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Colaboração em documentos é um elemento crítico para trabalhar de forma eficiente como uma equipa da empresa. A combinação de tecnologias do SharePoint e o Office 2010 oferece um espectro de métodos de colaboração do documento, se trata-se a cocriação uma folha de cálculo ou encaminhamento de um plano de negócios através de um fluxo de trabalho. Compreender as formas como pode colaborar em documentos é crucial para efetuar a melhor escolha para as suas necessidades e melhorar a produtividade como um trabalhador de informações.
No entanto, colaborar nos seus documentos, os dias de anexos de correio electrónico de reencaminhamento de chamadas são histórico. A partir deste dia reencaminhar, nunca tem de ser efetuada com o documento à volta e, em seguida, ter dificuldade com a reconciliação de versão conflitos, o manual intercalar e coordenar de alterações, o rastreio, para baixo de quem tenha feito o que e a localização da versão mais recente.
Notas:
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Para obter mais informações sobre como co-criar documentos, consulte os sistemas de ajuda para o Word 2010, PowerPoint 2010, o OneNote 2010 e Office Web Apps.
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Para obter mais informações sobre como configurar tecnologias do SharePoint para colaboração e co-criação de documentos, consulte o web site TechNet.
Neste artigo
O espetro de colaboração em documentos
Colaboração em documentos significa que vários autores a trabalham em conjunto num documento ou numa coleção de documentos. Estes podem ser em simultâneo cocriar um documento ou rever uma especificação como parte de um fluxo de trabalho estruturado. Cocriação de documentos, que é um subconjunto de colaboração em documentos, significa que a trabalhar num documento em simultâneo com um ou mais utilizadores. Existem vários métodos diferentes de colaboração e cocriação e criação de que forma gradual envolvam estrutura mais controlar à volta a experiência de colaboração do documento. Uma boa forma para o ajudar a decidir qual o método de colaboração do documento e produto se adequa a si é pretende obter as opções de ao longo de um espectro de opções.
Cocriação Semiformal : Vários autores a editar em simultâneo em qualquer lugar no documento. Alguns exemplos incluem: minutos periódicos, debate de ideias sessões e materiais de referência para o OneNote; e modelos financeiros desenvolvidos de equipa, orçamentos e elementos listas de controlo para o Excel.
Cocriação formal: Vários autores a editar em simultâneo de uma forma controlada guardando conteúdo quando estiver pronto para ser reveladas. Alguns exemplos incluem: planos de negócio, boletins e legais instruções para o Word; e marketing e conferência apresentações do PowerPoint.
Comentar e rever:Um autor primário solicits edições e comentários (que podem ser debates por tópicos) por encaminhar o documento num fluxo de trabalho, mas a publicação do documento final de controlos. Alguns exemplos incluem as especificações, técnicos com regulamentações e ajuda online.
Conjuntos de documentos: Vários autores são atribuídos documentos diferentes como parte de um fluxo de trabalho e, em seguida, é publicado um conjunto de documento principal. Alguns exemplos incluem: especificações de produto nova e uma de vendas de inclinação livro de endereços.
Cocriar com o Office 2010 e Office Web Apps
As secções seguintes descrevem as formas como pode cocriar com o Office 2010 e Office Web Apps e as melhores práticas utilização das bibliotecas na manutenção dos ficheiros.
Resumo dos produtos de cocriação
Produtos de vários Office 2010 e Office Web Apps permitem vários autores a editar documentos ao mesmo tempo. Para cada produto, é muito semelhante a funcionalidade de cocriação. No entanto, existem algumas diferenças de estrutura que suportam métodos de colaboração diferente e cenários projetados. A tabela seguinte resume cada produto de cocriação.
