Criar e aplicar políticas de gestão de informações

Ativar a funcionalidade Política de Site permite que os administradores da coleção de sites definam agendas de retenção que se aplicam a um site e a todo o respetivo conteúdo. Para ativar esta funcionalidade:

1. Aceda à home page da coleção de sites para a qual pretende ativar a funcionalidade Política de Site.

   Aceda a Definições , Definições do Site.

2. Em Administração de Coleções de Sites, selecione Funcionalidades da Coleção de Sites.

3. Desloque-se para Política de Site. No lado direito, se não vir Ativo, selecione Ativar.

Para garantir que uma política de informações é aplicada a todos os documentos de um determinado tipo numa coleção de sites, considere criar a política ao nível da coleção de sites e, em seguida, aplicar a política aos tipos de conteúdo. Estas são denominadas políticas de coleção de sites.

1. Aceda a Definições , Definições do Site.

2. Na página Definições do Site, na lista Administração de Coleções de Sites , clique em Políticas de coleção de sites.

3. Na página Políticas de Coleção de Sites, clique em Criar.

4. Escreva um nome e uma descrição para a política e, em seguida, escreva uma breve declaração de política que explique aos utilizadores para que serve a política. Uma declaração de política pode ter até 512 carateres.

5. Consulte Criar uma política para um tipo de conteúdo mais à frente neste artigo para saber como configurar as funcionalidades que pretende associar à política.

6. Clique em OK para regressar à página Políticas de Coleção de Sites.

Adicionar uma política de gestão de informações a um tipo de conteúdo facilita a associação de funcionalidades de política a várias listas ou bibliotecas. Pode optar por adicionar uma política de gestão de informações existente a um tipo de conteúdo ou criar uma política exclusiva específica para um tipo de conteúdo individual.

Também pode adicionar uma política de gestão de informações a um tipo de conteúdo específico das listas. Isto tem o efeito de aplicar a política apenas aos itens nessa lista que estão a utilizar o tipo de conteúdo.

1. Aceda a Definições , Definições do Site.

2. Na página Definições do Site, na secção Galerias de Designer Web, clique em Tipos de conteúdo de site.

3. Na página Definições do Tipo de Conteúdo do Site, selecione o tipo de conteúdo ao qual pretende adicionar uma política.

4. Na página Tipo de Conteúdo do Site, na secção Definições , clique em Definições da política de gestão de informações.

5. Na página Definições da Política de Gestão de Informações, selecione Definir uma política e, em seguida, clique em OK.

6. Na página Editar Política, escreva um nome e uma descrição para a política e, em seguida, escreva uma breve descrição que explique aos utilizadores para que serve a política. Uma descrição pode ter até 512 carateres.

7. Nas secções seguintes, selecione as funcionalidades de política individuais que pretende adicionar à sua política de gestão de informações.

8. Para especificar um período de retenção para documentos e itens sujeitos a esta política, clique em Ativar Retenção e, em seguida, especifique o período de retenção e as ações que pretende que ocorram quando os itens expirarem.

   Para especificar um período de retenção

   					1.	Clique em Adicionar uma fase de retenção para registos...
   					2.	Selecione uma opção de período de retenção para especificar quando os documentos ou itens estão definidos para expirar. Siga um dos seguintes procedimentos: Para definir a data de expiração com base numa propriedade de data, na secção Evento clique em Esta fase baseia-se numa propriedade de data no item e, em seguida, selecione a ação de documento ou item (por exemplo, Criado ou Modificado) e o incremento de tempo após esta ação (por exemplo, o número de dias, meses ou anos) quando pretende que o item expire. Para utilizar uma fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, clique em Definir por uma fórmula de retenção personalizada instalada neste servidor. Nota: Esta opção só está disponível se uma fórmula personalizada tiver sido configurada pelo administrador.
   					3.	A opção Iniciar um fluxo de trabalho só está disponível se estiver a definir uma política para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo que já tenha um fluxo de trabalho associado. Em seguida, ser-lhe-á dada uma opção de fluxos de trabalho à escolha.
   					4.	Na secção Periodicidade , selecione Repetir a ação desta fase...e introduza a frequência com que pretende que a ação se repita. Nota: Esta opção só está disponível se a ação que selecionou puder ser repetida. Por exemplo, não pode definir a periodicidade para a ação Eliminar Permanentemente.
   					5.	Clique em OK.

