Access-adatbázis készítése és közzététele SharePointban

A témakör tartalma

• Áttekintés

• Webes adatbázis készítése

• Az alkalmazás módosításainak közzététele és szinkronizálása

Áttekintés

Az Access 2010 és az Access Services platformot biztosít a SharePoint-webhelyeken használható adatbázisok létrehozásához. A webes adatbázisokat a Access 2010 és az Access Services használatával tervezheti meg és tehet közzé, a SharePoint-webhelyen fiókkal rendelkező felhasználók pedig webböngészőben használják a webes adatbázist.

Működése

Webes adatbázis közzétételekor az Access Services létrehoz egy, az adatbázist tartalmazó SharePoint-webhelyet. A webhelyen található összes adatbázis-objektum és adat SharePoint-listákba kerül. Az alábbi videó bemutatja a folyamatot.

A közzététel után a SharePoint-webhely látogatói a számukra megadott engedélyektől függően használhatják az adatbázist.

• Teljes hozzáférés:    Lehetővé teszi az adatok és az adatbázisterv módosítását.

• Közreműködés:    Lehetővé teszi az adatok módosítását, de az adatbázistervét nem.

• Olvasás:    Az adatok csak olvashatók, egyik elem sem módosítható.

Megnyithatja a webes adatbázist az Accessben, módosíthatja azt, szinkronizálhatja a módosításokat, és a SharePoint-webhelyen mentheti őket. Az alábbi videó bemutatja, hogy miként módosíthatja a tervet a webes adatbázis közzététele után.

A webes adatbázist saját számítógépére is mentheti, és az így mentett verziót az adatok és az adatbázisterv esetleges módosítása után újra szinkronizálhatja az online adatokkal.

Megjegyzés: Webes adatbázis felépítéséhez Teljes hozzáférés jogosultsággal kell rendelkeznie ahhoz a SharePoint-webhelyhez, ahol közzé szeretné tenni. A SharePoint-engedélyekről a Lásd még című szakasz hivatkozásait használva szerezhet több információt.

Az űrlapok a böngészőben futnak

Az űrlapok és a legtöbb makró a böngészőben fut. Ez lehetővé teszi, hogy az Access frissítse az adatokat a képernyőn a teljes lap ismételt beolvasása nélkül.

Űrlap létrehozásával segítheti az alkalmazásban való navigálást. Az új navigációs vezérlővel egyszerűen felvehet szokásos webes stílusú navigációs gombokat az űrlapra erre a célra.

Megjegyzés: A navigációs ablak (az Access alkalmazásban az objektumok adatbázisban való böngészésére használható funkció) nem érhető el a webböngészőkben.

A jelentésekről szóló Microsoft 365

Habár az Access 2010-jelentések sikeresen közzéteheti őket az Access Services szolgáltatásban a SharePointon, azok nem futnak a böngészőben, amikor közzéteszi őket a Microsoft 365. Azt javasoljuk, hogy a jelentések megtekintéséhez az adatbázist az Accessben nyitja meg, és hogy űrlapokkal vagy adatlapokkal formázza az adatokat nyomtatási Microsoft 365 környezetben.

SharePoint-listákban tárolt adatok

Az összes tábla SharePoint-lista lesz, és a rekordokból lesznek a listaelemek. Ezáltal SharePoint-engedélyekkel szabályozhatja a webes adatbázisokhoz való hozzáférést, és a SharePoint további előnyeit is kihasználhatja.

Lekérdezések és adatmak makrók futnak a szolgáltatásban

Minden SQL-feldolgozás a SharePoint szolgáltatásban történik. Mivel így csak az eredményhalmazokat kell mozgatni, ezért ez növeli a hálózati teljesítményt.

Vissza a lap tetejére

Webes adatbázis készítése

Ez a szakasz ismerteti a fontosabb új szolgáltatásokat és a webes adatbázis készítéséhez szükséges alapvető tervezési lépéseket.

