A Lync alkalmazásbeli értekezletek beállításakor, az értekezletekbe való bekapcsolódáshoz, illetve az előadói szerep betöltéséhez különböző beállítások használhatók. Ezek a gyakorlati tanácsok segítséget nyújtanak a feladatát megkönnyítő és az értekezletek során jobb élményt biztosító funkciók kihasználásában.
Megjegyzés: A gyakori előadói feladatok interaktív útmutatóját a Skype Vállalati verzió (Lync)-értekezlet ütemezése és előkészítése, valamint a Skype Vállalati verzió (Lync)-értekezlet kezelése című témakörben találja.
Lync alkalmazásbeli értekezlet beállítása
A Lync alkalmazásbeli értekezletek ütemezéséhez használja az Outlookot vagy a Web Schedulert, és kövesse az alábbi gyakorlati tanácsokat.
Megjegyzés: A Lync alkalmazásbeli értekezletek ütemezéséről részletesebben a Lync-értekezlet beállítása című témakörben olvashat.
Az értekezlet ütemezése
-
A vállalaton belüli munkatársakkal folytatott szűkebb körű, alkalmi értekezletekhez használja az alapértelmezett beállításokat, ne módosítsa őket. Ne feledje, hogy az alapértelmezett beállításokkal bárki lehet előadó, és közvetlenül bekapcsolódhat az értekezletbe.
-
Ha az értekezlettel kapcsolatban konkrét követelmény van, például nagyméretű közönség, biztonságos adattovábbítás vagy külső ügyfelek jelenléte, mindenképpen módosítsa a beállításokat a követelményeknek megfelelő módon. További tudnivalókat A Lync-értekezletek résztvevői beállításainak módosítása című témakör tartalmaz.
Megjegyzés: Az értekezlet-résztvevők maximális száma 250.
-
Ha az értekezletnek személyes és online résztvevői egyaránt vannak, és Outlookot használ, a Lync alkalmazásbeli értekezletet egy tárgyalóban is levezetheti. Kattintson az Outlookbeli értekezlet-összehívásban a Helyiségkereső elemre, és válasszon ki egy rendelkezésre álló üléstermet a kívánt épületben. Másik lehetőségként foglalja le külön a helyiséget, és aztán adja meg a helyiség adatait az értekezlet-összehívás Hely mezőjében.
Tartalék előadó kijelölése
Válasszon tartalék előadót arra az esetre, ha mégsem tudna csatlakozni, illetve ha késne. A tartalék előadó elindíthatja a felvételt, segítheti és kezelheti a közönséget, illetve figyelemmel kísérheti az értekezlet folyamán beküldött kérdéseket, hogy Ön az előadására tudjon koncentrálni. Ez különösen fontos nagyméretű értekezletek vagy események során.
Oktatási dokumentum vagy hivatkozás szerepeltetése az értekezlet-összehívásban
Ha olyan résztvevőket hív meg, akik nem ismerik a Lync használatát, az értekezlet-összehívásban elhelyezhet egy dokumentumot (vagy egy hivatkozást) a Lync használatáról, hogy a résztvevők még az értekezletbe való bekapcsolódás előtt könnyebben el tudjanak igazodni az értekezletfunkciók között.
Az értekezlet-összehívás kiegészítése jegyzetekkel
Az értekezlet ütemezésekor a OneNote használatával magánjellegű vagy megosztott jegyzeteket adhat meg. A meghívottak a megosztott jegyzeteket még az értekezlet előtt megtekinthetik és szerkeszthetik, ha rendelkeznek a megfelelő engedéllyel. Kattintson a meghívás menüszalagján az Értekezleti feljegyzések elemre, és adja meg az értekezletmeghívókhoz a megosztott jegyzeteket, illetve saját jegyzeteit (ezek a többiek számára nem láthatók). További tájékoztatást a Megosztott és magánjellegű jegyzetek használata a Lync-értekezleteken című témakör tartalmaz.
