SharePoint iş akışları, bir plan veya belge için imza, geribildirim veya onay toplama işleminden rutin yordamın geçerli durumunu izlemeye kadar çok çeşitli iş süreçlerini kolaylaştıran ve otomatikleştiren önceden programlanmış mini uygulamalardır. SharePoint iş akışları size zaman ve emek tasarrufu sağlamak ve düzenli olarak gerçekleştirdiğiniz görevlere tutarlılık ve verimlilik getirmek için tasarlanmıştır.
Bu makale; listelerde, kitaplıklarda ve tüm site koleksiyonlarında kullanılmak üzere sürümlerini eklerken bir ilişkilendirme formundaki seçenekleri belirttiğiniz, SharePoint 2010’a eklenen önceden programlanmış iş akışları ile ilgilidir.
Aynı zamanda SharePoint Designer ve diğer uygulamaları kullanarak eklenen bu iş akışı türlerinde daha kapsamlı özelleştirmeler gerçekleştirmek ve hatta kendi özel iş akışlarınızı oluşturmak mümkündür. Bu işlemler hakkında daha fazla bilgi edinmek için, İş akışlarını tasarlamaya ve özelleştirmeye giriş adlı makaleye bakın.
Bu sırada, bu makalede eklenen iş akışlarının tümü hakkında daha fazla bilgi edineceksiniz.
Doğrudan belirli bir iş akışına yönelik ayrıntılı yönergelere geçmek isterseniz, aşağıdaki içindekiler tablosundan erişebileceğiniz Sıradaki bölümünde tüm iş akışlarına ait bağlantıları bulabilirsiniz
Ne öğrenmek istiyorsunuz?
-
SharePoint iş akışını kullanarak hangi işlemleri otomatikleştirebilirim?
-
SharePoint iş akışını nasıl ekleyebilir ve çalıştırabilirim?
SharePoint iş akışı nedir?
İş akışının ne olduğunu büyük olasılıkla zaten biliyorsunuz. Her adımda ne olacağı hakkında yönergelere sahip işlemin grafik bir haritasıdır.
SharePoint iş akışı, standart çalışma sürecinizdeki emeği, tahminleri ve rastlantısallığı önemli ölçüde azaltan bir otomatik akış planı gibidir.
Örneğin, çizimdeki belge onaylama işlemine bakın. Bu işlemi el ile gerçekleştirmek çok fazla denetleme ve izleme, belgeleri iletme ve anımsatıcılar gönderme anlamına gelebilir ve bu görevlerin her biri sizin tarafınızdan veya bir veya daha çok iş arkadaşınız tarafından gerçekleştirilmek zorundadır. Bu da, ek çalışma ve (belki daha da kötüsü) işinizin sürekli kesilmesi demektir.
Ancak işlemi gerçekleştirmek için SharePoint Belge Onay iş akışı kullandığınızda, tüm denetleme ve izleme, anımsatma ve iletme otomatik olarak iş akışı tarafından yapılır. Biri görevini tamamlamakta geciktiyse veya başka bir aksaklık olduğunda, bulunan iş akışların çoğu size haber vermek için bir bildirim oluşturur. Gruptaki hiç kimse işlemi önceden izleyemez, çünkü SharePoint iş akışı ile işlem her zaman kendini önceden izler.
Üstelik SharePoint iş akışını çalıştırmak kolaydır. Yalnızca istediğiniz iş akışı türünü seçin, dize en uygun seçenekleri belirtin, gerisini SharePoint’e bırakın. Ve tabi ki, istediğinizde bir iş akışını iptal edebilir veya sonlandırabilirsiniz.
SharePoint iş akışını kullanarak hangi işlemleri otomatikleştirebilirim?
SharePoint 'te bulunan iş akışı türlerinin her biri bir şablon gibi davranır. Tek bir liste veya kitaplık ya da bir site koleksiyonunun tamamı için, bu sürüm için istediğiniz (iş akışının görevleri atadığı kişiler , görev son tarihleri, görev tarihleri iş akışı, görev bildirimlerine eklenecek yönergeler ve bu şekilde devam edebilir.
SharePoint 2010, önceden programlanmış beş iş akışı türü sunar
Not: SharePoint Server 2010 ve işletmeler için Office 365 için SharePoint Online ile, aşağıdaki beş iş akışı türünün tümü eklenir. Ancak, küçük işletmeler ve profesyoneller için Office 365 için SharePoint Online ile yalnızca Üç durumlu iş akışı türü eklenir.
