Napomena: Da biste upravljali sadržajem u sustavu SharePoint, preporučujemo da umjesto starijih pravilnika za upravljanje informacijama koristite rješenja za rizike i usklađenost programa Microsoft Purview . Možete, primjerice, koristiti zadržavanje okruženja Microsoft 365 da biste automatski zadržali i izbrisali sadržaj u svim sustavima SharePoint, OneDrive, Teams, Exchange i mrežni servisi.
Pravilnici za upravljanje informacijama omogućuju vam da odredite tko može pristupati podacima vaše tvrtke ili ustanove, što mogu učiniti s njima i koliko dugo će ih zadržati. Pravilnik može pomoći u provođenju usklađenosti s pravnim i državnim propisima ili internim poslovnim procesima. Kao administrator možete postaviti pravilnik da biste kontrolirali kako pratiti dokumente, tko ima pristup dokumentima i koliko dugo zadržati dokumente.
Svaki pravilnik može uspostaviti skup pravila za određenu vrstu sadržaja. Svako pravilo u pravilniku značajka je pravilnika. Na primjer, značajka pravilnika za upravljanje informacijama može odrediti koliko dugo treba zadržati vrstu sadržaja.
Napomena: Pravilnici za upravljanje informacijama sastavljaju se pomoću zadatka mjerača vremena pravilnika za upravljanje informacijama kojim upravlja Microsoft, koji se pokreće tjedno. Zbog toga se vaši pravilnici možda neće odmah primijeniti. Učestalost i datum zadatka mjerača vremena pravilnika za upravljanje informacijama nije moguće promijeniti.
Pravilnik za upravljanje informacijama može se stvoriti na web-mjestu na tri različita načina:
-
Stvorite pravilnik za upravljanje informacijama koji će se koristiti na više vrsta sadržaja unutar zbirke web-mjesta.
-
Stvorite pravilnik za upravljanje informacijama za vrstu sadržaja web-mjesta.
-
Stvorite pravilnik za upravljanje informacijama za popis ili biblioteku.
Aktiviranjem značajke pravilnika web-mjesta administratorima zbirke web-mjesta omogućuje se definiranje rasporeda zadržavanja koji se odnose na web-mjesto i sav njegov sadržaj. Da biste aktivirali tu značajku:
-
Idite na početnu stranicu zbirke web-mjesta za koju želite aktivirati značajku pravilnika web-mjesta.
Idite na Postavke
-
U odjeljku Administracija zbirke web-mjesta odaberite Značajke zbirke web-mjesta.
-
Pomaknite se do pravilnika web-mjesta. Na desnoj strani, ako ne vidite Mogućnost Aktivno, odaberite Aktiviraj.
Da biste bili sigurni da se pravilnik o informacijama primjenjuje na sve dokumente određene vrste unutar zbirke web-mjesta, razmislite o stvaranju pravilnika na razini zbirke web-mjesta, a zatim kasnije primijenite pravilnik na vrste sadržaja. Ti se pravilnici nazivaju pravilnicima zbirke web-mjesta.
-
Idite na Postavke
-
Na stranici Postavke web-mjesta na popisu Administracija zbirke web-mjesta kliknite Pravilnici zbirke web-mjesta.
-
Na stranici Pravilnici zbirke web-mjesta kliknite Stvori.
-
Upišite naziv i opis pravilnika, a zatim napišite kratku izjavu o pravilniku koja korisnicima objašnjava za što se pravilnik odnosi. Naredba pravilnika može imati najviše 512 znakova.
-
Upute za postavljanje značajki koje želite povezati s pravilnikom potražite u odjeljku Stvaranje pravilnika za vrstu sadržaja u nastavku ovog članka.
-
Kliknite U redu da biste se vratili na stranicu Pravilnici zbirke web-mjesta.
