การมีจํานวนเรกคอร์ดอยู่ในรายงานอาจเป็นประโยชน์ ในรายงานที่มีการจัดกลุ่มหรือรายงานสรุป คุณสามารถแสดงจํานวนระเบียนในแต่ละกลุ่มได้ หรือคุณสามารถเพิ่มหมายเลขบรรทัดให้กับระเบียนแต่ละระเบียนเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิงถึงระเบียนแต่ละระเบียน บทความนี้อธิบายวิธีการเพิ่มการนับจํานวนและหมายเลขบรรทัดลงในรายงานของคุณทีละขั้นตอน
คุณต้องการทำอะไร
การนับจํานวนระเบียนในรายงานหรือกลุ่ม
มุมมองเค้าโครงมอบวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการเพิ่มจํานวนให้กับรายงานของคุณ
นับระเบียนโดยใช้มุมมองเค้าโครง
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่รายงาน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด
-
คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการนับ เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าระเบียนทั้งหมดถูกนับให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณทราบว่าไม่มีค่า Null เช่น เขตข้อมูล ID
-
บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม การจัดกล่มและผลรวม ให้คลิก ผลรวม
-
เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
-
เมื่อต้องการนับระเบียนทั้งหมดในรายงานโดยไม่คํานึงว่ามีค่าในเขตข้อมูลที่เลือกหรือไม่ ให้คลิก นับระเบียน
-
เมื่อต้องการนับเฉพาะระเบียนที่มีค่าอยู่ในเขตข้อมูลที่เลือก ให้คลิก นับค่า
หมายเหตุ: นับค่า ไม่พร้อมใช้งานสําหรับเขตข้อมูลของชนิดข้อมูลต่อไปนี้:
-
ข้อความยาว (Memo)
-
วัตถุ OLE
-
ไฮเปอร์ลิงก์
-
สิ่งที่แนบมา
-
-
-
Access จะเพิ่มกล่องข้อความลงในส่วนท้ายของรายงาน และตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม เป็นนิพจน์ที่ทําฟังก์ชัน Count ถ้ามีระดับการจัดกลุ่มใดๆ ในรายงานของคุณ Access จะเพิ่มกล่องข้อความลงในส่วนท้ายของกลุ่มแต่ละกลุ่มเพื่อทําการคํานวณแบบเดียวกัน
หมายเหตุ: ถ้าคุณใช้มุมมองเค้าโครงเพื่อสร้างจํานวนบนเขตข้อมูลที่ระบุ Access จะสร้างนิพจน์ที่นับเฉพาะระเบียนที่เขตข้อมูลนั้นไม่ใช่ Null ตัวอย่างเช่น ถ้ามีระเบียน 10 ระเบียนในรายงาน และคุณเพิ่มจํานวนลงในเขตข้อมูลที่มีค่า Null สามค่า กล่องข้อความนับจะแสดง 7 ซึ่งเป็นระเบียนตัวเลขที่มีค่าที่ไม่ใช่ Null คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้โดยการเพิ่มจํานวนให้กับเขตข้อมูลที่ไม่อนุญาตให้มีค่า Null (เช่น เขตข้อมูล ID) หรือคุณสามารถแก้ไขแหล่งตัวควบคุมของกล่องข้อความเพื่อให้นับระเบียนทั้งหมดไม่ว่าจะมีค่า Null หรือไม่ก็ตาม วิธีทำ:
-
เลือกกล่องข้อความที่แสดงการนับจํานวน ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ
-
คลิกแท็บ ข้อมูล
-
ในกล่องคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ให้ลบนิพจน์แล้วพิมพ์ =Count(*)
-
บันทึกรายงานและสลับไปยังมุมมองรายงานเพื่อดูผลลัพธ์
นับระเบียนโดยใช้มุมมองออกแบบ
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่รายงาน แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
