Microsoft Lync Web Scheduler เป็นโปรแกรมบนเว็บที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างการประชุม Lync ถ้าคุณไม่มี Microsoft Outlook หรือใช้ระบบปฏิบัติการที่ไม่ได้ใช้งาน Windows ด้วย Web Scheduler คุณสามารถสร้างการประชุมใหม่ เปลี่ยนแปลงการประชุมที่มีอยู่แล้ว และส่งการเชิญด้วยโปรแกรมอีเมลที่คุณชื่นชอบได้
ทีมสนับสนุนของบริษัทของคุณจะให้ชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านในการเข้าสู่ระบบ Web Scheduler แก่คุณ
ในบทความนี้
สร้างการประชุม Lync
การประชุม Lync สนับสนุนทั้งการประชุมแบบออนไลน์ และการประชุมทางโทรศัพท์ ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมได้โดยใช้คอมพิวเตอร์เพื่อดูงานนำเสนอ หรือโทรเข้าการประชุมด้วยโทรศัพท์เพื่อฟังเสียงอย่างเดียว
-
ไปที่ https://sched.lync.com และเข้าสู่ระบบ Web Scheduler ด้วยชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านของคุณ
-
คลิก สร้างการประชุมใหม่
-
ในกล่อง เรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับการประชุม
-
คุณสามารถปล่อยสถานที่ประชุมไว้เป็น การประชุมแบบออนไลน์ หรือเพิ่มตำแหน่งที่ตั้ง เช่น ห้องประชุม ถ้าคุณมีผู้ที่เข้าร่วมประชุมด้วยตัวเอง
-
พิมพ์ข้อความสั้นๆ หรือวาระการประชุมในกล่อง ข้อความ (ทำหรือไม่ก็ได้)
-
เลือกโซนเวลาของการประชุมโดยใช้เมนูดรอปดาวน์
-
เลือกวันที่/เวลา เริ่มต้น และ สิ้นสุด ของการประชุม
-
ตามค่าเริ่มต้น ทุกคนรวมถึงบุคคลภายนอกบริษัทของคุณสามารถเลี่ยงผ่านล็อบบี้ ซึ่งเป็นพื้นที่รอแบบเสมือนที่ให้คุณยอมรับหรือปฏิเสธการเข้าถึงได้ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนตัวเลือก ให้ดู การเข้าถึงและผู้นำเสนอ
-
ตามค่าเริ่มต้น ทุกคนที่ได้รับเชิญจากองค์กรของคุณจะมีสิทธิ์ของผู้นำเสนอ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนตัวเลือก ให้ดู การเข้าถึงและผู้นำเสนอ
-
ภายใต้ ผู้เข้าร่วมและเสียง ให้เพิ่มชื่อผู้เข้าร่วมลงในกล่องที่มีให้ โดยคั่นแต่ละชื่อด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;)
-
คลิก ตรวจสอบชื่อ เพื่อตรวจสอบว่าคุณมีชื่อที่ถูกต้อง สำหรับผู้ได้รับเชิญที่เป็นบุคคลภายนอกบริษัทของคุณ ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลแบบเต็ม เช่น mailto:contoso@contoso.com
หมายเหตุ: Web Scheduler ไม่ได้ตรวจสอบความพร้อมใช้งานของผู้เข้าร่วมหรือห้องประชุม
-
