SharePoint-työnkulut ovat valmiiksi ohjelmoituja pienoissovelluksia, jotka nopeuttavat ja automatisoivat useita liiketoimintaprosesseja, kuten säännöllisen prosessin nykyisen tilan seuraamista tai allekirjoitusten, palautteen tai hyväksyntöjen keräämistä suunnitelmaa tai tiedostoa varten. SharePoint-työnkulut on suunniteltu säästämään aikaa ja vaivaa sekä yhtenäistämään ja tehostamaan säännöllisesti suoritettavien tehtävien suorittamista.
Tämä artikkeli koskee SharePoint 2010:een sisältyviä valmiiksi ohjelmoituja työnkulkuja, joille valitset asetuksia määrityslomakkeessa lisätessäsi niiden versioita käytettäviksi luettelossa, kirjastoissa ja koko sivustokokoelmissa.
On myös mahdollista tehdä näiden sisältyvien työnkulkutyyppien laajempia mukautuksia – ja jopa luoda omia mukautettuja työnkulkuja alusta alkaen – käyttämällä SharePoint Designeria ja muita sovelluksia. Jos haluat lisätietoja kyseisistä prosesseista, tarkastele artikkelia, joka sisältää työnkulkujen suunnittelemisen ja mukauttamisen johdannon.
Tästä artikkelista saat lisätietoja sisältyvien työnkulkujen koko joukosta.
Jos haluat siirtyä suoraan jonkin tietyn työnkulun yksityiskohtaisiin ohjeisiin, löydät niihin linkkejä Jatkotoimet-osassa, johon voi linkittää seuraavasta sisällysluettelosta.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on SharePoint-työnkulku?
Tiedät varmaan, mikä vuokaavio on. Se on prosessin graafinen esitys, joka sisältää ohjeita kunkin vaiheen tapahtumista.
SharePoint-työnkulku on eräänlainen automatisoitu vuokaavio, joka keventää työtaakkaa, vähentää arvailua ja poistaa satunnaisuuden yleisistä työprosesseista.
Katso esimerkiksi asia kirjan hyväksyntä-prosessi kuvassa. Tämän prosessin suorittaminen manuaalisesti voi tarkoittaa, että sinun tai yhden tai useamman työtoverisi on suoritettava useita tarkastuksia ja seurattava asia kirjoja ja lähetettävä muistutuksia. Tämä tarkoittaa paljon ylimääräistä työtä ja (ehkä jopa pahempaa) jatkuvaa keskeytystä.
Kun sama prosessi suoritetaan SharePointin tiedoston hyväksyntätyönkulun avulla, kaikki tarkistus-, seuranta-, edelleenlähetys- ja muistutustoimet tapahtuvat työnkulussa automaattisesti. Jos joku suorittaa tehtävän myöhässä tai vastaa tulee jokin muu este, työnkulku luo asiasta kertovan ilmoituksen. Kenenkään työryhmän jäsenen ei tarvitse aktiivisesti valvoa prosessia, sillä SharePoint-työnkulussa prosessi valvoo itse itseään.
SharePoint-työnkulun suorittaminen on helppoa. Valitse tarvittava työnkulun tyyppi, määritä tilanteeseen parhaiten sopivat asetukset ja anna SharePointin huolehtia muusta. Voit myös peruuttaa tai lopettaa työnkulun tarvittaessa milloin tahansa.
Mitkä prosessit voidaan automatisoida SharePoint-työnkulun avulla?
Kaikki SharePointin työn kulku tyypit, kuten malli, sisältyvät. Voit lisätä yhden luettelon tai kirjaston työn kulun version tai koko sivustokokoelman käyttämällä Aloitus lomaketta , jonka avulla voit määrittää tälle versiolle haluamasi asetukset ja valinnat, jotka työn kulku määrittää tehtäviä, tehtävien määrä aikoja, miten työn kulun voi aloittaa ja kenen toimesta, ohjeet sisällytetään tehtävä ilmoituksiin ja niin edelleen.
SharePoint 2010 sisältää viisi valmiiksi ohjelmoitua työnkulkua
Huomautus: SharePoint Server 2010 ja yritysten SharePoint Online for Office 365 sisältävät kaikki viisi seuraavista työnkulkutyypeistä. Pienyritysten ja asiantuntijoiden SharePoint Online Office 365 sisältää kuitenkin vain kolmen tilan työnkulkutyypin.
