Tworzenie i stosowanie zasad zarządzania informacjami

Aktywowanie funkcji zasady witryny umożliwia administratorom zbioru witryn definiowanie harmonogramów przechowywania dotyczących witryny i całej jej zawartości. Aby aktywować tę funkcję:

1. Przejdź do strony głównej zbioru witryn, dla którego chcesz aktywować funkcję Zasady witryny.

   Przejdź do pozycji Ustawienia , Ustawienia witryny.

2. W obszarze Administracja zbiorem witryn wybierz pozycję Funkcje zbioru witryn.

3. Przewiń do pozycji Zasady witryny. Jeśli po prawej stronie nie widzisz pozycji Aktywne, wybierz pozycję Aktywuj.

Aby zapewnić stosowanie zasad informacji do wszystkich dokumentów określonego typu w zbiorze witryn, rozważ utworzenie zasad na poziomie zbioru witryn, a następnie zastosowanie tych zasad do typów zawartości. Są one nazywane zasadami zbioru witryn.

1. Przejdź do pozycji Ustawienia , Ustawienia witryny.

2. Na stronie Ustawienia witryny na liście Administracja zbiorem witryn kliknij pozycję Zasady zbioru witryn.

3. Na stronie Zasady zbioru witryn kliknij pozycję Utwórz.

4. Wpisz nazwę i opis zasad, a następnie napisz krótką zasadę wyjaśniającą użytkownikom, do czego są przeznaczone zasady. Deklaracja zasad może mieć długość do 512 znaków.

5. Zobacz Tworzenie zasad dla typu zawartości w dalszej części tego artykułu, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować funkcje, które chcesz skojarzyć z tymi zasadami.

6. Kliknij przycisk OK , aby powrócić do strony Zasady zbioru witryn.

Dodanie zasad zarządzania informacjami do typu zawartości ułatwia kojarzenie funkcji zasad z wieloma listami lub bibliotekami. Możesz dodać istniejące zasady zarządzania informacjami do typu zawartości lub utworzyć unikatowe zasady specyficzne dla pojedynczego typu zawartości.

Możesz również dodać zasady zarządzania informacjami do typu zawartości specyficznego dla list. Ma to wpływ na zastosowanie zasad tylko do elementów na tej liście, które używają typu zawartości.

1. Przejdź do pozycji Ustawienia , Ustawienia witryny.

2. Na stronie Ustawienia witryny w sekcji Galerie Projektant sieci Web kliknij pozycję Typy zawartości witryny.

3. Na stronie Ustawienia typu zawartości witryny wybierz typ zawartości, do których chcesz dodać zasady.

4. Na stronie Typ zawartości witryny w sekcji Ustawienia kliknij pozycję Ustawienia zasad zarządzania informacjami.

5. Na stronie Ustawienia zasad zarządzania informacjami wybierz pozycję Definiuj zasady, a następnie kliknij przycisk OK.

6. Na stronie Edytowanie zasad wpisz nazwę i opis zasad, a następnie wpisz krótki opis wyjaśniający użytkownikom, do czego są przeznaczone zasady. Opis może zawierać do 512 znaków.

7. W następnych sekcjach wybierz poszczególne funkcje zasad, które chcesz dodać do zasad zarządzania informacjami.

8. Aby określić okres przechowywania dla dokumentów i elementów podlegających tym zasadom, kliknij pozycję Włącz przechowywanie, a następnie określ okres przechowywania i akcje, które mają być wykonywane po wygaśnięciu elementów.

