Vytvoření a použití zásad správy informací

Aktivace funkce Zásady webu umožňuje správcům kolekce webů definovat plány uchovávání informací, které se vztahují na web a veškerý jeho obsah. Aktivace této funkce:

1. Přejděte na domovskou stránku kolekce webů, pro kterou chcete aktivovat funkci Zásady webu.

   Přejděte na Nastavení , Nastavení webu.

2. V části Správa kolekce webů zvolte Funkce kolekce webů.

3. Přejděte na Zásady webu. Pokud na pravé straně možnost Aktivní nevidíte, zvolte Aktivovat.

Pokud chcete zajistit, aby se zásady informací použily na všechny dokumenty určitého typu v rámci kolekce webů, zvažte vytvoření zásady na úrovni kolekce webů a později je použijte na typy obsahu. Tyto zásady se označují jako zásady kolekce webů.

1. Přejděte na Nastavení , Nastavení webu.

2. Na stránce Nastavení webu v seznamu Správa kolekce webů klikněte na Zásady kolekce webů.

3. Na stránce Zásady kolekce webů klikněte na Vytvořit.

4. Zadejte název a popis zásady a pak napište stručné prohlášení o zásadách, které uživatelům vysvětlí, k čemu zásady slouží. Prohlášení o zásadách může mít maximálně 512 znaků.

5. Informace o nastavení funkcí, které chcete přidružit k zásadám, najdete v části Vytvoření zásady pro typ obsahu dále v tomto článku.

6. Kliknutím na OK se vrátíte na stránku Zásady kolekce webů.

Přidání zásady správy informací k typu obsahu usnadňuje přidružení funkcí zásad k více seznamům nebo knihovnám. Můžete přidat existující zásadu správy informací k typu obsahu nebo vytvořit jedinečnou zásadu specifickou pro konkrétní typ obsahu.

Zásady správy informací můžete také přidat k typu obsahu, který je specifický pro seznamy. To má za následek použití zásady pouze u položek v seznamu, které používají daný typ obsahu.

1. Přejděte na Nastavení , Nastavení webu.

2. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie webové Designer na typy obsahu webu.

3. Na stránce Nastavení typu obsahu webu vyberte typ obsahu, ke kterému chcete přidat zásadu.

4. Na stránce Typ obsahu webu klikněte v části Nastavení na Nastavení zásad správy informací.

5. Na stránce Nastavení zásad správy informací vyberte Definovat zásadu a klikněte na OK.

6. Na stránce Upravit zásadu zadejte název a popis zásady a pak napište stručný popis, který uživatelům vysvětlí, k čemu zásady slouží. Popis může mít délku až 512 znaků.

7. V dalších částech vyberte jednotlivé funkce zásad, které chcete přidat do zásad správy informací.

8. Pokud chcete určit dobu uchovávání pro dokumenty a položky, na které se tato zásada vztahuje, klikněte na Povolit uchovávání a potom zadejte dobu uchovávání a akce, které mají proběhnout po vypršení platnosti položek.

   Určení doby uchovávání

   					1.	Klikněte na Přidat fázi uchovávání záznamů...
   					2.	Vyberte možnost doby uchovávání a určete, kdy má platnost dokumentů nebo položek vypršet. Udělejte něco z tohoto: Pokud chcete nastavit datum vypršení platnosti na základě vlastnosti date, klikněte v části Událostna Tato fáze je založená na vlastnosti data u položky a pak vyberte akci dokumentu nebo položky (například Vytvořeno nebo Změněno) a přírůstek času po této akci (například počet dní, měsíců nebo let), kdy má položka vypršet. Pokud chcete k určení vypršení platnosti použít vlastní vzorec uchovávání informací, klikněte na Nastavit pomocí vlastního vzorce uchovávání informací nainstalovaného na tomto serveru. Poznámka: Tato možnost je dostupná jenom v případě, že správce nastavil vlastní vzorec.
   					3.	Možnost Spustit pracovní postup je dostupná jenom v případě, že definujete zásadu pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, ke kterým už je přidružený pracovní postup. Pak budete mít na výběr z pracovních postupů, ze které si můžete vybrat.
   					4.	V části Opakování vyberte Opakovat akci této fáze...a zadejte, jak často se má akce opakovat. Poznámka: Tato možnost je dostupná jenom v případě, že vybranou akci lze opakovat. Nelze například nastavit opakování akce Trvale odstranit.
   					5.	Klikněte na OK.

