Os fluxos de trabalho do SharePoint são aplicações pré-projetadas que simplificam e automatizam uma grande variedade de processos empresariais, desde a coleta de assinaturas, comentários ou aprovações para um plano ou documento, para controlar o estado atual de um procedimento de rotina. Os fluxos de trabalho do SharePoint foram concebidos para poupar tempo e esforço e para disponibilizar a consistência e a eficiência às tarefas executadas regularmente.
Este artigo refere-se aos fluxos de trabalho pré-projetados que estão incluídos no SharePoint 2010, para o qual seleciona opções num formulário de associação quando adiciona versões das mesmas para utilização em listas, bibliotecas e coleções de sites inteiras.
Também é possível efetuar personalizações mais abrangentes destes tipos de fluxo de trabalho incluídos, e até criar os seus próprios fluxos de trabalho personalizados do zero, utilizando o SharePoint Designer e outras aplicações. Para saber mais sobre esses processos, consulte o artigo introdução à estruturação e personalização de fluxos de trabalho.
Neste artigo, irá saber mais sobre o conjunto completo de fluxos de trabalho incluídos.
Se preferir saltar diretamente para instruções detalhadas para um fluxo de trabalho específico, encontrará ligações para cada uma das secções que estão a seguir, às quais pode ligar a partir do seguinte índice.
O que pretende saber?
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Que processos posso automatizar com um fluxo de trabalho do SharePoint?
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Aprovação (encaminha um documento ou item para aprovação ou rejeição)
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Recolher comentários (encaminha um documento ou item para comentários)
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Recolher assinaturas (encaminhar um documento, livro ou formulário para assinaturas digitais)
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Aprovação de eliminação (gerir a validade e retenção de documentos)
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Três Estados (monitorizar um problema, projeto ou tarefa através de três Estados ou fases)
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Quem pode adicionar e iniciar um fluxo de trabalho do SharePoint?
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Como posso adicionar e executar um fluxo de trabalho do SharePoint?
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Posso criar os meus próprios fluxos de trabalho do SharePoint?
O que é um fluxo de trabalho do SharePoint?
É provável que já saiba o que é um fluxograma. É um mapa gráfico de um processo, com instruções sobre o que acontece em cada passo.
Um fluxo de trabalho do SharePoint é semelhante a um fluxograma automatizado que tira muita mão-de-obra, adivinhação e aleatoriedade dos seus processos de trabalho padrão.
Por exemplo, veja o processo de aprovação de documentos na ilustração. Executar este processo manualmente pode significar muitas verificações e controlar o encaminhamento, o reencaminhamento de documentos e o envio de lembretes, sendo que cada uma destas tarefas tem de ser efetuadas por si ou por um ou mais dos seus colegas. Isto significa um grande trabalho extra e (talvez até pior) um fluxo constante de interrupções.
No entanto, quando utiliza o fluxo de trabalho aprovação de documentos do SharePoint para executar o processo, todas as verificações e as alterações e o reencaminhamento são efetuadas automaticamente pelo fluxo de trabalho. Se alguém estiver atrasado a concluir uma tarefa ou se surgirem alguns outros hitchs, a maior parte dos fluxos de trabalho incluídos gera uma notificação para o informar sobre o mesmo. Ninguém no grupo tem de monitorizar proativamente o processo, porque, com um fluxo de trabalho do SharePoint, o processo está sempre a monitorizar de forma pró-ativa.
E executar um fluxo de trabalho do SharePoint é fácil. Basta selecionar o tipo de fluxo de trabalho que pretende, especificar as opções que irão funcionar melhor na sua situação e, em seguida, permitir que o SharePoint assuma o controlo. E, claro, pode cancelar ou terminar um fluxo de trabalho sempre que precisar.
Que processos posso automatizar com um fluxo de trabalho do SharePoint?