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Aplicação |
Servidor requisitos |
Cenários comuns |
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Word 2010 |
Tecnologias do SharePoint |
Qualquer documento, incluindo propostas, planos, declarações de objetivos, minutos, boletins e relatórios |
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Tecnologias do SharePoint |
Qualquer apresentação, incluindo formação, conferências, post-mortems, descrições gerais de produtos, manuais e relatórios de estado do projeto |
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Excel Online |
Tecnologias SharePoint |
Qualquer folha de cálculo, incluindo modelação financeira em equipa, empresas-empresas linha atualização produtos uma página web e intercâmbio em tempo real folha de cálculo |
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OneNote 2010 |
Tecnologias do SharePoint |
Qualquer bloco de notas, incluindo a reunião periódicas, debate de ideias ("grupo-pensar") do projeto, material referência e pesquisa partilhado e cursos de formação partilhados |
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OneNote Online |
Tecnologias do SharePoint e o Office Web Apps |
A cocriação, controlo de versões, dar saída e ambientes Office mistos
As secções seguintes descrevem as melhores práticas ao cocriar com outros utilizadores.
Cocriar e dar saída de documentos
A cocriação não é compatível com o processo de dar saída e dar entrada a documentos numa biblioteca. Dar saída de um meio de documento que pretende exclusivamente escrever na mesma e, em seguida, selecione-o eventualmente o novamente para que outras pessoas podem ver as alterações ou ainda mais trabalhar no documento. Por isso, ao dar saída de um ficheiro, outros utilizadores não podem cocriar com o documento consigo. Por predefinição bibliotecas não necessitam de dar saída de ficheiros e não devem ser activadas onde será utilizada a cocriação. Deve também não explicitamente dar saída de um documento, se pretender co-criar o documento.
Cocriar documentos e controlo de versões
Controlo de versões permite aos utilizadores guardar versões de documentos, recuperar edições ou instantâneo o estado de um documento para corresponder a um marco de projeto. Tecnologias SharePoint mantém um registo das alterações aos documentos enquanto que estão a ser editados, armazena versões anteriores e pode manter a par versões principais e secundárias de um documento. Uma vez que várias co-autores podem manter um documento aberto durante um longo período de tempo, controlo de versões para documentos de co-criação é executado em intervalos de tempo específico e não necessariamente quando o documento é guardado. Por predefinição, o controlo de versões não está activado numa biblioteca.
Quando lhe co-criar documentos de Word 2010 e no PowerPoint 2010, é uma boa ideia para utilizar o controlo de versões, ambos principais e secundárias, para que os utilizadores possam obter as alterações feitas por outros utilizadores quando for necessário. Além disso, o período de controlo de versões determina com que frequência tecnologias do SharePoint cria uma nova versão de um documento que está a ser cocriação autores. O valor predefinido de 30 minutos provavelmente funciona para a maioria dos ambientes, mas este valor pode ser ajustado por um administrador conforme necessário. Definir este período de um valor mais baixo versões para capturar e altera mais frequentemente, mas pode exigir mais armazenamento do servidor.
Para bibliotecas que contém os blocos de notas do OneNote, é aconselhável apenas principais controlo de versões, uma vez que as versões secundárias poderão causar erros de sincronização que podem dificultar alterações de ser guardado. Blocos de notas do OneNote que são frequentemente actualizados também poderão criar muitas versões. Uma vez que o número de versões pode tornar-se grande ao longo do tempo, é uma boa ideia para limitar o número de versões retidos através da definição de um número máximo de versões para um montante razoável com base nas necessidades dos utilizadores. Tenha em atenção que o período de controlo de versões não causam impacto na blocos de notas do OneNote, uma vez que o OneNote mantém informações mais detalhada sobre a versão no bloco de notas.
Cocriar documentos num ambiente de versões do Office misto
Algumas organizações mantêm um ambiente em que os utilizadores têm diferentes versões do Microsoft Office, como o Office 2007 e o Office 2010.
Apesar de poder armazenar versões do Word e PowerPoint anterior ao Office 2010 numa biblioteca, não conseguir cocriar estes documentos. Além disso, quando um utilizador abre o documento do Word 2010 ou PowerPoint 2010 com o Word ou PowerPoint 2007, tecnologias do SharePoint cria um cadeado no documento e impede que outros utilizadores do Microsoft Office 2010 utilizando a cocriação para editar esse documento. Para tirar o melhor partido da cocriação no Office Word ou PowerPoint do Office, recomenda-se que todos os utilizadores funcionam com o Microsoft Office 2010. Esta situação também se aplica ao livros do Excel 2010 e co-criação de documentos com o Excel Web App.
