Program SharePoint udostępnia możliwość zarządzania rekordami w archiwum lub w tym samym repozytorium, w którym są przechowywane aktywne dokumenty.
Omówienie
Planowanie rozwiązania zarządzania rekordami należy przeprowadzić we współpracy z administratorami w organizacji. Więcej informacji na temat planowania i implementowania rozwiązania zarządzania rekordami można znaleźć w sekcji Zobacz też.
Witryna centrum rekordów służy jako archiwum, do którego są kopiowane dokumenty, gdy staną się rekordami. Decyzja dotycząca oznaczenia dokumentu jako rekordu jest oparta na informacji o miejscu przechowywania dokumentu — archiwum rekordów lub innym.
Zarządzanie rekordami w miejscu stanowi rozwiązanie alternatywne dla tradycyjnego procesu kopiowania lub przenoszenia rekordów do innej lokalizacji i późniejszego stosowania zasad przechowywania i zabezpieczeń. Rekordami można zarządzać „w miejscu”, co oznacza, że dokument można pozostawić w jego bieżącej lokalizacji w witrynie, zadeklarować jako rekord, a następnie zastosować do rekordu odpowiednie właściwości zabezpieczeń, przechowywania oraz usuwania.
Można też stosować rozwiązanie hybrydowe, na przykład przechowywać rekordy w miejscu razem z aktywnymi dokumentami przez dwa lata, a następnie przenieść rekordy do archiwum rekordów po ukończeniu projektu.
Centrum rekordów
Zawartość z wszystkich źródeł w przedsiębiorstwie może być przesyłana do Centrum rekordów, a następnie rozsyłana do odpowiednich lokalizacji, w których zostają jej przypisane odpowiednie uprawnienia i zasady, na przykład dotyczące wygasania bądź inspekcji.
Metadane (informacje opisujące dane) są kluczowym elementem w zarządzaniu informacjami i ich późniejszym wyszukiwaniu. Funkcje, takie jak typy zawartości, organizator zawartości oraz foldery wirtualne wspomagają korzystanie z metadanych.
Funkcje Centrum rekordów obejmują:
-
Identyfikator dokumentu Każdemu dokumentowi można przypisać unikatowy identyfikator, który jest powiązany z dokumentem, nawet jeśli dokument jest zarchiwizowany. W ten sposób można łatwo odwoływać się do rekordów za pomocą identyfikatora niezależnie od miejsca przechowywania dokumentu.
-
Przechowywanie wieloetapowe Zasady przechowywania mogą obejmować kilka etapów, umożliwiając określenie całego cyklu życia dokumentu w ramach jednej zasady (na przykład przeglądanie kontraktów co roku i usuwanie po 7 latach).
-
Raporty inspekcji na poziomie elementu Istnieje możliwość wygenerowania niestandardowego raportu dotyczącego pojedynczego rekordu.
-
Hierarchiczne plany ewidencji Istnieje możliwość utworzenia głębokich, hierarchicznych struktur folderów i oddzielnego zarządzania przechowywaniem w każdym folderze w hierarchii (lub dziedziczenia z folderów nadrzędnych).
-
Raport planu ewidencji Istnieje możliwość wygenerowania raportów o stanie z liczbą elementów na każdym etapie planu ewidencji razem z zestawieniem zasad przechowywania w każdym węźle planu. Taksonomia i scentralizowane typy zawartości: archiwum będzie odbiorcą taksonomii i typów zawartości w całym przedsiębiorstwie, zapewniając spójność oraz wymianę kontekstu między archiwum i obszarami współpracy. W kolejnych wpisach znajdzie się więcej informacji na temat inwestycji dotyczących taksonomii w 2010 roku.
-
Taksonomia i scentralizowane typy zawartości Archiwum będzie odbiorcą taksonomii i typów zawartości w całym przedsiębiorstwie, zapewniając spójność oraz wymianę kontekstu między archiwum i obszarami współpracy. W kolejnych wpisach znajdzie się więcej informacji na temat inwestycji dotyczących taksonomii w 2010 roku.
-
Organizator zawartości Router rekordów może korzystać z informacji zawartych w metadanych przy rozsyłaniu przychodzących dokumentów do odpowiednich lokalizacji w hierarchicznym planie ewidencji. Można na przykład stosować automatyczne reguły dotyczące przesyłanej zawartości, takie jak „Jeśli umowa zakupu jest oznaczona tagiem Projekt Alfa, wyślij ją do podfolderu Kontrakty Alfa i zastosuj zasady przechowywania tego folderu”.