   Aby określić okres przechowywania

   					1.	Kliknij pozycję Dodaj etap przechowywania dla rekordów...
   					2.	Wybierz opcję okresu przechowywania, aby określić, kiedy dokumenty lub elementy mają wygasnąć. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby ustawić datę wygaśnięcia na podstawie właściwości daty, w sekcji Zdarzenie kliknij pozycję Ten etap jest oparty na właściwości daty dla elementu, a następnie wybierz akcję dokumentu lub elementu (na przykład Utworzono lub Zmodyfikowano) i przyrost czasu po tej akcji (na przykład liczbę dni, miesięcy lub lat), kiedy element ma wygasnąć. Aby określić wygaśnięcie przy użyciu niestandardowej formuły przechowywania, kliknij pozycję Ustaw przez niestandardową formułę przechowywania zainstalowaną na tym serwerze. Uwaga: Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy administrator skonfigurował formułę niestandardową.
   					3.	Opcja Rozpocznij przepływ pracy jest dostępna tylko wtedy, gdy definiujesz zasady dla listy, biblioteki lub typu zawartości, z którą jest już skojarzony przepływ pracy. Następnie będziesz mieć do wyboru przepływy pracy do wyboru.
   					4.	W sekcji Cykl wybierz pozycję Powtórz akcję tego etapu...i wprowadź częstotliwość powtarzania akcji. Uwaga: Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy wybraną akcję można powtórzyć. Na przykład nie można ustawić cyklu dla akcji Usuń trwale.
   					5.	Kliknij przycisk OK.

9. Aby włączyć inspekcję dokumentów i elementów podlegających tym zasadom, kliknij pozycję Włącz inspekcję, a następnie określ zdarzenia, które mają zostać objęte inspekcją.

   Aby włączyć inspekcję

   					1.	Na stronie Edytowanie zasad w sekcji Inspekcja zaznacz pole wyboru Włącz inspekcję , a następnie zaznacz pola wyboru obok zdarzeń, dla których chcesz zachować dziennik inspekcji.
   					2.	Aby wyświetlić monit o wstawienie tych kodów kreskowych do dokumentów, zaznacz pole wyboru Monituj użytkowników o wstawienie kodu kreskowego przed zapisaniem lub wydrukowaniem .
   					3.	Kliknij przycisk OK , aby zastosować funkcję inspekcji do zasad.
   						Funkcja Zasady inspekcji umożliwia organizacjom tworzenie i analizowanie ścieżek inspekcji dokumentów oraz listę elementów, takich jak listy zadań, listy problemów, grupy dyskusyjne i kalendarze. Ta funkcja zasad udostępnia dziennik inspekcji, który rejestruje zdarzenia, takie jak wyświetlanie, edytowanie lub usuwanie zawartości.
   						Po włączeniu inspekcji w ramach zasad zarządzania informacjami administratorzy mogą wyświetlać dane inspekcji w raportach użycia zasad opartych na programie Microsoft Excel, które podsumowują bieżące użycie. Administratorzy mogą używać tych raportów do określania sposobu używania informacji w organizacji. Te raporty mogą również ułatwić organizacjom zweryfikowanie i udokumentowanie zgodności z przepisami lub zbadanie potencjalnych problemów.
   						Dziennik inspekcji rejestruje następujące informacje: nazwę zdarzenia, datę i godzinę zdarzenia oraz nazwę systemu użytkownika, który wykonał akcję.

10. Po włączeniu kodów kreskowych jako części zasad są one dodawane do właściwości dokumentu i wyświetlane w obszarze nagłówka dokumentu, do którego zastosowano kod kreskowy. Podobnie jak etykiety, kody kreskowe można również ręcznie usunąć z dokumentu.

    Aby włączyć kody kreskowe

    					1.	Na stronie Edytowanie zasad w sekcji Kody kreskowe zaznacz pole wyboru Włącz kody kreskowe .
    					2.	Aby wyświetlić monit o wstawienie tych kodów kreskowych do dokumentów, zaznacz pole wyboru Monituj użytkowników o wstawienie kodu kreskowego przed zapisaniem lub wydrukowaniem .
    					3.	Kliknij przycisk OK , aby zastosować funkcję kodu kreskowego do zasad.
    						Zasady kodów kreskowych generują kod 39 standardowych kodów kreskowych. Każdy obraz kodu kreskowego zawiera tekst poniżej symbolu kodu kreskowego reprezentującego wartość kodu kreskowego. Dzięki temu dane z kodów kreskowych będą używane nawet wtedy, gdy sprzęt do skanowania jest niedostępny. Użytkownicy mogą ręcznie wpisać numer kodu kreskowego w polu wyszukiwania, aby zlokalizować element w witrynie.

