Poznámka: Microsoft Access nepodporuje import excelových údajov s použitým označením citlivosti. Ako alternatívne riešenie môžete pred importovaním označenie odstrániť a potom ho znova použiť po importovaní. Ďalšie informácie nájdete v téme Použitie označení citlivosti na súbory a e-maily v balíku Office.
Údaje z excelového zošita možno preniesť do databáz Accessu rôznymi spôsobmi. Údaje z otvoreného hárka môžete skopírovať a prilepiť do údajového hárka Accessu, môžete importovať hárok do novej alebo existujúcej tabuľky alebo môžete vytvoriť prepojenie na hárok z databázy Accessu.
Táto téma podrobne objasňuje, ako z počítačových databáz Accessu importovať alebo vytvoriť prepojenie na excelové údaje.
Čo vás zaujíma?
Porozumenie importovaniu údajov z Excelu
Ak chcete uložiť časť alebo všetky údaje z jedného alebo viacerých hárkov programu Excel do programu Access, je potrebné, aby ste importovali obsah hárka do novej alebo existujúcej databázy programu Access. Keď importujete údaje, program Access vytvorí kópiu údajov v novej alebo existujúcej tabuľke bez toho, aby došlo k zmene zdrojového hárka programu Excel.
Bežné scenáre importovania údajov programu Excel do programu Access
-
Predpokladajme, že ste skúseným používateľom programu Excel, časom však chcete na prácu s týmito údajmi používať program Access. Chcete premiestniť údaje z hárkov programu Excel do jednej alebo viacerých nových databáz programu Access.
-
Vaše oddelenie alebo pracovná skupina používa program Access, vy však z času na čas dostávate údaje vo formáte programu Excel, ktoré treba zlúčiť s databázami programu Access. Tieto hárky programu Excel chcete po ich prijatí importovať do databázy.
-
Na správu údajov používate program Access, ale týždenné zostavy, ktoré dostávate od zvyšnej časti kolektívu, sú v zošitoch programu Excel. Chcete zjednodušiť proces importovania a zabezpečiť, aby sa údaje do databázy importovali každý týždeň v špecifickom čase.
Importovanie údajov z Excelu po prvý raz
-
Zošit programu Excel sa nedá uložiť ako databáza programu Access. Program Excel neposkytuje možnosť vytvorenia databázy programu Access z údajov programu Excel.
-
Keď otvoríte zošit Excelu v Accesse (v dialógovom okne Otvoriť súbor zmeňte pole zoznamu Súbory typu na hodnotu Súbory programu Microsoft Office Excel a vyberte požadovaný súbor), Access namiesto importovania údajov zo zošita vytvorí prepojenie na zošit. Vytvorenie prepojenia na zošit je odlišné od importovania hárka do databázy. Ďalšie informácie o vytváraní prepojenia nájdete v časti Prepojenie na údaje Excelu tohto článku.
Importovanie údajov z programu Excel
Kroky uvedené v tejto časti vysvetľujú spôsob prípravy a spustenia operácie importovania, ako aj spôsob uloženia nastavenia importovania vo forme špecifikácie na neskoršie používanie. Zapamätajte si, že naraz možno importovať údaje iba z jedného hárka. Všetky údaje z celého zošita sa naraz importovať nedajú.
Príprava hárka
-
Vyhľadajte zdrojový súbor a vyberte hárok obsahujúci údaje, ktoré chcete importovať do Accessu. Ak chcete importovať iba časť hárka, môžete zadefinovať pomenovaný rozsah, ktorý bude zahŕňať iba bunky, ktoré chcete importovať.
Definovanie pomenovaného rozsahu (voliteľné)-
Prejdite do Excelu a otvorte hárok obsahujúci údaje, ktoré chcete importovať.
-
Vyberte rozsah buniek obsahujúcich údaje, ktoré chcete importovať.
-
Pravým tlačidlom myši kliknite na vybratý rozsah a potom kliknite na položku Pomenovať rozsah alebo Definovať názov.
-
V dialógovom okne Nový názov zadajte do poľa Názov názov rozsahu a kliknite na tlačidlo OK.
Pamätajte, že počas operácie importovania môžete naraz importovať iba jeden hárok. Ak chcete importovať údaje z viacerých hárkov, opakujte operáciu importovania pre každý hárok.
-
-
Preskúmajte zdrojové údaje a vykonajte príslušnú činnosť podľa nižšie uvedenej tabuľky.
Prvok
Popis
Počet stĺpcov
Počet zdrojových stĺpcov, ktoré chcete importovať, nesmie presiahnuť 255, pretože program Access nepodporuje výskyt viac než 255 polí v tabuľke.
