Bygge og publisere en Access-database på SharePoint

I denne artikkelen

• Oversikt

• Opprette en nettdatabase

• Publisere og synkronisere endringer i programmet

Oversikt

Access 2010 og Access Services gir deg en plattform der du kan opprette databaser som du kan bruke på et SharePoint-nettsted. Du utformer og publiserer en nettdatabase ved hjelp av Access 2010 og Access Services, og personer som har kontoer på SharePoint-nettstedet, bruker nettdatabasen i en nettleser.

Slik fungerer det

Når du publiserer en nettdatabase, opprettes det et SharePoint-nettsted som inneholder databasen. Alle databaseobjektene og -dataene flyttes til SharePoint-lister på dette nettstedet. Følgende video viser prosessen.

Når du har publisert databasen, kan SharePoint-besøkende bruke databasen, basert på deres tillatelser for SharePoint-nettstedet.

• Full kontroll    Lar deg gjøre endringer i dataene og utformingen.

• Bidra    Lar deg gjøre endringer i dataene, men ikke i utformingen.

• Lese    Lar deg lese dataene, men ikke endre noe.

Du kan åpne nettdatabasen i Access, gjennomgå utformingen og deretter synkronisere endringene – det vil si lagre dem på SharePoint-nettstedet. Følgende video viser hvordan du endrer utformingen etter at du har publisert nettdatabasen.

Du kan også koble fra nettdatabasen, bruke den frakoblede versjonen, og deretter synkronisere data- og utformingsendringer når du er koblet til igjen.

Obs!: Hvis du vil bygge en nettdatabase, må du ha tillatelsen Full kontroll på SharePoint-nettstedet der du vil publisere den. Hvis du vil ha mer informasjon om SharePoint-tillatelser, kan du se delen Se også.

Skjemaer kjører i nettleseren

Skjemaer og de fleste makroer kjører i nettleseren. Dermed kan Access oppdatere data på skjermen uten å måtte laste inn hele siden på nytt.

Du kan opprette et skjema for å hjelpe brukere å navigere i programmet. En ny kontroll, Navigasjon-kontrollen, gjør det enkelt å legge til standard navigasjonsknapper i nettstil i et skjema for dette formålet.

Obs!: Navigasjonsruten (funksjonen du bruker i Access til å søke etter objekter i en database) er ikke tilgjengelig i en nettleser.

Rapporter om Microsoft 365

Selv om Access 2010-rapporter kan publiseres til Access Services på SharePoint, kjører de ikke i nettleseren når du publiserer dem til Microsoft 365. Vi anbefaler at du åpner databasen i Access for å vise rapporter og bruke skjemaer eller dataark til å formatere data for utskrift i et Microsoft 365 miljø.

Data lagres i SharePoint-lister

Alle tabellene blir SharePoint-lister, og poster blir listeelementer. Dermed kan du bruke SharePoint-tillatelser til å kontrollere tilgangen til nettdatabasen samt dra nytte av andre SharePoint-funksjoner.

Spørringer og datamakroer kjører i tjenesten

All SQL-behandling skjer på SharePoint-tjenesten. Dette forbedrer nettverksytelsen ved å begrense trafikken til resultatsett.

Til toppen av siden

Opprette en nettdatabase

Denne delen beskriver nye viktige funksjoner og gir en trinnvis forklaring av de grunnleggende utformingsoppgavene du må gjøre for å opprette en nettdatabase.

I denne delen

• Før du begynner

  • Utformingsforskjeller mellom skrivebordsbaserte og nettbaserte databaser

  • Skrivebordsfunksjoner som ikke finnes i Access Services

• Vurder å bruke en mal

• Komme i gang med en tom nettdatabase

• Utforme en nettabell

  • Opprette en ny nettabell

  • Legge til et felt fra feltgalleriet

  • Legge til et felt ved å klikke dataarket

  • Endre feltegenskaper

• Legge til et beregnet felt

• Konfigurere regler for datavalidering

  • Konfigurere en feltvalideringsregel og melding

  • Konfigurere en postvalideringsregel og melding

• Opprette en relasjon mellom to nettabeller

  • Opprette et oppslagsfelt i dataarkvisning

• Endre et oppslagsfelt i dataarkvisning

• Opprettholde dataintegritet ved hjelp av datamakroer

• Opprette en nettspørring

• Opprette et nettskjema

• Opprette en rapport

• Opprette et navigeringsskjema og angi det som standardskjema som skal vises ved start

Før du begynner

Det er noen oppgaver du må utføre før du begynner å utforme nettdatabasen. Videre er det noen utformingsforskjeller på nettdatabaser og skrivebordsdatabaser som du bør vite om, spesielt hvis du er en erfaren Access-utvikler.

• Bestem formålet med databasen    Ha en klar plan, slik at du kan ta gode beslutninger når du utarbeider utformingen.