9. Pokud chcete povolit auditování pro dokumenty a položky, na které se tato zásada vztahuje, klikněte na Povolit auditování a zadejte události, které chcete auditovat.

   Povolení auditování

   					1.	Na stránce Upravit zásadu v části Auditování zaškrtněte políčko Povolit auditování a pak zaškrtněte políčka vedle událostí, pro které chcete zachovat záznam auditu.
   					2.	Pokud chcete uživatele vyzvat k vložení těchto čárových kódů do dokumentů, zaškrtněte políčko Před uložením nebo tiskem vyzvat uživatele k vložení čárového kódu .
   					3.	Kliknutím na OK použijete funkci auditování na zásadu.
   						Funkce Zásady auditování umožňuje organizacím vytvářet a analyzovat záznamy auditu pro dokumenty a seznam položek, jako jsou seznamy úkolů, seznamy problémů, diskuzní skupiny a kalendáře. Tato funkce zásad poskytuje protokol auditu, který zaznamenává události, například když se obsah zobrazí, upraví nebo odstraní.
   						Pokud je auditování povolené jako součást zásad správy informací, můžou správci zobrazit data auditu v sestavách využití zásad, které jsou založené na Microsoft Excelu a které shrnují aktuální využití. Správci můžou pomocí těchto sestav určit, jak se informace v organizaci používají. Tyto sestavy také můžou organizacím pomoct ověřit a zdokumentovat dodržování právních předpisů nebo prozkoumat potenciální obavy.
   						Protokol auditu zaznamenává následující informace: název události, datum a čas události a systémový název uživatele, který akci provedl.

10. Když jsou čárové kódy povolené jako součást zásad, přidají se do vlastností dokumentu a zobrazí se v oblasti záhlaví dokumentu, na který se čárový kód použije. Stejně jako popisky se čárové kódy dají z dokumentu odebrat ručně.

    Povolení čárových kódů

    					1.	Na stránce Upravit zásadu zaškrtněte v části čárové kódy políčko Povolit čárové kódy .
    					2.	Pokud chcete uživatele vyzvat k vložení těchto čárových kódů do dokumentů, zaškrtněte políčko Před uložením nebo tiskem vyzvat uživatele k vložení čárového kódu .
    					3.	Kliknutím na OK použijete funkci čárového kódu na zásadu.
    						Zásady čárových kódů vygenerují standardní čárové kódy Code 39. Každý obrázek čárového kódu obsahuje text pod symbolem čárového kódu, který představuje hodnotu čárového kódu. To umožňuje použít data čárového kódu i v případě, že není k dispozici skenování hardwaru. Uživatelé můžou ručně zadat číslo čárového kódu do vyhledávacího pole a vyhledat položku na webu.

11. Pokud chcete vyžadovat, aby dokumenty, na které se vztahují tyto zásady, měly popisky, klikněte na Povolit popisky a zadejte nastavení, která chcete pro popisky použít.

    Povolení popisků

    					1.	Pokud chcete, aby uživatelé do dokumentu přidali štítek, zaškrtněte políčko Před uložením nebo tiskem vyzvat uživatele k vložení štítku. Poznámka: Pokud chcete, aby popisky byly volitelné, nezaškrtávejte toto políčko.
    					2.	Pokud chcete štítek uzamknout tak, aby ho po vložení nebylo možné změnit, zaškrtněte políčko Zabránit změnám popisků po jejich přidání . Toto nastavení zabrání aktualizaci textu popisku po vložení popisku do položky v rámci klientské aplikace, jako je Word, Excel nebo PowerPoint. Pokud chcete, aby se popisek aktualizoval při aktualizaci vlastností tohoto dokumentu nebo položky, nezaškrtávejte toto políčko.
    					3.	Do pole Formát popisku zadejte text popisku tak, jak chcete, aby se zobrazil. Popisky můžou obsahovat až 10 odkazů na sloupce, z nichž každý může mít délku až 255 znaků. Pokud chcete vytvořit formát štítku, postupujte takto: Zadejte názvy sloupců, které chcete zahrnout do popisku, v pořadí, ve kterém se mají zobrazit. Názvy sloupců uzavřete do složených závorek ({}), jak je znázorněno v příkladu na stránce Upravit zásadu. Zadejte slova, která identifikují sloupce mimo hranaté závorky, jak je znázorněno v příkladu na stránce Upravit zásadu.
    					4.	Pokud chcete přidat konec řádku, zadejte \n , kde se má konec řádku zobrazit.
    					5.	Vyberte požadovanou velikost a styl písma a určete, jestli chcete popisek umístit doleva, na střed nebo doprava v dokumentu. Tip: Vyberte písmo a styl, které jsou dostupné na počítačích uživatelů. Velikost písma má vliv na to, kolik textu se dá na popisku zobrazit.
    					6.	Zadejte výšku a šířku popisku. Výška popisku může být v rozsahu od 0,25 do 20 palců a šířka popisku může být v rozsahu 0,25 až 20 palců. Text popisku je v obrázku popisku vždy svisle uprostřed.
    					7.	Kliknutím na Aktualizovat zobrazte náhled obsahu popisku.