A szakasz tartalma

• Előzetes tennivalók

  • Helyi használatú és webes adatbázisok tervezése közötti különbségek

  • Asztali szolgáltatások, amelyeknek nincs megfelelőjük az Access Services szolgáltatásban

• A sablonok használati lehetőségei

• Üres webes adatbázis készítésének alaplépései

• Webes tábla tervezése

  • Új webes tábla létrehozása

  • Mező felvétele a mezőgyűjteményből

  • Mező felvétele az adatlapra kattintva

  • Mezőtulajdonságok módosítása

• Számított mező felvétele

• Adatérvényesítési szabályok beállítása

  • Mezőérvényesítési szabály és üzenet beállítása

  • Rekordérvényesítési szabály és üzenet beállítása

• Kapcsolat létrehozása két webes tábla között

  • Keresőmező létrehozása Adatlap nézetben

• Keresőmező módosítása Adatlap nézetben

• Adatintegritás fenntartása adatmakrók használatával

• Webes lekérdezés létrehozása

• Webes űrlap létrehozása

• Jelentés készítése

• Navigációs űrlap létrehozása és az indításkor megjelenítendő alapértelmezett űrlapként való beállítása

Előzetes tennivalók

A webes adatbázis tervezése előtt el kell végeznie néhány feladatot. Ismernie kell ezenkívül (főleg ha tapasztalt Access-fejlesztő) a webes és helyi használatú adatbázisok tervezése közötti különbségeket is.

• Az adatbázis rendeltetésének meghatározása:    Készítsen világos tervet, hogy a terv részletezése során jó döntéseket hozhasson.

• A szükséges információk megkeresése és rendszerezése:    Webes adatbázisban nem használhatók csatolt táblák. Bármely használni kívánt adatot, amely nem az adatbázisból származik, a közzététel előtt importálni kell. Ha a tervezés megkezdése előtt igazítja adatait, elkerülheti, hogy a váratlan adat-előfordulások miatt a tervet javítani kelljen.

• A közzétételhez használandó SharePoint-webhely azonosítása:    A SharePoint nélkül egyáltalán nem tud közzétenni. Ha tervezés közben egy böngészőben szeretné tesztelni a tervet (nem rossz ötlet), először közzé kell tennie.

• A biztonság megtervezése:    Kihasználhatja a SharePoint biztonságát a webes adatbázishoz való hozzáférés szabályozására. Tervezze meg időben a biztonságot, hogy beépíthesse a tervébe.

A sablonok használati lehetőségei

Miután eldöntötte, hogy alkalmazása mire szolgáljon, gondolja át, hogy vajon egy adatbázissablon használható lenne-e. Az adatbázissablonok előre beépített alkalmazások, amelyeket adott állapotukban is használhat, illetve adott igényekhez is igazíthat.

A Backstage nézet Új lapján áttekintheti a rendelkezésre álló sablonokat.

Üres webes adatbázis készítésének alaplépései

• A Fájl lapon kattintson az Új parancsra.

  

A Fájl lap megnyitja a Backstage nézetet, az Access felületének új részét, ahol a teljes adatbázisra vonatkozó parancsok, többek között a Közzététel a SharePoint szolgáltatásban találhatók.

A Backstage nézetben az Új lapon találhatók az adatbázis létrehozására szolgáló parancsok.

1. A Használható sablonok csoportban kattintson az Üres webhelyadatbázis elemre.

2. Tekintse át a javasolt fájlnevet a Fájlnév mezőben, és az adatbázisfájl elérési útját, amelyek az alábbi listában szerepelnek. A fájlnevet a Fájlnév mezőbe beírással módosíthatja.

3. Az elérési út módosításához kattintson a Fájlnév mező alatti mappaikonra, és keresse meg a helyet, ahová az adatbázisfájlt el szeretné helyezni.

4. Kattintson a Létrehozás gombra. Ekkor megnyílik az új webes adatbázis, és megjelenik egy új, üres tábla.

Webes tábla tervezése

Amikor először hoz létre üres webes adatbázist, az Access készít egy új táblát, és Adatlap nézetben megnyitja azt. A Mezők és a Tábla lapon található parancsokkal vehet fel mezőket, indexeket, érvényesítési szabályokat és adatmakrókat – ez egy új szolgáltatás, amely lehetővé teszi az adatok módosítását az események alapján.

Az új tábla szerkesztését és használatát követően bizonyára szeretne további táblákat létrehozni.

Számított mező felvétele

Felvehet olyan mezőt, amely ugyanazon tábla más adataiból számított értéket jelenít meg. Az egyéb táblákból származó adatok nem használhatók a számított adatok forrásaként. A számított mezők néhány kifejezést nem támogatnak.

