Skapa och publicera en Access-databas till SharePoint

Artikelinnehåll

• Översikt

• Skapa en webbdatabas

• Publicera och synkronisera ändringar av programmet

Översikt

Access 2010 och Access Services ger dig en plattform för att skapa databaser som du kan använda på en SharePoint-webbplats. Du utformar och publicerar en webbdatabas med hjälp av Access 2010 och Access Services, och personer som har konton på SharePoint-webbplatsen använder webbdatabasen i en webbläsare.

Så här fungerar det

När du publicerar en webbdatabas skapas en SharePoint-webbplats som innehåller databasen i Access Services. Alla databasens objekt och data flyttas till SharePoint-listor på webbplatsen. I följande video visas processen.

När du har publicerat den kan SharePoint-besökare använda databasen enligt deras behörigheter för SharePoint-webbplatsen.

• Fullständig behörighet    Du kan ändra data och göra designändringar.

• Delta    Du kan ändra data, men du får inte göra designändringar.

• Läsa    Du får läsa data men du får inte göra ändringar.

Du kan öppna webbdatabasen i Access, ändra dess design och sedan synkronisera dina ändringar – vilket innebär att de sparas på SharePoint-webbplatsen. I följande video visas hur du gör en designändring efter publicering av webbdatabasen.

Du kan även ta ned webbdatabasen, använda offlineversionen och sedan synkronisera data och designändringar när den publiceras online igen.

Obs!: Om du vill skapa en webbdatabas måste du ha fullständig behörighet på den SharePoint-webbplats där du vill publicera den. Mer information om SharePoint-behörigheter finns i avsnittet Se även.

Formulär körs i webbläsaren

Formulär och de flesta makron körs i webbläsaren. Access kan då uppdatera data på skärmen utan att behöva göra om hela sidan.

Du kan skapa ett formulär för att hjälpa användarna att navigera i ditt program. En ny kontroll, navigeringskontrollen, gör det enkelt att lägga till vanliga webbnavigeringsknappar till ett formulär för detta ändamål.

Obs!: Navigeringsfönstret (den funktion du använder i Access för att bläddra bland objekten i en databas) finns inte i en webbläsare.

Om rapporter om Microsoft 365

Även om Access 2010-rapporter kan publiceras på Access Services på SharePoint kan de inte köras i webbläsaren när du publicerar dem på Microsoft 365. Vi rekommenderar att du öppnar databasen i Access för att visa rapporter och använder formulär eller datablad för att formatera data för utskrift i Microsoft 365 miljö.

Data lagras i SharePoint-listor

Alla tabeller blir SharePoint-listor och posterna blir listobjekt. På så sätt kan du använda SharePoint-behörigheter för att styra åtkomsten till din webbdatabas och dra nytta av andra SharePoint-funktioner.

Frågor och datamakro körs i tjänsten

All SQL-bearbetning sker i SharePoint-tjänsten. Detta ger bättre nätverksprestanda genom att trafiken begränsas till resultatuppsättningar.

Överst på sidan

Skapa en webbdatabas

Det här avsnittet beskriver viktiga nya funktioner och innehåller instruktioner för grundläggande designuppgifter du måste slutföra för att skapa en webbdatabas.

I det här avsnittet

• Innan du börjar

  • Skillnader i utformning mellan lokala databaser och webbdatabaser

  • Endast lokala funktioner utan motsvarighet i Access Services

• Överväg att använda en mall

• Komma igång med en tom webbdatabas

• Utforma en webbtabell

  • Skapa en ny webbtabell

  • Lägga till ett fält från fältgalleriet

  • Lägga till ett fält genom att klicka på databladet

  • Ändra fältegenskaper

• Lägga till ett beräknat fält

• Skapa dataverifieringsregler

  • Ange en verifieringsregel och ett verifieringsmeddelande för ett fält

  • Ange en verifieringsregel och ett verifieringsmeddelande för en post

• Skapa en relation mellan två webbtabeller

  • Skapa till uppslagsfält i databladsvyn

• Ändra ett uppslagsfält i databladsvyn

• Upprätthålla dataintegriteten genom att använda datamakron

• Utforma en webbfråga

• Utforma ett webbformulär

• Skapa en rapport

• Utforma ett navigeringsformulär och ange det som standardformuläret som visas vid start

Innan du börjar

Det finns några saker du bör göra innan du börjar bygga din webbdatabas. Det finns dessutom skillnader i utformning mellan webbdatabaser och lokala databaser som du bör känna till, särskilt om du är en erfaren Access-utvecklare.

• Bestäm syftet med databasen    Gör en tydlig plan så att du kan fatta bra beslut när du arbetar fram detaljerna i utformningen.

