Puede utilizar un cuadro de lista desplegable en una plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath para presentar una lista de opciones que se excluyen mutuamente a un usuario. La lista se oculta hasta que el usuario hace clic en la flecha situada a la derecha de la cuadro de lista desplegable.
En este artículo
Cuándo se debe usar un cuadro de lista desplegable
Use un cuadro de lista desplegable cuando desee:
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Permitir a los usuarios elegir una única opción entre una lista de elementos predefinidos.
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Ocultar las entradas de la lista en el formulario de forma predeterminada.
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Mostrar los valores recuperados de una lista fija, en la plantilla de formulario de origen de datos, o desde un origen de datos externo, como una base de datos o una lista de Microsoft Windows SharePoint Services.
En la siguiente ilustración, los usuarios clasifican los gastos en un formulario de informe de gastos seleccionando valores predefinidos en un cuadro de lista desplegable abierta.
Después de insertar un cuadro de lista desplegable en la plantilla de formulario, debe especificar los valores que quiere que aparezcan en él. En caso contrario, los usuarios verán una lista vacía cuando hacen clic en la flecha situada junto a la cuadro de lista desplegable. En el diálogo de Propiedades de la cuadro de lista desplegable, puede escribir las entradas usted mismo o configurar la cuadro de lista desplegable para recuperar las entradas de una base de datos u otro origen de datos.
Controles relacionados
InfoPath incluye controles similares a las listas desplegables pero con otro objetivo. Para decidir cuál de estos controles funciona mejor en la plantilla de formulario, consulte la siguiente lista:
Cuadro de lista Similar a un cuadro de lista desplegable, un cuadro de lista permite a los usuarios seleccionar un valor de una lista. Sin embargo, a diferencia de un cuadro de lista desplegable, un cuadro de lista muestra toda la lista en el formulario. Si el espacio no es un problema para la plantilla de formulario, considere la posibilidad de usar un cuadro de lista, ya que puede que resulte más fácil para los usuarios buscar y seleccionar elementos.
Cuadro combinado Similar a un cuadro de lista desplegable, un cuadro combinado permite a los usuarios seleccionar un valor de una lista. La lista se oculta hasta que los usuarios eligen que se muestre. Sin embargo, en un cuadro combinado, los usuarios pueden escribir su propio valor en la lista además de elegir entre los valores predefinidos.
Cuadro de lista de selección múltiple Si desea que los usuarios puedan elegir más de un elemento de una lista, puede usar un cuadro de lista de selección múltiple en lugar de un cuadro de lista desplegable. Los cuadros de lista de selección múltiple tienen la forma de dos o más casillas de verificación en una lista desplazable.
Botones de opción Similares a un cuadro de lista desplegable, un grupo de botones de opción permiten que los usuarios seleccionen de una lista unas opciones que se excluyen entre ellas. Con los botones de opción los usuarios hacen clic en un pequeño círculo para realizar una selección en lugar de hacer clic en un elemento en un cuadro de lista.
La experiencia de usuario
Los cuadros desplegables son similares en apariencia a los cuadros combinados. Si escribe manualmente sus propios elementos de lista en el cuadro de diálogo de Propiedades de cuadro de lista desplegable al crear la cuadro de lista desplegable, InfoPath muestra el texto Seleccione como la entrada predeterminada en la lista. Esto permite a los usuarios saber que deben realizar una selección de la cuadro de lista desplegable. Si los elementos de la lista proceden de valores en otra parte del formulario o de un origen de datos secundario, se omitirá el texto Seleccione.
Cuando los usuarios abren por primera vez un formulario, la lista de elementos de un cuadro de lista desplegable está oculta. Para seleccionar un elemento de la lista, los usuarios hacen clic en una flecha en el lado derecho de la cuadro de lista desplegable y hacen clic en el elemento que desea.