-
บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก กล่องข้อความ
-
เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
-
เมื่อต้องการเพิ่มจํานวนระเบียนทั้งหมดในรายงาน ให้คลิกส่วน ส่วนหัวรายงาน หรือ ส่วนท้ายของรายงาน ที่คุณต้องการวางกล่องข้อความ
-
เมื่อต้องการเพิ่มจํานวนระเบียนทั้งหมดในแต่ละกลุ่มของรายงานที่มีการจัดกลุ่ม ให้คลิกส่วน ส่วนหัวของกลุ่ม หรือ ส่วนท้ายของกลุ่ม ที่คุณต้องการวางกล่องข้อความ
-
-
เลือกกล่องข้อความแล้วกด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ
-
คลิกแท็บ ข้อมูล
-
ในกล่องคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ให้พิมพ์ =Count(*)
นิพจน์ นี้ใช้ฟังก์ชัน Count เพื่อนับระเบียนทั้งหมดในรายงานหรือกลุ่ม แม้ว่าบางเขตข้อมูลในบางระเบียนจะเป็น Null ก็ตาม เมื่อต้องการนับระเบียนเฉพาะที่เขตข้อมูลที่ระบุไม่เป็น Null (ตัวอย่างเช่น SupplierName) ให้ใช้นิพจน์ต่อไปนี้แทน: =CDbl(Nz(Count([SupplierName]),0))
เพิ่มหมายเลขบรรทัดสําหรับแต่ละระเบียนในรายงานหรือกลุ่ม
คุณสามารถใส่หมายเลขรายการในรายงานของคุณได้ ตัวอย่างเช่น ในรายงาน ยอดขายตามผลิตภัณฑ์ คุณอาจต้องการให้ "1" นําหน้ารายการแรกในกลุ่มผลิตภัณฑ์ "2" เพื่อนําหน้ารายการที่สอง และอื่นๆ เมื่อกลุ่มผลิตภัณฑ์ถัดไปเริ่มต้น การนับจะเริ่มต้นใหม่ และ "1" จะมาก่อนรายการแรก
คุณสามารถใส่หมายเลขให้กับรายการในรายงานของคุณโดยใช้ตัวควบคุมจากการคํานวณและการตั้งค่าคุณสมบัติ ผลรวมสะสม
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่รายงาน แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
-
บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก กล่องข้อความ
-
ในส่วน รายละเอียด ของรายงาน ให้ลากตัวชี้เพื่อสร้างกล่องข้อความ เพื่อให้แน่ใจว่ามีความกว้างเพียงพอที่จะรองรับรายการตัวเลขที่มากที่สุด
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณจะมีหนึ่งร้อยคําสั่งซื้อ คุณจะต้องเว้นวรรคอย่างน้อยสามอักขระ (100) ถ้าป้ายชื่อปรากฏถัดจากกล่องข้อความ ให้ลบป้ายชื่อโดยการคลิกแล้วกด DELETE ถ้าคุณวางกล่องข้อความใกล้กับระยะขอบด้านซ้าย ป้ายชื่ออาจถูกซ่อนอยู่ใต้กล่องข้อความ ใช้จุดจับสําหรับย้ายที่มุมบนซ้ายของกล่องข้อความ ลากกล่องข้อความไปทางขวาเพื่อให้คุณสามารถดูป้ายชื่อได้ จากนั้น คุณสามารถคลิกป้ายชื่อแล้วกด DELETE
-
เลือกกล่องข้อความ ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ
-
คลิกแท็บ ทั้งหมด ในกล่องคุณสมบัติ ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อ เช่น txtItemNumber
-
คลิกแท็บ ข้อมูล
-
ในกล่องคุณสมบัติ ผลรวมสะสม ให้เลือก เหนือกลุ่ม
-
ในกล่องคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ให้พิมพ์ =1
-
คลิกแท็บ รูปแบบ
-
ในกล่องคุณสมบัติ รูปแบบ ให้พิมพ์ # (เครื่องหมายปอนด์ตามด้วยเครื่องหมายมหัพภาค)
ซึ่งจะจัดรูปแบบหมายเลขบรรทัดด้วยจุดต่อจากตัวเลขนั้น
-
บันทึกรายงานและสลับไปยังมุมมองรายงานเพื่อดูผลลัพธ์