• Hitta och strukturera informationen    Du kan inte använda länkade tabeller i en webbdatabas. Data som du vill använda som inte har sitt ursprung i databasen måste importeras innan du kan publicera. Om du organiserar dina data innan du börjar med utformningen kan du slippa ändra designen för att anpassa den till oväntade dataegenskaper.

• Bestäm dig för på vilken SharePoint-webbplats du kommer att göra publiceringen    Du kan inte publicera utan SharePoint. Om du vill testa din utformning i en webbläsare medan du gör den (detta är en bra idé) måste du publicera den först.

• Planera säkerheten    Du kan använda säkerhetsfunktionerna i SharePoint för att kontrollera åtkomsten till din webbdatabas. Planera säkerheten tidigt så att du kan bygga in den i din utformning.

Överväg att använda en mall

När du har beslutat vad ditt program ska utföra kan du överväga om en databasmall skulle fungera. Databasmallar är färdiga program som du kan använda som de är eller ändra så att de passar just dina behov.

Du kan granska tillgängliga mallar på fliken Ny i Backstage-vyn.

Komma igång med en tom webbdatabas

• På fliken Arkiv klickar du på Nytt.

  

Fliken Arkiv öppnar Backstage-vyn, en ny del av Access-gränssnittet där du hittar kommandon som gäller för en hel databas, som Publicera till SharePoint.

Fliken Nytt i Backstage-vyn har kommandon för att skapa en databas.

1. Under Tillgängliga mallar klickar du på Tom webbdatabas.

2. Granska det föreslagna filnamnet i rutan Filnamn och sökvägen till databasfilen, som anges nedanför. Du kan byta namn på filen genom att skriva i rutan Filnamn.

3. Om du vill ändra sökvägen klickar du på mappikonen bredvid rutan Filnamn och bläddrar till en plats där du vill placera databasfilen.

4. Klicka på Skapa. Den nya webbdatabasen öppnas och en ny tom tabell visas.

Utforma en webbtabell

När du först skapar en tom webbdatabas skapas en ny tabell i Access och som då öppnas i databladsvyn. Du kan använda kommandona på flikarna Fält och Tabell för att lägga till fält, index, verifieringsregler och datamakron – en ny funktion som gör att du kan ändra data baserat på händelser.

När du har redigerat och använt den nya tabellen vill du troligen skapa fler tabeller.

Lägga till ett beräknat fält

Du kan lägga till ett fält som visar ett värde som beräknas baserat på andra data i samma tabell. Data från andra tabeller kan inte användas som utgångspunkt för beräknade data. Vissa uttryck stöds inte av beräknade fält.

1. Klicka på Klicka för att lägga till när tabellen är öppen.

2. Peka på Beräknat fält och klicka sedan på den datatyp du vill att fältet ska ha.

   Uttrycksverktyget öppnas.

3. Använd uttrycksverktyget för att skapa beräkningen för fältet. Kom ihåg att du bara kan använda andra fält från samma tabell som datakällor för beräkningen. Avsnittet Se även innehåller länkar till artiklar som innehåller information om hur du använder Uttrycksverktyget.

Skapa dataverifieringsregler

Du kan använda ett uttryck för att verifiera indata för de flesta fält. Du kan också använda ett uttryck för att verifiera indata för en tabell, vilket kan vara användbart om du vill verifiera indata för ett fält som inte stöder verifiering eller om du vill verifiera fältindata baserat på värdet i andra fält i tabellen.

Du kan också ange det meddelande som visas när en verifiering förhindrar inmatning, det som kallas för ett verifieringsmeddelande.

Skapa en relation mellan två webbtabeller

Om du vill skapa en relation i en webbdatabas använder du uppslagsguiden för att skapa ett uppslagsfält. Uppslagsfältet placeras i tabellen som är på N-sidan i relationen och hänvisar till tabellen som finns på 1-sidan av relationen.

Ändra ett uppslagsfält i databladsvyn

1. Öppna den tabell som innehåller det uppslagsfält du behöver ändra.

2. Gör något av följande:

   • Klicka på Ändra uppslag i gruppen Egenskaper på fliken Fält.

   • Högerklicka på uppslagsfältet och klicka sedan på Ändra uppslag.

3. Följ stegen i Uppslagsguiden.

Upprätthålla dataintegriteten genom att använda datamakron

Du kan implementera sammanhängande uppdateringar och borttagningar genom att använda datamakron. Du kan använda kommandon på fliken Tabell för att skapa inbäddade makron som ändrar data. I följande videoklipp visas grundläggande information.

Avsnittet Se även innehåller länkar till artiklar som innehåller mer information om hur du skapar datamakro.

Utforma en webbfråga

Du kan använda en fråga som datakälla för formulär och rapporter. Frågor körs i tjänsten, vilket hjälper till att minimera nätverkstrafiken.

