Prehľad: Riadenie lokality, povolenie a zdieľanie pre vlastníkov lokality
Tento článok vám poskytuje prehľad nápadov a najvhodnejších postupov pre model riadenia lokality. Ak ste vlastníkom lokality, vytvorte model riadenia, ktorý bude riešiť politiky, procesy, roly a zodpovednosti vašej lokality. Tento model vám pomôže spravovať spôsob, akým ľudia používajú vašu lokalitu. Môžete napríklad vyžadovať odhlásenie zo súborov z lokality, aby viac ľudí sa nepožaduje úpravu súboru súčasne.
Poznámka: Mnohé pravidlá zdieľania a povolenia určuje správca SharePoint domény. Tento článok vám ako základná príručka pomôže pochopiť, čo môžete ovládať ako vlastník lokality. Ak chcete zmeniť SharePoint riadenia organizácie, partner s vaším SharePoint správcom riadenia.
Roly a zodpovednosti za podporu lokality
Definovanie rolí a zodpovedností pri plánovaní a budovaní lokality zníži potrebu vyčistiť alebo reorganizovať lokalitu, keď sa zamestnanec otočí alebo vyradí z tímu. Riadenia lokality by mali zvážiť zahrnutie plánu školenia používateľov, sledovania používania lokality, auditovania obsahu a komunikácie očakávania členov tímu, ktorí lokalitu spravujú.
Zvážte stanovenie priorít a definovanie nasledujúcich možností:
-
Školenie pre vlastníkov lokality: Poskytuje základné školenie o navigácii, vyhľadávaní a riadení dokumentov pre nových vlastníkov lokality.
-
Podpora lokality: Priraďte určenému odborníkovi na lokalitu v tíme, ktorý má riešiť problémy, a byť kontaktného SharePoint správcom.
-
Pokyny na vytvorenie a používanie lokality: Často sa stáva, že organizácia načrtla politiku spoločnosti pri vytváraní lokalít. Poskytli aktuálne prepojenie na príslušné pokyny a poskytli kontaktné informácie pre vlastníkov lokality a autorov obsahu pre prípad, že budú potrebovať pomoc.
-
Publikovanie a auditovanie obsahu: Naplánujte auditovanie obsahu lokality a stránky tak často, ako je to potrebné na to, aby sa lokalita uchovala ako relevantná. Vytvorte plán auditu a priraďte vlastníkom obsahu pre veľké zoznamy a knižnice.
Predvolené skupiny lokality SharePoint
Nadpis |
Predvolená úroveň povolenia |
Používa sa pre |
Vlastník |
Úplný prístup |
Ľudia, ktorí musia mať možnosť spravovať povolenia, nastavenia a vzhľad lokality. |
Člen |
Úprava a prispievanie |
Ľudia, ktorí musia mať možnosť upravovať obsah lokality. Úroveň povolení závisí od šablóny lokality, ktorá sa použila na vytvorenie lokality. |
Návštevník |
Iba na čítanie |
Ľudia, ktorí si musia zobraziť obsah lokality, ale nebudú ho môcť upravovať. |
Moderné riadenie lokality
V moderných SharePoint je riadenie lokality dôležitejšie ako v predchádzajúcich verziách, pretože existuje viac kontroly a možností na vytvorenie novej lokality. Riadenie organizácie bude závisieť od toho, akú kontrolu potrebuje vaša organizácia nad obsahom a bude určovať podrobnosti o vytváraní lokality a riadení vlastníkom lokality. Správca SharePoint vám pomôže porozumieť politikám v oblasti požiadaviek zabezpečenia, vládnych predpisov, značiek vo firme, zjednodušenia ovládania a školení. Pred vytvorením plánu riadenia lokality SharePoint získajte ďalšie informácie o politikách vytvárania a používania lokality vo vašej organizácii.
Moderná SharePoint navigačná štruktúra lokality
Najefektívnejšie lokality SharePoint pomáhajú používateľom rýchlo nájsť to, čo potrebujú, aby mohli použiť informácie, ktoré nájdu, aby mohli prijať rozhodnutie, zistiť, čo sa deje, získať prístup k nástrojom, ktoré potrebujú, alebo sa s kolegami zapojiť do riešenia problému. Získajte ďalšie informácie o plánovaní navigácie na SharePoint.
