Adatkezelési házirendek létrehozása és alkalmazása

A Webhelyházirend funkció aktiválásával a webhelycsoportgazdák adatmegőrzési ütemterveket határozhatnak meg, amelyek a webhelyre és annak teljes tartalmára vonatkoznak. A funkció aktiválása:

1. Lépjen annak a webhelycsoportnak a kezdőlapjára, amelyhez aktiválni szeretné a Webhelyházirend funkciót.

   Válassza a Beállítások > Webhely beállításai lehetőséget.

2. A Webhelycsoport felügyelete csoportban válassza a Webhelycsoport szolgáltatásai elemet.

3. Görgessen a Webhelyházirend elemhez. Ha a jobb oldalon nem látja az Aktív feliratot, válassza az Aktiválás lehetőséget.

Ha meg szeretne győződni arról, hogy egy információs házirend egy webhelycsoport egy adott dokumentumtípusának minden elemére vonatkozik, hozza létre a házirendet a webhelycsoport szintjén, és később alkalmazza a tartalomtípusokra. Ezeket webhelycsoport-házirendeknek nevezzük.

1. Válassza a Beállítások > Webhely beállításai lehetőséget.

2. A Webhely beállításai lap Webhelycsoport felügyelete listájában kattintson a Webhelycsoport-házirendek elemre.

3. A Webhelycsoport-házirendek lapon kattintson a Létrehozás gombra.

4. Adjon meg egy nevet és egy leírást a házirendhez, majd írjon be egy rövid házirendi szabályt, amelyből a felhasználók könnyen megérthetik a házirend funkcióját. A házirendi szabály legfeljebb 512 karakter hosszú lehet.

5. Ha meg szeretné tudni, hogyan állíthatja be a házirendhez társítandó szolgáltatásokat, tanulmányozza a jelen cikk későbbi, Házirend létrehozása tartalomtípusokhoz című szakaszát.

6. Az OK gombra kattintva térjen vissza a Webhelycsoport-házirendek lapra.

Ha hozzáad egy adatkezelési házirendet egy tartalomtípushoz, könnyedén társíthatja a házirend-szolgáltatásokat több listával vagy tárral. A tartalomtípusokhoz hozzáadhat meglévő adatkezelési házirendeket, de egyéni, egy adott tartalomtípusra jellemző házirendet is létrehozhat.

Emellett kifejezetten listákra vonatkozó tartalomtípusokhoz is hozzáadhat adatkezelési házirendeket. Így a házirendet csak a lista azon elemeire alkalmazhatja, amelyek az adott tartalomtípust használják.

1. Válassza a Beállítások > Webhely beállításai lehetőséget.

2. A Webhely beállításai lap Webhelytervezői minták csoportjában kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.

3. A Webhely-tartalomtípus beállításai lapon válassza ki azt a tartalomtípust, amelyhez házirendet szeretne hozzáadni.

4. A Webhely tartalomtípusai lap Beállítások csoportjában kattintson az Adatkezelési házirend beállításai elemre.

5. Az Adatkezelési házirend beállításai lapon válassza a Házirend definiálása lehetőséget, majd kattintson az OK gombra.

6. A Házirend módosítása lapon adjon egy nevet és egy leírást a házirendnek, majd írjon be egy rövid leírást, amelyből a felhasználók könnyen megérthetik a házirend funkcióját. A leírás legfeljebb 512 karakter hosszú lehet.

7. A következő szakaszokban jelölje ki egyenként azokat a házirend-szolgáltatásokat, amelyeket hozzá szeretne adni az adatkezelési házirendhez.

8. Ha meg szeretné adni a házirend hatókörébe tartozó dokumentumok és elemek adatmegőrzési idejét, kattintson az Adatmegőrzés engedélyezése elemre, majd adja meg a megőrzési időt, valamint az elemek elévülésekor végrehajtandó műveletet.

