Access-tietokannan luominen ja julkaiseminen SharePointissa

Tämän artikkelin sisältö

• Yleistä

• Verkkotietokannan luominen

• Sovelluksen muutosten julkaiseminen ja synkronoiminen

Yleistä

Access 2010 ja Access Services tarjoavat käyttöympäristön, jonka avulla voit luoda Tietokantoja, joita voit käyttää SharePoint-sivustossa. Voit suunnitella ja julkaista verkkotietokannan Access 2010 Access Servicesin avulla ja henkilöt, joilla on tili SharePoint-sivustossa, käyttävät verkkotietokantaa selaimessa.

Miten se toimii?

Kun julkaiset verkkotietokannan, Access Services luo tietokannan sisältävän SharePoint-sivuston. Kaikki tietokannan objektit ja tiedot siirretään kyseisen sivuston SharePoint-luetteloihin. Seuraavassa videossa näytetään prosessi.

Kun olet julkaissut tietokannan, SharePoint-käyttäjät voivat käyttää sitä SharePoint-sivustoon annettujen käyttöoikeuksien mukaisesti.

• Täydet oikeudet    Näillä oikeuksilla voit tehdä muutoksia rakenteeseen ja tietoihin.

• Osallistuja    Näillä oikeuksilla voit tehdä muutoksia tietoihin, mutta et rakenteeseen.

• Luku    Näillä oikeuksilla voit lukea tietoja, mutta et voi muokata mitään.

Voit avata verkkotietokannan Accessissa, muokata rakennetta ja synkronoida sitten muutokset tehokkaasti ja tallentaa ne SharePoint-sivustoon. Seuraavassa videossa näytetään, miten rakennetta voi muuttaa verkkotietokannan julkaisemisen jälkeen.

Voit myös viedä verkkotietokannan offline-tilaan, käyttää offline-versiota ja synkronoida sitten tietojen ja rakenteen muutokset, kun olet taas online-tilassa.

Huomautus: Jos haluat luoda verkkotietokannan, sinulla on oltava täydet oikeudet siinä SharePoint-sivustossa, jossa haluat julkaista sen. Lisätietoja SharePoint-oikeuksista on Katso myös -osassa.

Lomakkeet suoritetaan selaimessa

Lomakkeet ja useimmat makrot suoritetaan selaimessa. Tämän ansiosta Access voi päivittää näytön tiedot ilman, että koko sivua on ladattava uudelleen.

Voit luoda lomakkeen, joka auttaa käyttäjiä sovelluksessa siirtymisessä. Uuden siirtymisohjausobjektin avulla lomakkeeseen on helppo lisätä tavallisia verkkotyylisiä siirtymispainikkeita tätä tarkoitusta varten.

Huomautus: Siirtymisruutu (jota käytetään Accessissa tietokannan objektien selaamiseen) ei ole käytettävissä selaimissa.

Tietoja raporteista Microsoft 365

Vaikka Access 2010 -raportit voidaan julkaista onnistuneesti SharePointin Access Services -palveluissa, ne eivät toimi selaimessa, kun julkaiset ne Microsoft 365. On suositeltavaa avata tietokanta Accessissa raporttien tarkastelemista varten ja lomakkeiden tai taulukkojen avulla tietojen muotoilemiseksi tulostamista varten Microsoft 365 ympäristössä.

SharePoint-luetteloihin tallennettavat tiedot

Kaikista taulukoista tulee SharePoint-luetteloita ja tietueista luettelokohteita. Näin voit rajoittaa verkkotietokannan käyttöä SharePoint-käyttöoikeuksilla ja hyödyntää muita SharePointin ominaisuuksia.

Kyselyt ja tietomakrot suoritetaan palvelussa

Kaikki SQL-käsittely tapahtuu SharePoint-palvelussa. Tämä parantaa verkon tehokkuutta, sillä liikennettä tulosjoukkoihin rajoitetaan.

Sivun alkuun

Verkkotietokannan luominen

Tässä osiossa kuvaillaan tärkeimmät uudet ominaisuudet sekä kerrotaan verkkotietokannan luomiseen liittyvät perustoimenpiteet.

