Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.
Dokumentsamarbete är ett viktigt element arbetar effektivt som en grupp i företaget. Kombination av SharePoint-teknik och Office 2010 erbjuder ett spektrum av dokument samarbetsmetoder, oavsett om det är samtidig redigering av ett kalkylblad eller cirkuleras affärsplan genom ett arbetsflöde. Förstå hur du kan arbeta tillsammans med dokument är mycket viktig för att göra det bästa valet för dina behov och förbättra produktiviteten som informationsarbetare.
Men du samarbetar med dokumenten dagar vidarebefordra bifogade filer i e-postmeddelande som är historik. Från den här dag framåt behöver du aldrig godkänt dokumentet runt och sedan bli problem med synkronisering av versionskonflikter, manuell sammanfoga och koordination av ändringar, spåra nedåt som har gjort vad och söka efter den senaste versionen.
Meddelanden:
-
Mer information om hur du samtidig redigering av dokument finns i hjälpsystemet för Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010 och Office Web Apps.
-
Mer information om hur du konfigurerar SharePoint-teknik för dokumentsamarbete och samtidig redigering finns i TechNet-webbplatsen.
Artikelinnehåll
Olika sätt att samarbeta i dokument
Dokumentsamarbete innebär flera författare arbeta tillsammans på ett dokument eller en samling av dokument. De kan samtidigt samtidig redigering av ett dokument och granska en specifikation som en del av ett strukturerat arbetsflöde. Dokument samtidig redigering, vilket är en delmängd av dokumentsamarbete innebär att arbeta med ett dokument samtidigt med en eller flera användare. Det finns flera olika metoder för dokumentsamarbete och samtidig redigering som gradvis omfattar mer struktur och styra runt dokument samarbete upplevelse. Ett bra sätt att hjälpa dig att avgöra vilka dokument samarbetsmetod och produkt passar bäst för dig är att bygg upp din alternativ längs ett spektrum av alternativ.
Samtidig redigering av Semiformal : Flera författare redigerar samtidigt var som helst i dokumentet. Exempel: återkommande minuter, brainstorming sessioner och referensmaterial för OneNote. och team utvecklade finansmodeller, budgetar och listor för tillgångsspårning för Excel.
Formell samtidig redigering: Flera författare redigerar samtidigt på ett kontrollerat sätt genom att spara innehåll när du är klar visas. Exempel: affärsplaner, nyhetsbrev och juridiska korthet för Word. och marknadsföring och konferens presentationer i PowerPoint.
Kommentera och granska:En primär författare ska anropa ändra och kommentera (som kan vara diskussioner) genom att cirkulera dokument i ett arbetsflöde, men kontroller slutliga dokumentpublicering. Exempel: onlinehjälp, faktablad och specifikationer.
Dokumentgrupper: Flera författare tilldelas separata dokument som en del av ett arbetsflöde och sedan en samlingsdokument uppsättnings publiceras. Exempel: ny dokumentation och en sales luta bok.
Samtidig redigering med Office 2010 och Office Web Apps
I följande avsnitt beskrivs hur du använder samtidig redigering med Office 2010 och Office Web Apps och metodtips när du använder bibliotek för att hantera filer.
Sammanfattning av samtidig redigering produkter
Flera Office 2010 och Office Web Apps-produkter kan flera författare att redigera dokument på samma gång. För samtidig redigering påminner mycket om för varje produkt. Det finns emellertid vissa skillnader i design som har stöd för olika samarbetsmetoder som kan användas och vika scenarier. I följande tabell sammanfattas varje samtidig redigering produkt.
|
Program |
Server krav |
Vanliga scenarier |
|
Word 2010 |
SharePoint-teknik |
Alla dokument som innehåller förslag, planer, målformuleringar, minuter, nyhetsbrev och rapporter |
|
PowerPoint 2010 |
SharePoint-teknik |
Alla presentationer som innehåller utbildning, konferenser, utvärderingar, produktöversikter, handböcker och project statusrapporter |
|
Excel Online |
SharePoint-teknik |
Alla kalkylblad, inklusive finansmodeller, business-till företag produktserier på en webbsida och realtid handel kalkylblad grupputvecklade |
|
OneNote 2010 |
SharePoint-teknik |
Alla anteckningsböcker, inklusive återkommande mötesprotokoll, project brainstorming (”grupp-Tänk”), delat referensmaterial och delade utbildningskurser |
|
OneNote Online |
SharePoint-teknik och Office Web Apps |
Samtidig redigering, versionshantering, utcheckning och miljöer med olika Office-versioner
I följande avsnitt beskrivs metodtips när du redigerar samtidigt med andra användare.