9. Para ativar a auditoria para os documentos e itens que estão sujeitos a esta política, clique em Ativar Auditoria e, em seguida, especifique os eventos que pretende auditar.

   Para ativar a auditoria

   					1.	Na página Editar Política, na secção Auditoria , selecione a caixa de verificação Ativar auditoria e, em seguida, selecione as caixas de verificação junto aos eventos para os quais pretende manter um registo de auditoria.
   					2.	Para pedir aos utilizadores que insiram estes códigos de barras em documentos, selecione a caixa de verificação Pedir aos utilizadores para inserirem um código de barras antes de guardarem ou imprimirem .
   					3.	Clique em OK para aplicar a funcionalidade de auditoria à política.
   						A funcionalidade Política de Auditoria permite que as organizações criem e analisem registos de auditoria para documentos e listem itens como listas de tarefas, listas de problemas, grupos de debate e calendários. Esta funcionalidade de política fornece um registo de auditoria que regista eventos, como quando o conteúdo é visualizado, editado ou eliminado.
   						Quando a auditoria é ativada como parte de uma política de gestão de informações, os administradores podem ver os dados de auditoria nos relatórios de utilização de políticas baseados no Microsoft Excel e que resumem a utilização atual. Os administradores podem utilizar estes relatórios para determinar como as informações estão a ser utilizadas na organização. Estes relatórios também podem ajudar as organizações a verificar e documentar a conformidade regulamentar ou a investigar potenciais preocupações.
   						O registo de auditoria regista as seguintes informações: nome do evento, data e hora do evento e nome do sistema do utilizador que efetuou a ação.

10. Quando os códigos de barras são ativados como parte de uma política, são adicionados às propriedades do documento e apresentados na área do cabeçalho do documento ao qual o código de barras é aplicado. Tal como as etiquetas, os códigos de barras também podem ser removidos manualmente de um documento.

    Para ativar códigos de barras

    					1.	Na página Editar Política, na secção Códigos de Barras, selecione a caixa de verificação Ativar Códigos de Barras .
    					2.	Para pedir aos utilizadores que insiram estes códigos de barras em documentos, selecione a caixa de verificação Pedir aos utilizadores para inserirem um código de barras antes de guardarem ou imprimirem .
    					3.	Clique em OK para aplicar a funcionalidade de código de barras à política.
    						A política de código de barras gera códigos de barras padrão do Código 39. Cada imagem de código de barras inclui texto abaixo do símbolo de código de barras que representa o valor do código de barras. Isto permite que os dados do código de barras sejam utilizados mesmo quando a análise de hardware não está disponível. Os utilizadores podem escrever manualmente o número do código de barras na caixa de pesquisa para localizar o item num site.

11. Para exigir que os documentos sujeitos a esta política tenham etiquetas, clique em Ativar Etiquetas e, em seguida, especifique as definições que pretende para as etiquetas.

    Para ativar etiquetas

    					1.	Para exigir que os utilizadores adicionem uma etiqueta a um documento, selecione a caixa de verificação Pedir aos utilizadores para inserirem uma etiqueta antes de guardar ou imprimir. Nota: Se pretender que as etiquetas sejam opcionais, não selecione esta caixa de verificação.
    					2.	Para bloquear uma etiqueta para que não possa ser alterada depois de ter sido inserida, selecione a caixa de verificação Impedir alterações às etiquetas depois de serem adicionadas . Esta definição impede que o texto da etiqueta seja atualizado depois de a etiqueta ter sido inserida num item numa aplicação cliente, como Word, Excel ou PowerPoint. Se quiser que a etiqueta seja atualizada quando as propriedades deste documento ou item forem atualizadas, não selecione esta caixa de verificação.
    					3.	Na caixa Formato da etiqueta, escreva o texto da etiqueta como pretende que seja apresentado. As etiquetas podem conter até 10 referências de coluna, cada uma com até 255 carateres. Para criar o formato da etiqueta, faça o seguinte: Escreva os nomes das colunas que pretende incluir na etiqueta pela ordem pela qual pretende que sejam apresentadas. Coloque os nomes das colunas entre parênteses retos ({}), conforme mostrado no exemplo na página Editar Política. Escreva palavras para identificar as colunas fora dos parênteses retos, conforme mostrado no exemplo na página Editar Política.
    					4.	Para adicionar uma quebra de linha, escreva \n onde pretende que a quebra de linha seja apresentada.
    					5.	Selecione o tamanho e estilo do tipo de letra pretendidos e especifique se pretende posicionar a etiqueta à esquerda, ao centro ou à direita no documento. Sugestão: Selecione um tipo de letra e um estilo disponíveis nos computadores dos utilizadores. O tamanho do tipo de letra afeta a quantidade de texto que pode ser apresentada na etiqueta.
    					6.	Escreva a altura e a largura da etiqueta. A altura da etiqueta pode variar entre 0,25 polegadas e 20 polegadas e a largura da etiqueta pode variar entre 0,25 polegadas e 20 polegadas. O texto da etiqueta está sempre centrado verticalmente na imagem da etiqueta.
    					7.	Clique em Atualizar para pré-visualizar o conteúdo da etiqueta.