Sisältö

• Alkuvalmistelut

  • Verkkotietokantojen ja tavallisten tietokantojen suunnittelun ja rakenteen erot

  • Vain tavallisissa tietokannoissa käytettävissä olevat ominaisuudet, joille Access Servicesissä ei ole vastaavaa ratkaisua

• Mallien käyttäminen

• Aloittaminen käyttämällä tyhjää verkkotietokantaa

• Verkkotaulukon suunnittelu

  • Uuden verkkotaulukon luominen

  • Kentän lisääminen kenttävalikoimasta

  • Kentän lisääminen taulukkoa napsauttamalla

  • Kentän ominaisuuksien muokkaaminen

• Lasketun kentän lisääminen

• Tietojen kelpoisuussääntöjen määrittäminen

  • Kentän kelpoisuussäännön ja kelpoisuuden tarkistussanoman määrittäminen

  • Tietueen kelpoisuussäännön ja kelpoisuuden tarkistussanoman määrittäminen

• Yhteyden luominen kahden verkkotaulukon välille

  • Hakukentän luominen taulukkonäkymässä

• Hakukentän muokkaaminen taulukkonäkymässä

• Tietojen eheyden säilyttäminen tietomakroilla

• Verkkokyselyn luominen

• Verkkolomakkeen luominen

• Raportin luominen

• Siirtymislomakkeen luominen ja sen määrittäminen käynnistettäessä näytettäväksi oletuslomakkeeksi

Alkuvalmistelut

Sinun tulisi suorittaa muutama tehtävä, ennen kuin aloitat verkkotietokannan suunnittelun. Lisäksi verkkotietokantojen ja tavallisten tietokantojen välillä on joitain eroja, jotka sinun kannattaa huomioida – etenkin, jos olet kokenut Access-kehittäjä.

• Määritä tietokantasi tarkoitus    Muodosta selkeä suunnitelma, jotta voit tehdä hyviä päätöksiä suunnitteluvaiheessa.

• Etsi ja järjestä tarvittavat tiedot    Et voi käyttää linkitettyjä taulukkoja verkkotietokannassa. Kaikki käytettävät tiedot, jotka eivät ole peräisin tietokannasta, on tuotava ennen julkaisemista. Jos etsit tarvittavat tiedot valmiiksi ennen julkaisemista, voit välttää rakenteen ja suunnitelman muokkaukset odottamattomien tietohaasteiden vuoksi.

• Määritä julkaisuun käytettävä SharePoint-sivusto    Et voi julkaista ollenkaan ilman SharePointia. Jos haluat testata ratkaisuasi selaimessa samalla, kun suunnittelet sitä (tämä onkin suositeltavaa), sinun on ensin julkaistava ratkaisusi.

• Suojauksen suunnittelu    Voit hyödyntää SharePointin suojausominaisuuksia verkkotietokannan käytön valvonnassa. Suunnittele suojaus hyvissä ajoin, jotta voit sulauttaa sen tietokantaasi.

Mallien käyttäminen

Kun olet päättänyt, mitä sovelluksen tulee tehdä, kannattaa miettiä, soveltuuko siihen tietokantamalli. Tietokantamallit ovat valmiiksi määritettyjä sovelluksia, joita voit käyttää sellaisinaan tai muokata tarpeidesi mukaan.

Voit tutustua käytettävissä olevat mallit Uusi-välilehden Backstage-näkymässä.

Aloittaminen käyttämällä tyhjää verkkotietokantaa

• Valitse Tiedosto-välilehdessä Uusi.

  

Tiedosto-välilehti avaa Backstage-näkymän. Se on Access-käyttöliittymän uusi osa, josta löydät koko tietokantaa koskevat komennot, kuten Julkaise SharePointiin -komennon.

Backstage-näkymän Uusi-välilehti sisältää komennot tietokannan luomiseen.

1. Valitse Käytettävissä olevat mallit -kohdassa Tyhjä WWW-tietokanta.

2. Tarkista Tiedostonimi-ruudussa oleva ehdotettu tietokantatiedoston nimi ja sen alla ilmoitettu sijainti. Voit vaihtaa nimeä kirjoittamalla uuden nimen Tiedostonimi-ruutuun.

3. Jos haluat vaihtaa tiedostopolkua, napsauta Tiedostonimi-ruudun vieressä olevaa kansiokuvaketta ja siirry sitten sijaintiin, johon haluat tallentaa tietokannan.

4. Valitse Luo. Näyttöön avautuu uuden verkkotietokannan uusi tyhjä taulukko.

Verkkotaulukon suunnittelu

Kun luot tyhjän verkkotietokannan ensimmäisen kerran, Access luo uuden taulukon ja avaa sen taulukkonäkymässä. Kentät-välilehden ja Taulukko-välilehden komennoilla voit lisätä kenttiä, indekseja, kelpoisuussääntöjä ja tietomakroja– uuden ominaisuuden, jonka avulla voit muuttaa tietoja tapahtumien perusteella.

