In un indice vengono elencati i termini e gli argomenti trattati in un documento, insieme alle relative pagine. Per creare un indice, è innanzitutto necessario segnare le voci di indice indicando il nome della voce principale e il riferimento incrociato nel documento.
Si può creare una voce di indice analitico per una singola parola, frase o un simbolo, per un argomento che si estende un intervallo di pagine o che fa riferimento a un'altra voce, ad esempio "Trasporti. Vedere Biciclette." Quando si seleziona il testo e lo si contrassegna come voce di indice, Word aggiunge una speciale campo XE (Voce di indice) che include la voce principale contrassegnata e le informazioni di riferimento incrociato che si sceglie di includere.
Dopo aver segnato tutte le voci di indice, è necessario scegliere una struttura di indice e avviare la generazione dell'indice compilato. Le voci verranno raccolte e disposte in ordine alfabetico, verranno inseriti i riferimenti ai relativi numeri di pagina, verranno individuate e rimosse le voci doppie nella stessa pagina e l'indice verrà visualizzato all'interno del documento.
Segnare le voci
Questi passaggi mostrano come segnare parole o frasi per l'indice, ma è anche possibile segnare voci di indice per testo che include un intervallo di pagine.
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Selezionare il testo da usare come voce di indice analitico o fare clic nel punto in cui posizionare la voce.
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Passare a Riferimenti > Segna voce.
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Si può modificare il testo nella finestra di dialogo Segna voce di indice analitico.
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È possibile aggiungere un secondo livello nella casella Voce secondaria. Se serve un terzo livello, aggiungerlo al testo della voce secondaria separato dal segno di due punti.
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Per creare un riferimento incrociato a un'altra voce, selezionare Riferimento incrociato in Opzioni e quindi digitare il testo dell'altra voce nella casella.
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Per formattare i numeri di pagina da visualizzare nell'indice, selezionare la casella di controllo Grassetto o Corsivo in Formato numero di pagina.
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Selezionare Segna per contrassegnare la voce di indice analitico. Per contrassegnare il testo ovunque venga visualizzato nel documento, selezionare Segna tutto.
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Per contrassegnare altre voci di indice analitico, selezionare il testo, selezionare nella finestra di dialogo Segna voce di indice analitico e ripetere i passaggi 3 e 4.
Creazione dell'indice
Dopo aver segnato le voci, è possibile inserire l'indice nel documento.
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Fare clic nel punto in cui si desidera aggiungere l'indice.
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Passare a Riferimenti > Inserisci indice.
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Nella finestra di dialogo Indice si può scegliere il formato per voci di testo, numeri di pagina, tabulazioni e caratteri di riempimento.
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Si può modificare l'aspetto generale dell'indice scegliendo un'opzione dal menu a discesa Formati. Nella finestra in alto a sinistra viene mostrata un'anteprima.
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Selezionare OK.
Modificare o formattare una voce di indice analitico e aggiornare l'indice
Se si segnano altre voci dopo la creazione dell'indice, per vederle sarà necessario aggiornare l'indice.
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Se i campi XE non sono visualizzati, passare a Home > Mostra/Nascondi .
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Individuare il campo XE relativo alla voce che si desidera modificare, ad esempio { XE "Callisto" \t "Vedi Satelliti" }.
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Per modificare o formattare una voce di indice, modificare il testo racchiuso tra virgolette.
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Per aggiornare l'indice, fare clic su di esso e quindi premere F9. In alternativa, passare a Riferimenti > Aggiorna indice.
Se l'indice contiene un errore, individuare la voce di indice da correggere, apportare la modifica desiderata e quindi aggiornare l'indice.
Eliminare una voce di indice analitico e aggiornare l'indice
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Selezionare l'intero campo della voce di indice, incluse le parentesi graffe ({}), e quindi premere CANC.
Se i campi XE non sono visualizzati, passare a Home > Mostra/Nascondi .
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Per aggiornare l'indice, fare clic su di esso e quindi premere F9. In alternativa, passare a Riferimenti > Aggiorna indice.