• Finn og organiser den nødvendige informasjonen    Du kan ikke bruke koblede tabeller i en nettdatabase. Eventuelle data du vil bruke som ikke stammer fra databasen, må importeres før du publiserer. Hvis du organiserer dataene før du begynner utformingen, kan du unngå å måtte gjøre om utformingen for å imøtekomme uventede datautfordringer.

• Identifiser SharePoint-nettstedet du skal bruke til publiseringen    Du kan ikke publisere i det hele tatt uten SharePoint. Hvis du vil prøve ut utformingen i en nettleser mens du arbeider på utformingen (det kan lønne seg), må du publisere den først.

• Planlegg sikkerheten    Du kan dra nytte av SharePoint-sikkerheten for å kontrollere tilgangen til nettdatabasen. Planlegg sikkerheten tidlig slik at du kan bygge den inn i utformingen.

Vurder å bruke en mal

Når du har bestemt hva programmet skal gjøre, bør du vurdere om du kan bruke en databasemal. Databasemaler er forhåndsbygde programmer som kan brukes som de er, eller endres for å dekke bestemte behov.

Du kan se gjennom de tilgjengelige malene på Ny-fanen i Backstage-visningen.

Komme i gang med en tom nettdatabase

• Klikk Ny på Fil-fanen.

  

Fil-fanen åpner Backstage-visningen. Dette er en ny del i Access-grensesnittet der du finner kommandoer som gjelder for en hel database, for eksempel Publiser til SharePoint.

I Backstage-visningen inneholder Ny-fanen kommandoer for å opprette en database.

1. Klikk Tom webdatabase under Tilgjengelige maler.

2. Vurder det foreslåtte filnavnet i Filnavn-boksen og banen for databasefilen like nedenfor. Du kan endre filnavnet ved å skrive inn i Filnavn-boksen.

3. Hvis du vil endre banen, klikker du mappeikonet ved siden av Filnavn-boksen slik at du kan bla gjennom og finne et sted der du vil plassere databasefilen.

4. Klikk Opprett. Den nye nettdatabasen åpnes og viser en ny, tom tabell.

Utforme en nettabell

Når du oppretter en tom nettdatabase, opprettes en ny tabell som åpnes i dataarkvisning. Du kan bruke kommandoene i Felt-fanen og Tabell-fanen for å legge til felt, indekser, valideringsregler og datamakroer – en ny funksjon som du kan bruke til å endre data basert på hendelser.

Når du har redigert og brukt den nye tabellen, vil du sannsynligvis opprette flere tabeller.

Legge til et beregnet felt

Du kan legge til et felt som viser en verdi som er beregnet ut fra andre data i samme tabell. Data fra andre tabeller kan ikke brukes som kilde for de beregnede dataene. Enkelte uttrykk støttes ikke av beregnede felt.

1. Når tabellen er åpen, klikker du Klikk for å legge til.

2. Pek på Beregnet felt, og klikk deretter datatypen du vil bruke for feltet.

   Uttrykksverktøyet åpnes.

3. Bruk uttrykksverktøyet til å opprette beregningen for feltet. Husk at du bare kan bruke andre felt fra samme tabell som datakilder for beregningen. Se også-delen inneholder koblinger til artikler som gir informasjon om hvordan du bruker uttrykksverktøyet.

Konfigurere regler for datavalidering

Du kan bruke et uttrykk til å validere inndata for de fleste felt. Du kan også bruke et uttrykk til å validere inndata for en tabell, noe som kan være nyttig hvis du vil validere inndata for et felt som ikke støtter validering, eller hvis du vil validere feltinndata basert på verdien til andre felt i tabellen.

Du kan også angi meldingen som skal vises når en valideringsregel sperrer inndata. Dette kalles en valideringsmelding.

Opprette en relasjon mellom to nettabeller

Når du skal opprette en relasjon i en nettdatabase, bruker du oppslagsveiviseren til å opprette et oppslagsfelt. Oppslagsfeltet settes i tabellen som er på mange-siden av relasjonen, og peker til tabellen som er på én-siden av relasjonen.

Endre et oppslagsfelt i dataarkvisning

1. Åpne tabellen som har oppslagsfeltet du vil endre.

2. Gjør ett av følgende:

   • Klikk Endre oppslag i Egenskaper-gruppen på fanen Felt.

   • Høyreklikk oppslagsfeltet, og klikk deretter Endre oppslag.

3. Følg trinnene i oppslagsveiviseren.

Opprettholde dataintegritet ved hjelp av datamakroer

Du kan implementere gjennomgripende oppdateringer og slettinger ved å bruke datamakroer. Du kan bruke kommandoer i Tabell-fanen til å opprette innebygde makroer som endrer data. Følgende video viser det grunnleggende.

Se også-delen inneholder koblinger til artikler som gir mer informasjon om hvordan du oppretter datamakroer.

Opprette en nettspørring

Du kan bruke en spørring som datakilde for skjemaer og rapporter. Spørringer kjører i tjenesten, noe som bidrar til å minimere nettverkstrafikken.