11. Aby dokumenty podlegające tym zasadom miały etykiety, kliknij pozycję Włącz etykiety, a następnie określ odpowiednie ustawienia etykiet.

    Aby włączyć etykiety

    					1.	Aby użytkownicy musieli dodawać etykiety do dokumentu, zaznacz pole wyboru Monituj użytkowników o wstawienie etykiety przed zapisaniem lub wydrukowaniem. Uwaga: Jeśli etykiety mają być opcjonalne, nie zaznaczaj tego pola wyboru.
    					2.	Aby zablokować etykietę, aby nie można było jej zmienić po jej wstawieniu, zaznacz pole wyboru Zapobiegaj zmianom etykiet po ich dodaniu . To ustawienie zapobiega aktualizowaniu tekstu etykiety po wstawieniu etykiety do elementu w aplikacji klienckiej, takiego jak Word, Excel lub PowerPoint. Jeśli chcesz, aby etykieta była aktualizowana po zaktualizowaniu właściwości tego dokumentu lub elementu, nie zaznaczaj tego pola wyboru.
    					3.	W polu Format etykiety wpisz tekst etykiety, która ma być wyświetlana. Etykiety mogą zawierać do 10 odwołań do kolumn, z których każdy może zawierać do 255 znaków. Aby utworzyć format etykiety, wykonaj następujące czynności: Wpisz nazwy kolumn, które mają zostać uwzględnione na etykiecie, w kolejności, w jakiej mają być wyświetlane. Nazwy kolumn należy ująć w nawiasy klamrowe ({}), jak pokazano w przykładzie na stronie Edytowanie zasad. Wpisz wyrazy, aby zidentyfikować kolumny poza nawiasami, jak pokazano w przykładzie na stronie Edytowanie zasad.
    					4.	Aby dodać podział wiersza, wpisz \n miejscu, w którym ma się pojawić podział wiersza.
    					5.	Wybierz odpowiedni rozmiar i styl czcionki oraz określ, czy etykieta ma być umieszczona w dokumencie w lewo, na środku, czy bezpośrednio w dokumencie. Porada: Wybierz czcionkę i styl, które są dostępne na komputerach użytkowników. Rozmiar czcionki wpływa na ilość tekstu wyświetlanego na etykiecie.
    					6.	Wpisz wysokość i szerokość etykiety. Wysokość etykiety może wynosić od 0,25 cala do 20 cali, a szerokość etykiety może wynosić od 0,25 cala do 20 cali. Tekst etykiety jest zawsze wyśrodkowany w pionie w obrębie obrazu etykiety.
    					7.	Kliknij pozycję Odśwież , aby wyświetlić podgląd zawartości etykiet.

12. Kliknij przycisk OK.

Możesz zdefiniować zasady przechowywania, które mają zastosowanie tylko do określonej listy, biblioteki lub folderu. Jeśli jednak w ten sposób utworzysz zasady przechowywania, nie będzie można ponownie używać tych zasad na innych listach, bibliotekach, folderach lub witrynach.

Jeśli chcesz zastosować jedną zasadę przechowywania do wszystkich typów zawartości w jednej lokalizacji, najprawdopodobniej zechcesz użyć przechowywania opartego na lokalizacji. W większości innych przypadków należy sprawdzić, czy dla wszystkich typów zawartości określono zasady przechowywania.

Jeśli chcesz zdefiniować zasady zarządzania informacjami inne niż przechowywanie na liście lub w bibliotece, musisz zdefiniować zasady zarządzania informacjami dla poszczególnych typów zawartości list skojarzonych z tą listą lub biblioteką. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie zasad dla typu zawartości witryny w tym artykule.

Aby zmienić ustawienia zasad zarządzania informacjami dla listy lub biblioteki, musisz mieć co najmniej uprawnienie Zarządzanie listami.