No entanto, repare que o OneNote 2010 é compatível com o formato de ficheiro do OneNote 2007 e suporta a cocriação com utilizadores do OneNote 2007. Para utilizadores do OneNote 2007 e o OneNote 2010 blocos de notas de cocriar no ambiente de versões mistas, eles tem de guardar blocos de notas no formato de ficheiro do OneNote 2007. Ao atualizar para o formato de ficheiro do OneNote 2010, no entanto, pode utilizar algumas das principais novas funcionalidades, incluindo a capacidade de blocos de notas cocriar entre o OneNote 2010 e o OneNote Web App.
Problemas com documentos de cocriação
Se não conseguir cocriar um documento do Word ou apresentação do PowerPoint, então um ou mais dos seguintes motivos poderão estar a causa:
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Está a utilizar o ficheiro de gestão de direitos de informação (IRM) ou gestão de direitos digitais (DRM).
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O ficheiro está com saída dada.
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O ficheiro está encriptado.
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O formato de ficheiro não é suportado. São suportadas apenas as formatos de ficheiro. docx e. pptx. Na maioria dos casos, pode guardar no formato de ficheiro não suportadas no formato de suportados.
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O ficheiro está marcado como final. O proprietário do ficheiro tiver decidido parar o processo de edição ou a cocriação o ficheiro e o ficheiro está agora só de leitura.
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Algumas definições de política de grupo do Microsoft Office impedem a cocriação incluindo as seguintes: desativar política de cliente de intercalação automática, desativar política de servidor de Cocriação e desativar política de cliente de Cocriação.
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O ficheiro contém controlos de ActiveX.
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O ficheiro contém determinados objetos que não podem ser identificados de forma exclusiva, tal como um objeto OLE, um objeto de tinta digital, gráfico ou gráfico SmartArt.
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O documento do Word utiliza documentos principais com subdocumentos, contém conjuntos de frames HTML ou está a ser publicado como blogue.
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O documento do Word não tem a caixa de verificação armazenar números aleatórios para melhorar a exatidão de combinar selecionada. (No Friso, clique no separador ficheiro , clique em Opções para apresentar a caixa de diálogo Opções do Word , clique em Centro de fidedignidade, clique em Definições do Centro de fidedignidade para apresentar a caixa de diálogo do Centro de fidedignidade , clique em privacidade Opções dee, em seguida, na secção definições específicas do documento , certifique-se a caixa de verificação armazenar números aleatórios para melhorar a exatidão de combinar está selecionada.)
Cenários do espetro de colaboração de documentos
As secções seguintes fornecem mais detalhes sobre cada um dos produtos com a cocriação, os métodos de colaboração diferente que suportam e os respetivos cenários projetados.
Cocriação semiformal
Talvez o melhor cenário para explicar a cocriação semiformal forma é o grupo clássico sessão de debate de ideias. Utilizar o OneNote 2010, o OneNote Web App ou mesmo uma combinação das duas, vários autores podem rapidamente capturar ideias e as suas ideias iniciais durante uma sessão de debate de ideias ao mesmo tempo e no mesmo bloco de notas. Pense tal como "quadro virtual". Como qualquer sessão de debate de ideias boa, não é necessário para corrigir ou rever de imediato, basta exprima-se num fluxo livre de ideias. Todos os autores podem adicionar conteúdo em simultâneo e ver o que foi adicionado. No final da sessão de debate de ideias, que tenha capturado um registo da sessão que, em seguida, pode limpar o como pretendido. Se precisar de dar seguimento com outro autor, cada segmento conteúdo está etiquetado com os respetivos alias e ainda pode procurar conteúdo por autor-lo.