Anta till exempel att du använder en webbdatabas för att spåra bidrag till välgörande ändamål. Du vill se vem som donerade pengar under en visst evenemang. Du kan använda en fråga för att välja dessa data och förbereda dem för användning i formulär och rapporter.

1. Klicka på Fråga i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Dubbelklicka i dialogrutan Visa tabell på varje tabell som du vill inkludera och klicka sedan på Stäng.

   I det här exemplet dubbelklickar du på Beståndsdelar, Donationer, Händelse och Händelsedeltagare.

3. Skapa nödvändiga kopplingar genom att dra fält från ett objekt till ett annat i frågedesignfönstret.

   I detta exempel drar du ID-fältet från Beståndsdelar till fältet DonatorBeståndsdelID i Donationer och drar sedan fältet DonatorBeståndsdelID från Donationer till fältet BeståndsdelID i Händelsedeltagare.

4. Lägg till de fält som du vill använda. Du kan dra fälten till rutnätet eller så kan du dubbelklicka på ett fält för att lägga till det.

   I detta exempel lägger du till Händelse från tabellen Händelser, Donationsdatum från tabellen Donationer och Hälsning, Förnamn och Efternamn från tabellen Beståndsdelar.

5. Lägg till alla kriterier som du vill tillämpa.

   I detta exempel vill du begränsa Donationsdatum så att det hamnar mellan Startdatum och Slutdatum för evenemanget. I frågerutnätet, på raden Villkor skriver du under Donationsdatum >=[Startdatum] Och <=[Slutdatum].

Utforma ett webbformulär

Formulär är det huvudsakliga sättet att skriva in och redigera data i en webbdatabas, och de kan även vara användbara för att granska data. Formulär körs i webbläsaren, vilket ger optimala prestanda. När du öppnar ett formulär hämtar webbläsaren alla nödvändiga data från SharePoint. Du kan filtrera och sortera data i formuläret utan att behöva hämta data igen.

1. Välj en tabell eller fråga som ska användas som datakälla.

   Obs!: Om du vill skapa ett obundet formulär kan du hoppa över det här steget.

2. På fliken Skapa i gruppen Formulär klickar du på någon av följande knappar:

   • Format    Skapa ett enkelt formulär som visar en post i taget, med det objekt som du valt som datakälla.

     Obs!: Om du skapar ett obundet formulär är den här knappen inte tillgänglig.

   • Flera objekt    Skapa ett formulär som visar flera poster åt gången, med det objekt som du valt som datakälla.

     Obs!: Om du skapar ett obundet formulär är den här knappen inte tillgänglig.

   • Tomt formulär    Skapa ett formulär som inte visar något.

   • Datablad    Skapa ett formulär som ser ut som och beter sig som ett datablad, med det objekt som du valt som datakälla.

     Obs!: Om du skapar ett obundet formulär är den här knappen inte tillgänglig.

Skapa en rapport

Rapporter är det huvudsakliga sättet att läsa och skriva ut data från en webbdatabas. I en Microsoft 365 måste du öppna databasen i Access innan du kan visa en rapport. När du öppnar en rapport hämtar Access alla nödvändiga data från SharePoint-servern. Du kan filtrera och sortera data i rapporten utan att behöva hämta data från servern på nytt.

1. Välj en tabell eller fråga som ska användas som datakälla.

2. På fliken Skapa i gruppen Rapporter klickar du på någon av följande knappar:

   • Rapport    Skapa en grundläggande rapport, med det objekt som du valt som datakälla.

   • Tom rapport    Skapa en rapport som inte visar något.

Utforma ett navigeringsformulär och ange det som standardformuläret som visas vid start

Användarna behöver kunna navigera i ditt program. Kom ihåg att navigeringsfönstret inte finns i en webbläsare. Du måste göra det möjligt för användarna att hantera dina databasobjekt. Du kan skapa ett navigeringsformulär och ange att det ska visas när någon öppnar ditt program i en webbläsare. Dessutom: Om du inte anger ett formulär som ska visas när programmet startar öppnas inget formulär, vilket gör det svårt att använda programmet.

1. Klicka på fliken Skapa i menyfliksområdet.

2. Klicka på Navigering i gruppen Formulär och välj sedan en navigeringslayout i listan.

3. Om du vill lägga till ett objekt drar du det från navigeringsfönstret till navigeringskontrollen.

   Obs!: Du kan bara lägga till formulär och rapporter till en navigeringskontroll.

4. Lägg till andra kontroller som du vill använda i navigeringsformulärets huvuddel. Du kanske till exempel vill göra det möjligt att söka i alla formulär genom att lägga till ett par kontroller till navigeringsformuläret.

Publicera och synkronisera ändringar i programmet