Dodavanje pravila za upravljanje informacijama u vrstu sadržaja olakšava povezivanje značajki pravilnika s više popisa ili biblioteka. Možete odabrati dodavanje postojećeg pravilnika za upravljanje informacijama u vrstu sadržaja ili stvoriti jedinstveni pravilnik specifičan za pojedinačnu vrstu sadržaja.
U vrstu sadržaja koja je specifična za popise možete dodati i pravilnik za upravljanje informacijama. To utječe na primjenu pravilnika samo na stavke na tom popisu koje koriste tu vrstu sadržaja.
-
Idite na Postavke
-
Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Galerije Designer web-mjesta kliknite Vrste sadržaja web-mjesta.
-
Na stranici Postavke vrste sadržaja web-mjesta odaberite vrstu sadržaja u koju želite dodati pravilnik.
-
Na stranici Vrsta sadržaja web-mjesta u odjeljku Postavke kliknite Postavke pravilnika za upravljanje informacijama.
-
Na stranici Postavke pravilnika za upravljanje informacijama odaberite Definiraj pravilnik, a zatim kliknite U redu.
-
Na stranici Uređivanje pravilnika upišite naziv i opis pravilnika, a zatim napišite kratak opis kojim se korisnicima objašnjava za što se pravilnik odnosi. Opis može imati najviše 512 znakova.
-
U sljedećem odjeljku odaberite pojedinačne značajke pravilnika koje želite dodati u pravilnik o upravljanju informacijama.
-
Da biste odredili razdoblje zadržavanja za dokumente i stavke koje podliježu ovom pravilniku, kliknite Omogući zadržavanje, a zatim navedite razdoblje zadržavanja i akcije koje želite da se javljaju kada stavke istječu.
Određivanje razdoblja zadržavanja
1.
Kliknite Dodaj fazu zadržavanja za zapise...
2.
Odaberite mogućnost razdoblja zadržavanja da biste odredili kada će dokumenti ili stavke isteći. Napravite nešto od sljedećeg:
-
Da biste postavili datum isteka na temelju svojstva datuma, u odjeljku Događaj kliknite Ova se faza temelji na svojstvu datuma na stavci, a zatim odaberite akciju dokumenta ili stavke (na primjer, Stvoreno ili Izmijenjeno) i pomak vremena nakon te akcije (na primjer, broj dana, mjeseci ili godina) kada želite da stavka istekne.
-
Da biste za određivanje isteka koristili prilagođenu formulu zadržavanja, kliknite Postavi prema prilagođenoj formuli zadržavanja instaliranoj na ovom poslužitelju.
Napomena: Ta je mogućnost dostupna samo ako je administrator postavio prilagođenu formulu.
3.
Mogućnost Pokreni tijek rada dostupna je samo ako definirate pravilnik za popis, biblioteku ili vrstu sadržaja koji već ima pridružen tijek rada. Nakon toga će vam se ponuditi izbor tijekova rada za odabir.
4.
U odjeljku Ponavljanjeodaberite Ponavljanje akcije ove faze...i unesite koliko često želite da se akcija ponavlja.
Napomena: Ta je mogućnost dostupna samo ako se akcija koju ste odabrali može ponoviti. Na primjer, ne možete postaviti ponavljanje za akciju Trajno brisanje.
5.
Kliknite U redu.
-
-
Da biste omogućili nadzor dokumenata i stavki koje podliježu ovom pravilniku, kliknite Omogući nadzor, a zatim navedite događaje koje želite nadziranje.
Omogućivanje nadzora
1.
Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Nadzor potvrdite okvir Omogući nadzor, a zatim potvrdite okvire pokraj događaja za koje želite zadržati trag nadzora.
2.
Da biste korisnicima omogućili umetanje crtičnih kodova u dokumente, potvrdite okvir Pitaj korisnike da umetnu crtični kod prije spremanja ili ispisa.
3.
Kliknite U redu da biste na pravilnik primijenili značajku nadzora.