Vynechanie stĺpcov a riadkov
Je vhodné, aby ste do zdrojového hárka alebo pomenovaného rozsahu zahrnuli iba tie riadky a stĺpce, ktoré chcete importovať.
Riadky Počas operácie importovania sa riadky nedajú filtrovať ani vynechávať.
Stĺpce Ak sa rozhodnete pridať údaje do existujúcej tabuľky, stĺpce sa počas tejto operácie nedajú vynechať.
Tabuľkový formát
Overte, či majú bunky tabuľkový formát. Ak hárok alebo pomenovaný rozsah obsahuje zlúčené bunky, obsah bunky sa vloží do poľa, ktoré zodpovedá stĺpcu najviac vľavo, pričom ďalšie polia ostanú prázdne.
Prázdne stĺpce, riadky a bunky
Odstráňte všetky prázdne stĺpce a riadky v hárku alebo rozsahu. Ak hárok alebo rozsah obsahuje prázdne bunky, skúste pridať chýbajúce údaje. Ak chcete pripojiť záznamy do existujúcej tabuľky, overte, či príslušné pole v tabuľke akceptuje nulové (chýbajúce alebo neznáme) hodnoty. Pole akceptuje nulové hodnoty vtedy, keď je vlastnosť poľa Povinné nastavená na hodnotu Nie a jeho vlastnosť OverovaciePravidlo nezabraňuje použitiu nulových hodnôt.
Chybové hodnoty
Ak jedna alebo viacero buniek v hárku alebo rozsahu obsahuje chybové hodnoty, ako napríklad #NUM a #DIV, opravte ich skôr než spustíte operáciu importovania. Ak zdrojový hárok alebo rozsah obsahuje chybové hodnoty, Access vloží do príslušných polí tabuľky nulovú hodnotu. Ďalšie informácie o spôsoboch opravy týchto chýb nájdete v časti Odstránenie problémov s chýbajúcimi alebo nesprávnymi hodnotami tohto článku.
Typ údajov
Aby nedochádzalo k chybám počas importovania, overte, či každý stĺpec obsahuje v každom riadku rovnaký typ údajov. Program Access preverí prvých osem zdrojových riadkov a stanoví typ údajov v poliach tabuľky. Odporúča sa, aby ste overili, či sa v prvých ôsmich riadkoch v ktoromkoľvek stĺpci nenachádzajú pomiešané hodnoty s rôznym typom údajov. V opačnom prípade nemusí program Access priradiť správny typ údajov k stĺpcu.
Pred spustením operácie importovania je tiež vhodné formátovať každý zdrojový stĺpec v Exceli a priradiť ku každému stĺpcu konkrétny formát údajov. Formátovanie sa dôrazne odporúča, ak stĺpec obsahuje hodnoty rôznych typov údajov. Stĺpec ČísloLetu v hárku môže napríklad obsahovať číselné a textové hodnoty, ako napríklad 871, AA90 a 171. Aby nedošlo k výskytu chýbajúcich alebo nesprávnych hodnôt, postupujte nasledovne:
-
Pravým tlačidlom myši kliknite na hlavičku stĺpca a potom na položku Formátovať bunky.
-
Na karte Číslo v časti Kategória vyberte formát. V prípade stĺpca ČísloLetu by ste pravdepodobne mali vybrať možnosť Text.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Ak sú zdrojové stĺpce naformátované, ale v riadkoch nasledujúcich po ôsmom riadku stále obsahujú zmiešané hodnoty, operácia importovania môže tieto hodnoty stále vynechávať alebo ich nesprávne konvertovať. Informácie o odstraňovaní problémov nájdete v časti Odstránenie problémov s chýbajúcimi alebo nesprávnymi hodnotami.
Prvý riadok
Ak prvý riadok hárka alebo pomenovaného rozsahu obsahuje názvy stĺpcov, môžete zadať, aby počas operácie importovania program Access považoval údaje v prvom riadku za názvy polí. Ak zdrojový hárok alebo rozsah neobsahuje názvy, pred spustením operácie importovania je vhodné ich pridať do zdroja.
Poznámka: Ak plánujete pripojiť údaje do existujúcej tabuľky, overte, či názov každého stĺpca presne zodpovedá názvu príslušného poľa. Ak sa názov stĺpca odlišuje od názvu príslušného poľa v tabuľke, operácia importovania bude neúspešná. Ak chcete zobraziť názvy polí, otvorte tabuľku v programe Access v návrhovom zobrazení.
-
-
Ak je zdrojový zošit otvorený, zavrite ho. Ak by ste zdrojový súbor nechali otvorený, počas operácie importovania môže dôjsť k chybám konverzie údajov.