   Az adatmegőrzési időtartam megadása

   					1.	Kattintson az Adatmegőrzési szakasz felvétele a rekordokhoz elemre.
   					2.	Válasszon egy adatmegőrzési időt, amellyel megadja, hogy a dokumentumok és az elemek mikor évüljenek el. Tegye a következők valamelyikét: Ha a lejárati dátumot egy dátumtulajdonság alapján szeretné beállítani, kattintson az Esemény szakaszban az Ez a szakasz az elem egyik dátumtulajdonságán alapul elemre, majd válassza ki a dokumentumot vagy elemet érintő műveletet (például Létrehozva vagy Módosítva), és adja meg, hogy a művelet után mennyi idővel (például hány nappal, hónappal vagy évvel) évüljön el az elem. Ha egyéni adatmegőrzési képlettel szeretné megadni a lejáratot, kattintson a Kiszolgálón telepített egyéni adatmegőrzési képlet által elemre. Megjegyzés:  Ez a lehetőség csak akkor érhető el, ha a rendszergazda már beállított egy egyéni képletet.
   					3.	A Munkafolyamat indítása beállítás csak akkor érhető el, ha egy olyan listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz határoz meg házirendet, amelyhez már van társítva egy munkafolyamat. Ilyenkor több munkafolyamat közül is választhat.
   					4.	Az Ismétlődés szakaszban válassza A szakasz műveletének ismétlése lehetőséget, és adja meg az ismétlődés gyakoriságát. Megjegyzés: Ez a lehetőség csak akkor érhető el, ha a kiválasztott művelet ismételhető. A Végleges törlés művelethez például nem állíthat be ismétlődést.
   					5.	Kattintson az OK gombra.

9. Ha engedélyezni szeretné a házirend hatóköre alá tartozó dokumentumok és elemek naplózását, kattintson a Naplózás engedélyezése elemre, majd adja meg a naplózni kívánt eseményeket.

   A naplózás engedélyezése

   					1.	A Házirend szerkesztése lap Naplózás csoportjában jelölje be a Naplózás engedélyezése jelölőnégyzetet, majd jelölje be a naplózni kívánt események melletti jelölőnégyzeteket.
   					2.	Ha azt szeretné, hogy a SharePoint kérje a felhasználóktól a vonalkódok beszúrását a dokumentumokba, jelölje be a Rákérdezés vonalkód beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt jelölőnégyzetet.
   					3.	Kattintson az OK gombra a naplózási funkció házirendre való alkalmazásához.
   						A Naplózási házirend szolgáltatással a szervezetek naplókat hozhatnak létre a dokumentumokhoz, elemezhetik ezeket, és különféle elemeket, például feladatlistákat, problémalistákat, vitafórumokat és naptárakat listázhatnak. Ez a házirend-szolgáltatás egy olyan naplót biztosít, amely rögzíti az eseményeket, így például a tartalmak megtekintését, szerkesztését vagy törlését.
   						Ha egy adatkezelési házirend részeként engedélyezi a naplózást, a rendszergazdák Microsoft Excel-alapú, az aktuális használatot összegző használati jelentésekben tekinthetik meg a naplóadatokat. A rendszergazdák ezekkel a jelentésekkel megállapíthatják, hogy az adatokat hogyan használják a szervezet felhasználói. Ezek a jelentések emellett segítenek a szervezeteknek igazolni és dokumentálni a szabályozási megfelelőséget, illetve kivizsgálni a potenciális problémákat.
   						A naplók a következő adatokat rögzítik: az esemény neve, dátuma és ideje, valamint a műveletet végrehajtó felhasználó neve a rendszerben.

10. Ha egy házirend részeként engedélyezte a vonalkódokat, a program azokat hozzáadja a dokumentumtulajdonságokhoz, és megjeleníti a vonalkóddal ellátott dokumentum élőfejének területén. A feliratokhoz hasonlóan a vonalkódok is eltávolíthatók manuálisan a dokumentumokból.

    Vonalkódok engedélyezése

    					1.	A Házirend módosítása lap Vonalkódok csoportjában jelölje be a Vonalkódok engedélyezése jelölőnégyzetet.
    					2.	Ha azt szeretné, hogy a SharePoint kérje a felhasználóktól a vonalkódok beszúrását a dokumentumokba, jelölje be a Rákérdezés vonalkód beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt jelölőnégyzetet.
    					3.	Kattintson az OK gombra a vonalkódfunkció házirendre való alkalmazásához.
    						A vonalkóddal kapcsolatos házirend szabványos Code 39 vonalkódokat hoz létre. Minden vonalkód képe a vonalkód szimbóluma alatt egy, a vonalkód értékét megjelenítő szöveget tartalmaz. Ennek köszönhetően a vonalkód adatai akkor is használhatók, ha nem áll rendelkezésre beolvasásra alkalmas hardver. A felhasználók kézzel beírhatják a vonalkód számát a keresőmezőbe, így megtalálhatják őket a webhelyeken.

