Best practices for working with Windows

Käytä yhteensopivuusraporttia

Yhteensopivuusraportti tarkistaa Word-asiakirjojen, Excel-työkirjojen ja PowerPoint-esitysten yhteensopivuuden Windows-versioiden kanssa, jotta voit ratkaista yhteensopivuusongelmat ennen tiedoston jakamista.  

Käytä yleisiä kuvamuotoja

Yleiset kuvamuodot, kuten JPEG, PNG ja GIF, toimivat Officen Mac- ja Windows-versioissa. PNG-muodon gammakorjausominaisuus tekee siitä ihanteellisen valinnan käytettäväksi sekä Mac- että Windows-käyttöympäristöissä.

Vältä käyttämästä Mac-käyttöympäristön omia muotoja, kuten PICT-muotoa.

Tallenna tiedostot oletusarvoisessa XML-tiedostomuodossa

Office for Mac 2011 ja Microsoft Office 2010 käyttävät samaa oletustiedostomuotoa, joten tallennuksen oletusasetusten käyttäminen parantaa yhteensopivuutta automaattisesti. Excelissä oletustiedostomuoto on Excel-työkirja (.xlsx). PowerPointissa se on PowerPoint-esitys (.pptx). Wordin oletustiedostomuoto on Word-asiakirja (.docx).

Käytä tiedostotunnisteita, kun tallennat tiedostoja

Tunnisteen lisääminen tiedostojen nimiin (esimerkiksi .docx-tunnisteen lisääminen Word-asiakirjojen nimeen) helpottaa tiedoston käsittelemistä Windowsissa. Tällöin myös muiden käyttäjien on helpompi tunnistaa tiedoston muoto.

Kun tallennat tiedoston ensimmäisen kerran, osoita Tallenna nimellä -ruudun vieressä olevaa nuolta ja poista Kätke tunniste -valintaruudun valinta.

Vältä tiettyjä merkkejä tiedostonimissä

Vältä käyttämästä tiedostonimissä seuraavia merkkejä, koska Windows-tietokoneet eivät voi lukea niitä tiedostojen nimissä: tähti (*), kenoviiva (\), vinoviiva (/), kaksoispiste (:), suurempi kuin -merkki (>), pienempi kuin -merkki (<), kysymysmerkki (?), lainausmerkki (") ja pystyviiva (|).

Käytä yleisiä kirjasimia

Käytä kirjasimia, jotka ovat käytettävissä sekä Mac- että Windows-käyttöympäristöissä. Esimerkiksi Arial, Verdana, Georgia ja Times New Roman ovat käytettävissä Mac- ja Windows-käyttöympäristöissä. Käyttämällä yleistä kirjasinta voit varmistaa, että dokumentit näyttävät samalta myös Windowsissa.

Käytä yleisiä videomuotoja

Vältä käyttämästä QuickTime-videoita. Käytä sen sijaan Motion Picture Experts Group (MPEG 2, MPEG 4)- tai Video for Windows (AVI) -muotoa. Lisätietoja QuickTime-videoiden toiminnasta Windowsissa on artikkelissa QuickTime-video ei toimi Office for Windowsissa.

Kun lisäät videon, se linkitetään dokumenttiin. Jos haluat avata dokumentin toisessa tietokoneessa, muista kopioida videotiedosto samalla, kun kopioit dokumentin. Jos et tee niin, dokumentissa näkyy vain videon julistekehyksen kuva.

Vältä linkittämästä kuvia ja ääntä

Kuvat ja äänet kannattaa sen sijaan upottaa.

Vältä käyttämästä AppleScript-komentosarjoja

AppleScript-komentosarjat eivät toimi Windows-käyttöjärjestelmässä.

Esikatsele dokumentti ennen sen tulostamista

Rivinvaihdot, sivunvaihdot ja kuvatiedostojen käsittely saattavat vaihdella eri käyttöympäristöissä, jolloin dokumentti näyttää erilaiselta tulostettuna. Ennen kuin tulostat dokumentin, esikatsele ja muokkaa sitä tarpeen mukaan niin, että dokumentti tulostuu haluamallasi tavalla.

Huomioi salasanojen pituusrajoitukset

Excel for Macin ja Word for Macin salasanoilla on 15 merkin rajoitus. Et voi avata Windows-pohjaisessa Excelissä tai Wordissa salasanasuojattua työkirjaa tai asiakirjaa, jos salasana on pidempi kuin viisitoista merkkiä. Jos haluat avata tiedoston Office for Macissa, pyydä Windows-pohjaista versiota käyttävää tekijää lyhentämään salasanaa.