Anta for eksempel at du bruker en nettdatabase til å spore veldedige bidrag. Du ønsker å se hvem som har gitt penger under et arrangement. Du kan bruke en spørring til å velge dataene og klargjøre dem for bruk i skjemaer og rapporter.

1. Klikk Spørring i Spørringer-gruppen på fanen Opprett.

2. I dialogboksen Vis tabell dobbeltklikker du hver tabell du vil ha med, og deretter klikker du Lukk.

   I dette eksemplet dobbeltklikker du Bestanddeler, Bidrag, Arrangementer og Arrangementsdeltakere.

3. Opprett nødvendige koblinger ved å dra felt fra ett objekt til et annet i spørringsutformingsvinduet.

   I dette eksemplet drar du ID-feltet fra Bestanddeler til Bidragsyterbestanddel-ID-feltet i Bidrag, og drar deretter Bidragsyterbestanddel-ID-feltet fra Bidrag til Bestanddel-ID-feltet i Arrangementsdeltakere.

4. Legg til feltene du vil bruke. Du kan dra feltene til rutenettet, eller du kan dobbeltklikke et felt for å legge det til.

   I dette eksemplet legger du til Arrangement fra tabellen Arrangementer, Bidragsdato fra tabellen Bidrag, og Hilsener, Fornavn og Etternavn fra tabellen Bestanddeler.

5. Legg eventuelt til kriteriene du vil bruke.

   I dette eksemplet vil du begrense Bidragsdato slik at den faller mellom Startdato og Sluttdato for arrangementet. Skriv >=[Startdato] og <=[Sluttdato] i spørringsutformingsrutenettet i Kriterier-raden under Bidragsdato.

Opprette et nettskjema

Skjemaer er hovedmåten for å legge inn og redigere data i nettdatabasen, og er også nyttige for gjennomgang av data. Skjemaer kjøres i nettleseren for å forbedre ytelsen. Når du åpner et skjema, henter nettleseren de nødvendige dataene fra SharePoint. Du kan filtrere og sortere dataene i skjemaet uten å måtte hente data på nytt.

1. Velg en tabell eller spørring som skal brukes som datakilde.

   Obs!: Hvis du vil opprette et ubundet skjema, hopper du over dette trinnet.

2. Klikk én av følgende knapper i Skjemaer-gruppen på fanen Opprett:

   • Form    Oppretter et enkelt skjema som viser én post om gangen, med objektet du valgte som datakilde.

     Obs!: Hvis du oppretter et ubundet skjema, er knappen ikke tilgjengelig.

   • Flere elementer    Oppretter et skjema som viser flere poster om gangen, med objektet du valgte som datakilde.

     Obs!: Hvis du oppretter et ubundet skjema, er knappen ikke tilgjengelig.

   • Tomt skjema    Oppretter et tomt skjema.

   • Dataark    Oppretter et skjema som ser ut som og oppfører seg som et dataark, med objektet du valgte som datakilde.

     Obs!: Hvis du oppretter et ubundet skjema, er knappen ikke tilgjengelig.

Opprette en rapport

Rapporter er hovedmåten for å gå gjennom eller skrive ut data fra nettdatabasen. I et Microsoft 365-miljø må du åpne databasen i Access før du kan vise en rapport. Når du åpner en rapport, henter Access de nødvendige dataene fra SharePoint-serveren. Du kan filtrere og sortere dataene i rapporten uten å måtte hente data fra serveren på nytt.

1. Velg en tabell eller spørring som skal brukes som datakilde.

2. Klikk én av følgende knapper i Rapporter-gruppen på fanen Opprett:

   • Rapport    Oppretter en grunnleggende rapport med objektet du valgte som datakilde.

   • Tom rapport    Oppretter en tom rapport.

Opprette et navigeringsskjema og angi det som standardskjema som skal vises ved start

Brukerne trenger en måte å navigere på i programmet. Husk at navigasjonsruten ikke er tilgjengelig i nettlesere. For at brukere skal kunne få tilgang til databaseobjektene, må du gi dem en måte å gjøre det på. Du kan opprette et navigeringsskjema og angi at det skal vises når noen åpner programmet i en nettleser. Hvis du ikke angir at et skjema skal vises når programmet starter, åpnes det ikke noe skjema, og dermed blir det vanskelig å bruke programmet.

1. Klikk fanen Opprett på båndet.

2. Klikk Navigasjon i Skjema-gruppen, og velg deretter et navigasjonsoppsett fra listen.

3. Når du skal legge til et element, drar du det fra navigasjonsruten til navigasjonskontrollen.

   Obs!: Du kan bare legge til skjemaer og rapporter i en navigasjonskontroll.

4. Legg til eventuelle andre kontroller i selve navigeringsskjemaet. Du kan for eksempel ønske å gi søkefunksjonalitet i alle skjemaer ved å legge til noen kontroller i navigeringsskjemaet.

Publisere og synkronisere endringer i programmet