Príprava cieľovej databázy
-
Otvorte databázu programu Access, do ktorej sa uložia importované údaje. Overte, či databáza nie je určená iba na čítanie a či máte povolenie na uskutočnenie zmien v databáze.
alebo
Ak nechcete uložiť údaje do žiadnej z existujúcich databáz, vytvorte prázdnu databázu. Postupujte nasledovne:
Kliknite na kartu Súbor, potom na položku Nový a potom kliknite na položku Prázdna databáza.
-
Pred pustením operácie importovania sa rozhodnite, či chcete uložiť údaje do novej alebo existujúcej tabuľky.
Vytvorenie novej tabuľky Ak sa rozhodnete uložiť údaje do novej tabuľky, program Access vytvorí tabuľku a pridá importované údaje do tejto tabuľky. Ak tabuľka so zadaným názvom už existuje, program Access prepíše obsah tabuľky importovanými údajmi.
Pripojenie k existujúcej tabuľke Ak sa rozhodnete pridať údaje do existujúcej tabuľky, riadky v hárku programu Excel sa pripoja do zadanej tabuľky.
Pamätajte, že väčšina chýb počas operácií pripojenia sa vyskytuje z toho dôvodu, že zdrojové údaje nekorešpondujú so štruktúrou a nastavením polí cieľovej tabuľky. Aby nedochádzalo k výskytu takýchto chýb, otvorte cieľovú tabuľku v návrhovom zobrazení a preskúmajte nasledovné položky:
-
Prvý riadok Ak prvý riadok zdrojového hárka alebo pomenovaného rozsahu neobsahuje záhlavia stĺpcov, uistite sa, že pozícia a typ údajov každého stĺpca v zdrojovom hárku sa zhoduje s pozíciou a typom údajov príslušného poľa v tabuľke. Ak prvý riadok obsahuje záhlavia stĺpcov, poradie stĺpcov a polí sa nemusí zhodovať, ale názov a typ údajov každého stĺpca sa musí presne zhodovať s názvom a typom údajov príslušného poľa.
-
Chýbajúce alebo nadbytočné polia Ak v cieľovej tabuľke neexistuje jedno alebo viacero polí zdrojového hárka, pridajte ich skôr, než spustíte operáciu importovania. Ak však tabuľka obsahuje polia, ktoré v zdrojovom súbore neexistujú, netreba ich odstrániť z tabuľky v prípade, ak akceptujú nulové hodnoty.
Tip: Pole akceptuje nulové hodnoty vtedy, keď je jeho vlastnosť Povinné nastavená na hodnotu Nie a jeho vlastnosť OverovaciePravidlo nezabraňuje použitiu nulových hodnôt.
-
Hlavný kľúč Ak tabuľka obsahuje pole s hlavným kľúčom, zdrojový hárok alebo rozsah musí obsahovať stĺpec obsahujúci hodnoty, ktoré sú kompatibilné s poľom s hlavným kľúčom, pričom importované hodnoty kľúča musia byť jedinečné. Ak importovaný záznam obsahuje hodnotu hlavného kľúča, ktorá už v cieľovej tabuľke existuje, operácia importovania vedie k zobrazeniu chybového hlásenia.
-
Indexované polia Ak je vlastnosť poľa Indexované v tabuľke nastavená na hodnotu Áno (bez duplicít), príslušný stĺpec v zdrojovom hárku alebo rozsahu musí obsahovať jedinečné hodnoty.
Prejdite na ďalšie kroky a spustite operáciu importovania.
-
Spustenie operácie importovania
-
Umiestnenie sprievodcu importom/prepojením sa mierne líši v závislosti od verzie Accessu. Vyberte kroky, ktoré zodpovedajú vašej verzii Accessu:
-
Ak používate najnovšiu verziu Microsoft 365, Access 2021 alebo Accessu 2019, na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať & prepojenie na položku Nový zdroj údajov > Zo súboru > Exceli.
-
Ak používate Access 2016, na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať & prepojenie na položku Excel.
Poznámka: Ak nie je databáza otvorená, karta Externé údaje nie je dostupná.
-
-
V dialógovom okne Načítať externé údaje – tabuľkový hárok programu Excel v poli Názov súboru zadajte názov súboru programu Excel obsahujúceho údaje, ktoré chcete importovať.
alebo
Kliknite na položku Prehľadávať a na vyhľadanie súboru, ktorý chcete importovať, použite dialógové okno Otvoriť súbor.
-
Zadajte, ako chcete uložiť importované údaje.