Značajka pravilnika o nadzoru tvrtkama i ustanovama omogućuje stvaranje i analizu tijekova nadzora za dokumente i popis stavki kao što su popisi zadataka, popisi problema, grupe rasprava i kalendari. Ova značajka pravilnika sadrži zapisnik nadzora koji bilježi događaje, primjerice kada se sadržaj pregledava, uređuje ili briše.
Kada je nadzor omogućen u sklopu pravilnika za upravljanje informacijama, administratori mogu pregledavati podatke o nadzoru u izvješćima o korištenju pravilnika koja se temelje u programu Microsoft Excel i koja sažimaju trenutno korištenje. Administratori mogu koristiti ta izvješća da bi utvrdili kako se podaci koriste unutar tvrtke ili ustanove. Ta izvješća mogu tvrtkama i ustanovama pomoći da provjere i dokumente usklađenost s propisima ili da istraže potencijalne probleme.
Zapisnik nadzora bilježi sljedeće podatke: naziv događaja, datum i vrijeme događaja te naziv sustava korisnika koji je izvršio akciju.
-
Kada su crtični kodovi omogućeni kao dio pravilnika, dodaju se u svojstva dokumenta i prikazuju u području zaglavlja dokumenta na koji se primjenjuje crtični kod. Kao i oznake, crtični kodovi mogu se i ručno ukloniti iz dokumenta.
Omogućivanje crtičnih kodova
1.
Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Crtični kodovi potvrdite okvir Omogući crtičnih kodova.
2.
Da biste korisnicima omogućili umetanje crtičnih kodova u dokumente, potvrdite okvir Pitaj korisnike da umetnu crtični kod prije spremanja ili ispisa.
3.
Kliknite U redu da biste na pravilnik primijenili značajku crtičnog koda.
Pravilo crtičnog koda generira standardne crtičnog koda koda 39. Svaka slika crtičnog koda sadrži tekst ispod simbola crtičnog koda koji predstavlja vrijednost crtičnog koda. To omogućuje korištenje podataka crtičnog koda čak i kada skeniranje hardvera nije dostupno. Korisnici mogu ručno upisati broj crtičnog koda u okvir za pretraživanje da bi pronašli stavku na web-mjestu.
-
Da biste zahtijevali da dokumenti koji podliježu tom pravilniku imaju oznake, kliknite Omogući oznake, a zatim navedite željene postavke za naljepnice.
Omogućivanje naljepnica
1.
Da biste korisnicima omogućili dodavanje oznake u dokument, potvrdite okvir Pitaj korisnike da umetnu naljepnicu prije spremanja ili ispisa.
Napomena: Ako želite da natpisi nisu obavezni, nemojte odabrati taj potvrdni okvir.
2.
Da biste zaključali naljepnicu tako da se ne može promijeniti nakon umetanja, potvrdite okvir Onemogući promjene natpisa nakon dodavanja.
Ta postavka sprječava ažuriranje teksta natpisa nakon umetanja oznake u stavku unutar klijentske aplikacije kao što su Word, Excel ili PowerPoint. Ako želite da se naljepnica ažurira prilikom ažuriranja svojstava ovog dokumenta ili stavke, nemojte odabrati taj potvrdni okvir.
3.
U okvir Oblik natpisa upišite tekst za natpis kako želite da se prikazuje. Natpisi mogu sadržavati do 10 referenci stupaca, od kojih svaka može sadržavati do 255 znakova. Da biste stvorili oblik naljepnice, učinite sljedeće:
Upišite nazive stupaca koje želite uvrstiti u natpis redoslijedom kojim želite da se prikazuju. Nazive stupaca stavite u vitičaste zagrade ({}), kao što je prikazano u primjeru na stranici Uređivanje pravilnika.
Upišite riječi da biste prepoznali stupce izvan zagrada, kao što je prikazano u primjeru na stranici Uređivanje pravilnika.
4.
