Tugas dasar di SharePoint Server 2010

Kolaborasi dan komputasi sosial

SharePoint Server 2010 memperluas fitur kolaborasi SharePoint Foundation dengan mempromosikan penulisan mudah dari browser atau dari aplikasi yang sudah tidak asing lagi seperti Microsoft Word, membantu pengguna mengaitkan sumber daya dengan pemberian tag dan peringkat, serta membantu orang menemukan jawaban lebih cepat melalui umpan berita dan pencarian orang-orang.

Salah satu tempat utama di mana Anda bisa memanfaatkan kapabilitas ini adalah pada Situs Saya yang Anda gunakan. Situs Saya adalah situs pribadi SharePoint tempat anda dapat berbagi dokumen, tautan, dan informasi tentang diri sendiri di profil online. Anda juga bisa blog tentang topik yang diminati atau mencari informasi yang Anda perlukan untuk melakukan pekerjaan Anda.

Anda memutuskan informasi apa yang ingin Anda bagikan dan informasi apa yang ingin Anda simpan tetap privat pada Situs Saya milik Anda. Anda lalu bisa memberi tag link ke informasi dan menemukan informasi yang di tag orang lain atau dibagikan di umpan berita mereka. Untuk mempelajari selengkapnya tentang mengelola informasi di Situs Saya, lihat Mengelola informasi yang Anda bagikan melalui Situs Saya dan profil Anda.

SharePoint Server 2010 juga memungkinkan partisipasi di mana saja dengan menawarkan pengalaman ruang kerja SharePoint yang kaya saat online atau terputus dari jaringan Anda dan membebaskan pengguna untuk berkolaborasi di mana saja.

Manajemen Konten Perusahaan

Manajemen Konten Perusahaan (ECM, Enterprise Content Management) dari Microsoft membantu organisasi menangani tantangan yang ditimbulkan oleh banyak volume konten yang tidak pengelolaan. SharePoint Server 2010 adalah bagian utama dari solusi ECM Microsoft, yang memperluas manajemen konten untuk setiap karyawan dalam organisasi melalui integrasi dengan alat yang familiar seperti sistem Microsoft Office. Solusi Microsoft ECM menyediakan kapabilitas untuk mengelola seluruh siklus hidup konten — dari pembuatan, hingga pengeditan dan kolaborasi, hingga kedaluwarsa — pada satu platform terpadu.

SharePoint Server 2010 membantu organisasi mengelola seluruh siklus hidup konten dengan menyediakan rangkaian fitur berbeda yang memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuan berikut:

• Mengelola konten yang beragam    Kapabilitas manajemen dokumen SharePoint Server 2010 membantu organisasi mengonsolidasi konten yang beragam dari beberapa lokasi ke repositori yang dikelola secara terpusat dengan kategorisasi yang konsisten. Fitur kumpulan dokumen baru memungkinkan organisasi Anda untuk membuat dan mengelola produk kerja yang mencakup beberapa dokumen. Kapabilitas pencarian terintegrasi membantu orang menemukan, berbagi, dan menggunakan informasi ini. Kapabilitas manajemen metadata seperti fitur Penyimpanan Istilah yang baru bisa membantu organisasi mengelola metadata secara terpusat di seluruh situs. Metadata adalah informasi tentang data yang digunakan untuk membantu mengidentifikasi, struktur, menemukan, dan mengelola informasi. Dukungan baru untuk navigasi yang digerakkan oleh metadata, dan kemampuan untuk menyematkan bidang metadata dalam dokumen meningkatkan pencarian dan penemuan informasi. Konten juga dapat dilindungi dari akses yang tidak sah. Alat kolaborasi, seperti alur kerja, membantu orang-orang bekerja sama lebih baik bersama-sama untuk membuat, meninjau, dan menyetujui dokumen secara terstruktur.

• Memenuhi persyaratan kepatuhan dan hukum    Kapabilitas manajemen rekaman SharePoint Server 2010 memungkinkan organisasi untuk menyimpan dan melindungi catatan bisnis, baik di tempat di samping catatan dalam proses atau di penyimpanan terpusat yang terkunci. Organisasi dapat menerapkan kebijakan kedaluwarsa pada arsip untuk memastikan bahwa data tersebut dipertahankan selama periode waktu yang tepat untuk mematuhi peraturan atau kebijakan bisnis perusahaan, dengan demikian mengurangi risiko hukum ke organisasi. Jejak audit menyediakan bukti untuk auditor internal dan eksternal yang catatannya dipertahankan dengan benar. Perlindungan dapat dilakukan berdasarkan rekaman khusus berdasarkan penemuan hukum untuk mencegah mereka disinggahkan.