Ak chcete uložiť údaje do novej tabuľky, vyberte položku Importovať zdrojové údaje do novej tabuľky v aktuálnej databáze. Systém vás neskôr vyzve, aby ste zadali názov tejto tabuľky.
Ak chcete pripojiť údaje do existujúcej tabuľky, vyberte položku Pripojiť kópiu záznamov k tabuľke a z rozbaľovacieho zoznamu vyberte tabuľku. Táto možnosť nie je k dispozícii v prípade, ak databáza neobsahuje žiadne tabuľky.
Ak chcete vytvoriť prepojenie na zdroj údajov formou vytvorenia prepojenej tabuľky, prečítajte si časť Prepojenie na údaje Excelu tohto článku.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Spustí sa Sprievodca importovaním z tabuľkového hárka, ktorý vás prevedie procesom importovania. Prejdite na ďalšiu skupinu krokov.
Používanie Sprievodcu importovaním z tabuľkového hárka
-
Na prvej strane sprievodcu si vyberte hárok obsahujúci údaje, ktoré chcete importovať, a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.
-
Na druhej strane sprievodcu kliknite na položku Zobraziť hárky alebo Zobraziť pomenované rozsahy, vyberte hárok alebo pomenovaný rozsah, ktorý chcete importovať, a potom kliknite na položku Ďalej.
-
Ak prvý riadok zdrojového hárka alebo rozsahu obsahuje názvy polí, vyberte položku Prvý riadok obsahuje hlavičky stĺpcov a kliknite na tlačidlo Ďalej.
Ak importujete údaje do novej tabuľky, program Access použije tieto hlavičky stĺpcov na pomenovanie polí v tabuľke. Tieto názvy možno zmeniť počas alebo po ukončení operácie importovania. Ak pripájate údaje do existujúcej tabuľky, overte, či hlavičky stĺpcov v zdrojovom hárku presne zodpovedajú názvom polí v cieľovej tabuľke.
Ak pripájate údaje do existujúcej tabuľky, prejdite priamo na krok 6. Ak pridávate údaje do novej tabuľky, postupujte podľa zvyšných krokov.
-
Sprievodca vás vyzve, aby ste preskúmali vlastnosti poľa. Kliknite na stĺpec v dolnej polovici strany, čím zobrazíte príslušné vlastnosti poľa. Môžete vykonať aj nasledovné kroky:
-
Preskúmajte a podľa potreby zmeňte názov a typ údajov cieľového poľa.
Access preskúma prvých osem riadkov v každom stĺpci a navrhne typ údajov pre príslušné pole. Ak stĺpec v hárku obsahuje rôzne typy hodnôt v prvých ôsmich riadkoch stĺpca, ako napríklad text a čísla, sprievodca navrhne typ údajov, ktorý je kompatibilný so všetkými hodnotami v stĺpci – najčastejšie ide o textový typ údajov. Môžete si vybrať aj odlišný typ údajov, ale pamätajte, že hodnoty, ktoré nie sú kompatibilné s vybratým typom údajov, sa budú počas procesu importovania ignorovať alebo sa nesprávne skonvertujú. Ďalšie informácie o oprave chýbajúcich alebo nesprávnych hodnôt nájdete v časti Odstránenie problémov s chýbajúcimi alebo nesprávnymi hodnotami tohto článku.
-
Ak chcete v poli vytvoriť index, nastavte vlastnosť Indexované na hodnotu Áno.
-
Ak chcete úplne vynechať zdrojový stĺpec, začiarknite políčko Neimportovať pole (Preskočiť).
Po dokončení výberu možností kliknite na položku Ďalej.
-
-
Na ďalšej obrazovke zadajte hlavný kľúč pre tabuľku. Ak vyberiete položku Hlavný kľúč pridá program Access, program Access pridá pole typu Automatické číslovanie ako prvé pole do cieľovej tabuľky a automaticky ho bude vkladať s jedinečnými identifikačnými hodnotami počnúc hodnotou 1. Kliknite na tlačidlo Ďalej.
-
Na záverečnej obrazovke sprievodcu zadajte názov cieľovej tabuľky. Do poľa Importovať do tabuľky zadajte názov tabuľky. Ak už tabuľka existuje, program Access zobrazí výzvu s otázkou, či chcete prepísať existujúci obsah tabuľky. Pokračujte kliknutím na položku Áno alebo vyberte položku Nie, zadajte odlišný názov cieľovej tabuľky a potom kliknutím na položku Dokončiť importujte údaje.
Ak Access dokázal importovať niektoré alebo všetky údaje, Sprievodca zobrazí stránku so stavom operácie importovania. Okrem toho môžete uložiť podrobné informácie o tejto operácii (pre prípad budúcej potreby) ako špecifikáciu. Ak operácia zlyhá, Access zobrazí hlásenie Pri pokuse o importovanie súboru sa vyskytla chyba.