Insertar un cuadro de lista desplegable
El procedimiento para insertar un cuadro de lista desplegable varía ligeramente dependiendo de si está diseñando una plantilla de formulario nueva o basando el diseño en una base de datos u otro origen de datos externo.
La ilustración siguiente muestra cómo es un cuadro de lista desplegable cuando está seleccionado en el modo de diseño.
Los controles pueden estar enlazados o no enlazados. Cuando un control está enlazado, está conectado a un campo o grupo en el origen de datos para que los datos introducidos en el control se guarden en el archivo de formulario subyacente (.xml). Cuando un control no está enlazado, no está conectado a un campo o grupo y los datos introducidos en el control no se guardan. Cuando seleccione o mueva el puntero sobre un control, aparecerán en la esquina superior derecha del control un texto y un icono de enlace. El texto indica el grupo o campo al que está enlazado el control en el origen de datos. El icono indica si el control está correctamente enlazado a ese grupo o campo. Cuando el enlace es correcto, aparece un icono verde. Si hay algún error con el enlace, verá un icono azul o rojo en su lugar.
El origen de datos de la plantilla de formulario está formado por campos y grupos que se muestran en una vista jerárquica en el panel de Origen de datos. Las listas desplegables siempre están enlazadas a los campos. En el siguiente ejemplo, la cuadro de lista desplegable Categoría de la plantilla de formulario está enlazada al campo Categoría del panel de Origen de datos.
Cuando se diseña una plantilla de formulario nueva, se selecciona automáticamente la caja de verificación de Crear automáticamente origen de datos en el panel de Controles. Esto permite que InfoPath cree automáticamente los campos y grupos en el origen de datos a medida que agregue controles a la plantilla de formulario. Estos campos y grupos están representados por iconos de archivo y carpeta en el panel de Origen de datos.
Si basa el diseño de la plantilla de formulario en un archivo, base de datos o servicio web de lenguaje de marcado extensible (XML), InfoPath deriva los campos y grupos en el panel de Origen de datos de los orígenes de datos ya existentes.
Insertar un cuadro de lista desplegable
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En la plantilla de formulario, coloque el cursor en el lugar donde desea insertar el control.
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Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.
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En el panel Controles, siga uno de estos procedimientos:
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Para crear automáticamente un campo en el origen de datos enlazado al cuadro de lista, seleccione la casilla de verificación Crear origen de datos automáticamente.
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Para enlazar el cuadro de lista a un campo existente, desactive la casilla de verificación Crear origen de datos automáticamente.
Nota: Si la casilla de verificación no está disponible, el origen de datos está bloqueado. Por ejemplo, si basa el diseño de la plantilla de formulario en un esquema XML, es posible que no pueda agregar nuevos campos o grupos para el origen de datos en InfoPath. Esta restricción ayuda a evitar que se realicen cambios en el esquema sin darse cuenta que pueden hacer que sea inválido.
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En Insertar controles, haga clic en Cuadro de lista desplegable.
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Si desactivó la caja de verificación Crear origen de datos automáticamente en el paso 3, seleccione un campo en el cuadro de diálogo Enlaces de cuadro de lista desplegable al que quiere enlazar el cuadro de lista.
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Para agregar una etiqueta al control, escriba el texto por encima o a la izquierda del control, seguido por dos puntos (:).
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Para especificar los valores que desee usar como las entradas en la lista, haga doble clic en el cuadro de lista desplegable.
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Haga clic en la pestaña Datos.
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Realice una de las siguientes acciones para rellenar el cuadro de lista:
Escriba los valores de los cuadros de lista usted mismo
Esta opción es útil cuando tiene un conjunto limitado de valores predeterminados y no se prevé esos valores cambien en el futuro. Si los valores cambian, debe publicar una versión actualizada de la plantilla de formulario para que los usuarios puedan ver y usar las últimas entradas de la lista.
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Haga clic en Agregar.
