Criar e aplicar políticas de gerenciamento de informações

A ativação do recurso Política de Site permite que os administradores da coleção de sites definam agendas de retenção que se aplicam a um site e todo o seu conteúdo. Para ativar esse recurso:

1. Acesse a página inicial da coleção de sites para a qual você deseja ativar o recurso Política de Site.

   Acesse Configurações , Configurações do Site.

2. Em Administração de Coleção de Sites, escolha Recursos de Coleção de Sites.

3. Role até a Política de Site. No lado direito, se você não vir Active, escolha Ativar.

Para garantir que uma política de informações seja aplicada a todos os documentos de determinado tipo em um conjunto de sites, considere a possibilidade de criar essa política no nível do conjunto de sites e depois aplicá-la a tipos de conteúdo. Isso é chamado de política de conjunto de sites.

1. Acesse Configurações , Configurações do Site.

2. Na página Configurações do Site, na lista Administração de Coleção de Sites , clique em Políticas de coleta de sites.

3. Na página Políticas de Coleta de Sites, clique em Criar.

4. Digite um nome e uma descrição para a política e escreva uma breve instrução de política que explique aos usuários para que serve a política. Uma instrução de política pode ter até 512 caracteres.

5. Consulte Criar uma política para um tipo de conteúdo posteriormente neste artigo para saber como configurar os recursos que você deseja associar à política.

6. Clique em OK para retornar à página Políticas de Coleção de Sites.

A inclusão de uma política de gerenciamento de informações em um tipo de conteúdo facilita a associação de recursos dessa política com várias listas ou bibliotecas. Você pode optar por adicionar a um tipo de conteúdo uma política de gerenciamento de informações existente ou pode criar uma política exclusiva e específica para um tipo de conteúdo individual.

Você também pode adicionar uma política de gerenciamento de informações a um tipo de conteúdo específico para listas. O efeito desse processo é a aplicação da política somente aos itens dessa lista que estejam usando o tipo de conteúdo.

1. Acesse Configurações , Configurações do Site.

2. Na página Configurações do Site, na seção Galerias do Designer Web, clique em Tipos de conteúdo do site.

3. Na página Configurações de Tipos de Conteúdo de Site, selecione o tipo de conteúdo ao qual você deseja adicionar uma política.

4. Na página Tipo de Conteúdo do Site, na seção Configurações , clique em Configurações de política de gerenciamento de informações.

5. Na página Configurações da Política de Gerenciamento de Informações, selecione Definir uma política e clique em OK.

6. Na página Editar Política, digite um nome e uma descrição para a política e escreva uma breve descrição que explica aos usuários para que serve a política. Uma descrição pode ter até 512 caracteres.

7. Nas seções seguintes, escolha os recursos da política individual que você deseja adicionar à política de gerenciamento de informações.

8. Para especificar um período de retenção para documentos e itens sujeitos a essa política, clique em Habilitar Retenção e especifique o período de retenção e as ações que você deseja que ocorram quando os itens expirarem.

   Para especificar um período de retenção

   					1.	Clique em Adicionar um estágio de retenção para registros...
   					2.	Selecione uma opção de período de retenção para especificar quando os documentos ou os itens estão definidos para expirar. Siga um destes procedimentos: Para definir a data de validade com base em uma propriedade date, na seção Evento clique em Este estágio é baseado em uma propriedade date no item e selecione a ação documento ou item (por exemplo, Criado ou Modificado) e o incremento de tempo após essa ação (por exemplo, o número de dias, meses ou anos) quando você quiser que o item expire. Para usar uma fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, clique em Definir por uma fórmula de retenção personalizada instalada neste servidor. Observação:  Essa opção estará disponível apenas se uma fórmula personalizada tiver sido configurada pelo seu administrador.
   					3.	A opção Iniciar um fluxo de trabalho estará disponível apenas se você definir uma política para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo que já tenha um fluxo de trabalho associado a ele. Serão fornecidas várias opções de fluxos de trabalho para você escolher.
   					4.	Na seção Recorrente, selecione Repetir a ação deste estágio… e insira a frequência com que você deseja que a ação reocorra. Observação: Essa opção estará disponível somente se a ação que você selecionou puder ser repetida. Por exemplo, você não pode definir uma recorrência para a ação Excluir Permanentemente.
   					5.	Clique em OK.