Onay (belgeyi veya öğeyi onay veya ret için yönlendirme)
Onay iş akışı 
Aynı zamanda bir liste veya kitaplıktaki içerik onayını denetlemek için de Onay iş akışını kullanabilirsiniz.
Daha fazla bilgi edinmek ve adım adım yönergeler için Onay iş akışları hakkında her şey makalesine bakın.
(Yayımlama Onayı iş akışı, web yayımlama sitelerinde kullanıma yönelik benzer bir iş akışı türüdür.)
Görüşü bildirme (belgeyi veya öğeyi görüşler için yönlendirme)
Bir görüşü bildirme iş akışı 
Görüş Topla iş akışı, iş akışı sahibi için katılımcılardan gelen tüm görüşleri birleştirir ve gözden geçirme işleminin bir kaydını sunar.
Daha fazla bilgi edinmek ve adım adım yönergeler için Görüş Topla iş akışları hakkında her şey makalesine bakın.
Imzaları Collect (bir belgeyi, çalışma kitabını veya formu dijital imzalar için yönlendirme)
Imzaları Collect iş akışı 
İmzaları Topla iş akışının yalnızca Word belgeleriyle, Excel çalışma kitaplarıyla ve InfoPath formlarıyla birlikte çalıştığını unutmayın.
Daha fazla bilgi edinmek ve adım adım yönergeler için İmzaları Topla iş akışları hakkında her şey makalesine bakın.
Bırakma Onayı (belge süre sonunu yönetme ve tutma)
Bırakma Onayı iş akışı 
Bırakma Onayı iş akışı başladığında, iş akışındaki görev listesinde bulunan belirli belgeler ve öğeler için Bırakma Onayı iş akışı görevleri oluşturulur. Bırakma Onayı iş akışının, özellikle öğelerin süresi sona erdiğinde otomatik olarak başlatılmak üzere yapılandırılması durumunda büyük miktarda görev oluşturabilmesi nedeniyle, Bırakma Onayı iş akışı, toplu görev tamamlama için destek sağlar, böylece kayıt yöneticileri ve diğer yetkili kişiler, tek adımda çok sayıda öğeyi silinmek üzere işleyebilir.
Bırakma Onayı iş akışının sitedeki bir belge veya öğenin süresi dolduğunda otomatik olarak başlatılması için, iş akışınızı bir bilgi yönetimi ilkesinin Süre Sonu ilke özelliğiyle birlikte çalışmak üzere yapılandırabilirsiniz.
Üç eyalet (sorunu, projeyi veya görevi üç durum veya aşamalar aracılığıyla izleme)
Üç durumlu iş akışı 
Durumlar arasındaki her geçişle, iş akışı bir kişiye görev atar ve o kişiye görevle ilgili bir e-posta uyarısı gönderir. Bu görev tamamlandığında, iş akışı öğenin durumunu güncelleştirir ve duruma ilerler. Üç Durumlu iş akışı Sorun İzleme liste şablonu ile çalışmak üzere tasarlanmıştır, ancak üç veya daha fazla değere sahip bir Seçim sütunu içeren herhangi bir liste ile kullanılabilir.
Daha fazla bilgi edinmek ve adım adım yönergeler için Üç durumlu iş akışı kullanma adlı makaleye bakın.
SharePoint iş akışını kim ekleyebilir ve başlatabilir?
Bir iş akışını eklemek veya başlatmak için, iş akışının çalıştığı liste, kitaplık veya site koleksiyonu için doğru izne sahip olmanız gerekir:
-
İş akışı eklemek için Varsayılan olarak, iş akışı eklemek Için Listeleri Yönet iznine sahip olmanız gerekir. (Sahipler grubu varsayılan olarak Listeleri Yönetme iznine sahiptir; Üyeler grubu ve Ziyaretçiler grubu ise bu izne sahip değildir.)
-
İş akışı başlatmak için Ayrıca, zaten eklenmiş olan bir iş akışını başlatmak Için öğeleri Düzenle izninizin olması gerekir. (Üyeler grubu ve sahipler grubunda, varsayılan olarak öğeleri düzenle izni bulunur; ziyaretçiler grubu bunu yapmaz.)
