SharePoint 工作流程是預先設計的迷你應用程式, 可簡化並自動化各種商業程式, 例如收集方案或檔的簽章、意見反應或核准, 以追蹤例行程式的目前狀態。 SharePoint 工作流程的設計目的是節省您的時間與精力, 並讓您定期執行的工作產生一致性和效能。
本文說明 SharePoint 2010 隨附的預先設計的工作流程, 當您新增版本供在清單、文件庫和整個網站集合中使用時, 您會在關聯表單中選取選項。
您也可以使用 SharePoint Designer 及其他應用程式, 對這些包含的工作流程類型進行更廣泛的自訂作業, 甚至從頭開始建立您自己的自訂工作流程。 若要深入瞭解這些程式, 請參閱設計及自訂工作流程簡介一文。
在本文中, 您會在本文中深入瞭解整個隨附的工作流程。
如果您想要直接跳過特定工作流程的詳細指示, 您會在下一節中找到每個專案的連結, 您可以從下列目錄連結至這些專案。
您想要知道什麼？
什麼是 SharePoint 工作流程？
您可能已經知道流程圖是什麼。 它是程式的圖形化地圖, 其中包含每個步驟的相關指示。
SharePoint 工作流程就像是一種自動化的流程圖, 它會在您的標準工作流程中花費許多勞動、猜測及隨機性。
例如, 請參閱圖例中的檔核准流程。 手動執行此程式可能表示有許多簽核、轉寄檔和傳送提醒, 且每個工作都必須由您或您的一或多個同事來執行。 這表示有許多額外的工作, (甚至更糟) 常中斷資料流程。
但是, 當您使用 SharePoint 檔核准工作流程來執行程式時, 工作流程會自動完成所有的檢查及追蹤及提醒及轉寄。 如果有人在完成工作時延遲, 或如果發生其他 hitch, 大部分隨附的工作流程都會產生通知, 讓您知道它。 群組中無人必須主動監視此程式, 因為使用 SharePoint 工作流程時, 處理常式總是主動監視本身。
而且執行 SharePoint 工作流程很簡單。 您只需選擇您想要的工作流程類型, 指定最適合您情況的選項, 然後讓 SharePoint 接管。 當然, 您可以在需要時取消或終止工作流程。
我可以使用 SharePoint 工作流程來自動化哪些程式？
SharePoint 隨附的每個工作流程類型都會像是範本。 您可以針對單一清單或文件庫新增工作流程版本, 或針對整個網站集合, 使用初始表單指定您想要的此版本選項和選項 (工作流程指派任務給任務期限), 以及如何工作流程可以由誰啟動, 以及在任務通知中包含哪些指示, 依此類推。
SharePoint 2010 提供五個預先設計的工作流程類型
附註: 有了 SharePoint Server 2010, 並使用 SharePoint Online for 企業版 Office 365, 包括下列所有五種工作流程類型。 針對小型企業與專業人員使用適用于 Office 365 的 SharePoint Online, 不過只包含三態工作流程類型。
核准 (將檔或專案傳送以供核准或拒絕)
您也可以使用「核准」工作流程來控制清單或文件庫中的內容核准
若要深入瞭解, 並取得逐步指示, 請參閱所有關于核准工作流程的文章。
(還有另一個類似的工作流程類型可用於網頁發佈網站, 即發佈核准工作流程。)
收集意見反應 (將檔或專案傳送給意見反應)
[收集意見反應] 工作流程會合並來自工作流程擁有者的所有參與者意見反應, 並提供審查程式的記錄。
若要深入瞭解, 並取得逐步指示, 請參閱收集意見反應工作流程的所有相關文章。
收集簽章 (將檔、活頁簿或表單傳送至數位簽章)
請注意, 「收集簽章」工作流程只能與 Word 檔、Excel 活頁簿、amd InfoPath 表單一起使用。
若要深入瞭解, 並取得逐步指示, 請參閱關於收集簽章工作流程的所有相關文章。
處置核准 (管理檔到期日及保留期)
開始處置核准工作流程時, 它會針對工作流程的 [工作] 清單中的特定檔和專案建立處置核准工作流程工作。 因為處理核准工作流程可能會產生大量的工作 (尤其是在專案到期時, 特別是如果已設定為自動開始), 所以處置核准工作流程會提供大量任務完成的支援, 以便記錄在單一步驟中, 管理員或其他獲授權的人員都可以處理大量的專案來進行刪除。
您可以將處置核准工作流程設定為與資訊管理原則的到期原則功能共同作業, 讓工作流程在每次當網站上的檔或專案到期時自動啟動。
三態 (追蹤問題、專案或工作的三個狀態或階段)
