Výběr způsobu uložení a správy záznamů

Centrum záznamů

Obsah můžete z celé organizace odesílat do centra záznamů a potom ho přesměrovat na příslušné místo, kde se mu přidělí správné oprávnění a zásady, třeba vypršení platnosti a závislosti.

Ve správě informací a jejich pozdějším načítání hrají klíčovou roli metadata, jinými slovy informace o datech. Použití metadat podporují funkce jako typy obsahu, organizátor obsahu nebo virtuální složky.

Mezi funkce centra záznamů patří:

• ID dokumentu:    Každému dokumentu je možné přiřadit jedinečný identifikátor, který si dokument při archivaci uchová. To umožňuje snadné odkazování na záznamy pomocí tohoto ID, ať se dokument přesune kamkoli.

• Vícestupňové uchovávání:    Zásady uchovávání mají víc fází, díky nimž můžete celý životní cyklus dokumentu zadat jako jedinou zásadu (např. revidovat smlouvy každý rok a odstranit je po 7 letech).

• Sestavy auditování podle položek:    U jednotlivých záznamů si můžete vygenerovat vlastní sestavu auditování.

• Hierarchické plány souborů:    Můžete vytvářet víceúrovňové hierarchické struktury a spravovat uchovávání u každé složky v hierarchii (nebo je dědit z nadřazených složek).

• Sestava plánu souborů:    Stav můžete sestavy zobrazující počet položek v jednotlivých fázích plánu souborů spolu s kumulativní zásady uchovávání informací v jednotlivých uzlech v plánu. Taxonomie a centralizované typy obsahu: archivace bude spotřebitele celopodnikové taxonomie a typy obsahu, zajistit soulad a kontext převod mezi prostor pro spolupráci a archiv. Budeme se mluvit mnohem víc o investic taxonomie 2010 v budoucích příspěvky.

• Taxonomie a centralizované typy obsahu:    Archiv bude používat taxonomie a typy obsahu platné pro celou organizaci, což zajistí konzistenci a přenos obsahu mezi prostředím pro spolupráci a archivem. Investicemi do taxonomie ve verzi 2010 se budeme důkladně zabývat v následujících příspěvcích.

• Organizátor obsahu:    Směrovač záznamů může pomocí metadat směrovat příchozí dokumenty na správné místo v hierarchickém plánu souborů. Umožní vám například automaticky vynucovat pravidla u odesílaného obsahu, třeba „pokud je nákupní smlouva označena, že patří k projektu Alfa, odešli ji do podložky Smlouvy k projektu Alfa a na položku použij zásady uchovávání platné pro tuto podsložku“.

• Virtuální složky   : plánu souborů je skvělý způsob, jak spravovat úložiště, ale často čas není záměrný můžete používat k navigaci a podívejte se na obsah, který hledáte. Centrum záznamů SharePoint 2010 využívá novou funkci navigace pomocí metadat na základě, který umožňuje vystavit klíčové metadat jako virtuální složky:

Začátek stránky

Správa záznamů na místě

Správa záznamů na místě může být povolena na libovolném webu a kterýkoli web může být nakonfigurovaný jako systém správy záznamů. V tomto typu systému, na rozdíl od centra záznamů, můžete ukládat záznamy společně s aktivními dokumenty v prostředí pro spolupráci.

Správa na místě vám umožní řídit obsah v prostředí pro spolupráci. To umožní deklarovat určité sharepointové dokumenty (nebo blogy, wikiweby, webové stránky a položky seznamu) jako záznamy. Pokud vaše společnost definuje, co to je záznam, systém může zabránit odstranění nebo úpravám takových záznamů.

Auditování, uchovávání informací, doba vypršení platnosti, vytváření sestav, pracovní postup pro záznamy, eDiscovery a uchovávání pro právní účely jsou funkce, které můžete použít v prostředí pro spolupráci, a dosáhnout tak rovnováhy mezi přínosem SharePointu koncovým uživatelům a potřebou řízení informací.

Záznamy je možné deklarovat ručně jakožto součást rozsáhlejšího procesu v pracovním postupu nebo pomocí plánované části uchovávání dokumentu, třeba po dvou letech. Důležité je to, že při deklaraci jako záznam se obsah nepřesune do archivu – zůstane kde je, aby ho uživatelé i dál mohli najít a manipulovat s obsahem.

Mezi další výhody použití systému správy záznamů na místě patří následující:

• Záznamy můžou existovat a být spravované na víc webech.

• Pokud je povolená správa verzí, budou se automaticky udržovat verze záznamů.

• Hledání jde současně spouštět oproti záznamům i aktivním dokumentům.

• Máte širší kontrolu nad tím, co se ve vaší organizaci považuje za záznam, a kdo může vytvářet záznamy.

Začátek stránky

Co vzít v úvahu při plánování řešení

Při přemýšlení nad tím, jestli spravovat záznamy v samostatném centru záznamů nebo na tom stejném webu pro spolupráci, kde byly dokumenty vytvořené, vezměte v úvahu tyto otázky:

• Je řízení webu pro spolupráci vhodné pro správu záznamů?

• Podléhá vaše odvětví zákonným požadavkům vyžadujícím oddělení záznamů od aktivních dokumentů?

• Je možné správci webu pro spolupráci svěřit správu webu obsahujícího záznamy?

• Možná budete chtít ukládat záznamy na webu s omezenějším přístupem než má web pro spolupráci nebo na webu zálohovaném podle jiného plánu.

• Jak dlouho se bude web pro spolupráci používat? Pokud bude potřeba uchovávat záznamy delší dobu, než je doba trvání projektu, volba strategie správy záznamů na místě znamená, že web pro spolupráci budete muset udržovat, i když se už nebude používat.

• Budou členové projektu potřebovat častý přístup k dokumentům po tom, co se z nich staly záznamy? Pokud použijete správu na místě, členové projektu budou mít k dokumentům stejný přístup, ať už jsou dokumenty aktivní nebo se z nich stanou záznamy.

• Nesou správci záznamů ve vaší organizaci odpovědnost jenom za záznamy, nebo jsou odpovědní za všechny informace, ať už aktivní nebo ve formě záznamů? Pokud jsou správci záznamů odpovědní jenom za oficiální záznamy, práce se samostatným centrem záznamů by pro ně byla snadnější.

Začátek stránky