12. Clique em OK.

Pode definir uma política de retenção que se aplique apenas a uma lista, biblioteca ou pasta específica. No entanto, se criar uma política de retenção desta forma, não poderá reutilizar esta política noutras listas, bibliotecas, pastas ou sites.

Se quiser aplicar uma única política de retenção a todos os tipos de conteúdo numa única localização, é provável que queira utilizar a retenção baseada na localização. Na maioria dos outros casos, vai querer verificar se é especificada uma política de retenção para todos os tipos de conteúdo.

Se quiser definir uma política de gestão de informações que não seja a retenção para uma lista ou biblioteca, tem de definir uma política de gestão de informações para cada tipo de conteúdo de lista individual associado a essa lista ou biblioteca. Consulte Criar uma política para um tipo de conteúdo de site neste artigo para obter mais informações.

Tem de ter, pelo menos, a permissão Gerir Listas para alterar as definições da política de gestão de informações de uma lista ou biblioteca.

1. Navegue para a lista ou biblioteca para a qual pretende especificar uma política de gestão de informações.

2. Para uma biblioteca de documentos , clique em Definições , Definições da Biblioteca.

   Se não vir estes itens de menu ou uma lista, clique no separador Biblioteca ou Lista no friso e, em seguida, clique em Definições da Biblioteca ou Definições da Lista.

3. Em Permissões e Gestão, clique em Definições de política de gestão de informações.

4. Na página Definições da Política de Gestão de Informações, certifique-se de que a origem da retenção da lista ou biblioteca está definida como Biblioteca e Pastas. Se o Tipo de Conteúdo aparecer como a origem, faça o seguinte:

   • Clique em Alterar Origem.

   • Na página Editar Política, na secção Origem da Retenção , selecione Biblioteca e Pastas. É alertado de que as políticas de retenção do tipo de conteúdo serão ignoradas.

   • Clique em OK.

5. Na página Editar Política, na secção Agenda de Retenção Baseada na Biblioteca , escreva uma breve descrição para a política que está a criar.

6. Em Não Registos, clique em Adicionar uma fase de retenção...

   Importante: Tenha em atenção que, em Registos, pode optar por definir diferentes políticas de retenção para registos ao selecionar a opção Definir diferentes fases de retenção para registos.

7. Na caixa de diálogo Propriedades da fase, selecione uma opção de período de retenção para especificar quando os documentos ou itens estão definidos para expirar. Execute um dos seguintes passos:

   • Para definir a data de expiração com base numa propriedade de data, na secção Evento clique em Esta fase baseia-se numa propriedade de data no item e, em seguida, selecione a ação de documento ou item (por exemplo, Criado ou Modificado) e o incremento de tempo após esta ação (por exemplo, o número de dias, meses ou anos) quando pretende que o item expire.

   • Para utilizar uma fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, clique em Definir por uma fórmula de retenção personalizada instalada neste servidor.

     Nota: Esta opção só está disponível se uma fórmula personalizada tiver sido configurada pelo administrador.

   • Em Ação, especifique o que pretende que aconteça quando o documento ou item expirar. Para permitir que uma ação específica aconteça ao documento ou item (como eliminação), selecione uma ação na lista.

8. A opção Iniciar um fluxo de trabalho só está disponível se estiver a definir uma política para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo que já tenha um fluxo de trabalho associado. Em seguida, ser-lhe-á dada uma opção de fluxos de trabalho à escolha.

9. Na secção Periodicidade , selecione Repetir a ação desta fase...e introduza a frequência com que pretende que a ação se repita.

   Nota: Esta opção só está disponível se a ação que selecionou puder ser repetida. Por exemplo, não pode definir a periodicidade para a ação Eliminar Permanentemente.