9. Para habilitar a auditoria dos documentos e itens que estão sujeitos a essa política, clique em Habilitar Auditoria e especifique os eventos que você deseja auditar.

   Para habilitar a auditoria

   					1.	Na página Editar Política, na seção Auditoria, selecione a caixa Habilitar marcar de auditoria e selecione as caixas de marcar ao lado dos eventos para os quais deseja manter uma trilha de auditoria.
   					2.	Para solicitar que os usuários insiram esses códigos de barras em documentos, selecione os usuários prompt para inserir um código de barras antes de salvar ou imprimir marcar caixa.
   					3.	Clique em OK para aplicar o recurso de auditoria à política.
   						O recurso Política de Auditoria permite que as organizações criem e analisem trilhas de auditoria para documentos e para itens de lista, como listas de tarefas, listas de problemas, grupos de discussão e calendários. Esse recurso de política fornece um log de auditoria que registra eventos, como na ocasião em que o conteúdo é exibido, editado ou excluído.
   						Quando a auditoria está habilitada como parte de uma política de gerenciamento de informações, os administradores podem exibir os dados de auditoria em relatórios de uso de política que tenham como base o Microsoft Excel e que resumam o uso atual. Os administradores podem usar esses relatórios para determinar como as informações estão sendo utilizadas na organização. Esses relatórios também podem ajudar as organizações a verificar e a documentar sua conformidade regulatória ou investigar problemas em potencial.
   						O log de auditoria registra as seguintes informações: nome do evento, data e hora do evento e o nome do sistema do usuário que executou a ação.

10. Quando códigos de barras estão habilitados como parte de uma política, eles são adicionados às propriedades do documento e exibidos na área de cabeçalho do documento ao qual o código de barras está aplicado. Da mesma forma que os rótulos, os códigos de barras também podem ser manualmente removidos de um documento.

    Para habilitar códigos de barras

    					1.	Na página Editar Política, na seção Códigos de Barras, selecione a caixa Habilitar códigos de barras marcar.
    					2.	Para solicitar que os usuários insiram esses códigos de barras em documentos, selecione os usuários prompt para inserir um código de barras antes de salvar ou imprimir marcar caixa.
    					3.	Clique em OK para aplicar o recurso de código de barras à política.
    						A política de código de barras gera códigos de barras padrão do tipo Código 39. Cada imagem de código de barras contém um texto abaixo do símbolo de código de barras, representando o valor. Isso permite que os dados do código sejam utilizados mesmo quando não há equipamentos de hardware de leitura disponíveis. Os usuários podem digitar manualmente o número do código de barras na caixa de pesquisa para localizar o item em um site.

11. Para exigir que os documentos sujeitos a essa política tenham rótulos, clique em Habilitar Rótulos e especifique as configurações desejadas para os rótulos.

    Para habilitar rótulos

    					1.	Para exigir que os usuários adicionem um rótulo a um documento, selecione os usuários prompt para inserir um rótulo antes de salvar ou imprimir marcar caixa. Observação: Se quiser que os rótulos sejam opcionais, não marque essa caixa de seleção.
    					2.	Para bloquear um rótulo para que ele não possa ser alterado após a inserção, selecione a caixa Impedir alterações nos rótulos depois que elas forem adicionadas marcar caixa. Essa configuração impede que o texto do rótulo seja atualizado depois que esse rótulo for inserido em um item dentro de um aplicativo cliente, como o Word, o Excel ou o PowerPoint. Se quiser que o rótulo seja atualizado quando as propriedades desse documento ou item forem atualizadas, não marque essa caixa de seleção.
    					3.	Na caixa Formato rótulo, digite o texto para o rótulo como você deseja que ele seja exibido. Os rótulos podem conter até 10 referências de coluna; cada uma delas pode ter até 255 caracteres. Para criar o formato do rótulo, siga este procedimento: Digite os nomes das colunas que você deseja incluir no rótulo, na ordem em que deseja que elas apareçam. Inclua os nomes de colunas entre chaves ({}), como mostra o exemplo da página Editar Política. Digite palavras para identificar as colunas fora das chaves, como mostra o exemplo da página Editar Política.
    					4.	Para adicionar uma quebra de linha, digite \n em que deseja que a quebra de linha apareça.
    					5.	Selecione o tamanho e o estilo da fonte desejados e especifique se você deseja que o rótulo seja posicionado à esquerda, no centro ou à direita no documento. Dica: Selecione uma fonte e um estilo que estejam disponíveis nos computadores dos usuários. O tamanho da fonte afeta a quantidade do texto que pode ser exibida no rótulo.
    					6.	Digite a altura e a largura do rótulo. A altura do rótulo pode variar de 6,35 mm a 50,8 cm, enquanto a largura do rótulo pode variar de 6,35 mm a 50,8 cm. O texto do rótulo é sempre centralizado verticalmente dentro da imagem do rótulo.
    					7.	Clique em Atualizar para visualizar o conteúdo do rótulo.