Kun muokkaat ja käytät uutta taulukkoa, haluat luultavasti luoda lisää taulukoita.

Lasketun kentän lisääminen

Voit lisätä kentän, joka näyttää saman taulukon muista tiedoista lasketun arvon. Muiden taulukoiden tietoja ei voi käyttää laskettujen tietojen lähteenä. Lasketut kentät eivät tue joitain lausekkeita.

1. Kun taulukko on auki, valitse Lisää napsauttamalla.

2. Valitse Laskettu kenttä ja valitse sitten kentälle haluamasi tietotyyppi.

   Lausekkeenmuodostin avautuu.

3. Lausekkeen muodostimella voit luoda kentälle haluamasi laskentakaavan. Muista, että voit käyttää tietolähteinä ainoastaan saman taulukon muita kenttiä. Katso myös -osa sisältää linkkejä artikkeleihin, joissa on tietoja lausekkeenmuodostimen käytöstä.

Tietojen kelpoisuussääntöjen määrittäminen

Voit käyttää lauseketta useimpien kenttien syötteen vahvistamiseen. Voit käyttää lauseketta myös taulukon syötteen vahvistamiseen, mikä voi olla hyödyllistä, jos haluat vahvistaa sellaisen kentän syötteen, joka ei tue kelpoisuuden tarkistamista, tai jos haluat vahvistaa kentän syötteen taulukon muiden kenttien arvon perusteella.

Voit myös määrittää viestin, joka näytetään, kun tietojen kelpoisuussääntö estää tietojen lisäämisen kenttään. Tätä sanomaa kutsutaan kelpoisuuden tarkistussanomaksi.

Yhteyden luominen kahden verkkotaulukon välille

Jos haluat luoda yhteyden verkkotietokantaan, luo hakukenttä ohjatun hakukentän luomisen avulla. Hakukenttä siirtyy taulukkoon, joka on yhteyden monta-puolella, ja osoittaa taulukkoon, joka on yhteyden yksi-puolella.

Hakukentän muokkaaminen taulukkonäkymässä

1. Avaa taulukko, joka sisältää muokattavan hakukentän.

2. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Valitse Kentät-välilehden Ominaisuudet-ryhmässä Muokkaa hakukenttiä.

   • Napsauta hakukenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muokkaa hakukenttiä.

3. Toimi ohjatun hakutoiminnon ohjeiden mukaisesti.

Tietojen eheyden säilyttäminen tietomakroilla

Tietomakroilla voit ottaa käyttöön johdannaispoistoja ja -päivityksiä. Voit luoda tietoja muokkaavia upotettuja makroja Taulukko-välilehden komennoilla. Seuraavassa videossa esitellään perustoiminnot.

Katso myös -osa sisältää linkkejä artikkeleihin, joissa on lisätietoja tietomakrojen luomisesta.

Verkkokyselyn luominen

Voit käyttää kyselyitä lomakkeiden ja raporttien tietolähteenä. Kyselyt suoritetaan palvelussa, mikä vähentää verkkoliikennettä.

Oletetaan, että käytät verkkotietokantaa hyväntekeväisyyslahjoitusten seuraamiseen. Haluat nähdä, ketkä ovat lahjoittaneet rahaa, kun tapahtuma on käynnissä. Tässä tapauksessa voit käyttää kyselyä: sillä voit valita tiedot ja valmistella ne lomakkeissa ja raporteissa käytettäväksi.

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kysely.

2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa kutakin taulukkoa, jonka haluat sisällyttää mukaan. Valitse sitten Sulje.

   Kaksoisnapsauta tässä esimerkissä Constituents-, Donations-, Events- ja EventAttendees-taulukkoa.

3. Luo tarvittavat liitokset vetämällä kenttiä objektista toiseen kyselyn rakenneikkunassa.

   Vedä tässä esimerkissä ID-kenttä Donations-kohdan Constituents-kentästä DonorConstituentID-kenttään ja vedä sitten Donations-kohdan DonorConstituentID-kenttä EventAttendees-kohdan ConstituentID-kenttään.

4. Lisää kentät, joita haluat käyttää. Voit vetää kentät ruudukkoon tai voit lisätä kentät kaksoisnapsauttamalla niitä.

   Lisää tässä esimerkissä Events-taulukon Event-kenttä, Donations-taulukon DonationDate-kenttä ja Constituent-taulukon Greeting-, FirstName- ja LastName-kentät.