Samtidig redigering och utcheckning av dokument
Samtidig redigering är inte kompatibel med processen med att checka ut och checka in dokument i ett bibliotek. Checka ut ett dokument innebär att du vill skriva uteslutande till den och kontrollera den så småningom igen så att andra kan se ändringarna eller ytterligare samarbeta i dokument. Därför när du checkar ut en fil som andra användare kan inte samtidig redigering av dokumentet med dig. Som standard bibliotek Kräv inte utcheckning av filer och bör inte aktiveras där samtidig redigering ska användas. Du bör även inte uttryckligen checka ut ett dokument om du vill redigera dokumentet.
Samtidig redigering av dokument och versionshantering
Versionshantering gör det möjligt för användare att spara dokumentversioner, återställa ändringar eller ögonblicksbild statusen för ett dokument som motsvarar en Projektmilstolpe. SharePoint-teknik håller reda på ändringar i dokument när de är redigeras, lagrar tidigare versioner och kan även underhålla huvud- och delversioner versioner av ett dokument. Eftersom flera medförfattare kan hålla ett dokument öppet för en lång tidsperiod, utförs versionshantering för dokument som redigeras med specifika tidsintervall och inte nödvändigtvis när dokumentet sparas. Versionshantering är inte aktiverad som standard i ett bibliotek.
När du använder samtidig redigering av Word 2010 och PowerPoint 2010 dokument det är en bra idé att använda versionshantering, båda stora och delversion, så att användare kan hämta ändringar gjorda av andra användare vid behov. Dessutom bestämmer versionshantering period hur ofta SharePoint-teknik skapar en ny version av ett dokument som är samtidig som skapas. Standardvärdet för 30 minuter passar förmodligen de flesta miljöer, men det här värdet kan ändras av en administratör vid behov. Ställa in den här perioden till en lägre värde registrerar versioner och ändras oftare, men kan kräva mer server lagringsutrymme.
För bibliotek som innehåller OneNote-anteckningsböcker, är det en bra idé att endast högre versionshantering, eftersom delversioner kan orsaka synkroniseringsfel som kan förhindra att ändringar sparas. OneNote-anteckningsböcker som uppdateras ofta kan också skapa många versioner. Eftersom antalet versioner kan bli stora med tiden, är det en bra idé att begränsa antalet versioner som bevaras genom att ange maximalt antal versioner till ett lämpligt belopp baserat på användarnas behov. Observera att perioden versionshantering inte påverkar OneNote-anteckningsböcker eftersom OneNote behåller mer detaljerad versionsinformation i anteckningsboken.
Samtidig redigering av dokument i en miljö med olika Office-version
Vissa organisationer har en miljö där användarna har olika versioner av Microsoft Office, till exempel Office 2007 och Office 2010.
Även om du kan lagra versioner av Word och PowerPoint innan du Office 2010 i ett bibliotek kan medförfattare dessa dokument. Dessutom när en användare öppnar Word 2010 eller PowerPoint 2010-dokument med Word eller PowerPoint 2007, SharePoint-teknik skapar lås på dokumentet och förhindrar att andra användare av Microsoft Office 2010 med samtidig redigering för att redigera dokumentet. Om du vill utnyttja bästa samtidig redigering i Office Word eller Office PowerPoint, rekommenderar vi att alla användare arbeta med Microsoft Office 2010. Detta gäller även för Excel 2010-arbetsböcker och samtidig redigering med Excel Web App.
Men kom ihåg att OneNote 2010 är bakåtkompatibla med OneNote 2007-filformat och har stöd för samtidig redigering med OneNote 2007-användare. För OneNote 2007 och OneNote 2010-användare till samtidig redigering av anteckningsböcker i en miljö med olika spara de anteckningsböcker i OneNote 2007-filformatet. Genom att uppgradera till OneNote 2010-filformatet kan du använda några viktiga nya funktioner, inklusive möjligheten att samtidig redigering av anteckningsböcker mellan OneNote 2010 och OneNote Web App.
Problem med samtidig redigering av dokument
Om du inte samtidig redigering av ett Word-dokument eller en PowerPoint-presentation, kan sedan en eller flera av följande orsaker vara orsaken:
-
Filen använder Information Rights Management (IRM) eller Digital Rights Management (DRM).
-
Filen är utcheckad.
-
Filen är krypterad.
-
Filformatet stöds inte. Docx- och .pptx-filformat som stöds. Du kan spara formatet som inte stöds i formatet stöds i de flesta fall.
-
Filen är markerad som slutgiltig. Filens ägare har bestämt dig för att avbryta processen av redigering eller samtidig redigering av filen och filen är nu skrivskyddat läge.
-
Vissa grupprincipinställningar i Microsoft Office förhindrar samtidig redigering, till exempel: Klientprinciperna, inaktivera samtidig redigering och Server- och inaktivera Klientprincipen för samtidig redigering.
-
Filen innehåller en ActiveX-kontroller.