Hyväksyntä (asiakirjan tai kohteen ohjaaminen hyväksyttäväksi tai hylättäväksi)
Voit myös käyttää Hyväksyntä-työnkulkua, kun haluat hallita luettelon tai kirjaston sisällön hyväksymistä
Jos haluat lisätietoja ja vaiheittaisia ohjeita, lue Hyväksyntä-työnkulkujen kattavia tietoja.
(On olemassa myös toinen, samankaltainen työnkulkutyyppi käytettäväksi verkkojulkaisusivustoissa, Julkaisemisen hyväksyntä -työnkulku.)
Palautteen kerääminen (asiakirjan tai kohteen ohjaaminen palautetta varten)
Palautteen kerääminen -työnkulku yhdistää kaikkien osallistujien palautteen työnkulun omistajaa varten ja pitää kirjaa tarkistusprosessista.
Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat artikkelissa, jossa on kattavia tietoja Palautteen kerääminen -työnkuluista.
Allekirjoitusten kerääminen (asiakirjan, työkirjan tai lomakkeen ohjaaminen digitaalisia allekirjoituksia varten)
Huomaa, että Allekirjoitusten kerääminen -työnkulku toimii vain Word-asiakirjojen, Excel-työkirjojen ja InfoPath-lomakkeiden kanssa.
Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat artikkelissa, jossa on kattavia tietoja Allekirjoitusten kerääminen -työnkuluista.
Poistamisen hyväksyntä (asia kirjan vanhentumisen ja säilytyksen hallinta)
Kun Poistamisen hyväksyntä -työnkulku aloitetaan, se luo työnkulun tehtäväluetteloon Poistamisen hyväksyntä -työnkulun tehtävät eri asiakirjoille ja kohteille. Koska Poistamisen hyväksyntä -työnkulku luo todennäköisesti paljon tehtäviä varsinkin, jos se on määritetty alkamaan automaattisesti kohteiden vanhentuessa, Poistamisen hyväksyntä -työnkulku sisältää tuen usean tehtävän suorittamiselle kerrallaan, joten tietueiden ylläpitäjät tai muut henkilöt, joilla on asianmukaiset käyttöoikeudet, voivat käsitellä useita poistettavia kohteita yhdessä vaiheessa.
Voit määrittää Poistamisen hyväksyntä -työnkulkusi toimimaan yhteistyössä tietojen hallintakäytännön vanhentumiskäytännön kanssa, jotta työnkulku käynnistyy automaattisesti aina, kun sivuston tiedosto tai kohde vanhentuu.
Kolmen tilan työnkulku (seurantakohteen, projektin tai tehtävän seuraaminen kolmen tilan tai vaiheen kautta)
Kun tilasta siirrytään seuraavaan tilaan, työnkulku määrittää tehtävän tietylle henkilölle ja lähettää tälle tehtävää koskevan sähköpostiviestin. Kun tehtävä on suoritettu, työnkulku päivittää kohteen tilan ja siirtyy seuraavaan tilaan. Kolmen tilan työnkulku on tarkoitettu Seuranta-luettelomallille, mutta tätä työnkulkua voi käyttää missä tahansa luettelossa, joka sisältää vähintään kolme arvoa sisältävän Vaihtoehto-sarakkeen.
Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat artikkelissa Kolmen tilan työnkulun käyttäminen.
Kuka voi lisätä tai aloittaa SharePoint-työnkulun?
Työnkulun lisääminen tai käynnistäminen edellyttää soveltuvia käyttöoikeuksia siinä luettelossa, kirjastossa tai sivustokokoelmassa, jossa työnkulku suoritetaan:
-
Työnkulun lisääminen Jotta voit lisätä työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti luetteloiden hallintaoikeudet. (Omistajat-ryhmällä on Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus oletusarvoisesti, kun taas Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmällä sitä ei ole.)
-
Työnkulun aloittaminen Jotta voit aloittaa aiemmin lisätyn työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti kohteiden muokkausoikeudet. (Jäsenet-ja omistajat-ryhmällä on oletusarvoisesti Muokkaa kohteita-käyttö oikeus; vierailijat-ryhmä ei.)
