Een draaitabel heeft verschillende indelingen die een vooraf gedefinieerde structuur voor het rapport bieden, maar u kunt deze indelingen niet aanpassen. Als u meer flexibiliteit nodig hebt bij het ontwerpen van de indeling van een draaitabelrapport, kunt u de cellen converteren naar werkbladformules en vervolgens de indeling van deze cellen wijzigen door optimaal gebruik te maken van alle functies die beschikbaar zijn in een werkblad. U kunt de cellen converteren naar formules die kubusfuncties gebruiken of de functie GETPIVOTDATA gebruiken. Het converteren van cellen naar formules vereenvoudigt het maken, bijwerken en onderhouden van deze aangepaste draaitabellen aanzienlijk.
Wanneer u cellen converteert naar formules, hebben deze formules toegang tot dezelfde gegevens als de draaitabel en kunnen ze worden vernieuwd om bijgewerkte resultaten te zien. Met de mogelijke uitzondering van rapportfilters hebt u echter geen toegang meer tot de interactieve functies van een draaitabel, zoals filteren, sorteren of uitvouwen en samenvouwen van niveaus.
Opmerking: Wanneer u een OLAP-draaitabel (Online Analytical Processing) converteert, kunt u de gegevens blijven vernieuwen om up-to-date meetwaarden te krijgen, maar u kunt de werkelijke leden die in het rapport worden weergegeven niet bijwerken.
Meer informatie over veelvoorkomende scenario's voor het converteren van draaitabellen naar werkbladformules
Hier volgen typische voorbeelden van wat u kunt doen nadat u draaitabelcellen hebt geconverteerd naar werkbladformules om de indeling van de geconverteerde cellen aan te passen.
Cellen opnieuw rangschikt en verwijderen
Stel dat u een periodiek rapport hebt dat u elke maand voor uw personeel moet maken. U hebt alleen een subset van de rapportgegevens nodig en u wilt de gegevens het liefst op een aangepaste manier indelen. U kunt cellen verplaatsen en rangschikken in een gewenste ontwerpindeling, de cellen verwijderen die niet nodig zijn voor het maandelijkse personeelsrapport en vervolgens de cellen en het werkblad naar wens opmaken.
Rijen en kolommen invoegen
Stel dat u verkoopgegevens voor de afgelopen twee jaar wilt weergeven, uitgesplitst per regio en productgroep en dat u uitgebreid commentaar wilt invoegen in extra rijen. Voeg een rij in en voer de tekst in. Daarnaast wilt u een kolom toevoegen met de verkoop per regio en productgroep die niet in de oorspronkelijke draaitabel staat. Voeg een kolom in, voeg een formule toe om de gewenste resultaten op te halen en vul de kolom omlaag in om de resultaten voor elke rij weer te geven.
Meerdere gegevensbronnen gebruiken
Stel dat u de resultaten tussen een productie- en testdatabase wilt vergelijken om ervoor te zorgen dat de testdatabase de verwachte resultaten oplevert. U kunt eenvoudig celformules kopiëren en vervolgens het verbindingsargument wijzigen zodat deze naar de testdatabase verwijst om deze twee resultaten te vergelijken.
Celverwijzingen gebruiken om gebruikersinvoer te variëren
Stel dat u wilt dat het hele rapport wordt gewijzigd op basis van gebruikersinvoer. U kunt argumenten in de kubusformules wijzigen in celverwijzingen op het werkblad en vervolgens verschillende waarden invoeren in die cellen om verschillende resultaten af te leiden.
Een niet-uniforme rij- of kolomindeling maken (ook wel asymmetrische rapportage genoemd)
Stel dat u een rapport moet maken met een kolom 2008 met de naam Werkelijke verkoop, een 2009-kolom met de naam Projected Sales, maar u wilt geen andere kolommen. U kunt een rapport maken dat alleen deze kolommen bevat, in tegenstelling tot een draaitabel, waarvoor symmetrische rapportage is vereist.
Uw eigen kubusformules en MDX-expressies maken
Stel dat u een rapport wilt maken waarin de verkoop voor een bepaald product door drie specifieke verkopers voor de maand juli wordt weergegeven. Als u op de hoogte bent van MDX-expressies en OLAP-query's, kunt u de kubusformules zelf invoeren. Hoewel deze formules heel uitgebreid kunnen worden, kunt u het maken van deze formules vereenvoudigen en de nauwkeurigheid ervan verbeteren door formules automatisch aanvullen te gebruiken. Zie De functie Formule automatisch aanvullen gebruiken voor meer informatie.
Opmerking: U kunt een OLAP-draaitabel (Online Analytical Processing) alleen converteren met behulp van deze procedure.