1. Przejdź do listy lub biblioteki, dla której chcesz określić zasady zarządzania informacjami.

2. W przypadku biblioteki dokumentów kliknij pozycję Ustawienia , Ustawienia biblioteki.

   Jeśli nie widzisz tych elementów menu lub listy, kliknij kartę Biblioteka lub Lista na wstążce, a następnie kliknij pozycję Ustawienia biblioteki lub Ustawienia listy.

3. W obszarze Uprawnienia i zarządzanie kliknij pozycję Ustawienia zasad zarządzania informacjami.

4. Na stronie Ustawienia zasad zarządzania informacjami upewnij się, że źródłem przechowywania listy lub biblioteki jest ustawienie Biblioteka i foldery. Jeśli typ zawartości jest wyświetlany jako źródło, wykonaj następujące czynności:

   • Kliknij pozycję Zmień źródło.

   • Na stronie Edytowanie zasad w sekcji Źródło przechowywania wybierz pozycję Biblioteka i foldery. Zostanie wyświetlony alert informujący, że zasady przechowywania typów zawartości zostaną zignorowane.

   • Kliknij przycisk OK.

5. Na stronie Edytowanie zasad w sekcji Harmonogram przechowywania opartego na bibliotece wpisz krótki opis tworzonej zasady.

6. W obszarze Nie rekordy kliknij pozycję Dodaj etap przechowywania...

   Ważne: Należy pamiętać, że w obszarze Rekordy możesz zdefiniować różne zasady przechowywania dla rekordów, wybierając opcję Definiuj różne etapy przechowywania rekordów.

7. W oknie dialogowym Właściwości sceny wybierz opcję okresu przechowywania, aby określić, kiedy dokumenty lub elementy mają wygasnąć. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Aby ustawić datę wygaśnięcia na podstawie właściwości daty, w sekcji Zdarzenie kliknij pozycję Ten etap jest oparty na właściwości daty dla elementu, a następnie wybierz akcję dokumentu lub elementu (na przykład Utworzono lub Zmodyfikowano) i przyrost czasu po tej akcji (na przykład liczbę dni, miesięcy lub lat), kiedy element ma wygasnąć.

   • Aby określić wygaśnięcie przy użyciu niestandardowej formuły przechowywania, kliknij pozycję Ustaw przez niestandardową formułę przechowywania zainstalowaną na tym serwerze.

     Uwaga: Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy administrator skonfigurował formułę niestandardową.

   • W obszarze Akcja określ, co ma się stać po wygaśnięciu dokumentu lub elementu. Aby włączyć określoną akcję dotyczącą dokumentu lub elementu (na przykład usunięcia), wybierz akcję z listy.

8. Opcja Rozpocznij przepływ pracy jest dostępna tylko wtedy, gdy definiujesz zasady dla listy, biblioteki lub typu zawartości, z którą jest już skojarzony przepływ pracy. Następnie będziesz mieć do wyboru przepływy pracy do wyboru.

9. W sekcji Cykl wybierz pozycję Powtórz akcję tego etapu...i wprowadź częstotliwość powtarzania akcji.

   Uwaga: Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy wybraną akcję można powtórzyć. Na przykład nie można ustawić cyklu dla akcji Usuń trwale.

10. Kliknij przycisk OK.

Jeśli zasady zarządzania informacjami zostały już utworzone dla witryny jako zasady zbioru witryn, możesz zastosować jedną z tych zasad do typu zawartości. W ten sposób można zastosować te same zasady do wielu typów zawartości w zbiorze witryn, które nie mają tego samego nadrzędnego typu zawartości.

1. Przejdź do listy lub biblioteki zawierającej typ zawartości, do którego chcesz zastosować zasady.

2. W przypadku biblioteki dokumentów kliknij pozycję Ustawienia , Ustawienia biblioteki.

   Jeśli nie widzisz tych elementów menu lub listy, kliknij kartę Biblioteka lub Lista na wstążce, a następnie kliknij pozycję Ustawienia biblioteki lub Ustawienia listy.