Vaihtoehtoisesti omistajat voivat määrittää tietyt työn kulut niin, että vain omistajat-ryhmän jäsenet voivat aloittaa niiden käytön.
Miten SharePoint-työnkulku lisätään ja suoritetaan?
Seuraavassa kaaviossa on yleisnäkymä SharePoint-työnkulun perusvaiheista eli suunnittelusta, lisäämisestä, suorittamisesta ja muokkaamisesta. Kukin vaihe selitetään tarkemmin.
Suunnittele Varmista, että tiedät tarvittavat asetukset ja tiedot aloituslomakkeen täyttämistä varten, kun aloitat oman työnkulun version lisäämisen.
-
Opi Ota selvää, mitkä sisällytetyt työnkulun tyypit tekevät haluamasi työn.
-
Lisää Lisää työnkulun versio luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan täyttämällä aloituslomake.
-
Käynnistä Käynnistä uusi työnkulku luettelon tai kirjaston tiedostossa tai muussa kohteessa manuaalisesti tai automaattisesti. (Jos käynnistät sen manuaalisesti, voit muuttaa joitakin työnkulun liitäntälomakkeen asetuksia lyhyemmässä aloituslomakkeessa.) Kun työnkulku käynnistyy, se luo tehtäviä, lähettää ilmoitussanomia ja aloittaa toimintojen ja tapahtumien seurannan.
-
Seuraa Kun työnkulku on käynnissä, voit tarkastella valmiita tehtäviä ja muita tapahtuneita toimintoja Työnkulun tila -sivulla. Tällä sivulla voit myös tarvittaessa muuttaa nykyisiä tai tulevia tehtäviä sekä peruuttaa tai lopettaa työnkulun suorittamisen.
-
Tarkastele Kun työnkulku on suoritettu, voit tarkastella sen historiaa Työnkulun tila -sivulla. Tilasivulla voit myös luoda tilastollisia raportteja työnkulun yleisestä toiminnasta.
-
Muuta Jos työnkulku ei toimi halutulla tavalla, voit tehdä muutoksia työnkulkuun avaamalla alkuperäisen liitäntälomakkeen, jolla työnkulku lisättiin.
Omien mukautettujen SharePoint-työnkulkujen luominen
Jos tarvitset lisää joustavuutta valmiisiin työnkulkuihin, voit mukauttaa niitä esimerkiksi SharePoint Designer -työkalulla. Voit myös luoda oman työnkulkusi alusta alkaen.
Työnkulun suunnittelutoiminnon avulla voi luoda sääntöjä, jotka lisäävät SharePoint-luetteloiden ja -kirjastojen kohteisiin ehdollisia toimintoja. Luetteloiden ja kirjastojen kohteisiin tehdyt muutokset käynnistävät työnkulun toimintoja.
Voit esimerkiksi suunnitella työnkulun, joka käynnistää lisähyväksyntätyönkulun, jos kohteen hinta ylittää määritetyn arvon.
Voit myös määrittää työnkulun toisiinsa liittyviä tiedostoja varten. Jos työnkulku liittyy esimerkiksi tiedostokirjastoon tai jos se on suodatettu Tiedosto-sisältötyypillä, tilannekohtaisten Tiedostojoukko-toimintojen ryhmä tulee näkyviin. Tiedostojoukko on uusi SharePoint Server 2010:n ominaisuus, jonka avulla tiedostoryhmää voidaan käsitellä yhtenä yksikkönä, jolloin tiedostojoukkoa koskeva toimenpide suoritetaan kyseisen tiedostojoukon jokaisessa kohteessa.
Lisätietoja on artikkelissa, joka sisältää työnkulkujen suunnittelemisen ja mukauttamisen johdannon.
Jatkotoimet
Seuraavista artikkeleista saat yksityiskohtaisempia ohjeita sisältyvien työnkulkutyyppien käsittelemiseen:
Jos haluat tehdä lisää mukautuksia mihin tahansa sisältyvistä perustyönkulkutyypeistä sen lisäksi, mitä voit tehdä määrityslomakkeen avulla, tai jos haluat rakentaa oman työnkulkusi alusta alkaen, tarkastele artikkelia, joka sisältää työnkulkujen suunnittelemisen ja mukauttamisen johdannon.