Da biste dodali prijelom retka, upišite\n mjesto na kojem želite da se pojavi prijelom retka.
5.
Odaberite željenu veličinu i stil fonta te odredite želite li natpis postaviti lijevo, sredina ili desno unutar dokumenta.
Savjet: Odaberite font i stil koji su dostupni na računalima korisnika. Veličina fonta utječe na količinu teksta koja se može prikazati na oznaci.
6.
Upišite visinu i širinu naljepnice. Visina naljepnice može biti u rasponu od 0,25 inča do 20 inča, a širina naljepnice može biti u rasponu od 0,25 inča do 20 inča. Tekst natpisa uvijek je okomito centriran unutar slike natpisa.
7.
Kliknite Osvježi da biste pretpregledali sadržaj oznake.
-
Kliknite U redu.
Možete definirati pravilnik zadržavanja koji se odnosi samo na određeni popis, biblioteku ili mapu. No ako na taj način stvorite pravilnik o zadržavanju, taj pravilnik ne možete ponovno koristiti na drugim popisima, bibliotekama, mapama ili web-mjestima.
Napomena: Pravilnik zbirke web-mjesta ne možete primijeniti na pravilnik koji se temelji na lokaciji.
Ako želite primijeniti jedno pravilo zadržavanja na sve vrste sadržaja na jednom mjestu, vjerojatno ćete htjeti koristiti zadržavanje utemeljeno na lokaciji. U većini drugih slučajeva morate provjeriti je li pravilnik zadržavanja naveden za sve vrste sadržaja.
Napomena: Svaka podmapa nasljeđuje pravilnik zadržavanja nadređenog elementa, osim ako odlučite prekinuti nasljeđivanje i definirati novi pravilnik zadržavanja na podređenoj razini.
Ako želite definirati pravilnik za upravljanje informacijama koji nije zadržavanje na popisu ili u biblioteci, morate definirati pravilnik za upravljanje informacijama za svaku pojedinačnu vrstu sadržaja popisa povezanu s tim popisom ili bibliotekom. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje pravilnika za vrstu sadržaja web-mjesta u ovom članku.
Važno: Ako se u bilo kojem trenutku odlučite prebaciti s vrste sadržaja na pravilnike utemeljene na lokaciji za popis ili biblioteku, kao pravilnik utemeljen na lokaciji koristit će se samo pravilnik o zadržavanju. Svi ostali pravilnici za upravljanje (revizije, crtični kodovi i crtični kodovi) naslijedit će se od pridruženih vrsta sadržaja.
Savjet: Pravila temeljena na lokaciji mogu se onemogućiti za zbirku web-mjesta deaktivirajući značajku zadržavanja utemeljenu na biblioteci i mapi. To administratorima zbirke web-mjesta omogućuje da osiguraju da pravila vrste sadržaja ne nadjačaju pravila o lokaciji administratora popisa.
Da biste promijenili postavke pravilnika za upravljanje informacijama za popis ili biblioteku, morate imati barem dozvolu za upravljanje popisima.
-
Pomaknite se do popisa ili biblioteke za koju želite navesti pravilnik za upravljanje informacijama.
-
Za biblioteku dokumenata kliknite Postavke
Ako ne vidite te stavke izbornika ili popis, na vrpci kliknite karticu Biblioteka ili Popis, a zatim Postavke biblioteke ili Postavke popisa.
-
U odjeljku Dozvole i upravljanje kliknite Postavke pravilnika za upravljanje informacijama.
-
Na stranici Postavke pravilnika za upravljanje informacijama provjerite je li izvor zadržavanja za popis ili biblioteku postavljen na Biblioteka i Mape. Ako se vrsta sadržaja prikazuje kao izvor, učinite sljedeće:
-
Kliknite Promijeni izvor.
-
Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Izvor zadržavanja odaberite Biblioteka i mape. Upozorava vas da će se pravila zadržavanja vrste sadržaja zanemariti.