-
Foldery wirtualne Plan ewidencji jest doskonałą metodą zarządzania repozytorium, jednak często czas nie jest odpowiednim kryterium do wyszukiwania zawartości i poruszania się po niej. Centrum rekordów programu SharePoint 2010 udostępnia nową funkcję — nawigację opartą na metadanych. Umożliwia ona udostępnienie kluczowych metadanych jako folderów wirtualnych:
Zarządzanie rekordami w miejscu
Dowolna witryna może zostać użyta do zarządzania rekordami w miejscu i może zostać skonfigurowana jako system zarządzania rekordami. W takim systemie (inaczej niż w przypadku Centrum rekordów) można przechowywać rekordy razem z aktywnymi dokumentami w obszarze współpracy.
Zarządzanie w miejscu umożliwia kontrolowanie zawartości w obszarach współpracy i pozwala na zadeklarowanie niektórych dokumentów programu SharePoint (a także blogów, stron typu wiki, stron sieci Web oraz elementów list) jako rekordów. System można tak skonfigurować, aby usunięcie lub edytowanie tych rekordów nie było możliwe, w razie potrzeby z uwzględnieniem definicji rekordu używanej w organizacji.
W obszarze współpracy można korzystać z następujących funkcji: inspekcji, przechowywania, wygasania, raportowania, przepływów pracy dla rekordów, zbierania elektronicznych materiałów dowodowych oraz stosowania archiwizacji ze względów prawnych przy zachowaniu równowagi między wartością programu SharePoint dla użytkowników końcowych a potrzebą zarządzania informacją.
Deklaracja rekordów może być przeprowadzana ręcznie, jako część większego procesu przepływu pracy lub w ramach zaplanowanego etapu procesu przechowywania dokumentu, na przykład po 2 latach. Najważniejsze założenie polega na tym, że po zadeklarowaniu jako rekord zawartość nie jest przenoszona do archiwum — dane są wciąż dostępne dla użytkowników, którzy mogą z nimi pracować.
Kilka dodatkowych korzyści wynikających z korzystania z systemu zarządzania rekordami w miejscu to:
-
Rekordami istniejącymi w wielu witrynach można bez trudu zarządzać.
-
Zachowywanie wersji rekordów odbywa się automatycznie, jeśli opcja przechowywania wersji jest włączona.
-
Można jednocześnie wyszukiwać rekordy i aktywne dokumenty.
-
Pełniejsza kontrola pozwala na określanie roli rekordów w organizacji oraz osób, które mogą je tworzyć.
Zagadnienia związane z planowaniem rozwiązania
Przy podejmowaniu decyzji dotyczącej miejsca zarządzania rekordami (w osobnym centrum rekordów albo w tej samej witrynie współpracy, w której utworzono dokumenty) należy rozważyć następujące pytania:
-
Czy zarządzanie witryną współpracy jest odpowiednie dla potrzeb zarządzania rekordami?
-
Czy stosowne przepisy nakazują oddzielenie rekordów od aktywnych dokumentów?
-
Czy administratorowi witryny współpracy można powierzyć zarządzanie witryną z rekordami?
-
Rekordy można chcieć przechowywać w witrynie z większym ograniczeniem dostępu niż w przypadku witryny współpracy lub w witrynie z innym harmonogramem wykonywania kopii zapasowej.
-
Jak długo będzie używana witryna współpracy? Jeśli czas przechowywania rekordów jest dłuższy niż czas trwania projektu, wybór strategii zarządzania rekordami w miejscu oznacza konieczność utrzymywania witryny współpracy po zakończeniu okresu jej użytkowania.
-
Czy uczestnicy projektu będą musieli często korzystać z dokumentów po tym, jak staną się one rekordami? Strategia w miejscu umożliwia uzyskanie dostępu do dokumentów w ten sam sposób, niezależnie od tego, czy są one aktywnymi dokumentami, czy rekordami.
-
Czy menedżerowie rekordów w organizacji są odpowiedzialni jedynie za utrzymanie rekordów, czy wszystkich informacji (dokumentów aktywnych i rekordów)? Jeśli ich zakres odpowiedzialności obejmuje tylko oficjalne rekordy, oddzielne centrum rekordów wydaje się korzystniejszym rozwiązaniem.