Súčasťou architektúry informácií môže byť klasifikácia informácií. Ak majú informácie, ktoré publikujte, vysokú hodnotu pre spoločnosť, vyžadujú špeciálne zabezpečenie alebo sa na ne vzťahujú regulačné pravidlá, zvážte nastavenie klasifikácie na identifikáciu konkrétnych typov obsahu, ktoré je potrebné pozorne spravovať. Po usporiadaní informácií do konkrétnych zoznamov a knižníc môžete pomocou funkcií riadenia spravovať, ako sa bude obsah zobrazovať.
Moderná SharePoint architektúra je navrhnutá tak, aby bola flexibilná a prispôsobivá meniacim sa potrebám vašej organizácie. Moderné lokality môžu byť priradené klokalitám centra. Priradené lokality potom budú zdieľať navigáciu a značku s centrom a ak vlastníci lokality budú môcť schváliť aj zdieľanie povolení centra.
Pri určovaní navigačnej štruktúry lokality zvážte nasledujúce:
-
Aký typ obsahu budete mať na lokalite? Ako sa tieto stránky preložia do stránok, zoznamov a knižníc?
-
Ako sa informácie budú prezentovať na lokalite?
-
Ako sa budú používatelia lokality pohybovať na lokalite?
-
Ako budú informácie zamerané na konkrétne cieľové skupiny?
-
Ako sa bude vyhľadávanie konfigurovať a optimalizovať?
Spravovanie povolení na moderných lokalitách
Integrita, dôvernosť a ochrana osobných údajov dôležitých informácií organizácie závisí od zabezpečenia vašej lokality, konkrétne od osôb, ktorým sa rozhodnete udeliť prístup na lokalitu. Spravovanie povolení v moderných lokalitách zahŕňa používateľov aj skupiny používateľov. Povolenia v modernej komunikácii a tímových lokalitách pochádzajú zo šablón lokalít, ktoré poskytujú rôzne možnosti. pre každú lokalitu.
Lokality na komunikáciu nie sú priradené kMicrosoft 365 a majú tri predvolené roly – vlastníci lokality, členovia lokality a návštevníci lokality.
Pri vytváraní stratégie povolení je potrebné pamätať na niekoľko tipov:
-
Postupujte podľa princípu najmenejho oprávnenia: Priraďte ľuďom najnižšie úrovne povolení, ktoré potrebujú na vykonávanie priradených úloh.
-
Používajte štandardné predvolené skupiny: Povolia ľuďom prístup tak, že ich pridáte do štandardných predvolených skupín (ako napríklad Členovia, Návštevníci a Vlastníci).
-
Zvážte segmentovanie obsahu podľa úrovne zabezpečenia: Vytvorte lokalitu alebo knižnicu špecificky pre citlivé dokumenty namiesto toho, aby boli rozptýlené vo väčšej knižnici a chránené jedinečnými povoleniami.
Moderné povolenia lokality podľa názvu
Nadpis |
Úroveň povolenia |
Má povolenie: |
Vlastník lokality |
Úplný prístup |
Okrem všetkého, čo môže robiť člen lokality, môžu vlastníci tiež: Zmena motívu lokality Zmena rozloženia navigácie Zmena loga lokality Pridanie alebo odstránenie vlastníkov lokality Úprava nastavení člena lokality Pridanie alebo odstránenie návštevníkov lokality Úprava nastavení lokality Odstránenie lokality Pridanie Microsoft 365 skupiny Priradenie lokality k rozbočovaču |
Člen lokality |
Úprava a prispievanie |
Pridanie, úprava a odstránenie zoznamov Pridanie, úprava a odstránenie knižníc dokumentov Pridanie alebo odstránenie členov lokality Pridanie, úprava a odstránenie dokumentov Pridanie, úprava a odstránenie strany Pridanie, úprava a odstránenie príspevku s novinkou Pridanie, úprava a odstránenie sekcií strán Pridanie, úprava a odstránenie webových častí Pridanie, úprava a odstránenie navigácie na lokalite Vytvorenie alebo odstránenie šablón strán Zobrazenie metrík používania lokality |
Návštevník lokality |
Iba na čítanie |
Zobrazenie obsahu |
Ďalšie zdroje informácií pre vlastníkov lokality:
Riadenie lokality
Dôležitou, no často neviditeľnou časťou ľubovoľnej lokality je jej model riadenia – je to množina politík, rolí, zodpovedností a procesov, ktoré vytvoríte, aby ste určili, ako ľudia vo vašej skupine používajú SharePoint.