11. Ha kötelezővé szeretné tenni, hogy a házirend hatókörébe tartozó dokumentumok feliratokkal legyenek ellátva, kattintson a Feliratok engedélyezése elemre, majd adja meg a kívánt felirat-beállításokat.

    Feliratok engedélyezése

    					1.	Ha kötelezővé szeretné tenni a felhasználóknak a feliratok dokumentumokhoz adását, jelölje be aRákérdezés felirat beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt jelölőnégyzetet. Megjegyzés:  Ha azt szeretné, hogy a feliratok választhatók legyenek, ne jelölje be a jelölőnégyzetet.
    					2.	Ha rögzíteni szeretne egy feliratot, és így le szeretné tiltani a beszúrás utáni módosítását, jelölje be A feliratok hozzáadásuk után nem módosíthatók jelölőnégyzetet. Ez a beállítás megakadályozza a feliratszövegek frissítését a feliratok elemekbe való beszúrásuk után egy ügyfélalkalmazásban (például Word, Excel vagy PowerPoint). Ha azt szeretné, hogy a feliratok frissüljenek a dokumentum vagy az elem tulajdonságainak frissítésekor, ne jelölje be a jelölőnégyzetet.
    					3.	A Felirat formátuma mezőbe írja be a felirat szövegét úgy, ahogyan meg szeretné azt jeleníteni. A feliratok legfeljebb 10 oszlophivatkozást tartalmazhatnak, amelyek egyenként legfeljebb 255 karakter hosszúságúak lehetnek. A felirat formátumának létrehozásához végezze el az alábbi lépéseket: Írja be a feliratban feltüntetni kívánt oszlopneveket olyan sorrendben, amelyben meg szeretné őket jeleníteni. Az oszlopneveket helyezze kapcsos zárójelek közé, ahogyan azt a Házirend szerkesztése lapon szereplő példában is láthatja. A zárójeleken kívülre írja az oszlopokat azonosító szavakat, ahogyan azt a Házirend szerkesztése lapon szereplő példában is láthatja.
    					4.	Sortörés hozzáadásához írja be a \n szöveget a sortörés kívánt helyére.
    					5.	Válassza ki a kívánt betűméretet és -stílust, majd adja meg, hogy a feliratot balra, középre vagy jobbra szeretné-e igazítani a dokumentumban. Tipp: Olyan betűtípust és -stílust válasszon, amely megtalálható a felhasználói számítógépeken. A feliraton megjeleníthető szöveg mennyisége a betűméret nagyságától függ.
    					6.	Adja meg a felirat magasságát és szélességét. A felirat magassága és szélessége is 0,25 hüvelyktől 20 hüvelykig terjedhet. A felirat szövege a felirat képén mindig függőlegesen középre van igazítva.
    					7.	A felirat tartalmának előnézetéhez válassza a Frissítés gombot.

12. Kattintson az OK gombra.

Olyan adatmegőrzési házirendet is megadhat, amely kizárólag egy adott listára, tárra vagy mappára vonatkozik. Ha azonban ezen a módon hoz létre adatmegőrzési házirendet, azt nem használhatja fel újra más listákhoz, tárakhoz, mappákhoz vagy webhelyekhez.

Ha egyetlen adatmegőrzési házirendet szeretne alkalmazni egy hely összes tartalomtípusára, célszerű helyalapú adatmegőrzést használnia. A legtöbb egyéb esetben célszerű ellenőrizni, hogy az adatmegőrzési házirend az összes tartalomtípushoz van-e megadva.

Ha egy listára vagy tárra érvényes adatmegőrzési házirendtől eltérő adatkezelési házirendet szeretne definiálni, az adott listához vagy tárhoz tartozó minden egyes listatartalom-típus számára meg kell határoznia egy adatkezelési házirendet. További információt a jelen cikk Házirend létrehozása webhelytartalom-típusokhoz című szakaszában talál.

Ha módosítani szeretné egy lista vagy tár adatkezelési házirendjének beállításait, ahhoz legalább a Listák kezelése jogosultsággal kell rendelkeznie.