ถ้าบัญชีผู้ใช้ของคุณถูกตั้งค่าด้วยผู้ให้บริการการประชุมทางเสียง การเชิญเข้าร่วมประชุมจะมีหมายเลขโทรฟรี หมายเลขคิดค่าโทร และโค้ดผู้เข้าร่วมอยู่ด้วย ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถใช้เสียงคอมพิวเตอร์ หรือจะโทรเข้าการประชุมก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดลักษณะ
-
คลิก บันทึก
ส่งการเชิญไปยังผู้เข้าร่วมประชุม
เมื่อต้องการส่งการเชิญเข้าร่วมการประชุม ให้เลือกวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้
ส่งการเชิญโดยใช้โปรแกรมอีเมลของคุณ
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถคัดลอกรายละเอียดการประชุมจาก Web Scheduler และวางลงในการเชิญเข้าร่วมประชุมที่คุณสร้างขึ้นด้วยโปรแกรมอีเมลใดๆ ได้
เคล็ดลับ: คุณยังสามารถเข้าถึงข้อมูลการประชุมได้ด้วยการคลิก ดูข้อมูลการเข้าร่วมการประชุม บนหน้ารายละเอียดการประชุมของ Web Scheduler
-
เมื่อสร้างการประชุมเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก
-
หน้าต่างพร้อมด้วยข้อมูลการประชุมจะเปิดขึ้น
-
เน้นรายละเอียดการประชุมรวมถึง URL การประชุม หมายเลขการประชุมทางเสียง และ ID การประชุม
-
คลิกขวาที่ข้อความ แล้วคลิก คัดลอก
-
เปิดโปรแกรมอีเมลใดๆ ก็ได้และสร้างการเรียกประชุมทั่วไป
-
วางรายละเอียดการประชุมแบบออนไลน์ Lync (ที่คัดลอกในขั้นตอนที่ 4) ลงในการเชิญ
-
เพิ่มผู้เข้าร่วม ตรวจสอบวันที่/เวลาการประชุม พิมพ์วาระการประชุม และส่งการเชิญ
ส่งการเชิญโดยใช้ iCalendar
iCalendar ช่วยให้ผู้ใช้ที่ใช้ระบบอีเมลต่างกันสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลปฏิทินได้ ผู้รับการเชิญทาง iCalendar ต้องมีซอฟต์แวร์ที่ได้รับการสนับสนุนเพื่อเปิด และตอบกลับการเชิญเข้าร่วมการประชุมนี้
-
ในส่วน การประชุมของฉัน ให้เลือกการประชุมตามเรื่องของการประชุม แล้วคลิก ส่งออกเป็น iCalendar
-
คลิก เปิด เมื่อได้รับพร้อมท์โดยโปรแกรมอีเมลของคุณ
หมายเหตุ: iCalendar จะมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณเพิ่มลงไปขณะที่จัดกำหนดการการประชุมของคุณ เช่น ข้อความ ผู้เข้าร่วม สถานที่ประชุม วันที่ และเวลา
-
เมื่อรายการปฏิทินเปิดขึ้น ให้ส่งต่อไปยังบุคคลที่คุณเพิ่มให้เป็นผู้เข้าร่วมเมื่อคุณจัดกำหนดการการประชุม
-
ถึงตอนนี้ผู้ถูกเชิญสามารถเปิดไฟล์ iCalendar ด้วยโปรแกรมอีเมลที่ต้องการ เช่น Outlook, Notes, iCal และอื่นๆ ได้
การเข้าถึงและผู้นำเสนอ
ตัวเลือก การเข้าถึงและผู้นำเสนอ เริ่มต้นเหมาะสำหรับการประชุมทีมทั่วไป คุณสามารถกำหนดตัวเลือกการประชุมของคุณได้เองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการ ชนิดการประชุม หรือผู้เข้าร่วม