Mnohé organizácie majú model riadenia pre lokality na úrovni centrálnej správy alebo kolekcie lokalít, ktorý môže vytvoriť a udržiavať IT oddelenie alebo tím. Ako vlastník lokality je potrebné zistiť, či už pre kolekciu lokalít alebo farmu existuje model riadenia. Ak áno, môžete ich použiť na príručku používateľov lokality alebo vytvorenie ďalšieho modelu riadenia na riešenie konkrétnych problémov. Ak ste napríklad vlastníkom lokality podlokality v kolekcii lokalít, napríklad klasickej tímovej lokality, môže byť vhodné vytvoriť si vlastný ďalší model riadenia. na riešenie konkrétnych problémov v podlokality.
Model riadenia lokality uľahčuje používateľom lokality poznať čas vytvorenia novej podlokality, zoznamu alebo iného obsahu lokality. Zabezpečuje, že podlokality a obsah sa vynechajú, keď je zastarané, aby sa ušetril ukladací priestor, a výsledky vyhľadávania by mali byť presné. Poskytuje používateľom prístup k správnemu obsahu. Ponechajte značky lokality rovnaké v rámci toho, aby vlastníci podlokality vedeli, aké šablóny a motívy sú k dispozícii. Uľahčuje tiež zmenu vlastníka lokality, keď ľudia opustia organizáciu alebo sa zmenia roly.
Dobrý model riadenia pre lokalitu by sa mal zamerať na tieto časti:
-
Vytvorenie lokality
-
Správa povolení
-
Architektúra informácií
-
Životný cyklus lokality a vyradenie
-
Limity ukladacieho priestoru
-
Klasifikácia informácií
-
Prispôsobenie
-
Ochrana údajov
-
Navigácia
-
Vyhľadávanie
-
Roly a zodpovednosti za podporu lokality
O niektorých častiach v predchádzajúcom zozname už môže rozhodnúť model riadenia kolekcie lokalít alebo organizácie, napríklad koľko ukladacieho priestoru máte pre svoju lokalitu, a aké prispôsobenia môžete urobiť pre vzhľad a možnosti lokality. Iné nemusia byť relevantné, a to v závislosti od toho, aký zložitý je váš tímový lokalita a koľko ľudí ho používate. Ak sa však nechcete rozhodnúť v týchto témach, je dobré vedieť, aké rozhodnutia sa vykonali, aby ste mohli používateľov lokality informovať a správne vynútiť politiky.
Vytvorenie podlokality
Možno budete chcieť, aby členovia vášho tímu mohli vytvárať podlokality v rámci tímovej lokality a používať ich pre konkrétne projekty.
Možnosť vytvoriť nové podlokality dobrovoľne môže byť pre skupinu veľkým prínosom, ale bez obmedzenia sa môže vytváranie lokalít vymýšľať. Keď sa podlokality voľne odlišujú, môžu sa vyskytnúť problémy. Napríklad:
-
Pre používateľov je ťažké nájsť správnu podlokalitu alebo sa uistite, či ju majú.
-
Informácie možno duplikovať vo viacerých podlokalitách s použitím nákladného ukladacieho priestoru a vyžadovaním duplicitného úsilia o údržbu.
-
Ne aktuálne informácie sa môžu nachádzať na podlokalitách (t. j. po celé roky) a vo výsledkoch vyhľadávania. Môže byť ťažké povedať, ktorá verzia informácií je správna.
-
Spravovanie povolení pre množstvo podlokality môže byť hlavnou prácou a používatelia sa môžu neúmyselne vrúchať s prístupom k informáciám, ktoré by naozaj nemali mať.
-
Keď zamestnanci opustia skupinu, môžu sa ich podlokality opustiť, čím sa môžu pre ostatných používateľov lokality spôsobiť zmätok a stlmiť výsledky vyhľadávania.