-
Als u de draaitabel wilt opslaan voor toekomstig gebruik, raden we u aan een kopie van de werkmap te maken voordat u de draaitabel converteert door te klikken op Bestand > Opslaan als. Zie Een bestand opslaan voor meer informatie.
-
Bereid de draaitabel zo voor dat u de herindeling van de cellen na conversie als volgt kunt minimaliseren:
-
Wijzig in een indeling die het meest lijkt op de gewenste indeling.
-
Interactie met het rapport, zoals filteren, sorteren en opnieuw ontwerpen van het rapport, om de gewenste resultaten te krijgen.
-
-
Klik op de draaitabel.
-
Klik op het tabblad Opties in de groep Extra op OLAP-hulpprogramma's en klik vervolgens op Converteren naar formules.
Als er geen rapportfilters zijn, wordt de conversiebewerking voltooid. Als er een of meer rapportfilters zijn, wordt het dialoogvenster Converteren naar formules weergegeven.
-
Bepaal hoe u de draaitabel wilt converteren:
De hele draaitabel converteren
-
Schakel het selectievakje Rapportfilters converteren in.
Hiermee worden alle cellen geconverteerd naar werkbladformules en wordt de hele draaitabel verwijderd.
Alleen de rijlabels, kolomlabels en waarden van de draaitabel converteren, maar de rapportfilters behouden
-
Zorg ervoor dat het selectievakje Rapportfilters converteren is uitgeschakeld. (Dit is de standaardinstelling.)
Hiermee worden alle cellen van rijlabels, kolomlabels en waardengebied geconverteerd naar werkbladformules en blijft de oorspronkelijke draaitabel behouden, maar alleen met de rapportfilters, zodat u kunt blijven filteren met behulp van de rapportfilters.
Opmerking: Als de draaitabelindeling versie 2000-2003 of eerder is, kunt u alleen de hele draaitabel converteren.
-
-
Klik op Converteren.
De conversiebewerking vernieuwt eerst de draaitabel om ervoor te zorgen dat er actuele gegevens worden gebruikt.
Er wordt een bericht weergegeven op de statusbalk terwijl de conversiebewerking plaatsvindt. Als de bewerking lang duurt en u liever op een ander moment wilt converteren, drukt u op Esc om de bewerking te annuleren.
Notities:
-
U kunt geen cellen converteren met filters die zijn toegepast op verborgen niveaus.
-
U kunt geen cellen converteren waarin velden een aangepaste berekening hebben die is gemaakt via het tabblad Waarden weergeven als van het dialoogvenster Instellingen voor waardenveld . (Klik op het tabblad Opties in de groep Actief veld op Actief veld en klik vervolgens op Veldinstellingen voor waarden.)
-
Voor cellen die worden geconverteerd, blijft de celopmaak behouden, maar worden draaitabelstijlen verwijderd omdat deze stijlen alleen van toepassing kunnen zijn op draaitabellen.
-
U kunt de functie GETPIVOTDATA in een formule gebruiken om draaitabelcellen te converteren naar werkbladformules wanneer u wilt werken met niet-OLAP-gegevensbronnen, als u liever niet meteen een upgrade uitvoert naar de nieuwe indeling van draaitabelversie 2007 of als u de complexiteit van het gebruik van de kubusfuncties wilt voorkomen.
-
Zorg ervoor dat de opdracht GETPIVOTDATA genereren in de groep Draaitabel op het tabblad Opties is ingeschakeld.
Opmerking: Met de opdracht GETPIVOTDATA genereren wordt de optie GETPIVOTTABLE-functies gebruiken voor draaitabelverwijzingen in de categorie Formules van de sectie Werken met formules in het dialoogvenster Opties voor Excel ingesteld of gewist.
-
Controleer in de draaitabel of de cel die u in elke formule wilt gebruiken, zichtbaar is.
-
Typ in een werkbladcel buiten de draaitabel de gewenste formule tot het punt waarop u gegevens uit het rapport wilt opnemen.
-
Klik in de draaitabel op de cel die u wilt gebruiken in de formule in de draaitabel. Er wordt een werkbladfunctie GETPIVOTDATA toegevoegd aan uw formule waarmee de gegevens uit de draaitabel worden opgehaald. Deze functie blijft de juiste gegevens ophalen als de rapportindeling wordt gewijzigd of als u de gegevens vernieuwt.
-
Voltooi het typen van de formule en druk op Enter.
Opmerking: Als u een van de cellen waarnaar wordt verwezen in de formule GETPIVOTDATA uit het rapport verwijdert, retourneert de formule #REF!.