ภายใต้ส่วน การเข้าถึงและผู้นำเสนอ บนหน้ารายละเอียดการประชุม ให้เลือกผู้ที่สามารถเลี่ยงผ่านล็อบบี้และผู้ที่สามารถเข้าร่วมประชุมในฐานะผู้นำเสนอได้
คนที่จะเลี่ยงผ่านล็อบบี้
ตัวเลือกการเข้าถึง |
สิ่งที่เกิดขึ้น |
แนะนำให้ใช้เมื่อ... |
เฉพาะผู้จัดเท่านั้น (ล็อก) |
เฉพาะผู้จัดการประชุมเท่านั้นที่เลี่ยงผ่านล็อบบี้ได้ บุคคลอื่นจะต้องรอในล็อบบี้จนกว่าจะได้รับการยอมรับให้เข้าร่วม |
คุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นดูเนื้อหาก่อนการประชุม หรือคุณกำลังอภิปรายข้อมูลที่เป็นความลับอยู่ |
บุคคลจากบริษัทของฉันที่ฉันเชิญ |
บุคคลที่ยังไม่มีบัญชีผู้ใช้ในเครือข่ายของคุณ และบุคคลที่ไม่ได้รับเชิญจะต้องรอในล็อบบี้จนกว่าจะได้รับการยอมรับให้เข้าร่วม |
คุณกำลังอภิปรายข้อมูลที่เป็นความลับ และคุณต้องการให้เฉพาะบุคคลที่ระบุจากบริษัทของคุณเท่านั้นเข้าร่วม |
บุคคลจากบริษัทของฉัน |
บุคคลที่ยังไม่มีบัญชีผู้ใช้ในเครือข่ายของคุณจะต้องรอในล็อบบี้จนกว่าจะได้รับการยอมรับให้เข้าร่วม |
ผู้เข้าร่วมทั้งหมดมีบัญชีผู้ใช้ในเครือข่ายขององค์กรของคุณ และคุณไม่ได้กำลังอภิปรายข้อมูลที่เป็นความลับ |
ทุกคนรวมถึงบุคคลภายนอกบริษัทของฉัน |
ไม่มีบุคคลใดต้องรอในล็อบบี้ |
คุณกำลังเชิญผู้เข้าร่วมจากภายนอกและคุณไม่ได้กำลังอภิปรายข้อมูลที่เป็นความลับ |
สิ่งสำคัญ: แม้ว่าล็อบบี้การประชุมจะถูกเปิดใช้งาน แต่ผู้เข้าร่วมที่โทรเข้าการประชุมจะเลี่ยงผ่านล็อบบี้การประชุมโดยอัตโนมัติ
ใครคือผู้นำเสนอ
ตัวเลือกผู้นำเสนอ |
ใครคือผู้นำเสนอ |
แนะนำให้ใช้เมื่อ... |
เฉพาะผู้จัดเท่านั้น |
เฉพาะบุคคลที่จัดกำหนดการการประชุม |
งานนำเสนอที่ผู้เข้าร่วมไม่ต้องโต้ตอบกับเนื้อหาการประชุม คุณสามารถกำหนดผู้นำเสนอเพิ่มเติมได้ในระหว่างการประชุม |
บุคคลจากบริษัทของฉัน |
ทุกคนที่คุณเชิญซึ่งมีบัญชีผู้ใช้ในเครือข่ายของคุณ |
เซสชันงานกลุ่มในองค์กรที่ผู้เข้าร่วมทั้งหมดสามารถแชร์และปรับเปลี่ยนเนื้อหาของการประชุมได้ |
ทุกคน รวมถึงผู้ที่อยู่นอกบริษัทของฉัน (ไม่มีข้อจำกัด) |
ทุกคนที่คุณเชิญ |
เซสชันงานกลุ่มกับบุคคลที่ไม่มีบัญชีผู้ใช้ในเครือข่ายของคุณ |
บุคคลที่ฉันเลือก |
คุณและผู้เข้าร่วมที่คุณเลือก |
งานนำเสนอที่มีผู้นำเสนอที่ระบุมากกว่าหนึ่งคน |
หมายเหตุ: ไม่สามารถเชิญผู้เข้าร่วมจากภายนอกหรือรายชื่อการแจกจ่ายให้เป็นผู้นำเสนอโดยใช้ตัวเลือก บุคคลที่ฉันเลือก ได้ แต่คุณสามารถให้สิทธิ์ผู้นำเสนอแก่บุคคลใดบุคคลหนึ่งเมื่ออยู่ในห้องประชุมได้