• Mengelola beberapa situs Web secara efisien    Kapabilitas manajemen konten web di SharePoint Server 2010 memungkinkan orang untuk menerbitkan konten Web dengan alat penulisan konten yang mudah digunakan dan proses persetujuan bawaan. Karyawan bisa mengunggah konten — termasuk gambar, audio, dan video — ke situs web secara tepat waktu tanpa dukungan ekstensif dari staf IT. Dukungan baru untuk media kaya menyertakan Pustaka Aset baru, dengan tampilan dan pemilih yang kaya; dukungan untuk video sebagai SharePoint tipe konten; infrastruktur video streaming, dan pemutar media Silverlight yang dapat disesuaikan. Templat dalam bentuk halaman master dan tata letak halaman memungkinkan organisasi menerapkan merek yang konsisten ke halaman. Fitur analitik Web bawaan menyediakan dukungan untuk laporan analitik Lalu Lintas, Pencarian, dan Inventaris. SharePoint Server 2010 juga menawarkan infrastruktur penyebaran dan manajemen tunggal untuk intranet, ekstranet, dan situs internet, serta untuk situs multibahasa.

Pencarian perusahaan

SharePoint Server 2010 memberikan infrastruktur pencarian yang andal yang melengkapi kapabilitas produktivitas bisnis lainnya seperti Manajemen Konten Perusahaan dan kolaborasi untuk membantu orang mendapatkan jawaban yang lebih baik dengan lebih cepat dan meningkatkan dampak pengetahuan dan keahlian.

Pencarian memperhitungkan konteks pribadi dan membantu mempershalus pencarian menggunakan navigasi interaktif untuk memandu informasi yang diperlukan. server SharePoint memperluas jangkauan pencarian di lebih banyak sumber konten dan tipe konten untuk menyambungkan ke semua informasi di perusahaan Anda — termasuk aplikasi perusahaan seperti SAP, Siebel, atau database kustom — dan membuat informasi tersedia untuk orang-orang yang membutuhkannya.

Kecerdasan bisnis

Kecerdasan bisnis adalah kumpulan metodologi, teknologi, dan proses yang mengambil informasi yang disimpan dalam sistem organisasi dan membuatnya dapat ditindaklanjuti dengan menempatkannya ke tangan orang yang paling memerlukannya sehingga mereka dapat membuat keputusan yang jelas. Sebagai bagian penting dari platform kecerdasan bisnis Microsoft, SharePoint Server 2010 dapat membantu memperluas kapabilitas kecerdasan bisnis untuk setiap orang dalam organisasi, sehingga setiap orang bisa mengakses data yang tepat untuk membuat keputusan yang tepat.

Organisasi Anda mungkin menyimpan data dalam beragam format, seperti database, pesan email, dan file lembar bentang. SharePoint Server 2010 membantu Anda mengekstrak data dari berbagai sumber dan menyajikan data tersebut dengan cara yang memudahkan analisis dan pembuatan keputusan.

Excel Services mendorong pembuat keputusan untuk menerbitkan, berbagi, dan mengelola Excel kerja mereka di SharePoint mereka. Orang lain di organisasi kemudian bisa mengubah nilai sel, rumus, dan pemformatan dari browser saat mereka menganalisis data.

Layanan PerformancePoint di SharePoint Server 2010 dapat meningkatkan visibilitas ke dalam tujuan dan metrik organisasi utama, dan memungkinkan kedalaman analisis dan wawasan yang lebih kaya. Anda atau orang lain di organisasi Anda bisa membuat dan menggunakan dasbor interaktif dengan kartu skor, laporan, dan filter untuk menemukan tren. Anda juga bisa menambahkan bagan yang kaya ke situs SharePoint Anda dan menyambungkan bagan ke data dari berbagai sumber, seperti daftar SharePoint, daftar data eksternal, Layanan Konektivitas Data Bisnis, Excel Services, atau Komponen Web lainnya.