-
Kliknite U redu.
-
-
Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Raspored zadržavanja utemeljen na biblioteci upišite kratak opis pravilnika koji stvarate.
-
U odjeljku Neslogekliknite Dodaj fazu zadržavanja...
Važno: Imajte na umu da u odjeljku Zapisi možete definirati različite pravilnike zadržavanja za zapise tako da odaberete mogućnost Definiranje različitih faza zadržavanja za zapise.
-
U dijaloškom okviru Svojstva faze odaberite mogućnost razdoblja zadržavanja da biste odredili kada će dokumenti ili stavke isteći. Napravite nešto od sljedećeg:
-
Da biste postavili datum isteka na temelju svojstva datuma, u odjeljku Događaj kliknite Ova se faza temelji na svojstvu datuma na stavci, a zatim odaberite akciju dokumenta ili stavke (na primjer, Stvoreno ili Izmijenjeno) i pomak vremena nakon te akcije (na primjer, broj dana, mjeseci ili godina) kada želite da stavka istekne.
-
Da biste za određivanje isteka koristili prilagođenu formulu zadržavanja, kliknite Postavi prema prilagođenoj formuli zadržavanja instaliranoj na ovom poslužitelju.
Napomena: Ta je mogućnost dostupna samo ako je administrator postavio prilagođenu formulu.
-
U odjeljku Akcija navedite što će se dogoditi kada dokument ili stavka istekne. Da biste omogućili određenu akciju koja se događa s dokumentom ili stavkom (kao što je brisanje), odaberite akciju s popisa.
-
-
Mogućnost Pokreni tijek rada dostupna je samo ako definirate pravilnik za popis, biblioteku ili vrstu sadržaja koji već ima pridružen tijek rada. Nakon toga će vam se ponuditi izbor tijekova rada za odabir.
-
U odjeljku Ponavljanjeodaberite Ponavljanje akcije ove faze...i unesite koliko često želite da se akcija ponavlja.
Napomena: Ta je mogućnost dostupna samo ako se akcija koju ste odabrali može ponoviti. Na primjer, ne možete postaviti ponavljanje za akciju Trajno brisanje.
-
Kliknite U redu.
Ako su pravila za upravljanje informacijama već stvorena za vaše web-mjesto kao pravila zbirke web-mjesta, na vrstu sadržaja možete primijeniti jedan od pravilnika. Na taj način isti pravilnik možete primijeniti na više vrsta sadržaja u zbirci web-mjesta koje ne dijele istu nadređenu vrstu sadržaja.
Napomena: Ako pravilnike želite primijeniti na više vrsta sadržaja u zbirci web-mjesta, a konfigurirali ste upravljani servis metapodataka, pomoću objavljivanja vrste sadržaja možete objavljivati pravilnike za upravljanje informacijama u više zbirki web-mjesta. Dodatne informacije potražite u članku Primjena pravilnika na vrste sadržaja u svim zbirkama web-mjesta u ovom članku.
-
Dođite do popisa ili biblioteke koja sadrži vrstu sadržaja na koju želite primijeniti pravilnik.
-
Za biblioteku dokumenata kliknite Postavke
Ako ne vidite te stavke izbornika ili popis, na vrpci kliknite karticu Biblioteka ili Popis, a zatim Postavke biblioteke ili Postavke popisa.
-
U odjeljku Dozvole i upravljanje kliknite Postavke pravilnika za upravljanje informacijama.
-
Provjerite je li izvor pravilnika postavljen na Vrste sadržaja, a u odjeljku Pravilnici vrste sadržaja odaberite vrstu sadržaja na koju želite primijeniti pravilnik.
-
U odjeljku Navedite pravilnik kliknite Koristi pravilnik zbirke web-mjesta, a zatim s popisa odaberite pravilnik koji želite primijeniti.
Napomena: Ako mogućnost Koristi pravilnik zbirke web-mjesta nije dostupna, za zbirku web-mjesta nisu definirani pravilnici zbirke web-mjesta.