3. W obszarze Uprawnienia i zarządzanie kliknij pozycję Ustawienia zasad zarządzania informacjami.

4. Sprawdź, czy w źródle zasad jest ustawiona wartość Typy zawartości, a następnie w obszarze Zasady typu zawartości wybierz typ zawartości, do jakiego chcesz zastosować zasady.

5. W sekcji Określ zasady kliknij pozycję Użyj zasad zbioru witryn, a następnie wybierz z listy zasady, które chcesz zastosować.

   Uwaga: Jeśli opcja Użyj zasad zbioru witryn nie jest dostępna, dla zbioru witryn nie zdefiniowano żadnych zasad zbioru witryn.

6. Kliknij przycisk OK.

   Ważne: Jeśli lista lub biblioteka, z którą pracujesz, obsługuje zarządzanie wieloma typami zawartości, w obszarze Typy zawartości możesz kliknąć typ zawartości, dla którego chcesz określić zasady zarządzania informacjami. Spowoduje to bezpośrednie przejdź do kroku 5 powyżej.

Typy zawartości można udostępniać w zbiorach witryn za pomocą aplikacji usługi zarządzanych metadanych w celu skonfigurowania publikowania typów zawartości. Publikowanie typów zawartości ułatwia spójne zarządzanie zawartością i metadanymi w witrynach, ponieważ typy zawartości można tworzyć i aktualizować centralnie, a aktualizacje można publikować w wielu subskrybujących zbiory witryn lub aplikacje sieci Web.

Możesz zdefiniować zasady zarządzania informacjami, a następnie utworzyć na ich podstawie szablon, który będzie potrzebny w wielu zbiorach witryn. Tej metody można użyć, jeśli chcesz utworzyć kopię zapasową zasad dotyczących informacji lub użyć jej jako alternatywnej metody publikowania typów zawartości do stosowania jednej zasady we wszystkich zbiorach witryn. Możesz utworzyć szablon lub kopię zapasową zasad, eksportując zasady z jednego zbioru witryn, a następnie importując je do zapisanej lokalizacji lub do innego zbioru witryn.

Eksportowanie zasad

1. W zbiorze witryn, w którym znajdują się zasady, przejdź do pozycji Ustawienia , Ustawienia witryny.

2. Na stronie Ustawienia witryny w sekcji Administracja zbiorem witryn kliknij pozycję Zasady zbioru witryn.

3. Kliknij zasady, które chcesz wyeksportować, przewiń do dołu zasad, a następnie kliknij pozycję Eksportuj.

4. Po wyświetleniu monitu o zapisanie lub otwarcie pliku kliknij pozycję Zapisz, a następnie wybierz lokalizację zapisania pliku. Pamiętaj o wybraniu lokalizacji dostępnej dla zbiorów witryn, które importują zasady.

5. Po wyświetleniu okna dialogowego Pobieranie ukończone kliknij przycisk Zamknij.

Importowanie zasad do innego zbioru witryn

Zaimportowanie zasad zarządzania informacjami umożliwia zastosowanie ich do wielu typów zawartości na poziomie witryny lub listy w danym zbiorze witryn. Zalety tej czynności są dwojakie: nie trzeba ponownie definiować zasad i stosować ich do poszczególnych typów zawartości, a także łatwiej zarządzać modyfikacjami zasad, wprowadzając zmiany w zasadach w jednym miejscu.

1. Na stronie głównej zbioru witryn, do którego chcesz zastosować zasady, przejdź do pozycji Ustawienia , Ustawienia witryny.

2. W sekcji Administracja zbiorem witryn kliknij pozycję Zasady zbioru witryn.

3. Na stronie Zasady zbioru witryn kliknij pozycję Importuj, a następnie kliknij pozycję Przeglądaj , aby znaleźć plik XML zasad.

4. Wybierz plik XML, w którym zostały zapisane zasady, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

5. Na stronie Importowanie zasad zbioru witryn kliknij pozycję Importuj , aby dodać zasady do zbioru witryn.

Zaimportowane zasady można teraz stosować do jednego lub wielu typów zawartości na poziomie witryny lub listy. Zobacz Stosowanie zasad zbioru witryn do typu zawartości we wcześniejszej części tego artykułu.