Outras formas comuns que poderá utilizar o OneNote para colaborar num bloco de notas são periódicos atas de reunião, pesquisa partilhada para um projeto rápido, cursos de formação e materiais de referência.
Utilizar o Excel 2010 para: efetuar cálculos e comparações estatísticas nos seus dados; criar e utilizar relatórios de tabela dinâmica para ver dados hierárquicos num esquema compacto e flexível realçar visualmente os seus dados através de gráficos profissional, ícones, barras de dados, escalas de cores e gráficos sparkline; de formatação condicionais e efetuar operações de análise de hipóteses dos seus dados.
Utilizar o Excel Web App, que pode fazer muito deste trabalho analytical em simultâneo com outros utilizadores. Outros autores podem trabalhar em folhas diferentes, diferentes a secções diferentes de uma folha de cálculo ou editar mesmo a mesma células à medida que – incluindo células que contêm fórmulas e funções – todas ao mesmo tempo. Neste caso, a última ganha de editar, se o aconteceu ao ambos editar a mesma célula. Utilizar o Excel Web App enquanto a cocriação é uma ótima forma para ver os seus pensamentos uns dos outros, testar saída diferentes fórmulas e cálculos, comparar os resultados e ainda Verifique e capturas uns dos outros erros.
Nota: Excel Web App suporta a cocriação mesma folha de cálculo entre outros utilizadores do Excel Web App, mas não com o Excel 2010, pois não suporta a cocriação.
Cocriação formal
Quando um documento do Word 2010 ou apresentação do PowerPoint 2010 é armazenada numa biblioteca, dois ou mais utilizadores podem cocriar com o documento ou apresentação ao mesmo tempo. Por exemplo, no mesmo documento do Word, pode trabalhar num parágrafo enquanto um colega funciona num outro parágrafo. Ou na mesma apresentação, pode trabalhar num diapositivo enquanto um colega funciona num outro diapositivo. Não é necessário ativar nada ou não se esqueça de configurar nada para que isto funcione. A cocriação "apenas funciona". E vale realçando que continua a ter acesso à praticamente tudo o rich edição e formatação de funcionalidades no Word 2010 ou PowerPoint 2010 quando que co-criar, incluindo dos comentários, registo de alterações e versões de documentos.
Cocriação formal significa que as alterações feitas por autores é armazenados na memória intermédia e, em seguida, disponibilizada quando os autores estiver prontos para explicitamente guardar alterações. Regra geral, não quiser pensamentos elaborado meia partilhados com outros autores, nem quer que o seu comboio-de-pensamento constantemente interrompida por outros autores cocriação. No entanto, enquanto a cocriação no Word 2010 e no PowerPoint 2010, pode sempre ver onde outros autores estão a editar à medida que editarem e os outros autores Verão onde estão a editar à medida que edita através da utilização de ícones, indicadores de barra de estado e painéis de navegação do documento ou apresentação.
Resumindo, cocriação formal significa que sabe onde outros autores, mas cada autor alterações só revela quando está preparados para as mostrar aos outros.
Este processo com a cocriação formal também ajuda a minimizar conflitos, uma vez que pode facilmente registar alterações e coordenar conforme necessário em tempo real. Se tiver o Office Communicator instalado no seu computador, pode até mesmo clica no botão de presença para enviar uma mensagem instantânea, enviar mensagem de correio electrónico ou ligar para o seu colega para discutir quaisquer problemas. Por fim, quando tiver terminado a cocriação, é não há problema localizar a versão mais recente do documento na biblioteca de documentos. Passaram na mesma localização todas lá.
Comentar e rever
Comentar e rever é um método de colaboração de documento comuns e mais tradicional. Neste caso, o autor de um único destina-se revisão e comentários de outros autores, tal como colegas ou especialistas, mas pretende ter maior controlo sobre a incorporação de edições e a publicação final.