Cada um dos tipos de fluxo de trabalho incluídos no SharePoint funciona como um modelo. Pode adicionar uma versão do fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, ou para uma coleção de sites inteira, utilizando um formulário de iniciação para especificar as opções e as seleções que pretende para esta versão, com quem o fluxo de trabalho atribui tarefas, prazos de tarefas, como o o fluxo de trabalho pode ser iniciado e por quem, as instruções a serem incluídas nas notificações de tarefa, entre outros.
O SharePoint 2010 fornece cinco tipos de fluxo de trabalho previamente programados
Nota: Com o SharePoint Server 2010 e o SharePoint Online para o Office 365 para empresas, todos os cinco tipos de fluxo de trabalho seguintes são incluídos. No entanto, com o SharePoint Online para Office 365 para pequenas empresas e profissionais, apenas o tipo de fluxo de trabalho de três Estados está incluído.
Aprovação (encaminha um documento ou item para aprovação ou rejeição)
Também pode utilizar um fluxo de trabalho aprovação para controlar a aprovação de conteúdo numa lista ou biblioteca
Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte o artigo sobre fluxos de trabalho aprovação.
(Também existe outro tipo de fluxo de trabalho semelhante para utilizar em sites de publicação na Web, o fluxo de trabalho aprovação de publicação.)
Recolher comentários (encaminha um documento ou item para comentários)
O fluxo de trabalho recolher comentários consolida todos os comentários dos participantes para o proprietário do fluxo de trabalho e fornece um registo do processo de revisão.
Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte o artigo tudo sobre fluxos de trabalho recolher comentários.
Recolher assinaturas (encaminhar um documento, livro ou formulário para assinaturas digitais)
Tenha em atenção que o fluxo de trabalho recolher assinaturas só funciona com documentos do Word, livros do Excel, formulários do InfoPath da AMD.
Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte o artigo tudo sobre os fluxos de trabalho recolher assinaturas.
Aprovação de eliminação (gerir a validade e retenção de documentos)
Quando um fluxo de trabalho de aprovação de eliminação é iniciado, cria tarefas de fluxo de trabalho de aprovação de eliminação para documentos e itens específicos na lista de tarefas do fluxo de trabalho. Como é provável que o fluxo de trabalho aprovação de eliminação possa gerar um grande volume de tarefas (especialmente se estiver configurado para iniciar automaticamente quando os itens expirarem), o fluxo de trabalho aprovação de eliminação oferece suporte para a conclusão de tarefas em volume, para que os registos os administradores ou outros utilizadores autorizados podem processar um grande número de itens para eliminação num único passo.
Pode configurar o fluxo de trabalho aprovação de eliminação para funcionar em colaboração com a funcionalidade de política de expiração de uma política de gestão de informações, para que o fluxo de trabalho seja iniciado automaticamente sempre que um documento ou item de um site expire.
Três Estados (monitorizar um problema, projeto ou tarefa através de três Estados ou fases)
Com cada transição entre Estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia-lhe um alerta por e-mail sobre a tarefa. Quando esta tarefa é concluída, o fluxo de trabalho atualiza o estado do item e progride para o estado seguinte. O fluxo de trabalho de três Estados foi concebido para funcionar com o modelo de lista de controlo de problemas, mas pode ser utilizado com qualquer lista que contenha uma coluna de escolha que tenha três ou mais valores.
Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte o artigo utilizar um fluxo de trabalho de três Estados.
Quem pode adicionar e iniciar um fluxo de trabalho do SharePoint?
Para adicionar ou iniciar um fluxo de trabalho, tem de ter a permissão correta para a lista, biblioteca ou coleção de sites onde o fluxo de trabalho é executado:
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Para adicionar um fluxo de trabalho Por predefinição, tem de ter a permissão gerir listas para Adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo proprietários tem a permissão gerir listas por predefinição; o grupo Membros e o grupo visitantes não.)
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Para iniciar um fluxo de trabalho Por predefinição, tem de ter a permissão Editar itens para Iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo Membros e o grupo proprietários têm a permissão Editar itens por predefinição; o grupo visitantes não.)
