Ha olyan munkát végez, amely magában foglalja a dokumentumok megosztását vagy a közvetlen együttműködést a szállítókkal, ügyfelekkel vagy ügyfelekkel, akkor érdemes lehet tartalmat megosztani a csoportwebhely vagy a OneDrive Munkahelyi vagy iskolai verzió olyan személyekkel, akik nem rendelkeznek licenccel az Microsoft 365 kisvállalati verziós előfizetéséhez.
Ezt háromféleképpen teheti meg:
-
Megoszthat egy teljes webhelyet, ha meghív külső felhasználókat, hogy egy Microsoft-fiókkal vagy egy munkahelyi vagy iskolai fiókkalbejelentkeznek a webhelyére.
-
Megoszthat egyedi dokumentumokat, ha meghív külső felhasználókat, hogy egy Microsoft-fiókkal vagy egy munkahelyi vagy iskolai fiókkalbejelentkeznek a webhelyére.
-
A felhasználóknak egy vendéghivatkozást küldhet, amelynek segítségével névtelenül tekinthetik meg webhelyén az egyes dokumentumokat.
Ha további információra van szüksége a dokumentumok és a webhelyek megosztásáról, illetve arról, hogy kik számítanak külső felhasználóknak, olvassa el a SharePoint-fájlok és-mappák megosztása a Microsoft 365-bancímű témakört.
Megjegyzés: Ezek a lépések az Office 365 Kisvállalati verzió termékre vonatkoznak, amely már nem vásárolható meg. Ha eltérő Microsoft 365 csomagot használ, tekintse át a külső megosztás áttekintésecímű témakört.
Tartalom
Megosztás túlzások nélkül
Gyakorlati tanácsok a webhelyek megosztásához
Ha egy teljes webhelyet megoszt valakivel, az illető képes lesz bejelentkezni a webhelyre, és azt teljes jogú felhasználóként használhatja. Böngészheti, megtekintheti és szerkesztheti a tartalmat, vagy keresést végezhet (attól függően, melyik engedélycsoportba vette fel). Láthatja a többi felhasználó nevét a Személyválasztó mezőben, illetve megtekintheti a dokumentumok metaadatait. Ezek a külső felhasználók a Személyválasztó mezőben maguk is a webhely felhasználóiként jelennek meg. Ez azt jelenti, hogy a webhely többi felhasználója más engedélyeket is adhat nekik, mint amelyeket Ön a webhely megosztásakor biztosított a számukra. Csak olyan külső felhasználókat hívjon meg a webhelyre, akikről pontosan tudja, hogy kicsodák.
Ha külső felhasználókat hív meg a csoportwebhelyre, látni fogják a csoportwebhely és az alwebhelyek tartalmát. Ha szeretné elkerülni, hogy a külső felhasználók hozzáféréssel rendelkezzenek a csoportwebhely fontos vagy bizalmas adataihoz, hozzon létre a csoportwebhely egy egyedi engedélyekkel rendelkező alwebhelyét, és csak azt az alwebhelyet ossza meg a külső felhasználókkal. Az engedélyek örökléséről a Mi az engedélyek öröklődése? című témakörben olvashat bővebben.
Hasonlóképpen, ha az Ön OneDrive Munkahelyi vagy iskolai verzióbeli tárhelyén létrehozott alwebhelyet szeretne megosztani, célszerű lehet gondoskodni arról, hogy az alwebhelynek egyediek legyenek az engedélyei, hogy véletlenül se adjon hozzáférési engedélyt a felhasználóknak további webhelyekhez vagy a OneDrive Munkahelyi vagy iskolai verzióbeli webhelyén lévő egyéb tartalmakhoz.
Gyakorlati tanácsok a dokumentumok megosztásához
Ha a dokumentumokat névtelen vendéghivatkozások révén osztja meg, a meghívottaknak is lehetősége van megosztani a vendéghivatkozásokat olyanokkal, akik így szintén megtekinthetik a tartalmat. Ne használjon vendéghivatkozásokat bizalmas dokumentumok megosztására. Ha minimálisra szeretné csökkenteni annak kockázatát, hogy valaki megosszon egy névtelen hivatkozást, inkább bejelentkezéshez kötve ossza meg a dokumentumot.
Döntés a megosztás módjáról
Amikor a tartalom külső megosztási módjáról dönt, gondolja végig a következőket:
-
Kinek szeretne hozzáférést biztosítani a csoportwebhelyen és az alwebhelyein lévő tartalomhoz, és milyen feladatot szeretne velük elvégeztetni?
-
Ki legyen jogosult a szervezeten belül a tartalom külső megosztására?
-
Van olyan tartalom, amelynek az esetében garantálni szeretné, hogy sosem tekintheti meg szervezeten kívüli személy?
A kérdésekre adott válaszok segítik majd a tartalommegosztás stratégiájának kialakításában.