針對每個狀態之間的轉場轉換, 工作流程會將任務指派給人員, 然後將有關工作的電子郵件提醒傳送給該人員。 完成此工作後, 工作流會更新專案的狀態, 並在下一個狀態進行。 [三態工作流程] 的設計目的是與 [問題追蹤] 清單範本搭配使用, 但它可以與任何包含三個或更多值之選擇欄的任何清單搭配使用。
若要深入瞭解, 並取得逐步指示, 請參閱使用三態工作流程一文。
誰可以新增及啟動 SharePoint 工作流程？
若要新增或啟動工作流程, 您必須擁有工作流程執行所在之清單、文件庫或網站集合的正確許可權:
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新增工作流程 根據預設, 您必須具備 [管理清單] 許可權才能新增工作流程。 (根據預設，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)
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啟動工作流程 此外, 您還必須擁有 [編輯專案] 許可權, 才能啟動已新增的工作流程。 ([成員] 群組和 [擁有者] 群組預設會擁有 [編輯專案] 許可權, 而 [訪客] 群組則不會。)
或者, 擁有者可以選擇設定特定工作流程, 讓其只能由 [擁有人] 群組的成員啟動。
如何新增及執行 SharePoint 工作流程？
下圖提供規劃、新增、執行及修改 SharePoint 工作流程之基本階段的高層次視圖。 每個步驟的個別區段如下。
規劃請確認您知道您想要哪些選項, 以及使用 intiation 表單新增您的工作流程時所需提供的資訊。
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學會 找出您想要完成工作的包含工作流程類型。
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加 填寫初始表單, 將您的工作流程版本新增至清單、文件庫或網站集合。
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開始 手動或自動在清單或文件庫中的檔或其他專案上開始新的工作流程。 (如果您是手動啟動, 您可以在 briefer初始表單上變更部分工作流程的關聯表單設定。) 當工作流程開始時, 它會建立任務、傳送通知訊息, 並開始追蹤動作和事件。
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監控 當工作流程正在執行時, 您可以查看 [工作流程狀態] 頁面, 以查看已完成的任務, 以及所發生的其他動作。 如有需要, 您可以在這裡調整目前及未來的工作, 甚至取消或終止此工作流程執行。
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校閱 執行完畢後, 就可以在 [工作流程狀態] 頁面上查看其整個歷程記錄。 此外, 您也可以在 [狀態] 頁面上建立此工作流程一般效能的統計報告。
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切換 如果工作流程不會像您想要的那樣運作, 您可以開啟您用來新增的原始關聯表單, 然後在該處進行變更。
我是否可以建立自己的自訂 SharePoint 工作流程？
如果您需要使用內建工作流程的更多靈活性, 您可以使用 SharePoint Designer 等工具進一步自訂。 您也可以從頭開始建立自己的原始工作流程。
您可以使用 [工作流程設計工具] 建立規則, 將條件與動作與 SharePoint 清單和文件庫中的專案建立關聯。 變更清單或文件庫中的專案 [工作流程中觸發動作]。
例如, 您可以設計一個工作流程, 以啟動其他核准工作流程 (如果專案的成本超過特定金額)。
您也可以定義一組相關檔的工作流程。 例如, 如果您的工作流程已與文件庫相關聯, 或篩選為檔內容類型, 則會顯示一組相關的檔組動作。 檔組是 SharePoint Server 2010 中的新功能, 可讓您將一組檔視為單一單元, 因此檔組的工作流程動作將會在該檔集中的每個專案上執行。
如需詳細資訊, 請參閱設計及自訂工作流程簡介。
下一步是什麼？
如需有關使用隨附的工作流程類型的詳細指示, 請參閱下列任何文章:
而且, 如果您想要對任何基本包含的工作流程類型進行額外的自訂作業 (除了您可以使用關聯表單執行的動作之外), 請參閱本文設計及自訂工作流程簡介。