Čas a energiu môžete ušetriť, ak nastavíte niektoré politiky vytvárania lokalít, ktoré sa sú nádychom týchto oblastí:
-
Kto môžu vytvárať podlokality?
-
Je potrebné nové podlokality schváliť vopred? Ak áno, aké sú kritériá na schválenie a kto udelí schválenie?
-
Mali by sa v nových podlokalitách používať vytvorené šablóny a motívy?
-
Koľko informácií môže byť uložených na lokalite? Koľko miesta na disku môže zaberať?
-
Aké sú pravidlá na zahrnutie stratégií navigácie na lokalite?
-
Ako dlho by sa mali informácie pred odstránením alebo archivovaním ukladať na podlokality?
Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie lokality alebo podlokality .
Správa povolení
Integrita, dôvernosť a ochrana osobných údajov dôležitých informácií organizácie závisí od zabezpečenia vašej lokality, konkrétne od osôb, ktorým sa rozhodnete udeliť prístup na lokalitu.
Udelenie a obmedzenie prístupu k lokalite sa nazýva spravovanie povolení a je jednou z najdôležitejších zodpovedností ako vlastník lokality.
Pri vytváraní stratégie povolení je potrebné pamätať na niekoľko tipov.
-
Postupujte podľa princípu najmenejho oprávnenia: Priraďte ľuďom najnižšie úrovne povolení, ktoré potrebujú na vykonávanie priradených úloh.
-
Povolia ľuďom prístup tak, že ich pridáte do štandardných predvolených skupín (ako napríklad Členovia, Návštevníci a Vlastníci). Vytvorte väčšinu ľudí, ktorí sú členmi skupiny Členovia alebo Návštevníci, a obmedzte počet ľudí v skupine Vlastníci.
-
Pomocou dedenia povolení môžete vytvoriť jednoduchú a jednoduchú vizualizáciu hierarchie. To znamená, že namiesto práce so skupinami udeľte jednotlivcom povolenia. Ak je to možné, podlokality jednoducho dedia povolenia od tímovej lokality namiesto jedinečných povolení.
-
Usporiadanie obsahu a využitie dedenia povolení: Zvážte segmentovanie obsahu podľa úrovne zabezpečenia – vytvorte lokalitu alebo knižnicu špeciálne pre citlivé dokumenty namiesto toho, aby boli rozptýlené vo väčšej knižnici a chránené jedinečnými povoleniami.
Informácie o nastavení povolení nájdete SharePoint povolenia pre zoznam, knižnicu alebo jednotlivú položku v téme Úrovne povolení v Knižnici alebo Úprava povolení.
Architektúra informácií
Architektúra informácií lokality je ako obsah knihy: Určuje, ako sú informácie na tejto lokalite – webové stránky, dokumenty, zoznamy a údaje – usporiadané a prezentované používateľom lokality. Architektúra informácií sa často zaznamenáva ako hierarchický zoznam obsahu lokality, kľúčových slov vyhľadávania, typov údajov a iných konceptov.
Ak chcete vytvoriť architektúru informácií, musíte analyzovať informácie, ktoré majú byť prezentované na lokalite. Tu sú niektoré otázky, ktoré môžete použiť na vývoj architektúry informácií:
-
Aký typ obsahu budete mať na lokalite? Ako sa preloží do podlokality, zoznamov, knižníc a tak ďalej?
-
Ako sa informácie budú prezentovať na lokalite?
-
Ako sa budú používatelia lokality pohybovať na lokalite?
-
Ako budú informácie zamerané na konkrétne cieľové skupiny?
-
Ako sa bude vyhľadávanie konfigurovať a optimalizovať?
Súčasťou architektúry informácií môže byť klasifikácia informácií.
Ak ide o informácie, s ktorými ide, majú pre spoločnosť vysokú hodnotu, vyžadujú špeciálne zabezpečenie alebo sa na ne vzťahujú pravidlá na dodržiavanie súladu s nariadeniami, môžete nastaviť schému klasifikácie na identifikáciu konkrétnych typov obsahu, ktoré je potrebné pozorne spravovať.