12. Klikněte na OK.

Můžete definovat zásady uchovávání informací, které se vztahují pouze na konkrétní seznam, knihovnu nebo složku. Pokud ale vytvoříte zásadu uchovávání informací tímto způsobem, nebudete ji moct opakovaně používat v jiných seznamech, knihovnách, složkách nebo webech.

Pokud chcete použít jednu zásadu uchovávání informací pro všechny typy obsahu v jednom umístění, budete pravděpodobně chtít použít uchovávání informací na základě umístění. Ve většině ostatních případů budete chtít ověřit, že jsou zásady uchovávání informací zadané pro všechny typy obsahu.

Pokud chcete definovat jiné zásady správy informací než uchovávání informací v seznamu nebo knihovně, musíte definovat zásady správy informací pro každý jednotlivý typ obsahu seznamu přidružený k danému seznamu nebo knihovně. Další informace najdete v tématu Vytvoření zásady pro typ obsahu webu v tomto článku.

Abyste mohli změnit nastavení zásad správy informací pro seznam nebo knihovnu, musíte mít alespoň oprávnění Spravovat seznamy.

1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, pro které chcete zadat zásady správy informací.

2. U knihovny dokumentů klikněte na Nastavení , Nastavení knihovny.

   Pokud tyto položky nabídky nevidíte nebo pokud chcete seznam zobrazit, klikněte na pásu karet na kartu Knihovna nebo Seznam a potom klikněte na Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

3. V části Oprávnění a správa klikněte na Nastavení zásad správy informací.

4. Na stránce Nastavení zásad správy informací se ujistěte, že je zdroj uchovávání pro seznam nebo knihovnu nastavený na Knihovnu a složky. Pokud se jako zdroj zobrazí Typ obsahu , postupujte takto:

   • Klikněte na tlačítko Změnit zdroj.

   • Na stránce Upravit zásadu vyberte v části Zdroj uchovávání informací možnost Knihovna a složky. Zobrazí se upozornění, že zásady uchovávání informací typu obsahu budou ignorovány.

   • Klikněte na OK.

5. Na stránce Upravit zásadu v části Plán uchovávání informací založených na knihovně zadejte stručný popis zásady, kterou vytváříte.

6. V části Jiné než záznamy klikněte na Přidat fázi uchovávání informací...

   Důležité informace: Všimněte si, že v části Záznamy můžete definovat různé zásady uchovávání informací pro záznamy výběrem možnosti Definovat různé fáze uchovávání pro záznamy.

7. V dialogovém okně Vlastnosti fáze vyberte možnost doba uchovávání a určete, kdy má platnost dokumentů nebo položek vypršet. Udělejte něco z tohoto:

   • Pokud chcete nastavit datum vypršení platnosti na základě vlastnosti date, klikněte v části Událostna Tato fáze je založená na vlastnosti data u položky a pak vyberte akci dokumentu nebo položky (například Vytvořeno nebo Změněno) a přírůstek času po této akci (například počet dní, měsíců nebo let), kdy má položka vypršet.

   • Pokud chcete k určení vypršení platnosti použít vlastní vzorec uchovávání informací, klikněte na Nastavit pomocí vlastního vzorce uchovávání informací nainstalovaného na tomto serveru.

     Poznámka: Tato možnost je dostupná jenom v případě, že správce nastavil vlastní vzorec.

   • V části Akce zadejte, co se má stát, když vyprší platnost dokumentu nebo položky. Pokud chcete povolit, aby se s dokumentem nebo položkou proběhla určitá akce (například odstranění), vyberte akci ze seznamu.

8. Možnost Spustit pracovní postup je dostupná jenom v případě, že definujete zásadu pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, ke kterým už je přidružený pracovní postup. Pak budete mít na výběr z pracovních postupů, ze které si můžete vybrat.