Gastar menos tempo a gerir os detalhes do processo de revisão do documento e mais tempo a trabalhar nos seus documentos, pode utilizar um fluxo de trabalho num site para recolher feedback de documento. Fluxos de trabalho simplificar o custo e o tempo necessário para coordenar os processos de negócio comuns, tais como revisões do documento, ao gerir e controlar tarefas humanas que com estes processos. Porque o fluxo de trabalho atribui a tarefas, envia lembretes, controla participação, impõe agendar datas e cria um registo de todo o processo, pode concentrar-se sobre como efectuar o seu trabalho em vez de gerir logística do processo de revisão do documento.
Por exemplo, pode iniciar um fluxo de trabalho recolher comentários ao preencher um formulário de iniciação de fluxo de trabalho na qual pode especificar os nomes das pessoas que pretende rever o documento. Pode fornecer instruções específicas para revisores e pode especificar a data que pretende que os participantes de fluxo de trabalho para concluir a sua revisão. Os participantes podem ver o estado do fluxo de trabalho, enquanto o fluxo de trabalho estiver em curso ou verificar a página de estado do fluxo de trabalho para ver quais os participantes que tem concluído a sua tarefa de fluxo de trabalho. O proprietário do fluxo de trabalho pode configurar o fluxo de trabalho para que os participantes podem trabalhar em tarefas, de forma paralela ou em série, atualizar tarefas ativas, adicionar ou atualizar revisores, especificar uma data para conclusão para o material a entregar e finalmente marcar como concluída quando forem cumpridas todas as tarefas.
Conjuntos de documentos
Em algumas situações, precisa agrupar e coordenar documentos relacionados em conjunto, mas terá de lhe atribuir um documento específico a cada autor que muitas vezes funciona de forma independente no documento, mas faz parte de um processo formal que combina estes documentos um único material a entregar.
Tal como viu, tecnologias do SharePoint, com funcionalidades como listas, bibliotecas, pastas, alertas e fluxos de trabalho, fornece uma infraestrutura sólida para gerir a apresentação de um único documento. Criar conjuntos de documentos neste foundation, fornecendo um ponto de contacto para agrupar e gerir vários documentos e os respetivos rascunhos e versões finais que incluem todos um único material a entregar. Exemplos de conjuntos de documentos são: uma proposta de vendas de cliente, que inclui uma apresentação personalizada, uma folha de cálculo do orçamento detalhado e um documento do contrato; ou bibliografia, que inclui uma folha de dados, uma brochura e um guia de produto de marketing.
A funcionalidade de conjuntos de documentos fornece várias formas de gerir facilmente e publicar com êxito um material a entregar, incluindo:
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Um tipo de conteúdo predefinido que pode ser utilizado como-está, personalizado ou utilizado como base para modelo de conjunto de um documento personalizado.
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A capacidade de especificar documentos predefinidos que serão automaticamente criados cada vez que é criado um novo conjunto de documentos.
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Implementação como uma pasta da biblioteca, os utilizadores que conhecem e que possui muitos dos mesmos comportamentos, propriedades e opções como pastas de biblioteca padrão.
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Página Bem-vindo personalizável que os utilizadores acedem ao clicar ligações para o conjunto de documentos. Pode utilizar esta página de boas-vindas predefinido ou criar e aprovisionar a sua própria página de boas-vindas. A página de boas-vindas é uma página de peças Web especial que apresenta metadados, descrições, listas de documentos e outras informações e tem um friso integrado do conjunto de documentos relacionados com comandos.
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Capacidades de controlo de versões que lhe permitem capturar um instantâneo do histórico de versão de um documento do conjunto que liga às versões atuais dos documentos no conjunto de documentos.
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Fluxos de trabalho explicitamente concebidos para a produção de conjuntos de documentos. Por exemplo, pode utilizar fluxos de trabalho incorporados para gerir atividades como criação, revisão, e configurar a aprovação de conteúdo para documentos individuais, bem como para todo o documento.
Os técnicos de informação podem utilizar conjuntos de documentos para gerir facilmente o processo de geral do início ao fim. A capacidade de através de programação reunir documentos também está disponível ao utilizar a API do Office Open XML.