1. Lépjen arra a listára vagy tárra, amelyhez meg szeretné adni az adatkezelési házirendet.

2. Dokumentumtár esetén kattintson a Beállítások , a Tár beállításai elemre.

   Ha nem látja ezeket a menüelemeket, illetve ha listáról van szó, kattintson a Tár vagy a Lista fülre a menüszalagon, majd kattintson a Tár beállításai vagy a Lista beállításai elemre.

3. Az Engedélyek és kezelés csoportban kattintson az Adatkezelési házirend beállításai elemre.

4. Az Adatkezelési házirend beállításai lapon győződjön meg arról, hogy a lista vagy tár adatmegőrzési forrása a Tár és mappák beállításra van állítva. Ha forrásként a Tartalomtípus érték látható, tegye a következőket:

   • Kattintson a Forrás váltása elemre.

   • A Házirend szerkesztése lap Adatmegőrzés forrása csoportjában válassza a Tár és mappák lehetőséget. Ekkor megjelenik egy figyelmeztetés a tartalomtípusra vonatkozó adatmegőrzési házirendek mellőzéséről.

   • Kattintson az OK gombra.

5. A Házirend szerkesztése lap Táralapú adatmegőrzési ütemterv csoportjában adjon meg egy rövid leírást a létrehozni kívánt házirendről.

6. A Nem rekordok csoportban kattintson az Adatmegőrzési szakasz felvétele elemre.

   Fontos: A Rekordok csoportban különböző adatmegőrzési házirendeket is definiálhat a rekordokhoz, ha a Különböző adatmegőrzési szakaszok megadása a rekordokhoz lehetőséget választja.

7. A Szakasz tulajdonságai párbeszédpanelen az adatmegőrzési időt kiválasztva adja meg, hogy a dokumentumok és elemek mikor évüljenek el. Tegye a következők valamelyikét:

   • Ha a lejárati dátumot egy dátumtulajdonság alapján szeretné beállítani, kattintson az Esemény szakaszban az Ez a szakasz az elem egyik dátumtulajdonságán alapul elemre, majd válassza ki a dokumentumot vagy elemet érintő műveletet (például Létrehozva vagy Módosítva), és adja meg, hogy a művelet után mennyi idővel (például hány nappal, hónappal vagy évvel) évüljön el az elem.

   • Ha egyéni adatmegőrzési képlettel szeretné megadni a lejáratot, kattintson a Kiszolgálón telepített egyéni adatmegőrzési képlet által elemre.

     Megjegyzés: Ez a lehetőség csak akkor érhető el, ha a rendszergazda már beállított egy egyéni képletet.

   • A Művelet csoportban adja meg a dokumentum vagy elem elévülésekor elvégzendő műveletet. Ha egy adott műveletet szeretne elvégezni a dokumentumon vagy elemen (például törlés), válassza ki azt a listából.

8. A Munkafolyamat indítása beállítás csak akkor érhető el, ha egy olyan listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz határoz meg házirendet, amelyhez már van társítva egy munkafolyamat. Ilyenkor több munkafolyamat közül is választhat.

9. Az Ismétlődés szakaszban válassza A szakasz műveletének ismétlése lehetőséget, és adja meg az ismétlődés gyakoriságát.

   Megjegyzés: Ez a lehetőség csak akkor érhető el, ha a kiválasztott művelet ismételhető. A Végleges törlés művelethez például nem állíthat be ismétlődést.

10. Kattintson az OK gombra.

Ha a webhelyhez már létre lettek hozva adatkezelési házirendek webhelycsoport-házirendként, a házirendek egyikét egy tartalomtípusra alkalmazhatja. Ezzel ugyanazt a házirendet alkalmazhatja a webhelycsoport több olyan tartalomtípusára is, amelyek eltérő szülő-tartalomtípussal rendelkeznek.

1. Nyissa meg azt a tartalomtípust tartalmazó listát vagy tárat, amelyre alkalmazni szeretné a házirendet.

2. Dokumentumtár esetén kattintson a Beállítások , a Tár beállításai elemre.

   Ha nem látja ezeket a menüelemeket, illetve ha listáról van szó, kattintson a Tár vagy a Lista fülre a menüszalagon, majd kattintson a Tár beállításai vagy a Lista beállításai elemre.