-
Kliknite U redu.
Važno: Ako popis ili biblioteka s kojom radite podržava upravljanje većim brojem vrsta sadržaja, u odjeljku Vrste sadržaja možete kliknuti vrstu sadržaja za koju želite odrediti pravilnik za upravljanje informacijama. To će vas odvesti izravno na 5. korak.
Omogućite zajedničko korištenje vrsta sadržaja u svim zbirkama web-mjesta pomoću servisne aplikacije upravljanih metapodataka za postavljanje objavljivanja vrste sadržaja. Objavljivanje vrste sadržaja omogućuje dosljedno upravljanje sadržajem i metapodacima na svim web-mjestima jer se vrste sadržaja mogu stvarati i ažurirati na središnjem mjestu, a ažuriranja se mogu objaviti u više pretplaćivanja zbirki web-mjesta ili web-aplikacija.
Možete definirati pravilnik za upravljanje informacijama, a zatim stvoriti predložak koji će se po potrebi koristiti u više zbirki web-mjesta. Ta se metoda može koristiti ako želite sigurnosno kopirati pravilnike o podacima ili se može koristiti i kao alternativni način korištenja objavljivanja vrste sadržaja za primjenu jednog pravilnika u svim zbirkama web-mjesta. Predložak ili sigurnosnu kopiju pravilnika stvarate tako da izvezete pravilnik iz jedne zbirke web-mjesta, a zatim ga uvezete na spremljeno mjesto ili u drugu zbirku web-mjesta.
Važno: Ako koristite značajku izvoza/uvoza kao način stvaranja skupa predložaka pravilnika, imajte na umu da u datoteci pravilnika .xml identifikator. Zbog toga taj pravilnik ne možete uvesti na web-mjesto više puta bez promjene tog jedinstvenog identifikatora.
Izvoz pravilnika
-
U zbirci web-mjesta u kojoj se pravilnik nalazi idite na Postavke
-
Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite Pravilnici zbirke web-mjesta.
-
Kliknite pravilnik koji želite izvesti, pomaknite se na dno pravilnika, a zatim kliknite Izvezi.
-
U upitu za spremanje ili otvaranje datoteke kliknite Spremi, a zatim odaberite mjesto na koje želite spremiti datoteku. Obavezno odaberite mjesto koje je dostupno zbirkama web-mjesta koje uvoze pravilnik.
-
Kada se prikazuje dijaloški okvir Preuzimanje dovršenosti, kliknite Zatvori.
Uvoz pravilnika u drugu zbirku web-mjesta
Uvoz pravilnika za upravljanje informacijama omogućuje vam da ga primijenite na više vrsta sadržaja na web-mjestu ili na razini popisa unutar bilo koje zbirke web-mjesta. Prednosti toga su dvostruke: ne morate ponovno definirati i primjenjivati pravilnik na svaku vrstu sadržaja, a izmjene pravilnika možete lakše upravljati unosom promjena pravilnika samo na jednom mjestu.
-
Na početnoj stranici zbirke web-mjesta na koju želite primijeniti pravilnik idite na Postavke
-
U odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite Pravilnici zbirke web-mjesta.
-
Na stranici Pravilnici zbirke web-mjesta kliknite Uvoz, a zatim Pregledaj da biste pronašli XML datoteku pravilnika.
-
Odaberite XML datoteku u koju je pravilnik spremljen, a zatim kliknite Otvori.
-
Na stranici Uvoz pravilnika zbirke web-mjesta kliknite Uvezi da biste pravilnik dodali u zbirku web-mjesta.
Uvezeni pravilnik sada se može primijeniti na jednu ili više vrsta sadržaja na web-mjestu ili na razini popisa. Pročitajte članak Primjena pravilnika zbirke web-mjesta na vrstu sadržaja u prethodnom odjeljku ovog članka.