-
Filen innehåller objekt som inte kan identifieras unikt, till exempel ett OLE-objekt, en SmartArt-grafik, diagram eller Pennanteckningsobjekt.
-
Word-dokumentet använder samlingsdokument med underdokument, innehåller HTML-ramar eller publiceras som en blogg.
-
Word-dokumentet har inte kryssrutan Lagra slumptal för bättre kombinationsprecision markerad. (I menyfliksområdet, klicka på fliken Arkiv , klicka på Alternativ för att visa dialogrutan Word-alternativ klickar du på Säkerhetscenterklickar du på Inställningar för Säkerhetscenter för att visa dialogrutan Säkerhetscenter klickar du på Sekretess Alternativ, och kontrollera sedan att kryssrutan Lagra slumptal för bättre kombinationsprecision är markerad under avsnittet Dokumentspecifika inställningar .)
Olika scenarier för dokumentsamarbete
I följande avsnitt finns mer information om de olika samtidig redigering produkter, de olika samarbete kan användas i produkterna och vika scenarierna.
Halvformell samtidig redigering
Kanske är det bästa scenariot för förklarar samtidig redigering i ett halvformell sätt gruppen klassisk kreativitetsmöte. Med OneNote 2010, OneNote Web App eller till och med en kombination av båda kan kan flera författare snabbt fånga idéer och tankar under Kreativitet samtidigt och i samma anteckningsbok. Tänk på det här som en ”virtuell whiteboard”. Som en bra Kreativitet finns inget behov att korrigera eller ändra direkt, bara uttryck dig i en ledig strömma tankar. Alla författare kan samtidigt lägga till innehåll och direkt se vad har lagts till. I slutet av Kreativitet fångat arkivhandling sessionen som sedan kan rensas önskade. Om du behöver följa upp med en annan författare kan varje innehåll segmentet har taggats med deras alias och du kan även söka innehåll som skapas.
Andra vanliga sätt som du kan använda OneNote för att samarbeta på en bärbar dator är återkommande mötesprotokoll, forskningsmaterial i snabbprojekt, utbildningskurser och referensmaterial.
Du använder Excel 2010: göra beräkningar och statistiska jämförelser av dina data. Skapa och använda pivottabellrapporter för att visa hierarkiska data i en kompakt och flexibel layout; Framhäv dina data visuellt med professionella diagram, villkorsstyrd formatering ikoner, datastaplar, färgskalor och miniatyrdiagram; och operationer konsekvensanalyser på dina data.
Med Excel Web App kan göra du mycket av det här analytical samtidigt med andra användare. Andra författare kan arbeta i olika kalkylblad, olika avsnitt i ett kalkylblad eller jämna redigera samma celler som du – inklusive celler som innehåller formler och funktioner – alla på samma gång. I det här fallet redigera den sista redigera vinner om du har hänt med båda samma cell. Använda Excel Web App medan samtidig redigering är ett bra sätt att se varandras tankar, prova ut olika formler och beräkningar, jämföra resultat, och även kontrollera och fånga upp varandras misstag.
Obs!: Excel Web App har stöd för samtidig redigering i samma kalkylblad mellan andra Excel Web App-användare, men inte med Excel 2010 som inte har stöd för samtidig redigering.
Formell samtidig redigering
När ett Word 2010-dokument eller PowerPoint 2010-presentation finns i ett bibliotek, kan två eller fler användare samtidig redigering av dokumentet eller presentationen på samma gång. Till exempel i samma Word-dokument kan du samarbeta på ett stycke medan en kollega fungerar på ett nytt stycke. Eller i samma presentation, kan du samarbeta på en bild medan en kollega fungerar på en annan bild. Du behöver inte aktivera något eller komma ihåg att ange något så att det ska fungera. Samtidig redigering ”fungerar direkt”. Och det är värt att framhäva att du fortfarande har åtkomst till praktiskt taget alla omfattande redigering och formatering funktioner i Word 2010 eller PowerPoint 2010 när du vill skapa tillsammans, inklusive kommentarer, spåra ändringar och dokumentversioner.
Formell samtidig redigering innebär att ändringar som gjorts av författare buffrade och sedan släppas när författare är redo för att spara ändringar. Generellt sett kan du vilja förhindra halv formulerade tankar delas med andra författare eller vill du hela tiden avbryts av andra medförfattare tåg-av-meningen. Dock vid samtidig redigering i Word 2010 och PowerPoint 2010 kan du alltid se var andra författare redigerar samma sätt som de redigera och andra författare visas där du redigerar när du redigerar genom att använda ikoner, liggande statusindikatorer och navigering fönstren i det dokumentet eller presentationen.
Formell samtidig redigering innebär att du vet var de andra författarna arbetar, men de avslöjar alltså ändringar när arbetet är klart att visas för andra.