9. V části Opakování vyberte Opakovat akci této fáze...a zadejte, jak často se má akce opakovat.

   Poznámka: Tato možnost je dostupná jenom v případě, že vybranou akci lze opakovat. Nelze například nastavit opakování akce Trvale odstranit.

10. Klikněte na OK.

Pokud už byly zásady správy informací pro váš web vytvořeny jako zásady kolekce webů, můžete některou ze zásad použít u typu obsahu. Můžete tak použít stejnou zásadu pro více typů obsahu v kolekci webů, které nesdílejí stejný nadřazený typ obsahu.

1. Přejděte do seznamu nebo knihovny obsahující typ obsahu, na který chcete zásadu použít.

2. U knihovny dokumentů klikněte na Nastavení , Nastavení knihovny.

   Pokud tyto položky nabídky nevidíte nebo pokud chcete seznam zobrazit, klikněte na pásu karet na kartu Knihovna nebo Seznam a potom klikněte na Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

3. V části Oprávnění a správa klikněte na Nastavení zásad správy informací.

4. Ověřte, že je zdroj zásad nastavený na Typy obsahu a v části Zásady typů obsahu vyberte typ obsahu, na který chcete zásadu použít.

5. V části Zadejte zásadu klikněte na Použít zásadu kolekce webů a pak v seznamu vyberte zásadu, kterou chcete použít.

   Poznámka: Pokud možnost Použít zásadu kolekce webů není k dispozici, nejsou pro kolekci webů definovány žádné zásady kolekce webů.

6. Klikněte na OK.

   Důležité informace: Pokud seznam nebo knihovna, se kterými pracujete, podporuje správu více typů obsahu, můžete v části Typy obsahu kliknout na typ obsahu, pro který chcete zadat zásady správy informací. Tím přejdete přímo ke kroku 5 výše.

Sdílení typů obsahu napříč kolekcemi webů pomocí aplikace služby spravovaná metadata k nastavení publikování typu obsahu Publikování typu obsahu pomáhá konzistentně spravovat obsah a metadata na vašich webech, protože typy obsahu je možné vytvářet a aktualizovat centrálně a aktualizace se dají publikovat do více odebíraných kolekcí webů nebo webových aplikací.

Můžete definovat zásady správy informací a pak z ní vytvořit šablonu, která se bude podle potřeby používat ve více kolekcích webů. Tuto metodu můžete použít, pokud chcete mít zálohu zásad informací, nebo ji můžete použít také jako alternativní metodu použití publikování typu obsahu pro použití jedné zásady napříč kolekcemi webů. Šablonu nebo zálohu zásad vytvoříte exportem zásady z jedné kolekce webů a následným importem do uloženého umístění nebo do jiné kolekce webů.

Export zásady

1. V kolekci webů, ve které se zásada nachází, přejděte na Nastavení , Nastavení webu.

2. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa kolekce webů na Zásady kolekce webů.

3. Klikněte na zásadu, kterou chcete exportovat, posuňte se do dolní části zásady a klikněte na Exportovat.

4. Po zobrazení výzvy k uložení nebo otevření souboru klikněte na Uložit a vyberte umístění, do které chcete soubor uložit. Nezapomeňte vybrat umístění, které je dostupné pro kolekce webů, které zásady importují.

5. Po zobrazení dialogového okna Stáhnout dokončeno klikněte na Zavřít.

Import zásad do jiné kolekce webů

Import zásad správy informací vám umožní použít je na více typů obsahu na úrovni webu nebo seznamu v rámci libovolné kolekce webů. Výhody tohoto postupu jsou dvojí: nemusíte zásady znovu definovat a aplikovat na každý typ obsahu a můžete snadněji spravovat úpravy zásad prováděním změn zásad jenom na jednom místě.

1. Na domovské stránce kolekce webů, na kterou chcete zásady použít, přejděte na Nastavení , Nastavení webu.

2. V části Správa kolekce webů klikněte na Zásady kolekce webů.

3. Na stránce Zásady kolekce webů klikněte na Importovat a potom klikněte na Procházet a vyhledejte soubor XML pro zásadu.

4. Vyberte soubor XML, ve kterém jsou zásady uložené, a klikněte na Otevřít.

5. Na stránce Importovat zásady kolekce webů klikněte na Importovat a přidejte zásadu do kolekce webů.

Importované zásady se teď dají použít pro jeden nebo více typů obsahu na úrovni webu nebo seznamu. Viz Použití zásad kolekce webů u typu obsahu dříve v tomto článku.