Portal

Dengan SharePoint Server 2010, organisasi bisa menyusun dan memelihara situs portal untuk setiap aspek bisnis mereka (portal intranet perusahaan, situs Web Internet perusahaan, dan situs portal divisi). Portal intranet dan divisi perusahaan bisa menyambungkan situs individual di seluruh organisasi dan mengonsolidasi akses ke aplikasi bisnis yang sudah ada. Teams dan individu dalam organisasi bisa menggunakan situs portal untuk mengakses keahlian, informasi, dan aplikasi bisnis yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Individu di dalam organisasi yang menggunakan situs portal bisa memanfaatkan situs Situs Saya mereka. Situs Saya adalah situs pribadi yang memberi Anda lokasi pusat untuk mengelola dan menyimpan dokumen, konten, link, dan kontak Anda. Situs Saya berfungsi sebagai titik kontak bagi pengguna lain di organisasi Anda untuk menemukan informasi tentang diri, keterampilan, dan minat Anda. Situs Saya menyertakan fitur komputasi sosial yang disebutkan sebelumnya dalam artikel ini.

SharePoint Server 2010 juga menyertakan fitur yang bisa digunakan organisasi untuk mempersonalisasi pengalaman situs portal bagi pengguna individu, seperti menargetkan konten ke tipe pengguna tertentu. Organisasi Anda bisa selanjutnya mengkustomisasi situs portal dengan menggunakan program desain Web SharePoint kompatibel, seperti SharePoint Server 2010.

Proses dan formulir bisnis

SharePoint Server 2010 menyediakan banyak fitur yang dapat membantu mengintegrasikan dan menyederhanakan proses bisnis Anda. Alur kerja dapat menyederhanakan biaya koordinasi proses bisnis umum, seperti persetujuan proyek atau tinjauan dokumen, dengan mengelola dan melacak tugas yang terlibat dengan proses tersebut. SharePoint Server 2010 memiliki beberapa alur kerja yang sudah ditentukan sebelumnya yang bisa Anda gunakan sebagaimana alur kerja tersebut atau dikustomisasi agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda juga dapat menggunakan SharePoint Designer untuk membuat alur kerja kustom yang mendukung proses bisnis unik Anda.

Anda juga bisa membuat formulir berbasis browser dan mengumpulkan data dari organisasi yang tidak menggunakan Microsoft InfoPath 2010.

Daftar

Meskipun terdapat tipe daftar yang berbeda, prosedur untuk menambahkan item ke daftar serupa, sehingga Anda tidak perlu mempelajari beberapa teknik baru untuk bekerja dengan tipe daftar yang berbeda. Item daftar berisi teks dalam serangkaian kolom, tapi beberapa daftar mungkin memungkinkan lampiran ditambahkan ke item.

Pustaka

Pustaka adalah lokasi di situs tempat Anda dapat membuat, mengumpulkan, memperbarui, dan mengelola file dengan anggota tim. Setiap pustaka menampilkan daftar file dan informasi penting tentang file, yang membantu orang-orang menggunakan file tersebut untuk bekerja sama.

Anda bisa menambahkan file ke pustaka dengan mengunggahnya dari browser web Anda. Setelah Anda menambahkan file ke pustaka, orang lain dengan izin yang tepat bisa melihat file tersebut. Jika Anda sudah menampilkan pustaka saat file ditambahkan, Anda mungkin perlu me-refresh browser Anda untuk melihat file baru.

Jika menggunakan program yang kompatibel dengan SharePoint Server, Anda dapat membuat file baru berdasarkan templat saat bekerja di pustaka. Anda juga bisa menyimpan file ke pustaka dari program lainnya seperti Aplikasi SharePoint Kerja Microsoft Word.

Situs dan halaman

Situs dapat menyimpan tujuan umum, seperti menyimpan jadwal, panduan, file, dan informasi lain yang sering dikunjungi oleh tim Anda. Atau situs mungkin memiliki tujuan yang lebih spesifik, seperti melacak rapat, atau menyelenggarakan blog, di mana anggota organisasi Anda sering memposting berita dan ide.

Organisasi Anda dapat menggunakan halaman, subsitus, dan situs tingkat atas untuk membagi konten situs ke situs yang berbeda dan dapat dikelola secara terpisah. Misalnya, setiap departemen di organisasi Anda mungkin memiliki situs tim sendiri yang merupakan bagian dari situs portal yang lebih besar.

Anda bisa menambahkan konten ke situs dengan menambahkan daftar dan pustaka. Jika Anda memiliki izin, Anda juga bisa menambahkan halaman ke situs Anda. Anda bisa mempertimbangkan menambahkan Halaman Komponen Web, yang memungkinkan Anda menggunakan Komponen Web untuk menambahkan konten dinamis dengan cepat.