1. Miközben a tábla meg van nyitva, kattintson a Hozzáadás gombra.

2. Mutasson a Számított mező pontra, és válassza ki a mezőhöz használni kívánt adattípust.

   Ekkor megnyílik a Kifejezésszerkesztő.

3. A Kifejezésszerkesztő használatával hozhatja létre a mező számítását. Ne feledje, hogy a számítás adatforrásaként csak ugyanazon tábla más mezőit használhatja. A Lásd még szakasz hivatkozásokat tartalmaz a Kifejezésszerkesztő használatával kapcsolatos információkat tartalmazó cikkekre.

Adatérvényesítési szabályok beállítása

A legtöbb mező bevitelének érvényesítésére használhatók a kifejezések. Velük érvényesíthető a táblákba történő bevitel is, ami főleg az érvényesítést nem támogató mezőkbe történő bevitelnél hasznos, illetve ha a tábla többi mezőjének értékén alapuló mezőbevitelt szeretne érvényesíteni.

Megadhatja az érvényesítési üzenetként ismert üzenetet is, amely akkor jelenik meg, ha az érvényesítési szabály megakadályozza a bevitelt.

Kapcsolat létrehozása két webes tábla között

Ha kapcsolatot szeretne létrehozni egy webes adatbázisban, a Keresés varázslóval hozzon létre egy keresőmezőt. Ennek abban a táblában lennie, amelyikben több mező tartozik a kapcsolathoz, illetve arra a táblára kell mutatnia, amelyikben egy mező tartozik a kapcsolathoz.

Keresőmező módosítása Adatlap nézetben

1. Nyissa meg a módosítani kívánt keresőmezőt tartalmazó táblát.

2. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

   • A Mezők lap Tulajdonságok csoportjában kattintson a Keresések módosítása gombra.

   • Kattintson a jobb gombbal a keresőmezőre, és válassza a Keresések módosítása parancsot.

3. Kövesse a Keresés varázsló lépéseit.

Adatintegritás fenntartása adatmakrók használatával

Az adatmakrók használatával kaszkádolt frissítéseket vagy törléseket végezhet. A Tábla lapon található parancsokkal adatokat módosító beágyazott makrókat hozhat létre. Az alábbi videó bemutatja az alapokat.

A Lásd még szakasz hivatkozásokat tartalmaz olyan cikkekre, amelyek további információt nyújtanak az adatmak makrók létrehozásáról.

Webes lekérdezés létrehozása

A lekérdezések az űrlapok és jelentések adatforrásaként használhatók. A szolgáltatásban futnak a lekérdezések, így minimalizálva a hálózati forgalmat.

Tegyük fel például, hogy egy webes adatbázist használ a jótékony adományok nyomon követésére. Látni szeretné, hogy ki ajándékozott pénzt egy esemény során. Lekérdezéssel kijelölheti az adatokat, és előkészítheti őket űrlapokon és jelentésekben való használatra.

1. A Létrehozás lap Lekérdezések csoportjában kattintson a Lekérdezés gombra.

2. A Tábla megjelenítése párbeszédpanelen kattintson duplán a felvenni kívánt egyes táblákra, majd kattintson a Bezárás gombra.

   A jelen példában kattintson duplán az Adományozók, az Adományok, az Események és az EseményRésztvevői lehetőségre.

3. A szükséges kapcsolások létrehozásához húzza a mezőket az egyik objektumból a másikba a lekérdezéstervező ablakban.

   A jelen példában húzza az Azonosító mezőt az Adományozók táblából az Adományok tábla TámogatóAdományozóAzonosítója mezőjébe, majd húzza a TámogatóAdományozóAzonosítója mezőt az Adományozók táblából az EseményRésztvevői tábla AdományozóAzonosítója mezőjébe.

4. Vegye fel a használni kívánt mezőket. A mezőket húzhatja a rácsra, vagy dupla kattintással is felveheti őket.

   A jelen példában az Esemény mezőt veszi fel az Események táblából, az AdományDátuma mezőt az Adományok táblából, és a Megszólítás, Vezetéknév és Utónév mezőt az Adományozók táblából.

