משימות בסיסיות ב- Outlook

הסרגל לגישה מהירה

הסרגל לגישה מהירה הוא חלק חשוב מחוויית Outlook שלך. הוא גם מהווה דרך קלה עבורך למעבר בין התכונות העיקריות של Outlook — 'דואר', 'לוח שנה', 'אנשים' ו'משימות'. סרגל זה הוא בנוסף לכרטיסיות ולסרטים הרגילים המספקים לך מגוון של כלים ואפשרויות שיעזרו לך להשתמש ב- Outlook.

הסרגל לגישה מהירה, הממוקם בדרך כלל בתחתית חלון Outlook (תלוי בהגדרות שנבחרו), מציג שמות לחצנים (בתמונה הימנית) או סמלים (בחלונית השמאלית) המשויכים לשמות של תכונות.

יצירת הודעת דואר אלקטרוני חדשה

1. מתוך תיקיית דואר כלשהי (כגון תיבת הדואר הנכנס), בחר דואר אלקטרוני חדש.

   

   קיצור מקשים:    כדי ליצור הודעת דואר אלקטרוני, הקש Ctrl+Shift+M.

2. כשתסיים לכתוב את הודעת הדואר האלקטרוני, בחר שלח.

לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת הודעת דואר אלקטרוני.

הוספת חתימת דואר אלקטרוני להודעות

צור חתימות אישיות שיופיעו בתחתית ההודעות שלך. חתימות יכולות לכלול טקסט, תמונות, כרטיס ביקור אלקטרוני, סמל או אפילו תמונה של חתימתך בכתב יד.

העברה או שליחת תשובה להודעת דואר אלקטרוני

1. ברצועת הכלים או בחלונית הקריאה, בחר השב, השב לכולם או העבר

   

2. בתיבה אל, עותק או עותק מוסתר, בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • כדי להוסיף נמען, לחץ בתיבה המתאימה והזן את שם הנמען.

   • כדי להסיר נמען, לחץ בתיבה המתאימה, בחר את שם הנמען ולאחר מכן הקש Delete.

לקבלת מידע נוסף, ראה שליחת תשובה או העברה של הודעת דואר אלקטרוני.

הוספת קובץ מצורף להודעת דואר אלקטרוני

כדי לשתף קובץ, באפשרותך לצרף אותו להודעה. באפשרותך גם לצרף פריטי Outlook אחרים, כגון הודעות, אנשי קשר או משימות.

1. צור הודעה חדשה, או בחר הודעה קיימת ולאחר מכן בחר השב,‏ השב לכולם או העבר.

2. בחלון ההודעה, בחר הודעה > צרף קובץ.

   

לקבלת מידע נוסף, ראה צירוף קובץ, הודעה, איש קשר או משימה להודעת דואר אלקטרוני.

פתיחה או שמירה של קובץ מצורף להודעת דואר אלקטרוני

באפשרותך לפתוח קובץ מצורף מחלונית הקריאה או מתוך הודעה פתוחה. לאחר פתיחה והצגה של קובץ מצורף, באפשרותך לשמור אותו. אם הודעה מכילה יותר מקובץ מצורף אחד, ניתן לשמור אותם כקבוצה או כל אחד בנפרד.

התקנת Outlook עבור iOS או Android

יצירת איש קשר

אנשי קשר עשויים לכלול רק שם וכתובת דואר אלקטרוני, וניתן גם להוסיף פרטים כגון כתובת, מספרי טלפון מרובים, תמונה וימי הולדת. היישום 'אנשי קשר' שלך נמצא תחת האפשרות 'אנשים' בסרגל קיצורי דרך בפינה הימנית התחתונה של חלון Outlook.

• באנשים, בחר איש קשר חדש.

  

  קיצור מקשים:    כדי ליצור איש קשר מכל תיקיה ב- Outlook, הקש Ctrl+Shift+C.

לקבלת מידע נוסף, ראה יצירה או הוספה של איש קשר.

קבלת רשימה של אנשי הקשר בפנקס הכתובות שלך ב- Outlook

מומלץ לשמור עותק של אנשי הקשר בפנקס הכתובות. ב- Outlook 2013 או Outlook 2016 עבור Windows, ניתן להוריד קובץ ערכים מופרדים באמצעות תווי פסיק (‎.csv) של אנשי הקשר שלך למכשיר ולפתוח אותו ב- Excel.

1. פתח את Outlook, בחר קובץ > פתח ויצא > יבא/יצא.

   

2. באשף הייבוא/ייצוא, בחר ייצוא לקובץ > הבא.