Jika Anda perlu membuat situs baru, Anda bisa memilih dari beberapa tipe templat situs untuk memberi Anda informasi lebih awal tentang membuat situs baru. Terlepas apakah Anda dapat membuat situs dan subsitus bergantung pada cara organisasi Anda mengatur situs dan izin untuk membuatnya. Untuk informasi selengkapnya tentang cara organisasi Anda mengelola izin ke situs, lihat pemilik situs atau administrator.

Menavigasi ke konten

Elemen navigasi membantu orang menelusuri konten yang mereka perlukan. Dua item navigasi yang dapat Anda kustomisasi adalah bilah tautan atas dan Buka Cepat.

Dengan menggunakan halaman pengaturan untuk setiap daftar atau pustaka, Anda bisa memilih daftar dan pustaka mana yang muncul di Buka Cepat. Anda juga bisa mengubah urutan link, menambahkan atau menghapus link, dan menambahkan atau menghapus bagian tempat link ditata. Misalnya, jika Anda memiliki terlalu banyak daftar di bagian Daftar, Anda bisa menambahkan bagian baru untuk Daftar Tugas di mana Anda bisa menyertakan link ke daftar tugas Anda. Anda dapat melakukan semua perubahan ini pada Buka Cepat dari dalam browser yang kompatibel dengan SharePoint Server 2010. Anda bahkan bisa menambahkan link ke halaman di luar situs.

Bilah link atas menyediakan cara bagi pengguna situs Anda untuk masuk ke situs lain di kumpulan situs dengan menampilkan baris tab di bagian atas setiap halaman dalam situs. Saat Anda membuat situs baru, Anda bisa memilih untuk menyertakan situs tersebut di bilah link atas situs induk dan apakah akan menggunakan bilah link atas dari situs induk.

Jika situs Anda menggunakan bilah link atas yang unik, Anda bisa mengkustomisasi link yang muncul pada bilah link atas untuk situs tersebut. Situs apa pun yang dibuat dalam situs induk juga dapat ditampilkan di bilah link atas, asalkan situs yang dikonfigurasi untuk mewarisi bilah link atas dari situs induk. Anda juga bisa menyertakan link ke situs lain di luar kumpulan situs Anda.

Mengelola akses ke konten

Pemilik atau administrator situs dapat memberikan tingkat izin kepada pengguna dan SharePoint baru, yang berisi pengguna. Izin bisa diterapkan ke sebuah situs, daftar dan pustaka di situs, dan item di dalam daftar dan pustaka.

Anda bisa menetapkan tingkat izin yang berbeda untuk objek berbeda, seperti situs, daftar, pustaka, folder tertentu di dalam daftar atau pustaka, item daftar, atau dokumen.

Menata daftar dan pustaka

Cara Anda menata daftar dan pustaka bergantung pada kebutuhan grup Anda dan cara Anda memilih untuk menyimpan dan mencari informasi Anda. Beberapa perencanaan bisa membantu Anda menyiapkan struktur yang paling sesuai untuk organisasi Anda.

Informasi dalam daftar dan pustaka disimpan di kolom, seperti Judul, Nama Belakang, atau Perusahaan. Anda bisa menggunakan kolom untuk mengurutkan dan memfilter item seperti yang Anda lakukan di lembar bentang dengan mengklik judul kolom dalam daftar atau pustaka. Anda juga bisa menggunakan tampilan untuk melihat item di daftar atau pustaka yang paling penting bagi Anda.

Menggunakan fitur aksesibilitas

Situs didesain agar daftar, pustaka, dan fitur lain bisa diakses sepenuhnya hanya dengan menggunakan penekanan tombol. Mode yang Lebih Dapat Diakses memungkinkan pengguna teknologi yang dapat diakses untuk lebih mudah berinteraksi dengan menu dan berbagai kontrol. Lewati ke link Konten Utama yang memungkinkan pengguna keyboard melewati link navigasi berulang ke konten yang lebih bermakna pada halaman.

Markup judul didesain untuk menentukan struktur dan menyempurnakan navigasi bagi pengguna pembaca layar dengan lebih baik. Gambar yang diunggah ke situs memungkinkan untuk menentukan teks alternatif kustom. Misalnya, Anda bisa menetapkan teks alternatif kustom ke gambar yang muncul pada halaman beranda di Komponen Web Gambar Situs atau ke gambar yang Anda tambahkan ke pustaka gambar. Untuk menampilkan situs, opsi kontras tinggi di Windows baik bagi pengguna dengan daya penglihatan rendah.

