การสร้างกฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

ในบทความนี้

• ภาพรวม

  • ซึ่งเอกสารอาจมาจาก

  • สิ่งที่กำหนดตำแหน่งที่ตั้งที่กำหนดเส้นทางได้อย่างไร

  • ขั้นตอนแรก

• สร้างกฎเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

ภาพโดยรวม

เอกสารทางธุรกิจจะมาจากแหล่งที่มาซึ่งมีอยู่มากมายหลายรูปแบบ และมักจะต้องจัดเก็บไว้ในลักษณะที่ปลอดภัยเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบและลดความเสี่ยงในการถูกดำเนินคดีตามกฎหมาย หลังจากที่กำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาให้กำหนดเส้นทางระเบียนแล้ว คุณสามารถสร้างและตั้งโปรแกรมกฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหาที่จำเพาะเจาะจงซึ่งทำให้คุณสามารถจัดเก็บระเบียนต่างๆ ตามข้อกำหนดและกฎทางธุรกิจโดยเฉพาะได้โดยอัตโนมัติ

การสร้างกฎเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารภายในที่เก็บข้อมูลส่วนกลางขององค์กรโดยอัตโนมัตินี้ เมื่อนำมาใช้งานร่วมกับชนิดเนื้อหาจะทำให้ไม่จำเป็นต้องอัปโหลดเอกสารหรือรายการอื่นไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์ด้วยตนเองอีกต่อไป ผู้ใช้จะเติมเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับเอกสารใดๆ ที่ให้ และเอกสารจะได้รับการกำหนดเส้นทางไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์ที่ถูกต้องโดยยึดตามกฎการกำหนดเส้นทางที่ได้ระบุไว้ล่วงหน้า กฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะถูกจัดเก็บเป็นรายการ SharePoint

นอกจากนี้ ตัวจัดระเบียบเนื้อหายังช่วยคุณในการตรวจสอบและควบคุมจำนวนเอกสารสูงสุดที่สามารถจัดเก็บในไลบรารีใดๆ ที่กำหนดได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้ามีการเพิ่มเอกสารลงในไลบรารีหรือโฟลเดอร์ที่มีรายการอยู่ภายในถึงขีดจำกัด 5000 รายการแล้ว ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะสร้างโฟลเดอร์ใหม่และกำหนดเส้นทางเอกสารให้ไปยังโฟลเดอร์ใหม่นั้น

สร้างกฎในการกำหนดเส้นทางเอกสาร

สำหรับชนิดระเบียนแต่ละชนิดที่คุณเพิ่มลงในรายการ การกำหนดเส้นทางระเบียน คุณสามารถระบุชื่อเรื่องและคำอธิบายของระเบียนได้ คุณยังสามารถระบุตำแหน่งที่ตั้งในไซต์ที่ระเบียนถูกจัดเก็บไว้ได้อีกด้วย เพื่อให้แน่ใจว่าระเบียนที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมดจะถูกกำหนดเส้นทางไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่เหมาะสม คุณสามารถระบุชื่อสำรองให้แก่ชนิดระเบียนได้

1. ไปยังไซต์ที่คุณต้องการสร้างกฎของ ตัวจัดระเบียบเนื้อหา

2. จากเมนูการกระทำในไซต์ คลิกการตั้งค่าไซต์

3. บนเพจการตั้งค่าไซต์ ภายใต้ส่วน การดูแลไซต์ ให้คลิก กฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหา

4. ในกลุ่ม สร้าง บน Ribbon ให้คลิก สร้างรายการ แล้วคลิก กฎ

5. พิมพ์ชื่อที่อธิบายถึงการกระทำและเงื่อนไขของกฎ

6. ในส่วน สถานะและลำดับความสำคัญของกฎ ให้เลือกว่าจะนำกฎไปใช้กับเนื้อหาขาเข้าหรือไม่ ถ้าเลือก ใช้งานอยู่ ให้เลือกลำดับความสำคัญที่จะระบุว่าจะกำหนดเส้นทางเนื้อหาอย่างไรถ้าเนื้อหานั้นตรงตามกฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหามากกว่าหนึ่งกฎ

7. ขั้นต่อไป ให้กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างกฎกับชนิดเนื้อหา การดำเนินการนี้ทำให้การส่งไปยังตัวจัดระเบียบจะได้รับการกำหนดป้ายชื่อด้วยชนิดเนื้อหาที่เลือก และคุณสมบัติที่ใช้ในเงื่อนไขของกฎจะได้รับการระบุไว้

8. เลือกกลุ่มเนื้อหาที่เหมาะสม กลุ่มที่คุณเลือกจะเป็นตัวกำหนดชนิดเนื้อหาที่คุณสามารถเลือกได้ในขั้นตอนต่อไป

9. เลือกชนิดเนื้อหาที่เหมาะสม

10. ถ้าคุณเลือกชนิดเนื้อหามีชื่ออื่นบนไซต์ SharePoint อื่น เลือกกล่องกาเครื่องหมายภายใต้ชื่ออื่น พิมพ์ชื่ออื่นลงในเขตข้อมูลจัดให้ จากนั้น คลิเพิ่ม ชื่อชนิดเนื้อหาที่แสดงแทนที่ปรากฏในกล่องรายการด้านล่าง

11. ในส่วน เงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่คุณสมบัติของการส่งจะต้องตรงตามสำหรับกฎนั้น ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการกฎที่จะนำไปใช้กับเอกสารทั้งหมดที่มีคำว่า “งบประมาณ” อยู่ในชื่อเรื่อง คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติมได้ด้วยการคลิกการเชื่อมโยง เพิ่มเงื่อนไขอื่น

    หมายเหตุ:  คุณสมบัติพร้อมใช้งานจากรายการดรอปดาวน์คุณสมบัติแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดเนื้อหาที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 6.

12. พิมพ์หรือเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งที่จะวางเนื้อหาที่ตรงตามกฎนั้น เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ เพื่อจัดกลุ่มเอกสารที่คล้ายคลึงกันไว้ในโฟลเดอร์เดียวกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคุณสมบัติที่แสดงรายการเอกสารทั้งหมดของโครงการต่างๆ ในองค์กรของคุณ คุณสามารถบังคับให้ตัวจัดระเบียบสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับโครงการแต่ละโครงการได้

ด้านบนของหน้า