Em alternativa, os proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo proprietários.
Como posso adicionar e executar um fluxo de trabalho do SharePoint?
O seguinte diagrama fornece uma vista de alto nível dos estágios básicos para planejar, adicionar, executar e modificar um fluxo de trabalho do SharePoint. Seguem-se secções individuais em cada um dos passos.
Plano certifique-se de que conhece as opções que pretende e quais as informações que terá de ter disponíveis quando utilizar o formulário de inicialização para adicionar a sua versão do fluxo de trabalho.
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Saiba Descubra qual dos tipos de fluxo de trabalho incluídos irá efetuar o trabalho que pretende efetuar.
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Adicionar Preencha o formulário de iniciação para adicionar a sua versão do fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou coleção de sites.
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Iniciar Inicie o seu novo fluxo de trabalho, seja manualmente ou automaticamente num documento ou noutro item numa lista ou biblioteca. (Se o iniciar manualmente, terá a oportunidade de alterar algumas das definições do formulário de associação do fluxo de trabalho num formulário de iniciação mais curto.) Quando o fluxo de trabalho é iniciado, cria tarefas, envia mensagens de notificação e começa a controlar ações e eventos.
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Monitorizar Enquanto o fluxo de trabalho estiver em execução, pode ver a página estado do fluxo de trabalho para ver as tarefas que estão concluídas e que outras ações ocorreram. Se for necessário, pode ajustar as tarefas atuais e futuras aqui e, até mesmo, cancelar ou terminar a execução deste fluxo de trabalho.
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Rever Quando a execução é concluída, o histórico completo pode ser revisto na página estado do fluxo de trabalho. Da mesma forma, a partir da página Estado, os relatórios estatísticos sobre o desempenho geral deste fluxo de trabalho podem ser criados.
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Alterar Se o fluxo de trabalho não estiver a funcionar como pretende, pode abrir o formulário de associação original que utilizou para o Adicionar e fazer as suas alterações.
Posso criar os meus próprios fluxos de trabalho do SharePoint?
Se precisar de mais flexibilidade com um fluxo de trabalho incorporado, pode personalizá-lo ainda mais com uma ferramenta como o SharePoint Designer. Também pode criar o seu próprio fluxo de trabalho original a partir do zero.
Ao utilizar o estruturador de fluxos de trabalho, cria regras que associam condições e ações a itens em listas e bibliotecas do SharePoint. As alterações aos itens em listas ou bibliotecas acionam as ações no fluxo de trabalho.
Por exemplo, pode criar um fluxo de trabalho que inicie um fluxo de trabalho de aprovação adicional, se o custo de um item exceder um montante específico.
Também pode definir um fluxo de trabalho para um conjunto de documentos relacionados. Por exemplo, se o seu fluxo de trabalho estiver associado a uma biblioteca de documentos ou se estiver filtrado para o tipo de conteúdo de documento, é apresentado um grupo de ações de conjunto de documentos contextuais. Um conjunto de documentos é uma nova funcionalidade no SharePoint Server 2010 que permite que um grupo de documentos seja tratado como uma única unidade, para que uma ação de fluxo de trabalho para um conjunto de documentos seja executada em cada um dos itens desse conjunto de documentos.
Para obter mais informações, consulte introdução à criação e personalização de fluxos de trabalho.
O que vem a seguir?
Veja qualquer um dos seguintes artigos para obter instruções mais detalhadas sobre como trabalhar com os tipos de fluxo de trabalho incluídos:
Além disso, se estiver interessado em efetuar personalizações adicionais em qualquer um dos tipos de fluxo de trabalho básicos incluídos, para além do que pode fazer com o formulário de associação, ou se pretender criar o seu próprio fluxo de trabalho original a partir do zero, consulte o artigo Introdução à estruturação e personalização de fluxos de trabalho.