Bekapcsolódás Lync alkalmazásbeli értekezletbe
A Lync alkalmazásbeli értekezletekbe való bekapcsolódásról információt a Csatlakozás Lync-értekezlethez című témakör tartalmaz. A bekapcsolódáshoz kövesse az alábbi gyakorlati tanácsokat is:
-
Jelentkezzen be az értekezletre 10–15 perccel korábban, hogy legyen elég ideje a beállításokra és a hibaelhárításra, ha szükséges.
-
Az értekezlet előtt döntse el, hogy az értekezlet hangjához a számítógép eszközeivel (a Lync integrált hangjával és videoképével) vagy telefonjáról (ha az értekezletmeghívó betárcsázási adatokat is tartalmaz) csatlakozik.
-
A számítógép hangjának használata esetén állítsa be a hang- és videoeszközöket, és ellenőrizze a minőséget. Használhatja a számítógép mikrofonját és hangszóróját, de mikrofonos fejhallgatót is csatlakoztathat. További tudnivalókat a Hang beállítása és tesztelése a Lyncben és a Videoeszköz beállítása és problémáinak megoldása a Lyncben című témakör tartalmaz.
-
Ha az értekezlet hangjához telefonon csatlakozik, és engedélyezve van Önnek a betárcsázós konferenciabeszélgetés (a részletekről érdeklődjön munkahelye műszaki támogatási személyzeténél), használja ki a LyncEzen hívjon funkciójának előnyeit. A Csatlakozás az értekezlet hangjához párbeszédpanelen jelölje be az Ezen hívjon választógombot, és adja meg azt a telefonszámot, amelyen a hívást fogadni szeretné. Ezt a funkciót használva nem kell beírnia az értekezlet azonosítóját vagy a PIN kódot.
-
A jobb hangminőség érdekében lehetőség szerint inkább mikrofonos fejhallgatót használjon, mint a számítógép mikrofonját és hangszóróit.
-
A hangminőség nagyban függ a hálózat állapotától. Vezetékes kapcsolatot használjon, és győződjön meg róla, hogy kikapcsolta a vezeték nélküli kapcsolatot a számítógépen.
-
Az értekezletbe való bekapcsolódás után némítsa el a mikrofonját, amikor nem beszél.
A PIN kód megjegyzése
Legtöbbször nincs szükség PIN kódra, ha telefonon csatlakozik az értekezlethez. A rendszer közvetlenül bekapcsolja, és a száma megjelenik a résztvevők listáján. Ha viszont vezetőként vagy hitelesített hívóként szeretne betárcsázni, akkor a program kérni fogja PIN-kódját és/vagy munkahelyi számát vagy mellékét.
Megjegyzés: A hitelesített hívóként történő betárcsázás csak annyit jelent, hogy az értekezlet védett, ezért az értekezlethez való csatlakozás előtt Önnek azonosítania kell magát.
A PIN kódot célszerű a keze ügyében tartania, hátha szüksége lesz rá. Ha nem emlékszik a PIN kódra, kattintson az értekezlet-összehívásban az Elfelejtette a betárcsázási PIN kódját? elemre, és kövesse a megjelenő utasításokat a kód visszaállításához.
Fontos: A betárcsázással kapcsolatos információk csak azokhoz az értekezletekhez vannak feltüntetve, amelyeket betárcsázásos konferenciára beállított fiókkal rendelkező felhasználók hoznak létre. Részletekért forduljon a munkahelye technikai támogatási részlegéhez.
Bemutató tartása Lync alkalmazásbeli értekezlet közben
A megosztás beállításáról Az asztal vagy egy program megosztása című témakörben olvashat. Azt ajánljuk, hogy megosztáskor tegye az alábbiakat:
-
Kérje meg egy munkatársát, hogy Önnel együtt jelentkezzen be az értekezletre, és ellenőrizze az értekezlet hangjának és videoképének minőségét.
-
Ellenőrizze az értekezleten belüli beállításokat, hogy a közönséggel kapcsolatos funkciók közül biztosan a megfelelőt választotta-e, például a résztvevők engedélyeit, a tartalom megtekintésére vagy a széljegyzetelésre vonatkozó engedélyeket.