10. Clique em OK.

Se já tiverem sido criadas políticas de gestão de informações para o seu site como políticas de coleção de sites, pode aplicar uma das políticas a um tipo de conteúdo. Ao fazê-lo, pode aplicar a mesma política a vários tipos de conteúdo numa coleção de sites que não partilhem o mesmo tipo de conteúdo principal.

1. Navegue para a lista ou biblioteca que contém o tipo de conteúdo ao qual pretende aplicar uma política.

2. Para uma biblioteca de documentos , clique em Definições , Definições da Biblioteca.

   Se não vir estes itens de menu ou uma lista, clique no separador Biblioteca ou Lista no friso e, em seguida, clique em Definições da Biblioteca ou Definições da Lista.

3. Em Permissões e Gestão, clique em Definições de política de gestão de informações.

4. Verifique se a origem da política está definida como Tipos de Conteúdo e, em Políticas de Tipo de Conteúdo , selecione o tipo de conteúdo ao qual pretende aplicar a política.

5. Na secção Especificar a Política , clique em Utilizar uma política de coleção de sites e, em seguida, selecione a política que pretende aplicar na lista.

   Nota: Se a opção Utilizar uma política de coleção de sites não estiver disponível, não foram definidas políticas de coleção de sites para a coleção de sites.

6. Clique em OK.

   Importante: Se a lista ou biblioteca com que está a trabalhar suportar a gestão de vários tipos de conteúdo, em Tipos de Conteúdo , pode clicar no tipo de conteúdo para o qual pretende especificar uma política de gestão de informações. Isto irá levá-lo diretamente para o Passo 5 acima.

Partilhe tipos de conteúdo entre coleções de sites através de uma aplicação do serviço de Metadados Geridos para configurar a publicação do tipo de conteúdo. A publicação de tipos de conteúdo ajuda-o a gerir conteúdos e metadados de forma consistente nos seus sites, uma vez que os tipos de conteúdo podem ser criados e atualizados centralmente e as atualizações podem ser publicadas em várias coleções de sites ou aplicações Web subscritas.

Pode definir uma política de gestão de informações e, em seguida, criar um modelo a partir da mesma para utilizar conforme necessário em várias coleções de sites. Este método pode ser utilizado se quiser ter uma cópia de segurança das suas políticas de informações ou também pode ser utilizado como um método alternativo para utilizar a publicação de tipos de conteúdo para aplicar uma política em coleções de sites. Pode criar um modelo ou cópia de segurança da política ao exportar a política de uma coleção de sites e, em seguida, importá-la para uma localização guardada ou para outra coleção de sites.

Exportar uma política

1. Na coleção de sites onde reside a política, aceda a Definições , Definições do Site.

2. Na página Definições do Site, na secção Administração de Coleções de Sites , clique em Políticas de coleção de sites.

3. Clique na política que pretende exportar, desloque-se para a parte inferior da política e, em seguida, clique em Exportar.

4. Na linha de comandos para guardar ou abrir o ficheiro, clique em Guardar e, em seguida, selecione uma localização para guardar o ficheiro. Certifique-se de que seleciona uma localização disponível para as coleções de sites que estão a importar a política.

5. Quando a caixa de diálogo Transferir Concluída for apresentada, clique em Fechar.

Importar uma política para uma coleção de sites diferente

Importar uma política de gestão de informações permite-lhe aplicá-la a vários tipos de conteúdo ao nível do site ou da lista em qualquer coleção de sites. As vantagens de o fazer são duplas: não tem de voltar a definir e aplicar a política em cada tipo de conteúdo e pode gerir mais facilmente as modificações de política ao fazer alterações à política num único local.

1. Na home page da coleção de sites à qual pretende aplicar a política, aceda a Definições , Definições do Site.

2. Na secção Administração de Coleções de Sites , clique em Políticas de coleção de sites.

3. Na página Políticas de Coleção de Sites, clique em Importar e, em seguida, clique em Procurar para encontrar o ficheiro XML da política.

4. Selecione o ficheiro XML no qual a política foi guardada e, em seguida, clique em Abrir.

5. Na página Importar uma Política de Coleção de Sites, clique em Importar para adicionar a política à coleção de sites.

A política importada pode agora ser aplicada a um ou vários tipos de conteúdo ao nível do site ou da lista. Veja Aplicar uma política de coleção de sites a um tipo de conteúdo anteriormente neste artigo.