เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่อยู่ใน SharePoint

คุณอยากรู้เรื่องอะไร

• เวิร์กโฟลว์ SharePoint คืออะไร

• กระบวนการใดที่ฉันสามารถทำให้เป็นแบบอัตโนมัติได้โดยใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint

  • การอนุมัติ (กำหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการสำหรับการอนุมัติหรือการปฏิเสธ)

  • รวบรวมคำติชม (กำหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการสำหรับคำติชม)

  • การรวบรวมลายเซ็น (กำหนดเส้นทางเอกสารเวิร์กบุ๊กหรือฟอร์มสำหรับลายเซ็นดิจิทัล)

  • การจัดการการอนุมัติ (จัดการเอกสารหมดอายุและการเก็บข้อมูล)

  • สามสถานะ (ติดตามปัญหาโครงการหรืองานผ่านทางสามสถานะหรือสามระยะ)

• ใครสามารถเพิ่มและเริ่มเวิร์กโฟลว์ SharePoint ได้บ้าง

• ฉันจะเพิ่มและเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint ได้อย่างไร

• ฉันสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ SharePoint แบบกำหนดเองได้หรือไม่

• ถัดไปคืออะไร

เวิร์กโฟลว์ SharePoint คืออะไร

คุณอาจจะรู้แล้วว่าแผนผังลำดับงานคืออะไร นี่คือแผนที่แบบกราฟิกของกระบวนการที่มีคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอน

เวิร์กโฟลว์ SharePoint จะเหมือนกับแผนผังลำดับงานแบบอัตโนมัติที่ใช้แรงงานการคาดเดาและสุ่มของกระบวนการทำงานมาตรฐานของคุณ

ตัวอย่างเช่นให้ดูที่กระบวนการอนุมัติเอกสารในภาพประกอบ การเรียกใช้กระบวนการนี้ด้วยตนเองอาจหมายถึงการตรวจสอบและการติดตามการส่งต่อเอกสารและการส่งการแจ้งเตือนและแต่ละงานเหล่านั้นจะได้รับการดำเนินการโดยคุณหรือโดยผู้ร่วมงานของคุณอย่างน้อยหนึ่งคน นั่นหมายความว่าการทำงานเพิ่มเติมมากและ (อาจแย่กว่า) การขัดจังหวะแบบคงที่

แต่เมื่อคุณใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเอกสาร SharePoint เพื่อเรียกใช้กระบวนการการตรวจสอบและการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนทั้งหมดและการส่งต่อจะเสร็จสมบูรณ์โดยเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ ถ้ามีใครสักคนในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์หรือถ้าเกิดการผูกปมอื่นๆส่วนใหญ่ของเวิร์กโฟลว์ที่รวมไว้จะสร้างการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งให้คุณทราบ ไม่มีใครในกลุ่มที่มีการตรวจสอบกระบวนการโดยเชิงรุกเนื่องจากมีเวิร์กโฟลว์ SharePoint กระบวนการจะใช้การตรวจสอบตัวเองเสมอ

และเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint ได้อย่างง่ายดาย คุณเพียงแค่เลือกชนิดเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการแล้วระบุตัวเลือกที่จะทำงานได้ดีที่สุดในสถานการณ์ของคุณจากนั้นให้ SharePoint ใช้งานได้ และแน่นอนว่าคุณสามารถยกเลิกหรือยกเลิกเวิร์กโฟลว์ได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ

ด้านบนของเพจ

กระบวนการใดที่ฉันสามารถทำให้เป็นแบบอัตโนมัติได้โดยใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint

ชนิดเวิร์กโฟลว์แต่ละชนิดที่รวมอยู่ใน SharePoint จะทำหน้าที่เหมือนแม่แบบ คุณเพิ่มเวอร์ชันของเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการหรือไลบรารีเดียวหรือสำหรับไซต์คอลเลกชันทั้งหมดโดยใช้ฟอร์มการเริ่มต้นเพื่อระบุตัวเลือกและการเลือกที่คุณต้องการสำหรับเวอร์ชันนี้ซึ่งเวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้กับวันครบกำหนดของงาน เวิร์กโฟลว์สามารถเริ่มต้นได้และผู้ที่ให้คำแนะนำที่จะรวมไว้ในการแจ้งเตือนงานและอื่นๆ

SharePoint ๒๐๑๐มีชนิดเวิร์กโฟลว์ที่ตั้งโปรแกรมล่วงหน้าห้าชนิด

ใครสามารถเพิ่มและเริ่มเวิร์กโฟลว์ SharePoint ได้บ้าง

เมื่อต้องการเพิ่มหรือเริ่มเวิร์กโฟลว์คุณต้องมีสิทธิ์ที่ถูกต้องสำหรับรายการไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชันที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน:

• เมื่อต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์    ตามค่าเริ่มต้น คุณต้องมีสิทธิ์จัดการรายการเพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์ (ตามค่าเริ่มต้นแล้ว กลุ่ม เจ้าของ จะมีสิทธิ์ จัดการรายการ แต่กลุ่ม สมาชิก และกลุ่ม ผู้เยี่ยมชม จะไม่มีสิทธิ์นี้)

• เมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์   นอกจากนี้ตามค่าเริ่มต้นคุณจะต้องมีสิทธิ์แก้ไขรายการเพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ที่ถูกเพิ่มไปแล้ว (กลุ่มสมาชิกและกลุ่มเจ้าของทั้งสองมีสิทธิ์แก้ไขรายการตามค่าเริ่มต้นกลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่ได้)
  อีกวิธีหนึ่งคือเจ้าของสามารถเลือกที่จะกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ที่ระบุเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเริ่มต้นได้โดยสมาชิกของกลุ่มเจ้าของเท่านั้น

ด้านบนของเพจ

ฉันจะเพิ่มและเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint ได้อย่างไร

ไดอะแกรมต่อไปนี้มีมุมมองระดับสูงของขั้นพื้นฐานสำหรับการวางแผนการเพิ่มการทำงานและการปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ SharePoint แต่ละส่วนในแต่ละขั้นตอนจะทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

วางแผนตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบว่าตัวเลือกใดที่คุณต้องการและข้อมูลใดที่คุณจำเป็นต้องมีพร้อมใช้งานเมื่อคุณใช้ฟอร์ม intiation เพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันของคุณ

• เรียน    ค้นหาว่าชนิดของเวิร์กโฟลว์ที่รวมจะทำงานที่คุณต้องการทำให้เสร็จสมบูรณ์

• เพิ่ม    กรอกฟอร์มการเริ่มต้นเพื่อเพิ่มเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณลงในรายการไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชัน

• เริ่ม    เริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่ของคุณอย่างใดอย่างหนึ่งด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติบนเอกสารหรือรายการอื่นในรายการหรือไลบรารี (ถ้าคุณเริ่มต้นด้วยตนเองคุณจะมีโอกาสในการเปลี่ยนการตั้งค่าฟอร์มความสัมพันธ์ของเวิร์กโฟลว์บางอย่างบนฟอร์มการเริ่มต้นใช้งาน briefer) เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มทำงานจะสร้างงานส่งข้อความแจ้งเตือนและเริ่มติดตามการดำเนินการและเหตุการณ์

• จอภาพ    ในขณะที่เวิร์กโฟลว์กำลังทำงานอยู่คุณสามารถดูหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์เพื่อดูว่างานใดที่เสร็จสมบูรณ์และสิ่งที่การดำเนินการอื่นๆเกิดขึ้น ถ้าจำเป็นคุณสามารถปรับปรุงงานปัจจุบันและในอนาคตได้จากที่นี่และแม้แต่ยกเลิกหรือยกเลิกการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์นี้

• รีวิว    เมื่อการเรียกใช้เสร็จสมบูรณ์แล้วประวัติทั้งหมดจะสามารถรีวิวได้บนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ นอกจากนี้จากหน้าสถานะรายงานทางสถิติเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานทั่วไปของเวิร์กโฟลว์นี้สามารถสร้างได้

• เปลี่ยน    ถ้าเวิร์กโฟลว์ไม่ทำงานเหมือนกับที่คุณต้องการคุณสามารถเปิดฟอร์มความสัมพันธ์ต้นฉบับที่คุณใช้ในการเพิ่มและทำการเปลี่ยนแปลงของคุณได้

ด้านบนของเพจ

ฉันสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ SharePoint แบบกำหนดเองได้หรือไม่

ถ้าคุณต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้นด้วยเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายในคุณสามารถกำหนดค่าได้ด้วยเครื่องมือเช่น SharePoint Designer นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ต้นฉบับของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้นได้อีกด้วย

การใช้ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์คุณจะสร้างกฎที่เชื่อมโยงเงื่อนไขและการดำเนินการกับรายการต่างๆในรายการและไลบรารี SharePoint การเปลี่ยนแปลงรายการในรายการหรือการดำเนินการทริกเกอร์ของไลบรารีในเวิร์กโฟลว์

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพิ่มเติมได้ถ้าต้นทุนของรายการเกินจำนวนที่ระบุ

คุณยังสามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์สำหรับชุดของเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่นถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณเชื่อมโยงกับไลบรารีเอกสารหรือถ้ามีการกรองข้อมูลไปยังชนิดเนื้อหาของเอกสารกลุ่มการกระทำของชุดเอกสารตามบริบทจะปรากฏขึ้น ชุดเอกสารคือฟีเจอร์ใหม่ใน SharePoint Server ๒๐๑๐ที่อนุญาตให้กลุ่มของเอกสารถูกถือว่าเป็นหน่วยเดียวดังนั้นการดำเนินการเวิร์กโฟลว์สำหรับชุดเอกสารจะทำงานบนแต่ละรายการในชุดเอกสารนั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่บทนำสู่การออกแบบและการกำหนดเวิร์กโฟลว์เอง

ด้านบนของเพจ

ถัดไปคืออะไร

ดูบทความต่อไปนี้สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับชนิดของเวิร์กโฟลว์ที่รวม:

• ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

• ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

• เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น

• ใช้เวิร์กโฟลว์สามสถานะ

และถ้าคุณสนใจที่จะทำการกำหนดเองเพิ่มเติมให้กับชนิดของเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ในขั้นพื้นฐานซึ่งอยู่นอกเหนือจากสิ่งที่คุณสามารถทำได้โดยใช้ฟอร์มความสัมพันธ์นั่นคือหรือถ้าคุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ต้นฉบับของคุณเองจากพื้นดินให้ดูบทความบทนำสู่การออกแบบและการกำหนดเวิร์กโฟลว์เอง

ด้านบนของเพจ