-
Hagyjon elég időt a kérdésekre, és mondja el a közönségnek, hogy kérdéseiket vagy megjegyzéseiket az értekezletben a csevegési területen írhatják be.
-
Amikor éppen nem beszél, némítsa el saját hangját, és mindenképpen legyen tudatában annak, hogy miként tudja a résztvevőket szükség esetén elnémítani, illetve visszahangosítani akár a Lync alkalmazással, akár a telefon DTMF-parancsaival, ha telefont használ (a parancsok meghallgatásához nyomja le a tárcsázón a *1 gombot).
-
Az értekezlet elején emlékeztesse a résztvevőket arra, hogyan tudják saját hangjukat elnémítani, illetve visszahangosítani.
PowerPoint használata esetén:
-
A diacsomag ne legyen kb. 15 diánál nagyobb, használjon nagyobb (30 pont feletti) betűméretet, és a háttér legyen egyszerű, hogy ne vonja el a figyelmet.
-
A bemutatót töltse fel előre, és gyakorolja a diák közötti mozgást, illetve a jegyzeteket kezelő vezérlőelemek használatát. Fontos pontokat kiemelhet például lézermutatóval vagy bélyegzőkkel.
-
Támaszkodjon az előadói jegyzetekre, hogy könnyebben emlékezzen a mondanivalójára. További információt a Bemutató tartása PowerPoint-diákkal a Lync-értekezleteken című témakörben találhat.
Az asztal vagy program megosztása esetén:
-
Ne felejtse el, hogy programmegosztáskor a résztvevők csak azokat a programokat és fájlokat látják, amelyeket Ön megoszt. Ha másik programra vált, az nem lesz látható az értekezleten.
-
Ha a programok között váltania kell, használja az asztal megosztását.
-
Ha az értekezletablakban az Előnézet elemre kattint, megnézheti, hogy az asztal vagy program megosztásakor mit láthatnak a nézők.
-
A hallgatóságnak mondja el, hogy a megjelenítési területet növelni tudják, ha átváltanak teljes képernyős módra. További információt Az asztal vagy egy program megosztása című témakörben olvashat.
Az értekezlet levezetése tárgyalóban
Az értekezlet elkezdése előtt érdemes egy kis időt szánni a terem előkészítésére, hogy meggyőződhessen arról, hogy a Lync a terem hang- és videoeszközeinek a használatára van-e beállítva.
-
Csatlakoztassa hordozható számítógépét a kivetítőhöz, és ha szükséges, az ülésterem telefonjához.
-
Némítsa el a számítógép mikrofonját és hangszóróit, ha visszhangot tapasztal. Kérje meg a helyiségben tartózkodó többi személyt is, hogy ők is némítsák el mikrofonjaikat és hangszóróikat, ha be vannak jelentkezve a Lync alkalmazásba.
-
A számítógéphez csatlakoztathatja a terem telefonját, illetve használhatja a telefont is az értekezlet hangjába történő betárcsázáshoz, ha az értekezlet-összehívás tartalmaz betárcsázási adatokat is.
-
Ha a terem kivetítőjét használja, csatlakoztassa a vezetéket a számítógéphez, és válassza ki a megfelelő megjelenítőeszközt. A billentyűzeten nyomja le a Windows billentyű + P billentyűkombinációt a megjelenítőeszköz aktiválásához, majd kattintson a Másolás beállításra, ha az asztalt a számítógép monitorán és a terem kivetítőjén egyaránt meg szeretné jeleníteni; a Kiterjesztés beállításra, ha az asztalt ki szeretné terjeszteni a számítógép monitoráról a terem kivetítőjére; vagy a Csak kivetítő beállításra, ha csak a terem kivetítőjén szeretné megjeleníteni az asztalt.
Tipp: A Másolás beállítást javasoljuk, így monitorán és a terem kivetítőjén is követheti az értekezletet.
