Όταν δημιουργείτε μια νέα, κενή βάση δεδομένων, η Access σάς ζητά να δώσετε ένα όνομα στο αρχείο βάσης δεδομένων. Από προεπιλογή, το αρχείο λαμβάνει την επέκταση ".accdb", που σημαίνει έχει δημιουργηθεί στη μορφή αρχείου .accdb της Access για τη δική σας έκδοση και δεν είναι δυνατή η ανάγνωσή του σε παλαιότερες εκδόσεις της Access.
Έχετε τη δυνατότητα δημιουργίας αρχείων σε μορφή Access 2000 ή σε μορφή Access 2002-2003 (και στις δύο περιπτώσεις, η επέκταση είναι ".mdb"). Στη συνέχεια, όταν δημιουργείτε ένα νέο αρχείο βάσης δεδομένων, το αρχείο που προκύπτει δημιουργείται στην προηγούμενη μορφή της Access ώστε να είναι δυνατή η κοινή χρήση του αρχείου με άλλους χρήστες οι οποίοι χρησιμοποιούν αυτή την έκδοση της Access. Πρόκειται για μια χρήσιμη δυνατότητα εάν έχετε κάνει αναβάθμιση σε νεότερη έκδοση αλλά μοιράζεστε αρχεία με άλλους χρήστες που δεν έχουν κάνει αναβάθμιση.
Για να αλλάξετε την προεπιλεγμένη μορφή αρχείου
-
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.
-
Πατήστε Επιλογές.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access, κάντε κλικ στην επιλογή Γενικά.
-
Στην περιοχή Δημιουργία βάσεων δεδομένων, στο πλαίσιο Προεπιλεγμένη μορφή αρχείου για την κενή βάση δεδομένων, επιλέξτε τη μορφή αρχείου που θέλετε ως προεπιλεγμένη.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
-
Επιλέξτε Αρχείο > Δημιουργία.
-
Για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο, πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου που θέλετε (βεβαιωθείτε ότι αφήνετε την επέκταση ως έχει) και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία. Εάν δεν θέλετε να δημιουργήσετε ένα αρχείο αυτή τη στιγμή, κάντε κλικ στο κουμπί Άκυρο.
Μετατροπή μιας βάσης δεδομένων από μια μορφή σε άλλη μορφή
Εάν έχετε μια βάση δεδομένων την οποία θέλετε να μετατρέψετε σε διαφορετική μορφή, μπορείτε να επιλέξετε μια μορφή με την εντολή Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως. Αυτή η εντολή διατηρεί τη βάση δεδομένων στην αρχική της μορφή και δημιουργεί ένα αντίγραφο της βάσης δεδομένων με τη μορφή που καθορίζετε. Μπορείτε, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε αυτό το αντίγραφο της βάσης δεδομένων με την έκδοση της Access που θέλετε.
Σημείωση: Εάν η αρχική βάση δεδομένων είναι σε μορφή αρχείου ".accdb" και περιέχει σύνθετα δεδομένα, δεδομένα χωρίς σύνδεση ή συνημμένα, δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο σε παλαιότερη μορφή, όπως Access 2000 ή Access 2002-2003.
-
Εάν η βάση δεδομένων δεν είναι ήδη ανοιχτή, ανοίξτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να μετατρέψετε.
-
Κάντε κλικ στις επιλογές Αρχείο > Αποθήκευση ως > Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως.
Σημείωση: Εάν κάποια αντικείμενα της βάσης δεδομένων είναι ανοιχτά όταν προσπαθείτε να τα αποθηκεύσετε σε διαφορετική μορφή, η Access πρέπει να κλείσει τα αντικείμενα πριν τη δημιουργία του αντιγράφου. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι προκειμένου η Access να κλείσει τα αντικείμενα (η Access σάς ζητά να αποθηκεύσετε τυχόν αλλαγές) ή κάντε κλικ στο κουμπί Όχι για να ακυρώσετε ολόκληρη τη διαδικασία.
-
Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου για το αντίγραφο της βάσης δεδομένων.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Η Access δημιουργεί το αντίγραφο και, στη συνέχεια, το ανοίγει.