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En el cuadro Valor, escriba el texto que desea almacenar si un usuario selecciona esta entrada.
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En el cuadro Nombre para mostrar, escriba el texto que desee que aparezca para esta entrada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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Repita los pasos 1 a 3 para cada entrada que desee agregar al cuadro de lista.
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Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.
Utilizar valores de otra parte del formulario
Esta opción es útil cuando desea que los valores de la lista cambien en función de otros valores que los usuarios inserten en su formulario.
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En Entradas del cuadro de lista, haga clic en Buscar valores en el origen de datos del formulario.
Las entradas en el cuadro de lista deben estar asociadas a un grupo o campo de repetición en la plantilla de formulario.
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Haga clic en Seleccionar XPath
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Haga clic en Seleccionar XPath
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Haga clic en Seleccionar XPath
Sugerencia: Para evitar que los valores de nombre para mostrar aparezcan varias veces en el cuadro de lista, seleccione la casilla de verificación Mostrar solo las entradas con nombres de visualización únicos.
Utilizar valores de una base de datos como un servicio Web, un documento XML, o un sitio de SharePoint
Esta opción es útil cuando desea que los valores de un cuadro de lista se actualicen con regularidad o estén actualizados. Los valores se almacenan normalmente en una base de datos u otro origen de datos externo y se recuperan cada vez se abre el formulario.
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Haga clic en Buscar los valores de un origen de datos externo.
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Siga uno de los siguientes procedimientos:
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Si ya ha agregado una conexión de datos, haga clic en él en el cuadro Conexión de datos.
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Para agregar una nueva conexión de datos, haga clic en Agregar y, a continuación, siga las instrucciones del Asistente para la conexión de datos.
Las entradas en el cuadro de lista deben estar asociados a un determinado campo o grupo de repetición.
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Haga clic en Seleccionar XPath
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Haga clic en Seleccionar XPath
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Haga clic en Seleccionar XPath
Sugerencia: Para evitar que los valores de nombre para mostrar aparezcan varias veces en el cuadro de lista, seleccione la casilla de verificación Mostrar solo las entradas con nombres de visualización únicos.
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Sugerencias de diseño
Utilice las siguientes sugerencias para pulir la apariencia, tamaño y otros aspectos de un cuadro de lista desplegable:
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Considere ampliar el cuadro de lista desplegable para que sea un poco mayor que el ancho promedio de los elementos de la lista. De esa forma, los elementos de lista no se truncarán.
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Para cambiar el ancho de varios cuadros de lista desplegable a la vez, seleccione los cuadro de lista desplegable cuadros cuyo tamaño desea cambiar, presione ALT+ENTRAR, haga clic en el la pestaña Tamaño y, a continuación, en el cuadro Ancho, escriba un número nuevo.
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Para cambiar el color de fondo de varios cuadros de lista desplegable a la vez, seleccione el cuadro de lista desplegable que desee cambiar. En el menú Formato, haga clic en Bordes y sombreado y, a continuación, realice los ajustes necesarios en la pestaña Sombreado.
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Para personalizar la fuente que aparece en un cuadro de lista desplegable, utilice los cuadros Fuente y Tamaño de fuente en la barra de herramientas Formato. Para cambiar la fuente y el tamaño de la fuente de todos los cuadros de lista desplegable de la plantilla de formulario a la vez, haga clic en el cuadro de lista desplegable que contiene el formato que desee y, a continuación, en el menú Formato, haga clic en Aplicar fuente a todos los controles de cuadro de lista desplegable.
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Si desea ajustar el espaciado entre un cuadro de lista desplegable y los objetos que la rodean en la plantilla de formulario, puede ajustar la configuración de márgenes en el cuadro de diálogo de Propiedades de cuadro de lista desplegable (pestaña Tamaño). Si usa los márgenes para aumentar el espaciado, podrá disfrutar de un control más preciso que usando saltos de párrafo para aumentar el espaciado.