Melacak versi

Daftar atau pustaka Anda mungkin diatur untuk melacak versi, sehingga Anda bisa memulihkan versi sebelumnya jika Anda membuat kesalahan dan menampilkan riwayat versi perubahan. Saat versi dilacak, revisi pada item atau file dan propertinya disimpan. Ini memungkinkan Anda untuk mengelola konten dengan lebih baik saat direvisi dan bahkan untuk memulihkan versi sebelumnya jika Anda membuat kesalahan di versi saat ini. Versioning is especially helpful when several people work together on projects or when information goes through several stages of development and review.

1. Versi utama yang diterbitkan saat ini disorot, dan nomor versi adalah angka keseluruhan.

2. Versi dibuat saat properti atau metadata berubah.

3. Versi pertama file selalu merupakan versi minor 0.1.

Versioning is available for list items in all default list types — including calendars, issue-tracking lists, and custom lists — and for all file types that can be stored in libraries, including Web Part pages.

Penulisan bersama dokumen

Dua atau beberapa pengguna bisa mengedit dokumen Word PowerPoint atau presentasi anda pada saat yang sama. Fitur baru ini memungkinkan Anda untuk membaca dan menulis sebagian file yang disimpan di SharePoint. Misalnya, Anda bisa mengerjakan satu paragraf dalam dokumen Word saat kolega mengerjakan paragraf lain di dalam dokumen yang sama dan pada saat yang sama.

Selalu diperbarui terkait perubahan

RSS menyediakan cara yang mudah bagi Anda untuk mendistribusikan dan menerima informasi dalam format standar, termasuk pembaruan pada daftar dan pustaka. Format file XML standar memungkinkan informasi untuk ditampilkan oleh banyak program berbeda. Anda juga bisa berlangganan ke daftar dan pustaka dengan mengatur pemberitahuan, sehingga Anda mengetahui kapan konten telah berubah.

Sebuah tim bisa menggunakan umpan sebagai cara untuk mengkustomisasi konten mereka bagi anggota tim yang berlangganan umpan mereka dan untuk menawarkan link kembali ke situs Web mereka. Umpan RSS adalah cara yang mudah untuk melacak kemajuan tim dan pembaruan proyek. Daripada menelusuri beberapa situs Web tim, Anda menerima berita atau pembaruan terkini dari situs tersebut secara otomatis.

Mengelola alur kerja

Alur kerja membantu orang berkolaborasi dalam dokumen dan mengelola tugas-tugas proyek dengan menerapkan proses bisnis tertentu pada dokumen dan item di dalam situs. Alur kerja membantu organisasi tunduk pada proses bisnis yang konsisten. Alur kerja juga bisa meningkatkan efisiensi dan produktivitas organisasi dengan mengelola tugas dan langkah-langkah yang dilibatkan dalam proses bisnis tertentu. Ini memungkinkan orang yang melakukan tugas-tugas ini berkonsentrasi melakukan pekerjaan dan bukannya mengelola alur kerja.

Alur kerja dapat mempersingkat biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan proses bisnis, seperti persetujuan proyek atau tinjauan dokumen, dengan mengelola dan melacak tugas-tugas manusia yang terlibat dalam proses ini. Misalnya, organisasi dapat menggunakan alur kerja Persetujuan yang sudah ditentukan sebelumnya atau membuat dan menggunakan alur kerja kustom untuk mengelola proses bisnis lain.

Bekerja dengan tipe konten

Daftar atau pustaka Anda mungkin mendukung beberapa tipe konten. Tipe konten memungkinkan organisasi untuk menata, mengelola, dan menangani konten dalam jumlah besar dengan lebih efektif. Jika daftar atau pustaka Anda diatur untuk memungkinkan beberapa tipe konten, Anda bisa menambahkan tipe konten dari daftar opsi yang tersedia yang sering digunakan organisasi Anda, seperti Presentasi Pemasaran atauKontrak.

Setelah Anda menambahkan tipe konten ke daftar atau pustaka, Anda memungkinkan daftar atau pustaka tersebut berisi item dari tipe itu. Pengguna kemudian dapat menggunakan tombol Item Baru dalam daftar atau pustaka tersebut untuk membuat item baru dari tipe tersebut.

Salah satu keunggulan utama tipe konten untuk daftar dan pustaka adalah pustaka dapat memuat beberapa tipe item atau tipe dokumen, yang masing-masing mungkin memiliki metadata, kebijakan, atau perilaku unik. Untuk informasi selengkapnya tentang bekerja dengan tipe konten, lihat Pengenalan tipe konten dan penerbitan tipe konten.