Formell samtidig redigering processen gör också minimera konflikter, eftersom du kan spåra ändringar och samordna i realtid om det behövs. Om du har Office Communicator installerat på datorn kan du även klicka på knappen närvaro om du vill skicka ett snabbmeddelande, skicka ett e-postmeddelande eller ringer din kollega diskutera eventuella problem. Slutligen, när du är klar samtidig redigering är inga problem att hitta den senaste versionen av dokumentet i dokumentbiblioteket. Det har alla tillsammans på samma plats.
Kommentera och granska
Kommentera och granska är en gemensam och mer traditionella dokument samarbete. I det här fallet en enda författare syftar granskning och feedback från andra författare, till exempel kollegor eller ämnesexperter, men vill ha mer kontroll över redigeringar och den slutgiltiga publikationen.
Om du vill lägga mindre tid på att hantera information om genomgången av dokument och mer tid på dina dokument kan du använda ett arbetsflöde på en webbplats samla in feedback dokument. Arbetsflöden effektivisera kostnad och tid som krävs för att samordna vanliga affärsprocesser som dokumentgranskning, genom att hantera och spåra mänskliga uppgifter som hör till de här processerna. Eftersom arbetsflödet tilldelas aktiviteter, skickar påminnelser, spårar deltagande, framtvingar schemalagda datum och skapar en post för hela processen, kan du koncentrera dig på utfört arbete i stället för att hantera överföringen av genomgången av dokument.
Du kan till exempel starta ett arbetsflöde för samla in feedback genom att fylla i en initieringsformulär för arbetsflöde där du anger du namnen på de personer som du vill granska dokumentet. Du kan ge specifika instruktioner till granskare och du kan ange det datum då du vill att arbetsflödesdeltagarna ska slutföra sin granskning. Deltagarna kan visa arbetsflödesstatus när arbetsflödet pågår eller titta på sidan Arbetsflödesstatus om du vill se vilka deltagare har slutfört sin uppgift i ett arbetsflöde. Arbetsflödets ägare kan konfigurera arbetsflödet så att deltagare kan arbeta med aktiviteter i ett parallella eller seriella sätt uppdatera aktiva uppgifter, lägga till eller uppdatera granskare, ange ett förfallodatum för slutprodukten och slutligen markeras som slutförd när alla aktiviteter slutförs.
Dokumentgrupper
I vissa fall måste du gruppera och samordna relaterade dokument tillsammans men tilldela varje författare som ofta fungerar oberoende av varandra i dokumentet, men är en del av en formell process som kombinerar dessa dokument till en enda slutprodukt ett visst dokument.
När du har sett ger SharePoint-teknik med funktioner som listor, bibliotek, mappar, aviseringar och arbetsflöden, en solid färg infrastruktur för hantering av framställning av ett enskilt dokument. Dokumentgrupper bygga på den här foundation genom att tillhandahålla en fokuspunkt för grupperings- och hantera flera dokument och deras utkast och slutgiltiga versioner att alla består av en enda slutprodukt. Exempel på dokumentgrupper är: klienten försäljning förslag som innehåller en anpassad presentation, en detaljerad Budgetkalkylblad och ett kontrakt dokument. eller marknadsföring dokumentation, vilket innefattar ett datablad, en broschyr och produktens användarhandbok.
Funktionen dokumentgrupper erbjuder flera sätt att enkelt hantera och publicera en slutprodukt, inklusive:
-
En standardinnehållstyp som kan användas som-är, anpassade eller användas som grund för en anpassad dokumentgruppen mall.
-
Möjligheten att ange standarddokument som ska skapas automatiskt varje gång en ny dokumentgrupp skapas.
-
Implementeringen enligt ett biblioteksmapp, vilka användare som känner till och som besitter många av samma beteenden, egenskaper och alternativ som standard library mappar.
-
En anpassningsbara välkomstsida som användare tillgång till när du klickar på länkar till dokumentgruppen. Du kan använda den här välkomstsidan eller skapa och etablera egna välkomstsidan. Välkomstsidan är en särskild webbdelssida som visar metadata, beskrivningar, listor med dokument och annan information och har en integrerad menyfliksområdet för dokumentgrupp relaterade kommandon.
-
Versionshantering som gör att du kan spara en versionshistorik i ett dokument ange som länkar till den aktuella version av dokumenten i dokumentgruppen.
-
Arbetsflöden uttryckligen utformade för dokumentgrupper. Till exempel du kan använda inbyggda arbetsflöden för att hantera aktiviteter, till exempel redigering, granskning, och ange godkänna innehåll för enskilda dokument samt hela dokumentet.
Informationsarbetare kan använda dokumentgrupper att enkelt hantera den övergripande processen från början till slut. Möjligheten att sammanställa dokument med hjälp av programmering finns också med hjälp av Office Open XML-API.