Po usporiadaní informácií do konkrétnych zoznamov a knižníc môžete spravovať spôsob správy obsahu pomocou funkcií riadenia. Napríklad:
Požadovanie v pokladne súborov
Ak vyžadujete vzatie súboru z sebe, môžete zabezpečiť, že súbor bude upravovať iba jedna osoba, až kým súbor nebude skontrolovaný do pokladne. Vyžadovanie vzatia dokumentov z dokumentu zabraňuje viacerým ľuďom vykonávať zmeny naraz, čo môže viesť ku konfliktom úprav a viesť k zmätku. Vyžadovanie v pokladne môže pomôcť upozorniť členov tímu na pridanie komentára pri ich v súbore, aby ste mohli jednoduchšie sledovať zmeny v jednotlivých verzii. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie knižnice na vyžadovanie vzatia súborov z projektu.
Sledovanie verzií
Ak potrebujete zachovať predchádzajúce verzie súborov, knižnice vám pomôžu súbory sledovať, ukladať a obnoviť. Rovnakým spôsobom môžete sledovať všetky verzie. Alebo môžete určiť niektoré verzie ako hlavné, napríklad pridanie novej kapitoly do manuálnej alebo niektoré verzie ako vedľajšie, napríklad oprava pravopisných chýb. Ak chcete spravovať ukladací priestor, môžete vybrať počet jednotlivých typov verzií, ktoré chcete uložiť. Ďalšie informácie o tvorbe verzií nájdete v téme Ako funguje tvorba verzií v zozname alebo knižnici?
Môžete určiť, aby sa vyžadovalo schválenie dokumentu. Dokumenty zostanú v stave čakania, kým ich schváli alebo nezamietne niekto, kto má na to povolenie. Môžete nastaviť, ktoré skupiny používateľov môžu zobraziť dokument pred jeho schválením. Táto funkcia môže byť užitočná, ak knižnica obsahuje dôležité pokyny alebo postupy, ktoré musia byť konečné, aby ich ostatní videli. Ďalšie informácie o schvaľovaní dokumentu nájdete v téme Požadovanie schválenia položiek v zozname alebo knižnici lokality.
Knižnice podporujú technológiu RSS, takže členovia pracovnej skupiny môžu automaticky prijímať a zobrazovať aktualizácie alebo informačné kanály s novinkami a informáciami na zlúčené miesto. Technológiu RSS môžete použiť na upozornenie na všetky zmeny v knižnici, napríklad informácie o tom, kedy sa súbory uložené v knižnici zmenia. Informačné kanály RSS umožňujú členom pracovnej skupiny zobraziť konsolidovaný zoznam zmenených súborov. Môžete tiež vytvoriť e-mailové upozornenia, aby ste boli upozornení na zmenu súborov. Ďalšie informácie o informačných kanáloch RSS nájdete v téme Správa informačných kanálov RSS pre lokalitu alebo kolekciu lokalít.
V knižnici dokumentov alebo type obsahu sa môžu používať pracovné postupy definované vašou organizáciou pre obchodné procesy, ako je napríklad spravovanie schválenia alebo kontroly dokumentov. Vaša skupina môže použiť obchodné procesy vo svojich dokumentoch, známych ako pracovné postupy, ktoré určujú akcie, ktoré je potrebné vykonať v sekvencii, napríklad schvaľovanie alebo preklad dokumentov. Pracovný postup je automatizovaný spôsob premiestňovania dokumentov alebo položiek postupnosti akcií alebo úloh. V predvolenom nastavení sú pre knižnice k dispozícii tri pracovné postupy: Schválenie, ktoré smeruje dokument do skupiny ľudí na schválenie. Zhromažďovanie pripomienok, ktoré smeruje dokument do skupiny ľudí, ktorí majú získať pripomienky, a tento dokument vráti osobe, ktorá pracovný postup iniciovala ako kompiláciu. a zhromažďovať podpisy, ktoré smerujú dokument do skupiny ľudí na zhromaždenie digitálnych podpisov. Ďalšie informácie o pracovných postupoch nájdete v téme Prehľad pracovných postupov, ktoré sú súčasťou SharePoint
Ak skupina pracuje s niekoľkými typmi súborov, ako sú napríklad hárky, prezentácie a dokumenty, môžete rozšíriť funkcie knižnice povolením a definovaním viacerých typov obsahu. Typy obsahu pridávali flexibilitu a konzistentnosť vo viacerých knižniciach. Každý typ obsahu môže určiť šablónu a dokonca aj procesy pracovného postupu. Šablóny pôsobia ako východiskový bod, formátovanie a ľubovoľný štandardný text a vlastnosti, ktoré sa vzťahujú na dokumenty tohto typu, ako je napríklad názov oddelenia alebo číslo zmluvy. Ďalšie informácie o typoch obsahu nájdete v téme Úvodné informácie o typoch obsahu a publikovaní typov obsahu.
