การเพิ่มเนื้อหาลงในไซต์ด้วยการส่งอีเมล

ตามค่าเริ่มต้น ต่อไปนี้รายการและไลบรารีในWindows SharePoint Services 3.0 สามารถตั้งค่าให้รับอีเมล:

• กระดานอภิปราย     คุณสามารถเก็บอภิปรายอีเมลของทีมของคุณในเดียว เพื่อให้คุณสามารถเรียกดู และค้นหาข้อความและไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้ง่ายยิ่งขึ้น

• ข้อความประกาศ     เมื่อคุณส่งข้อความประกาศไปยังทีมของคุณ คุณสามารถใช้อีเมลเมื่อต้องการเพิ่มข้อความประกาศที่บนไซต์ของคุณWindows SharePoint Services 3.0 ลงในรายการข้อความประกาศของคุณโดยอัตโนมัติ

• ปฏิทิน     รายการปฏิทินเช่นการเรียกประชุมที่กลุ่มของคุณส่งผ่านอีเมลสามารถจะถูกส่งไปยังปฏิทินของคุณบนไซต์Windows SharePoint Services 3.0 ถ้าWindows SharePoint Services 3.0 ปฏิทินของคุณถูกตั้งค่าให้รับอีเมล คุณสามารถดูรายการปฏิทินของคุณทั้งหมดในครั้งเดียวนั่นคือรายการที่คุณเพิ่มลงในปฏิทินของทีมของคุณบนไซต์ ตลอดจนรายการที่ส่งผ่านทางอีเมลของบุคคลได้

  หมายเหตุ: เมื่อต้องการส่งรายการปฏิทินไปยังไซต์Windows SharePoint Services 3.0 แอปพลิเคชันอีเมลที่คุณต้องเข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services หรือจะต้องสนับสนุนรูปแบบ iCalendar ซึ่งเป็นรูปแบบที่ถูกใช้ โดยโปรแกรมประยุกต์อีเมมากมายที่สนับสนุนจดหมายทางอินเทอร์เน็ต

• ไลบรารีเอกสาร     คุณสามารถส่งเอกสารเป็นอีเมลสิ่งที่แนบมากับไลบรารีเอกสารที่ถูกตั้งค่าให้รับอีเมล ไม่จำเป็นต้องสลับไปยังWindows SharePoint Services 3.0 ค้นหาเอกสาร และเพิ่มลงในไลบรารีได้ คุณยังสามารถเลือกวิธีจัดการเวอร์ชันของเอกสารที่ส่งผ่านอีเมล

• ไลบรารีรูปภาพ     คุณสามารถส่งรูปภาพเป็นอีเมลสิ่งที่แนบมากับไลบรารีรูปภาพที่ถูกตั้งค่าให้รับอีเมล ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังส่งรูปภาพของเปิดใช้งานผลิตภัณฑ์เพื่อนร่วมงานในขณะที่คุณไม่อยู่สำนักงาน คุณไม่จำเป็นต้องเปิดไลบรารีรูปภาพเมื่อต้องการอัปโหลดรูปภาพของคุณ แทน คุณสามารถใส่อยู่อีเมไลบรารีในข้อความของคุณ

• ไลบรารีฟอร์ม     คุณสามารถส่งฟอร์มเสร็จสมบูรณ์ เช่นรายงานขาดงานหรือรายงานค่าใช้จ่าย ด้วยส่งในอีเมลไปยังไลบรารีฟอร์ม

• บล็อก     คุณสามารถโพสต์ไปยังรายการบล็อก (weblog) ผ่านทางอีเมล คุณไม่สามารถเพิ่มข้อคิดเห็นลงในโพสต์ในบล็อก โดยใช้อีเมล

เมื่อต้องการค้นหารายการต่าง ๆ ของคุณซึ่งจะเปิดใช้งานเพื่อรับอีเม หรือเมื่อต้องการรับอยู่อีเมลของรายการ ดูเจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบของคุณ

ก่อนที่คุณสามารถส่งอีเมลไปรายการหรือไลบรารี คุณจำเป็นต้องรู้ว่า รายการหรือไลบรารีถูกตั้งค่าให้รับอีเมล และรับอยู่จากบุคคลที่ตั้งค่ารายการหรือไลบรารีแล้ว เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:

• ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ อยู่อีเมของรายการหรือไลบรารีอาจปรากฏในสมุดรายชื่อของแอปพลิเคชันอีเมลของคุณ ถ้าไม่ปรากฏ คุณจำเป็นต้องรับอยู่จากบุคคลที่ตั้งค่ารายการหรือไลบรารี จาก นั้นคุณสามารถเพิ่มลงในรายการที่ติดต่อของแอปพลิเคชันอีเมลของคุณ เพื่อให้คุณสามารถได้อย่างง่ายดายหาได้ในภายหลัง

• เจ้าของไซต์ของคุณอาจเพิ่มอยู่อีเมของรายการหรือไลบรารีไปยังคำอธิบายของ คำอธิบายปรากฏภายใต้ชื่อเรื่อง

• ถ้าอยู่อีเมของรายการหรือไลบรารีไม่ปรากฏในคำอธิบาย คุณสามารถใช้กระบวนงานต่อไปนี้เพื่อดูการตั้งค่าอีเมสำหรับรายการหรือไลบรารี ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการดูการตั้งค่า:

  1. หากรายการหรือไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิกชื่อรายการหรือไลบรารีใน Quick Launch

     หากชื่อรายการหรือไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก ดูเนื้อหาทั้งหมดของไซต์ แล้วคลิกชื่อรายการหรือไลบรารีของคุณ

  2. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

     • การตั้งค่า เมนู คลิกตั้งค่ารายการ หรือการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

     • บนไซต์บล็อก ภายใต้ การเชื่อมโยงสำหรับผู้ดูแลระบบ ให้คลิก กจัดการข้อความติดประกาศ เพื่อแสดงรายการข้อความติดประกาศ บนเมนู การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่ารายการ

  3. ถ้ารายการหรือไลบรารีถูกเปิดใช้งานจะได้รับอีเมล อยู่จะปรากฏขึ้นภายใต้ข้อมูลรายการ ที่อยู่ถัดจากที่อยู่อีเมล

• กลุ่มของคุณอาจยังมีอีเมลของรายการของตัวเอง เรียกว่าตัวกลุ่ม SharePoint ซึ่งทำให้สมาชิกของการส่งจดหมายไปยังแต่ละคน อยู่ของกลุ่ม SharePoint สามารถประกอบด้วยอยู่ของรายการหรือไลบรารี เพื่อที่ว่าเมื่อคุณส่งอีเมลไปสมาชิกของกลุ่ม SharePoint รายการจะถูกเพิ่มไปยังไซต์ของคุณWindows SharePoint Services 3.0 โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งสัญญาเป็นสิ่งที่แนบมาไปยังกลุ่ม SharePoint ของทีมของคุณ และสัญญาจะยังเพิ่มลงในไลบรารีเอกสารของทีมของคุณ

  ถ้าที่อยู่กลุ่ม SharePoint ไม่ปรากฏอยู่ในสมุดรายชื่อของคุณ คุณต้องหาที่อยู่นั้นจากเจ้าของไซต์ แล้วเพิ่มที่อยู่นั้นลงในรายการที่ติดต่อของคุณ เพื่อที่คุณจะสามารถค้นหาที่อยู่นั้นได้โดยง่ายในภายหลัง

1. ในแอปพลิเคชันอีเมลของคุณ สามารถเตรียมรายการที่คุณต้องการส่งหนึ่งในวิธีต่อไปนี้:

   • เมื่อต้อง การส่งรายการการอภิปราย หรือ การประกาศรายการในบล็อกของทีม (weblog), รวมเนื้อหาของคุณในเนื้อความของข้อความ

   • เมื่อต้องการส่งรายการปฏิทิน ส่งการเรียกประชุมหรือการนัดหมายจากแอปพลิเคชันอีเมลหรือปฏิทิน

   • ในการส่งรูปภาพ ฟอร์ม หรือเอกสาร ให้เพิ่มรายการเหล่านั้นเป็นสิ่งที่แนบมาไปกับข้อความของคุณ

   • เมื่อต้องการส่งข้อความอีเมมาตรฐานหรือตอบกลับ รวมเนื้อหาของคุณในเนื้อความของข้อความ ตามที่คุณทำกับข้อความอีเมล

1. ในกล่อง ถึง หรือ สำเนาถึง ให้เพิ่มที่อยู่ของรายการหรือไลบรารี

   ถ้ารายการของคุณเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม SharePoint แล้ว คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารีด้วยการส่งจดหมายถึงกลุ่ม SharePoint สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ติดต่อเจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบของคุณ

2. ส่งข้อความ ในส่วนใหญ่อีเมลที่แอปพลิเคชัน คุณคลิกส่ง เพื่อส่งข้อความ