12. Clique em OK.

Você pode definir uma política de retenção que se aplique apenas a uma lista, biblioteca ou pasta específica. No entanto, se você criar uma política de retenção dessa forma, não poderá reutilizar essa política em outras listas, bibliotecas, pastas ou sites.

Se quiser aplicar uma única política de retenção a todos os tipos de conteúdo em um único local, provavelmente você desejará usar a retenção baseada em locais. Na maioria dos outros casos, você desejará verificar se uma política de retenção foi especificada para todos os tipos de conteúdo.

Se quiser definir uma política de gerenciamento de informações diferente da retenção para uma lista ou biblioteca, você precisará definir uma política de gerenciamento de informações para cada tipo de conteúdo de lista individual associado a essa lista ou biblioteca. Consulte Criar uma política para um tipo de conteúdo do site neste artigo para obter mais informações.

Você deve ter pelo menos a permissão Gerenciar Listas para alterar as configurações da política de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca.

1. Navegue até a lista ou biblioteca para a qual você deseja especificar uma política de gerenciamento de informações.

2. Para uma biblioteca de documentos, clique em Configurações , Configurações da Biblioteca.

   Se você não vir esses itens de menu ou para uma lista, clique na guia Biblioteca ou Lista na faixa de opções e clique em Configurações de Biblioteca ou Configurações de Lista.

3. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações.

4. Na página Configurações de Política de Gerenciamento de Informações, verifique se a origem de retenção da lista ou biblioteca está definida como Biblioteca e Pastas. Se o Tipo de Conteúdo for exibido como a origem, faça o seguinte:

   • Clique em Alterar Origem.

   • Na página Editar Política, na seção Origem da Retenção , selecione Biblioteca e Pastas. Você será alertado de que políticas de retenção de tipo de conteúdo serão ignoradas.

   • Clique em OK.

5. Na página Editar Política, na seção Agendamento de Retenção Baseada em Biblioteca, digite uma breve descrição para a política que você está criando.

6. Em Não Registros, clique em Adicionar um estágio de retenção...

   Importante:  Observe que em Registros, você pode optar por definir diferentes políticas de retenção para registros, selecionando a opção Definir diferentes estágios de retenção para registros.

7. Na caixa de diálogo Propriedades do estágio, selecione uma opção de período de retenção para especificar quando documentos ou itens estiverem definidos para expirar. Siga um destes procedimentos:

   • Para definir a data de validade com base em uma propriedade date, na seção Evento clique em Este estágio é baseado em uma propriedade date no item e selecione a ação documento ou item (por exemplo, Criado ou Modificado) e o incremento de tempo após essa ação (por exemplo, o número de dias, meses ou anos) quando você quiser que o item expire.

   • Para usar uma fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, clique em Definir por uma fórmula de retenção personalizada instalada neste servidor.

     Observação: Essa opção estará disponível apenas se uma fórmula personalizada tiver sido configurada pelo administrador.

   • Em Ação, especifique o que você deseja que ocorra quando o documento ou o item expirar. Para permitir que ocorra uma ação específica para o documento ou item (como exclusão), selecione uma ação na lista.

8. A opção Iniciar um fluxo de trabalho estará disponível apenas se você definir uma política para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo que já tenha um fluxo de trabalho associado a ele. Serão fornecidas várias opções de fluxos de trabalho para você escolher.

9. Na seção Recorrente, selecione Repetir a ação deste estágio… e insira a frequência com que você deseja que a ação reocorra.

   Observação: Essa opção estará disponível somente se a ação que você selecionou puder ser repetida. Por exemplo, você não pode definir uma recorrência para a ação Excluir Permanentemente.