Ak máte skupinu citlivých súborov a bolo by užitočné vedieť, ako sa dokumenty používajú, môžete definovať politiku, ktorá vám umožní povoliť sledovanie udalostí auditovania, ako sú napríklad zmeny súboru, kópie alebo odstránenie. Informácie o nastavení auditovania nájdete v téme Konfigurácia nastavenia auditu pre kolekciu lokalít.
Životný cyklus lokality a vyradenie
Lokality, ako sú napríklad document worksites (práca s dokumentom) alebo diskusné lokality, sa zvyčajne zavesia, keď už nie sú užitočné, a zaberú cenný ukladací priestor a zamenia výsledky hľadania. Je vhodné nastaviť plán na revíziu lokalít a ich obsahu (aspoň raz za rok), aby ste si mohli pozrieť, či sa oplatí ponechať si ich.
Tiež je dobré pamätať na to, že väčší model riadenia vašej organizácie môže byť aj na hľadaných lokalitách. Správca môže napríklad automaticky odstrániť lokality, ktoré boli po 90 dňoch nedotknuté. Ako vlastník lokality dostanete e-mailové upozornenie, že k tomu dôjde. Ďalšie informácie o politikách životného cyklu a ukončenia poskytovania služieb nájdete v téme Politiky uzavretia lokality.
Limity ukladacieho priestoru
Správca mohol nastaviť limit množstva ukladacieho priestoru na disku, ktorý môže skupina použiť. Musíte zistiť, či je limit, a ak áno, rozhodnite, ako ho budete zo strany svojich lokalít, stránok a knižníc cyliť.
Predvolene SharePoint serveri 50 MB na veľkosť jedného dokumentu, ktorý možno nahrať do knižnice dokumentov. Podľa predvoleného nastavenia vlastníci tímových lokalít dostávajú upozornenia, keď je ukladací priestor na 90 % kvóty.
Keď viete, aké sú vaše limity, môžete pomocou funkcií, ako je napríklad sledovanie verzií alebo auditu, zabezpečiť, aby vaša lokalita ostane na nich.
Vyhľadávanie
Obsah sa zobrazuje na mnohých miestach vrátane lokalít, zoznamov, knižníc, webových častí a stĺpcov zoznamu. Keď niekto vyhľadáva vašu lokalitu, podľa predvoleného nastavenia sa všetok obsah lokality a stránky zobrazia vo výsledkoch vyhľadávania.
Ako vlastník lokality môžete vybrať, či sa obsah lokality zobrazí vo výsledkoch vyhľadávania. Ak vo výsledkoch vyhľadávania zabráníte tomu, aby sa obsah lokality zobrazil vo výsledkoch hľadania, zablokuje sa aj ich obsah vo výsledkoch vyhľadávania.
Obsah s obmedzenými povoleniami sa predvolene vo výsledkoch hľadania nezobrazuje používateľom, ktorí nemajú povolenia na jeho čítanie. Môžete to zmeniť tak, že obmedzený obsah sa zobrazí vo výsledkoch hľadania, ale používatelia nebudú môcť otvoriť obsah, na ktorý nemajú povolenie.
Ochrana údajov
Funkcie zálohovania a obnovenia chránia údaje pred náhodnou stratou. Frekvenciu zálohovania a rýchlosť a úroveň obnovenia nastaví správca. Ak chcete obnoviť obsah lokality, prečítajte si ďalšie informácie o obnovení položiek v Koši.
Ďalšie zdroje informácií
Plánovanie komunikačnej lokality