เข้าร่วมการประชุม
คุณสามารถใช้ลิงก์การประชุมในการเชิญเพื่อเข้าสู่ระบบการประชุมของคุณได้ หรือคลิกแท็บ เข้าร่วมการประชุม ใน Web Scheduler เพื่อเริ่มการประชุม
-
ภายใต้ การประชุมของฉัน ให้คลิกการประชุมของคุณ
-
บนหน้ารายละเอียดการประชุม ให้คลิกแท็บ เข้าร่วมการประชุม
-
Lync จะเปิดขึ้นและให้คุณเข้าสู่ระบบการประชุมได้
ดูหรือแก้ไขการประชุมที่มีอยู่ของคุณ
คุณสามารถดูการประชุมทั้งหมดที่คุณจัดขึ้นมาได้ภายใต้แท็บ การประชุมของฉัน ใน Web Scheduler ควรระลึกอยู่เสมอว่า Web Scheduler จะแสดงเฉพาะการประชุมที่คุณได้จัดเท่านั้น ไม่ใช่การประชุมที่คุณถูกเชิญเข้าร่วม
-
คลิกที่การประชุมเพื่อเปิดหน้ารายละเอียดการประชุม ซึ่งมีข้อมูลสรุปโดยย่อของการประชุม ชุดของแท็บที่สามารถดำเนินการได้ และข้อมูลการประชุม
-
คลิก แก้ไข
-
ทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการ แล้วคลิก บันทึก
-
คลิก ตกลง บนการแจ้งเตือนว่าทำสำเร็จ และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ปรับเปลี่ยน
สิ่งสำคัญ: เมื่อคุณอัปเดตการประชุม คุณจำเป็นต้องส่งข้อมูลที่อัปเดตไปให้ผู้รับเชิญของคุณด้วยตนเอง Web Scheduler จะไม่อัปเดตปฏิทินของคุณให้โดยอัตโนมัติ
-
ถ้าคุณใช้ iCalendar เพื่อส่งการเชิญ ให้คลิก ส่งออกเป็น iCalendar อีกครั้งเพื่อเปิดการเชิญและส่งการอัปเดต
-
ถ้าคุณได้คัดลอกรายละเอียดการประชุม Lync ในการเชิญเข้าร่วมการประชุมทั่วไปไว้ ให้เปิดการเชิญนั้นขึ้นมา แล้วอัปเดตด้วยรายละเอียดการประชุมใหม่ และส่งไปยังผู้เข้าร่วมของคุณอีกครั้ง
ลบหรือยกเลิกการประชุม
การประชุมของคุณจะหมดอายุใน 14 วันนับจากเวลาสิ้นสุดที่ได้กำหนดไว้ แต่คุณสามารถลบการประชุมได้ถ้าคุณต้องการล้างข้อมูล Web Scheduler หรือยกเลิกการประชุมของคุณ
-
ภายใต้แท็บ การประชุมของฉัน ให้คลิกการประชุมที่คุณต้องการลบ
-
บนหน้ารายละเอียดการประชุม ให้คลิกแท็บ ลบการประชุม
-
คลิก ใช่ ในกล่องการยืนยัน
สิ่งสำคัญ: คุณจะต้องส่งการแจ้งเตือนการยกเลิกให้ผู้เข้าร่วมของคุณ เนื่องจาก Web Scheduler ไม่ได้อัปเดตปฏิทินของคุณให้โดยอัตโนมัติ
-
ถ้าคุณใช้ iCalendar เพื่อส่งการเชิญ ให้เปิดการเชิญนั้นแล้วคลิก ยกเลิก การทำเช่นนี้จะส่งการแจ้งเตือนการยกเลิกไปยังผู้รับ
-
ถ้าคุณได้คัดลอกรายละเอียดการประชุม Lync ในการเชิญเข้าร่วมการประชุมทั่วไปไว้ ให้เปิดการเชิญนั้นแล้วคลิก ยกเลิก เพื่อส่งการแจ้งเตือนการยกเลิกไปยังผู้รับ