5. Adja meg az alkalmazni kívánt feltételeket.

   A jelen példában korlátozni szeretné az AdományDátuma mezőt, hogy az esemény KezdésDátuma és BefejezésDátuma értéke közé essen. A lekérdezés tervezőrácsában az AdományDátuma alatti Feltétel sorba írja be a következőt: >=[KezdésDátuma] És <=[BefejezésDátuma].

Webes űrlap létrehozása

Az űrlapok jelentik az adatok webes adatbázisba történő beírásának és szerkesztésének fő módját, emellett hasznosak az adatok ellenőrzése során is. Az űrlapok a böngészőben futnak, így segítve a teljesítmény optimalizálását. Űrlap megnyitásakor a böngésző beolvassa a szükséges adatokat a SharePointból. Anélkül szűrheti és rendezheti az adatokat az űrlapon, hogy újra bekérné az adatokat.

1. Válassza ki az adatforrásként használandó táblát vagy lekérdezést.

   Megjegyzés: Ha kötetlen űrlapot szeretne létrehozni, ugorja át ezt a lépést.

2. Kattintson a Létrehozás lap Űrlapok csoportjának egyik gombjára:

   • Űrlap:    Adatforrásként a kijelölt objektumot használva egyszerre egy rekordot megjelenítő, egyszerű űrlap létrehozása.

     Megjegyzés: Ha kötetlen űrlapot hoz létre, ez a gomb nem érhető el.

   • Több elem:    Adatforrásként a kijelölt objektumot használva egyszerre több rekordot megjelenítő űrlap létrehozása.

     Megjegyzés: Ha kötetlen űrlapot hoz létre, ez a gomb nem érhető el.

   • Üres űrlap:    Olyan űrlap létrehozása, amelyen semmi sem található.

   • Adatlap:    Adatforrásként a kijelölt objektumot használva olyan űrlap létrehozása, amely adatlapnak néz ki, és annak megfelelően működik.

     Megjegyzés: Ha kötetlen űrlapot hoz létre, ez a gomb nem érhető el.

Jelentés készítése

A jelentések a webes adatbázisban található adatok ellenőrzésének és nyomtatásának elsődleges eszközei. A Microsoft 365 csak akkor tudja megtekinteni a jelentést, ha megnyitja az adatbázist az Accessben. Jelentés megnyitásakor az Access beolvassa a szükséges adatokat a SharePoint-kiszolgálóról. A jelentésen lévő adatokat anélkül szűrheti és rendezheti, hogy újból be kellene azokat olvasnia a kiszolgálóról.

1. Válassza ki az adatforrásként használandó táblát vagy lekérdezést.

2. Kattintson a Létrehozás lap Jelentések csoportjának egyik gombjára:

   • Jelentés:    Egyszerű jelentés létrehozása adatforrásként a kijelölt objektumot használva.

   • Üres jelentés:    Olyan jelentés létrehozása, amelyen semmi sem található.

Navigációs űrlap létrehozása és az indításkor megjelenítendő alapértelmezett űrlapként való beállítása

A felhasználóknak szükségük van egy módszerre, amellyel navigálhatnak az alkalmazásban. Ne feledje, hogy a navigációs ablak nem használható webböngészőkben. Valamilyen eszközt kell tehát biztosítania a felhasználóknak ahhoz, hogy használhassák az adatbázis-objektumokat. Létrehozhat egy navigációs űrlapot, és megadhatja, hogy mindig az jelenjen meg, ha az alkalmazást megnyitják egy webböngészőben. Ha nem ad meg az alkalmazás indításakor megjelenítendő űrlapot, semmilyen űrlap nem nyílik meg, ami megnehezíti az alkalmazás használatát.

1. Kattintson a menüszalagon a Létrehozás fülre.

2. Az Űrlapok csoportban kattintson a Navigáció gombra, és a listában jelöljön ki egy navigációs elrendezést.

3. Ha fel szeretne venni egy elemet, húzza azt a navigációs ablakból a navigációs vezérlőelemre.

   Megjegyzés: A navigációs vezérlőelemekhez csak űrlapokat és jelentéseket vehet fel.

4. Vegyen fel bármely más vezérlőt a navigációs űrlap törzsébe. Előfordulhat például, hogy bizonyos vezérlők navigációs ablakba történő felvételével keresési funkcióval szeretné ellátni az összes űrlapot.

Az alkalmazás módosításainak közzététele és szinkronizálása