5. Valitse ehdot, joita haluat käyttää.

   Tässä esimerkissä rajoitetaan DonationDate-kentän arvoa siten, että sen arvon on oltava tapahtuman StartDate- ja EndDate-arvojen väliltä. Kirjoita kyselyn rakenneruudukon DonationDate-kohdan Ehdot-riville >=[Aloituspäivä] ja <=[Päättymispäivä].

Verkkolomakkeen luominen

Lomakkeet ovat tärkein tapa lisätä ja muokata tietoja verkkotietokannassa, ja ne ovat hyödyllisiä myös tietojen tarkistamiseen. Lomakkeet suoritetaan selaimessa, mikä auttaa optimoimaan suorituskykyä. Kun avaat lomakkeen, selain noutaa tarvittavat tiedot SharePointista. Voit suodattaa ja lajitella lomakkeen tietoja hakematta tietoja uudelleen.

1. Valitse tietolähteenä käytettävä taulukko tai kysely.

   Huomautus: Jos haluat luoda sitomattoman lomakkeen, ohita tämä vaihe.

2. Napsauta Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmässä jotain seuraavista painikkeista:

   • Lomake    Luo yksinkertainen lomake, joka näyttää yhden tietueen kerrallaan tietolähteeksi valitsemasi objektin avulla.

     Huomautus: Jos luot sitomattoman lomakkeen, tämä painike ei ole käytettävissä.

   • Useita kohteita    Luo lomake, joka näyttää useita tietueita kerrallaan tietolähteeksi valitsemasi objektin avulla.

     Huomautus: Jos luot sitomattoman lomakkeen, tämä painike ei ole käytettävissä.

   • Tyhjä lomake    Tällä painikkeella voit luoda tyhjän lomakkeen.

   • Taulukko    Voit luoda lomakkeen, joka näyttää ja toimii taulukkonäkymänä tietolähteeksi valitsemasi objektin avulla.

     Huomautus: Jos luot sitomattoman lomakkeen, tämä painike ei ole käytettävissä.

Raportin luominen

Raportit ovat pääasiallinen tapa verkkotietokannan tarkasteluun ja tulostamiseen. Jos Microsoft 365, tietokanta on ensin avata Accessissa, ennen kuin voit tarkastella raporttia. Kun avaat raportin, Access noutaa tarvittavat tiedot SharePoint-palvelimesta. Voit suodattaa ja lajitella raportin tietoja hakematta tietoja palvelimelta uudelleen.

1. Valitse tietolähteenä käytettävä taulukko tai kysely.

2. Napsauta Luo-välilehden Raportit-ryhmässä jotain seuraavista painikkeista:

   • Raportti    Tällä painikkeella voit luoda perusraportin, joka käyttää tietolähteeksi valitsemaasi objektia.

   • Tyhjä raportti    Tällä painikkeella voit luoda tyhjän raportin.

Siirtymislomakkeen luominen ja sen määrittäminen käynnistettäessä näytettäväksi oletuslomakkeeksi

Käyttäjät tarvitsevat tavan liikkua sovelluksessa. Muista, että siirtymisruutua ei voi käyttää selaimessa. Jotta käyttäjät voisivat käyttää tietokantaobjekteja, heille on annettava siihen keinot. Voit luoda siirtymislomakkeen ja määrittää, että se näytetään aina, kun käyttäjä avaa sovelluksen selaimessa. Jos et määritä sovelluksen käynnistämisen yhteydessä näytettävää lomaketta, lomake ei avaudu näyttöön ja sovelluksen käyttäminen on vaikeaa.

1. Valitse valintanauhassa Luo-välilehti.

2. Valitse Lomakkeet-ryhmässä Siirtyminen ja valitse sitten luettelosta haluamasi siirtymisasettelu.

3. Voit lisätä kohteita vetämällä niitä siirtymisruudusta siirtymisohjausobjektiin.

   Huomautus: Voit lisätä siirtymisohjausobjektiin vain lomakkeita ja raportteja.

4. Lisää muut haluamasi ohjausobjektit siirtymislomakkeeseen. Jos esimerkiksi haluat tarjota haun kaikista lomakkeista, voit lisätä hakuohjausobjektin siirtymislomakkeeseen.

Sovelluksen muutosten julkaiseminen ja synkronoiminen