10. Clique em OK.

Se já tiverem sido criadas políticas de gerenciamento de informações para seu site como políticas de conjunto de sites, você poderá aplicar uma dessas políticas a um tipo de conteúdo. Ao fazer isso, você pode aplicar a mesma política a vários tipos de conteúdo em um conjunto de sites que não compartilham o mesmo tipo de conteúdo pai.

1. Navegue até a lista ou biblioteca que contém o tipo de conteúdo ao qual você deseja aplicar uma política.

2. Para uma biblioteca de documentos, clique em Configurações , Configurações da Biblioteca.

   Se você não vir esses itens de menu ou para uma lista, clique na guia Biblioteca ou Lista na faixa de opções e clique em Configurações de Biblioteca ou Configurações de Lista.

3. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações.

4. Verifique se a origem da política está definida como Tipos de Conteúdo e, em Políticas de Tipo de Conteúdo, selecione o tipo de conteúdo a ser aplicado à política.

5. Na seção Especificar a Política , clique em Usar uma política de coleta de sites e selecione a política que você deseja aplicar na lista.

   Observação:  Se a opção Usar uma política de conjunto de sites não estiver disponível, significa que nenhuma política de conjunto de sites foi definida para o conjunto de sites.

6. Clique em OK.

   Importante: Se a lista ou biblioteca com a qual você está trabalhando dá suporte ao gerenciamento de vários tipos de conteúdo, em Tipos de Conteúdo você poderá clicar no tipo de conteúdo para o qual deseja especificar uma política de gerenciamento de informações. Isso o levará diretamente para a etapa 5 acima.

Compartilhe tipos de conteúdo entre conjuntos de sites usando um aplicativo de serviço de Metadados Gerenciados para configurar a publicação de tipo de conteúdo. A publicação de tipo de conteúdo ajuda você a gerenciar conteúdo e metadados de forma consistente entre seus sites, já que os tipos de conteúdo podem ser criados e atualizados de forma central, e as atualizações podem ser publicadas e, vários conjuntos de sites de assinatura ou em aplicativos Web.

Você pode definir uma política de gerenciamento de informações e criar um modelo a partir dela para usar conforme necessário em vários conjuntos de sites. Esse método poderá ser usado se você quiser ter um backup das suas políticas de informações, ou também poderá ser usado como um método alternativo de uso da publicação de tipo de conteúdo para aplicar uma política entre conjuntos de sites. Você cria um modelo ou backup da política exportando a política de um conjunto de sites e importando-a para um local salvo ou para outro conjunto de sites.

Exportar uma política

1. Na coleção de sites em que a política reside, vá para Configurações , Configurações do Site.

2. Na página Configurações do Site, na seção Administração de Coleção de Sites , clique em Políticas de coleta de sites.

3. Clique na política que você deseja exportar, role até a parte inferior da política e clique em Exportar.

4. No prompt para salvar ou abrir o arquivo, clique em Salvar e selecione um local para salvar o arquivo. Selecione um local que esteja disponível para os conjuntos de sites que estão importando a política.

5. Quando a caixa de diálogo Baixar Concluir for exibida, clique em Fechar.

Importar uma política para um conjunto de sites diferente

A importação de uma política de gerenciamento de informações permite aplicá-la a vários tipos de conteúdo no nível de site ou de lista em qualquer conjunto de sites fornecido. As vantagens de se fazer isso são duas: você não precisa redefinir e aplicar a política em cada tipo de conteúdo e você pode gerenciar mais facilmente as modificações de política fazendo alterações em apenas um local na política.

1. Na página inicial da coleção de sites à qual você deseja aplicar a política, acesse Configurações , Configurações do Site.

2. Na seção Administração de Coleção de Sites , clique em Políticas de coleta de sites.

3. Na página Políticas de Coleta de Sites, clique em Importar e clique em Procurar para localizar o arquivo XML da política.

4. Selecione o arquivo XML no qual a política foi salva e clique em Abrir.

5. Na página Importar uma Política de Coleta de Sites, clique em Importar para adicionar a política à coleção de sites.

A política importada agora pode ser aplicada a um ou vários tipos de conteúdo no nível do site ou da lista. Consulte Aplicar uma política de coleção de sites a um tipo de conteúdo anterior neste artigo.