3. Az Engedélyek és kezelés csoportban kattintson az Adatkezelési házirend beállításai elemre.

4. Ellenőrizze, hogy a házirend adatforrása a Tartalomtípusok értékre van-e állítva, majd a Tartalomtípusra vonatkozó házirendek csoportban válassza ki azt a tartalomtípust, amelyre alkalmazni szeretné a házirendet.

5. A Házirend megadása csoportban kattintson a Webhelycsoport-házirend használata elemre, és válassza ki a kívánt házirendet a listából.

   Megjegyzés:  Ha a Webhelycsoport-házirend használata beállítás nem érhető el, az azt jelenti, hogy nincs definiálva webhelycsoport-házirend a webhelycsoporthoz.

6. Kattintson az OK gombra.

   Fontos: Ha a lista vagy tár, amellyel dolgozik, több tartalomtípus kezelését is támogatja, a Tartalomtípusok területen kattintson arra a tartalomtípusra, amelyhez adatkezelési házirendet szeretne megadni. Ezzel közvetlenül a fenti 5. lépéshez érkezik.

Ha a tartalomtípusokat több webhelycsoportban is meg szeretné osztani, a Felügyelt metaadatok szolgáltatás alkalmazásaival állítsa be a tartalomtípusok közzétételét. A tartalomtípus-közzététel lehetővé teszi a webhelyek tartalmainak és metaadatainak egységes kezelését, mivel a tartalomtípusok központilag hozhatók létre és frissíthetők, a frissítések pedig több előfizetői webhelycsoportban vagy webes alkalmazásban tehetők közzé.

Miután definiált egy adatkezelési házirendet, létrehozhat egy sablont a házirend alapján, amelyet igény szerint több webhelycsoportban is használhat. Ezt a módszert akkor használhatja, ha biztonsági másolatot szeretne készíteni az információs házirendekről, vagy akkor, ha tartalomtípus-közzététellel szeretne egy házirendet több webhelycsoportban alkalmazni. A házirendből sablont vagy biztonsági másolatot úgy hozhat létre, ha exportálja a webhelycsoportból, majd egy mentett helyre vagy egy másik webhelycsoportba importálja a házirendet.

Házirend exportálása

1. A házirendnek helyet adó webhelycsoportban válassza a Beállítások > Webhely beállításai lehetőséget.

2. A Webhely beállításai lap Webhelycsoport felügyelete csoportjában kattintson a Webhelycsoport-házirendek elemre.

3. Kattintson az exportálni kívánt házirendre, görgessen a házirend aljára, és kattintson az Exportálás elemre.

4. A fájl mentését vagy megnyitását kérő ablakban kattintson a Mentés gombra, és adja meg a mentés helyét. Ügyeljen arra, hogy olyan helyet válasszon, amelyet elérhetnek a házirendet importáló webhelycsoportok.

5. Ha megjelenik A letöltés befejeződött párbeszédpanel, kattintson a Bezárás gombra.

Házirend importálása egy másik webhelycsoportba

Ha importál egy adatkezelési házirendet, azt több tartalomtípusra is alkalmazhatja a webhely vagy a lista szintjén, bármelyik webhelycsoportban. Ez duplán hasznos: nem kell újra definiálnia és alkalmaznia a házirendet minden egyes tartalomtípushoz, és könnyebben kezelheti a házirend-módosításokat, ha a házirendet csak egyetlen helyen kell módosítania.

1. Annak a webhelycsoportnak a kezdőlapján, amelyre alkalmazni szeretné a házirendet, válassza a Beállítások > Webhely beállításai lehetőséget.

2. A Webhelycsoport felügyelete csoportban kattintson a Webhelycsoport-házirendek elemre.

3. A Webhelycsoport-házirendek lapon kattintson az Importálás elemre, majd a Tallózás gombra kattintva keresse meg a házirend XML-fájlját.

4. Jelölje ki azt az XML-fájlt, amelybe mentette a házirendet, majd kattintson a Megnyitás gombra.

5. A Webhelycsoport-házirend importálása lapon kattintson az Importálás elemre a házirend webhelycsoportba való felvételéhez.

Az importált házirendet mostantól egy vagy több tartalomtípusra is alkalmazhatja a webhely vagy a lista szintjén. Erről a jelen cikk korábbi, Webhelycsoport-házirend alkalmazása tartalomtípusra című szakaszában olvashat.