Cuando dos tablas de Access tienen uno o varios campos en común, puede insertar la hoja de datos de una tabla en otra. Una hoja de datos incrustada, que se denomina hoja secundaria de datos, es útil para ver y editar datos relacionados o combinados en una tabla o consulta.
En este artículo
Introducción a las hojas secundarias de datos
Una hoja secundaria de datos es útil cuando desea ver la información de varios orígenes de datos en una sola vista de hoja de datos. Por ejemplo, en la base de datos Northwind, la tabla Pedidos tiene un relación de uno a varios con la tabla Detalles de pedidos.
Si la tabla Detalles de pedidos se agrega como hoja secundaria de datos en la tabla Pedidos, puede ver y editar datos como los productos incluidos en un pedido específico (cada fila) abriendo la hoja secundaria de datos de ese pedido.
Si agrega hojas secundarias de datos a las tablas, limite el uso de estas hojas secundarias de datos para ver y no editar datos profesionales importantes. Si desea editar datos en una tabla, le recomendamos que use formularios para editar los datos en lugar de hojas secundarias de datos, ya que es más probable que se produzcan errores de entrada de datos en la vista Hoja de datos si los usuarios no tienen cuidado de desplazarse a la celda correcta. Tenga en cuenta también que agregar una hoja secundaria de datos a una tabla grande puede afectar negativamente al rendimiento de la tabla.
Microsoft Access crea automáticamente una hoja secundaria de datos al crear una tabla que coincide con uno de los siguientes criterios:
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La tabla se encuentra en una relación de uno a uno.
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La tabla es el lado "uno" de una relación uno a varios, donde la propiedad SubdatasheetName de la tabla se establece en Auto.
Una relación se define haciendo coincidir los campos clave principal y clave externa de las tablas relacionadas.
También puede agregar una hoja secundaria de datos a cualquier tabla, consulta o formulario de una base de datos. En la vista Hoja de datos, un formulario solo puede mostrar una hoja secundaria de datos a la vez.
Abrir y cerrar una hoja secundaria de datos
Para determinar si una tabla, consulta o formulario ya tiene una hoja secundaria de datos, abra el objeto en la vista Hoja de datos. Si hay un indicador de expansión (+ signo), la tabla, consulta o formulario tiene una hoja secundaria de datos. Cuando la hoja secundaria de datos está abierta, el indicador cambia a un signo -. Las hojas secundarias de datos se pueden anidar en una hoja secundaria de datos principal para un máximo de ocho niveles.
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Para abrir la hoja secundaria de datos, haga clic en el signo más situado junto al valor para el que desea ver los registros.
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Para cerrar la hoja secundaria de datos, haga clic en el signo menos.
Sugerencia: Para expandir o contraer todas las hojas secundarias de datos de una hoja de datos al mismo tiempo, en la pestaña Inicio , en el grupo Registros , haga clic en Más. Después, seleccione Hoja secundaria de datos y haga clic en la opción que desee.
También puede quitar u ocultar una hoja secundaria de datos. Para obtener información sobre cómo quitar una hoja secundaria de datos, vea el artículo Quitar una hoja secundaria de datos.
Sugerencia: Para ocultar una hoja secundaria de datos, abra la tabla en la vista Diseño y, después, en la pestaña Diseño , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Hoja de propiedades. Busque la línea Nombre de hoja secundaria de datos en la ventana de la hoja de propiedades, cámbielo a [Ninguno] y guarde el cambio.
Agregar una hoja secundaria de datos
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En la vista Hoja de datos, abra la tabla o consulta donde quiera agregar la hoja secundaria de datos.
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En la pestaña Inicio , en el grupo Registros , haga clic en Más, seleccione Hoja secundaria de datos y, después, haga clic en Hoja secundaria de datos.
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En el cuadro de diálogo Insertar hoja secundaria de datos , seleccione la pestaña (Tablas, Consultas o Ambas) que corresponde al tipo de objeto que desea insertar como hoja secundaria de datos.
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En el cuadro Vincular campos secundarios , haga clic en el campo que desee usar como campo clave externa o coincidente que proporcionará datos para la hoja secundaria de datos.
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En el cuadro Vincular campos principales , haga clic en el campo que desee usar como campo clave principal o coincidente de la tabla o consulta principal y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Por ejemplo, si quiere crear una hoja secundaria de datos para ver los pedidos relacionados de cada registro de clientes en la tabla Clientes, seleccione la tabla Pedidos, en el cuadro Vincular campos secundarios , seleccione Id. de cliente y, en el cuadro Vincular campos principales , seleccione Id.
Nota: Los valores de los cuadros Vincular campos secundarios y Vincular campos principales crean un combinación uno a varios en los campos especificados.
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Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
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Para mostrar la hoja secundaria de datos que agregó a la tabla, consulta o formulario, haga clic en el signo +.
Nota: El campo secundario (clave externa) no aparece como una columna de la hoja secundaria de datos. Al agregar un nuevo registro en la hoja secundaria de datos, Access inserta automáticamente el valor de clave principal de la tabla base seleccionada.
