键入\n 要显示换行符的位置。
5.
选择所需字体大小和样式，并指定希望将标签置于文档的左侧、中间还是右侧。
提示: 请选择用户计算机上可用的字体和样式。 字体的大小将影响标签上可显示的文本数量。
6.
键入标签的高度和宽度。 标签的高度和宽度都介于 0.635 厘米到 50.8 厘米之间。 标签文本始终在标签图像内保持垂直居中。
7.
单击“ 刷新 ”预览标签内容。
-
单击“确定”。
您可定义仅应用于特定列表、库或文件夹的保留策略。 但是，如果以这种方式创建保留策略，则不能在其他列表、库、文件夹或网站上重复使用此策略。
注意: 不能将网站集策略应用于基于位置的策略。
如果您希望对一个位置的所有内容类型应用同一个保留策略，则最有可能要使用的是基于位置的保留策略。 在大多数其他情况下，您要确认是否已为所有内容类型指定了保留策略。
注意: 除非您选择中断继承并在子级别定义新的保留策略，否则每个子文件夹都将继承其父文件夹的保留策略。
如果您希望为某一列表或库定义信息管理策略而不是保留策略，则需要为与该列表或库相关联的每个列表内容类型定义信息管理策略。 有关详细信息，请参阅本文中的 为网站内容类型创建策略 。
重要: 在任何时候，如果您决定将列表或库的策略从内容类型切换为基于位置的策略，则只能将保留策略用作基于位置的策略。 所有其他管理策略（审核和条码）都将从相关联的内容类型继承。
提示: 通过停用“基于库和文件夹的保留”功能，即可为网站集禁用基于位置的策略。 这样，网站集管理员就可以确保其内容类型策略不会被列表管理员的基于位置的策略所覆盖。
必须至少具有“管理列表”权限才能更改列表或库的信息管理策略设置。
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导航到您希望为其指定信息管理策略的列表或库。
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对于文档库，请单击“设置”
如果未看到这些菜单项或列表，请单击功能区中的“ 库 ”或“ 列表 ”选项卡，然后单击“ 库设置” 或“ 列表设置”。
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在 “权限和管理”下，单击“ 信息管理策略设置”。
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在“信息管理策略设置”页上，确保列表或库的保留源已设置为“库和文件夹”。 如果 内容类型 显示为源，请执行以下操作：
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单击“更改源”。
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在“编辑策略”页上的“ 保留源 ”部分中，选择“ 库和文件夹”。 此时您将看到内容类型保留策略将被忽略的警告。
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单击“确定”。
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在“编辑策略”页上的“ 基于库的保留计划 ”部分中，键入要创建的策略的简要说明。
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在 “非记录”下，单击“ 添加保留阶段...”
重要: 请注意，在“记录”下，您可通过选择“为记录定义不同的保留阶段”选项来选择为记录定义不同的保留策略。
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在“阶段属性”对话框中，选择保留期选项以指定文档或项目何时过期。 执行下列操作之一：
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若要基于日期属性设置到期日期，请在“ 事件 ”部分单击“ 此阶段基于该项的日期属性”，然后选择文档或项目操作 (例如“创建或修改) ”以及此操作后的时间增量 (例如天数， 当希望项过期时，) 月或年。
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若要使用自定义保留公式来确定过期时间，请单击“ 按此服务器上安装的自定义保留公式设置”。
注意: 仅当管理员已设置自定义公式后，才能使用此选项。
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在“操作”下，指定希望在文档或项目过期时执行的操作。 若要启用对文档或项目执行特定操作（比如删除），请从列表中选择一项操作。
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仅当您为已具有关联工作流的列表、库或内容类型定义策略时，才可使用“启动工作流”选项。 使用此选项后，您可以从一系列工作流中进行选择。
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在“重复”部分中，选择“重复此阶段的操作...”，然后输入您希望该操作重复的频率。
注意: 仅当您选定的操作可重复时，才能使用此选项。 例如，您无法为“永久删除”操作设置重复。
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单击“确定”。
如果已为网站创建了作为网站集策略的信息管理策略，则可将其中某一策略应用于内容类型。 这样，即可对父内容类型不同的网站集中的多个内容类型应用相同的策略。
注意: 如果您希望对网站集中的多个内容类型应用策略，且已配置了 Managed Metadata Service，则可使用“内容类型发布”将信息管理策略发布到多个网站集。 有关详细信息，请参阅本文中的 将策略应用于跨网站集的内容类型 。
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导航到包含有您要对其应用策略的内容类型的列表或库。
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对于文档库，请单击“设置”
如果未看到这些菜单项或列表，请单击功能区中的“ 库 ”或“ 列表 ”选项卡，然后单击“ 库设置” 或“ 列表设置”。
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在 “权限和管理”下，单击“ 信息管理策略设置”。
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验证策略源已设置为“内容类型”，在“内容类型策略”下选择您要对其应用策略的内容类型。
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在 “指定策略 ”部分中，单击“ 使用网站集策略”，然后从列表中选择要应用的策略。
注意: 如果“使用网站集策略”选项不可用，则表明尚未对网站集定义网站集策略。
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单击“确定”。
重要: 如果正在使用的列表或库支持管理多个内容类型，则可以在 “内容类型” 下单击要为其指定信息管理策略的内容类型。 这将带您直接转到上面的步骤 5。
通过使用 Managed Metadata Service 应用程序设置内容类型发布，即在网站集之间共享内容类型。 内容类型发布可帮助您在各个网站之间一致地管理内容和元数据，这是因为您可以集中创建和更新内容类型，而且可以将更新发布至多个订阅网站集或 Web 应用程序。
您可定义一项信息管理策略，然后利用它创建模板，以根据需要在多个网站集之间使用。 在您希望备份信息策略时可以使用此方法，要在多个网站集之间应用同一项策略时，也可将此方法作为使用内容类型发布的替代方法。 您可创建一个策略模板或备份，方法是从一个网站集导出策略然后将其导入到已保存的位置或另一个网站集。
重要: 如果您使用导出/导入功能来创建一组策略模板，请务必牢记，策略的 .xml 文件中存在唯一标识符。 因此，在未更改此唯一标识符的情况下，无法将策略多次导入到某一网站。
导出策略
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在策略所在的网站集中，转到“设置”
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在“网站设置”页上的“ 网站集管理 ”部分下，单击“ 网站集策略”。
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单击要导出的策略，滚动到策略底部，然后单击“ 导出”。
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在提示保存或打开文件时，单击“ 保存”，然后选择文件保存到的位置。 请务必选择对于要导入策略的网站集而言可用的位置。
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显示“下载完成”对话框时，单击“ 关闭”。
将策略导入到另一个网站集
通过导入信息管理策略，可在任何给定网站集中将其应用于网站级或列表级的多个内容类型。 这样做有两种好处：首先，无需为每个内容类型重新定义和应用策略；其次，您可通过在一个位置更改策略来更轻松地管理策略修改。
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在要应用策略的网站集的主页上，转到 “设置”
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在 “网站集管理 ”部分中，单击“ 网站集策略”。
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在“网站集策略”页上，单击“ 导入”，然后单击“ 浏览 ”以查找策略的 XML 文件。
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选择保存策略的 XML 文件，然后单击“ 打开”。
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在“导入网站集策略”页上，单击“ 导入 ”，将策略添加到网站集。
现在，即可将已导入的策略应用于网站级或列表级的一个或多个内容类型。 请参阅本文前面的 将网站集策略应用于内容类型 。