3. בחר ערכים מופרדים באמצעות פסיק ולאחר מכן, בכרטיסיה ייצוא לקובץ, בחר אנשי קשר כתיקיית החשבון שממנה ברצונך לייצא.

   

   חשוב: לפני שתמשיך, ודא שתיקיית אנשי הקשר שאתה בוחר מצורפת לחשבון הדואר האלקטרוני שלך. הדבר חשוב במיוחד אם אתה מבצע שלבים אלה ממחשב של אדם אחר.

4. בחר הבא > עיון ולאחר מכן עבור למיקום שבו ברצונך לאחסן את קובץ הערכים המופרדים באמצעות תווי פסיק (‎.csv).

5. הקלד שם קובץ ולאחר מכן בחר אישור > הבא.

   

6. בחר סיום כדי להתחיל בתהליך הייצוא.

   הערה:  Outlookאינו מציג הודעה לאחר השלמת תהליך הייצוא.

יצירת משימה

אנשים רבים מנהלים רשימות משימות לביצוע  - על פיסת נייר, בגיליון אלקטרוני או בשילוב כלשהו של נייר ושיטות אלקטרוניות. ב- Outlook, באפשרותך לשלב רשימות שונות בתוך רשימה אחת, לקבל תזכורות ולעקוב אחר התקדמות משימות.

1. פתח את Outlook ולאחר מכן, בכרטיסיה בית, בקבוצה חדש, בחר פריטים חדשים.

2. בחר משימה, מלא את טופס המשימה כנדרש ולאחר מכן בחר שמור וסגור.

קיצור מקשים:    כדי ליצור משימה חדשה, הקש Ctrl+Shift+K.

לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת משימות ופריטים לביצוע.

הקצאת משימה

1. בחר בסרגל לגישה מהירה או משימותסרגל ניווט.

2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • בחר ברצועת הכלים או הקש Ctrl+Shift+K כדי ליצור משימה.

     לחלופין

   • פתח משימה קיימת.

3. בחר הקצה משימה.

   

4. בטופס המשימה, בצע את הפעולות הבאות:

   • בתיבה אל, הזן שם או כתובת דואר אלקטרוני.

   • הוסף נושא, בחר תאריך התחלה ותאריך יעד והגדר מצב ועדיפות לפי הצורך.

     

   • קבל או נקה את בחירות ברירת המחדל בשתי תיבות הסימון: שמור עותק מעודכן של משימה זו ברשימת המשימות שלי ושלח לי דוח מצב בעת השלמת משימה זו.

   • אם יש צורך, הקלד הודעה בבלוק התוכן מתחת לתיבות הסימון.

5. אם ברצונך שהמשימה תחזור על עצמה, בחר מופע חוזר ברצועת הכלים, בחר את האפשרויות הרצויות בתיבת הדו-שיח משימה חוזרת ולאחר מכן בחר אישור.

   הערה: אם אתה מקצה משימה שחוזרת על עצמה, עותק של המשימה נשאר ברשימת המשימות שלך, אך לעולם אינו מתעדכן. אם תבחר בתיבת הסימון שלח לי דוח מצב בעת השלמת משימה זו, תקבל דוחות מצב עבור כל מופע חוזר של המשימה שהושלם.‏

6. בחר שלח.

הצגת משימה

1. פתח Outlook, ובסרגל לגישה מהירה, בחר .

2. ברשימת המשימות לביצוע או ברשימה משימות, לחץ פעמיים על פריט כדי להציג את הטופס המלא.

באפשרותך לשנות את אופן ההצגה של משימות בכל עת.

• בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגה נוכחית, בחר תצוגה אחרת.

  .

הדפסת משימה

תוכל לבחור כיצד להציג את המשימות ואז, בהתאם לתוכן שבחרת להדפיס, ובאיזו תבנית — סגנון טבלה או סגנון תזכיר — המשימה תודפס. למשל, אם תבחר להדפיס משימה בודדת, הגדרת ההדפסה היחידה שתהיה זמינה היא סגנון תזכיר. אך אם תבחר רשימה כגון רשימת משימות לביצוע, תוצע לך גם אפשרות תבנית ההדפסה סגנון טבלה.

1. בחר בסרגל לגישה מהירה.

   

2. בחר משימה בודדת באחת מהתיקיות שלך - ניהול משימות רשימהאו רשימת משימות - או בחר תיקיה.

3. בחר קובץ > הדפס ובחר את התבנית (אם זמינה) תחת הגדרות.