Alternatif olarak, sahipler yalnızca sahipler grubu üyeleri tarafından başlayabilecekleri belirli iş akışlarını yapılandırmayı seçebilirler.
SharePoint iş akışını nasıl ekleyebilir ve çalıştırabilirim?
Aşağıdaki diyagramda, SharePoint iş akışını planlama, ekleme, çalıştırma ve değiştirme için temel aşamaların üst düzey görünümünü gösterilir. Her adımdaki ayrı bölümler birbirini takip eder.
Planlama İş akışının size ait sürümünü eklemek için başlatma formunu kullanırken, hangi seçenekleri istediğinizden ve hangi bilgilere ihtiyacınız olacağını bildiğinizden emin olun.
-
Öğrenme Eklenen iş akışı türlerinden hangisinin istediğiniz işi gerçekleştireceğini öğrenin.
-
Ekleme Listeye, kitaplığa veya site koleksiyonuna iş akışının kendi sürümünüzü eklemek için başlatma formunu doldurun.
-
Başlatma Listedeki veya kitaplıktaki bir belgede veya başka öğede el ile veya otomatik olarak yeni iş akışınızı başlatın. (El ile başlatırsanız, daha kısa başlatma formundaki iş akışı ilişkilendirme formu ayarlarından bazılarını değiştirme şansınız olur.) İş akışı başlatıldığında görevler oluşturur, bildirim iletileri gönderir ve eylemleri ve etkinlikleri izlemeye başlar.
-
İzleme İş akışı çalışırken hangi görevlerin tamamlandığını ve hangi eylemlerin yapıldığını görmek için İş Akışı Durum sayfasını görüntüleyebilirsiniz. Gerekirse, geçerli ve gelecekteki görevleri buradan ayarlayabilir hatta bu iş akışının çalışmasını iptal edebilir veya sonlandırabilirsiniz.
-
Gözden Geçirme Çalışma tamamlandığında tüm geçmiş İş Akışı Durum sayfasından incelenebilir. Ayrıca durum sayfasından bu iş akışı sürümünün performansı hakkında istatistiksel raporlar oluşturabilir.
-
Değiştirme İş akışı istediğiniz gibi çalışmıyorsa, eklemek için kullandığınız özgün ilişkilendirme formunu açıp değişiklik yapabilirsiniz.
Kendi özel SharePoint iş akışlarımı oluşturabilir miyim?
Yerleşik iş akışı için daha çok esnekliğe ihtiyacınız varsa, SharePoint Designer gibi bir araçla daha fazla özelleştirebilirsiniz. Sıfırdan kendi özgün iş akışınızı da oluşturabilirsiniz.
Workflow Designer kullanarak, SharePoint liste ve kitaplıklarındaki öğelerle koşul ve eylemleri ilişkilendiren kurallar oluşturabilirsiniz. Listelerdeki veya kitaplıklardaki öğeleri değiştirmek iş akışındaki eylemleri tetikler.
Örneğin, bir öğenin fiyatı belirli bir miktarı aştığında ek onay iş akışı başlatan bir iş akışı tasarlayabilirsiniz.
İlişkili belgeler kümesi için de bir iş akışı tanımlayabilirsiniz. Örneğin, iş akışınız bir belge kitaplığıyla ilişkilendirilmişse veya Belge içerik türüne göre filtrelenmişse, bağlamsal bir dizi Belge Kümesi eylemi grubu görüntülenir. Belge Kümesi, Belge Kümesiyle ilgili iş akışı eyleminin o Belge Kümesindeki öğelerin tümü için kullanılabilmesi amacıyla bir belge grubunun tek bir birim olarak ele alınabilmesini sağlayan SharePoint Server 2010’daki yeni bir özelliktir.
Daha fazla bilgi için İş akışlarını tasarlamaya ve özelleştirmeye giriş konusuna bakın.
Sıradaki
Eklenen iş akışı türleriyle çalışma hakkında daha ayrıntılı bilgi için aşağıdaki makalelerden herhangi birini görüntüleyin:
İlişkilendirme formunu kullanarak yapabileceklerinizin dışında, eklenen temel iş akışı türlerinde ek özelleştirme gerçekleştirmek istiyorsanız veya kendi iş akışınızı baştan oluşturmak istiyorsanız İş akışlarını tasarlamaya ve özelleştirmeye giriş makalesine bakın.