Teendő: |
Cél: |
---|---|
Webhely megosztása Ha meg szeretne osztani egy webhelyet, de egyúttal korlátozni kívánja, hogy a külső felhasználók hozzáférést adhassanak szervezete bizonyos belső tartalmaihoz, érdemes létrehozni egy egyedi engedélyekkel rendelkező alwebhelyet, amelyet kifejezetten külső megosztás céljára használ. |
Egy szervezeten kívüli személy számára kell folyamatos hozzáférést biztosítania egy webhely információihoz és tartalmához. Neki a webhelyet teljes jogú felhasználóként kell használnia tartalom létrehozására, szerkesztésére és megtekintésére. |
Dokumentum megosztása és a bejelentkezés kötelezővé tétele |
Egy vagy több szervezeten kívüli személy számára kell biztonságos hozzáférést biztosítania egy adott dokumentumhoz véleményezés vagy közös munka céljából. Ezeknek a személyeknek azonban nem szükséges folyamatos hozzáféréssel rendelkezniük a belső webhely további tartalmaihoz. |
Dokumentum megosztása a bejelentkezés kötelezővé tétele nélkül |
Egy nem bizalmas dokumentum hivatkozását kell megosztania szervezeten kívüli személyekkel, akik megtekinthetik és véleményezhetik a dokumentumot. Ezeknek a személyeknek nem szükséges folyamatos hozzáféréssel rendelkezniük a belső webhely tartalmához. |
A külső megosztás ki- és bekapcsolása
Alapértelmezés szerint engedélyezve van az a lehetőség, hogy a webhelytulajdonosok és a webhelycsoportgazdák külső felhasználókat hívjanak meg a csoportwebhelyre, hogy bármikor meg tudják osztani a csoportwebhelyet külső felhasználókkal. Ha azonban Ön az Microsoft 365 rendszergazdája, kiválaszthatja, hogy letiltja-e az összes webhely funkcióját, hogy ne lehessen jövőbeli meghívókat küldeni. A funkció inaktiválása után a webhelyekre addig meghívott külső felhasználók a továbbiakban nem tudják elérni a webhelyeket.
A külső megosztás engedélyezése nem egyenlő a név nélküli hozzáférés engedélyezésével. A külső megosztás engedélyezése esetén a felhasználóknak hitelesíteniük kell magukat (bejelentkezéssel), csak ezt követően érhetik el a belső erőforrásokat.
-
Ugorjon a Felügyelet > Szolgáltatás beállításai > webhely- és dokumentummegosztás elemre.
-
Végezze el az alábbi műveletek egyikét:
-
Kapcsolja be a külső megosztást
-
Kapcsolja ki a külső megosztást
-
Biztonsági megjegyzés:
-
A külső megosztás inaktiválása esetén a rendszer elutasítja azokat a külső felhasználókat, akik a funkció inaktívvá tételekor hozzáféréssel rendelkeztek a webhelyhez, és a továbbiakban nem lehet meghívókat sem küldeni. Ha a funkciót újra aktiválják, miközben a SharePoint engedélycsoportjaiban külső felhasználók neve szerepel, akkor ezek a felhasználók automatikusan ismét hozzáférhetnek a webhelyhez. Ha egy felhasználót végleg szeretne megakadályozni a SharePoint-webhely elérésében, kifejezetten el kell távolítania a külső felhasználók listájából.
-
Ha globálisan kikapcsolják a külső megosztást, a megosztott vendéghivatkozások sem lesznek többé használhatók. Ha a későbbiekben újra engedélyezik a funkciót, a hivatkozások újra használhatóvá válnak. Az egyes megosztott hivatkozásokat is le lehet tiltani, ha csak az egy adott dokumentumhoz való hozzáférést szeretné véglegesen megszüntetni.
Egyes külső felhasználók eltávolítása
Ha el kell távolítania a külső felhasználókat, hogy többé nem férnek hozzá a velük megosztott webhelyekhez, akkor ezt úgy teheti meg, hogy eltávolítja őket a külső felhasználók listájáról Microsoft 365 szolgáltatás beállításai között.
-
Ugorjon a Felügyelet > Szolgáltatás beállításai > webhely- és dokumentummegosztás elemre.
-
Kattintson az Egyes külső felhasználók eltávolítása elemre.
-
Jelölje ki az eltávolítandó külső felhasználókat, és kattintson a Törlés elemre (a kuka ikonra).
Névtelen vendéghivatkozás letiltása
Ha egy dokumentumot vendéghivatkozás útján osztott meg, ezt az információt a dokumentumtulajdonságok menüjében tekintheti meg. Ha meg szeretné tudni, hogy hogyan oszthatók meg a dokumentumok a vendégek hivatkozásai között, olvassa el a SharePoint-fájlok vagy-mappák megosztása a Microsoft 365-ban
A vendéghivatkozással megosztott dokumentumokhoz való hozzáférést a hivatkozás letiltásával vonhatja meg.
-
Lépjen abba tárba, amely tartalmazza azt a dokumentumot, amelynek a vendéghivatkozását el szeretné távolítani.
-
Mutasson a dokumentumra, és kattintson a Menü megnyitása parancsra.
-
Kattintson a Bármely vendéghivatkozással rendelkező személy számára nyitott mondatban a vendéghivatkozással szóra.
-
Kattintson a vendéghivatkozás URL-címe melletti Törlés gombra.
-
Amikor a rendszer megkérdezi, hogy szeretné-e letiltani a hivatkozást, kattintson a Hivatkozás letiltása gombra.
Amikor a szervezetén kívüli személyek a vendéghivatkozással próbálnak hozzáférni a tartalomhoz, megjelenik számukra a hozzáférés megtagadását jelző üzenet.
Meghívók visszavonása
Ha vissza szeretne vonni egy meghívót, amelyet egy külső felhasználónak küldött, ezt csak a meghívó elfogadása előtt teheti meg.
Lépjen arra a webhelyre, amelyen vissza szeretné vonni a meghívót.
-
Nyissa meg a beállítások > webhely beállításai lapot.
-
A Felhasználók és engedélyek szakaszban kattintson a Hozzáférési kérelmek és meghívások hivatkozásra.
-
Keresse meg a Külsőfelhasználó-meghívások területen azt, akinek vissza szeretné vonni a webhelyre szóló meghívását, és kattintson a Menü megnyitása parancsra.
-
Kattintson a tulajdonságablak Visszavonás elemére.
Ha a külső felhasználó már elfogadta a meghívást, és Ön vissza szeretné vonni a hozzáférést, ezt úgy teheti meg, hogy eltávolítja a felhasználót abból a SharePoint-engedélycsoportból, amelyhez hozzárendelte.