-
Kliknutím na tlačidlo Áno uložíte podrobné informácie o operácii pre prípad budúcej potreby. Uloženie podrobných informácií umožňuje zopakovať operáciu neskôr bez toho, aby ste museli vždy používať sprievodcu.
Postup na uloženie podrobností o špecifikácii nájdete v téme Uloženie podrobností o operácii importu a exportu ako špecifikácie.
Postup na spustenie uloženej špecifikácie pre import alebo prepojenie nájdete v téme Spustenie uloženej špecifikácie pre import alebo export.
Postup na naplánovanie spustenia úloh importu a prepojenia na konkrétny čas nájdete v téme Naplánovanie špecifikácie pre import alebo export.
Odstránenie problémov s chýbajúcimi alebo nesprávnymi hodnotami
Ak sa zobrazí hlásenie Pri pokuse o importovanie súboru sa vyskytla chyba, operácia importovania zlyhala. Ak sa však zobrazí dialógové okno s výzvou na uloženie podrobných informácií o operácii, importovali sa všetky alebo časť údajov. Stavové hlásenie taktiež uvedie názov tabuľky denníka chýb obsahujúceho popis všetkých chýb, ktoré sa vyskytli počas operácie importovania.
Dôležité: Aj v prípade, ak stavové hlásenie oznámi úspešne dokončenú operáciu, preskúmajte obsah a štruktúru tabuľky a pred začatím používania sa uistili, že celá operácia prebehla správne.
-
Otvorte cieľovú tabuľku v údajovom zobrazení a skontrolujte, či sa do tabuľky pridali údaje.
-
Otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení a skontrolujte typ údajov a ostatné nastavenia vlastností jednotlivých polí.
Nasledujúca tabuľka popisuje kroky, ktoré možno vykonať pri oprave chýbajúcich alebo nesprávnych hodnôt.
Tip: Ak počas odstraňovania problémov s výsledkami nájdete iba pár chýbajúcich hodnôt, môžete ich pridať do tabuľky manuálne. Ak zistíte, že chýbajú alebo boli nesprávne importované celé stĺpce alebo veľký počet hodnôt, problém treba odstrániť v zdrojovom súbore. Po odstránení všetkých známych problémov zopakujte operáciu importovania.
|
Problém |
Riešenie |
||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Grafické prvky |
Grafické prvky, ako napríklad logá, grafy a obrázky, sa nedajú importovať. Po dokončení operácie importovania ich do databázy pridajte ručne. |
||||||||||||
|
Vypočítané hodnoty |
Výsledky vypočítaného stĺpca alebo buniek sa importujú, neimportujú sa však súvisiace vzorce. Počas importovania môžete zadefinovať typ údajov, ktorý je kompatibilný s výsledkami vzorca, ako napríklad typ údajov Number. |
||||||||||||
|
Hodnoty TRUE alebo FALSE a -1 alebo 0 |
Ak zdrojový hárok alebo rozsah zahrňuje stĺpec, ktorý obsahuje iba hodnoty TRUE alebo FALSE, program Access vytvorí pole typu Yes/No pre tento stĺpec a do poľa pridá hodnoty -1 alebo 0. Ak však zdrojový hárok alebo rozsah obsahuje stĺpec, ktorý obsahuje iba hodnoty -1 alebo 0, program Access predvolene vytvorí pre tento stĺpec číselné pole. Aby nedochádzalo k výskytu tohto problému, typ údajov tohto poľa môžete počas operácie importovania zmeniť na typ Yes/No. |
||||||||||||
|
Polia s viacerými hodnotami |
Keď importujete údaje do novej tabuľky alebo pripájate údaje do existujúcej tabuľky, program Access nepodporuje režim viacerých hodnôt v poli, a to ani vtedy, ak zdrojový stĺpec obsahuje zoznam hodnôt oddelených bodkočiarkou (;). Zoznam hodnôt sa považuje za jednu hodnotu a umiestni sa do textového poľa. |
||||||||||||
|
Skrátené údaje |
Ak sa údaje v stĺpci tabuľky programu Access zobrazujú skrátené, pokúste sa zväčšiť šírku stĺpca v údajovom zobrazení. Ak tento krok nepomôže odstrániť problém, údaje v číselnom stĺpci v programe Excel sú príliš veľké vzhľadom na veľkosť cieľového poľa programu Access. Cieľové pole môže mať napríklad v databáze programu Access vlastnosť VeľkosťPoľa nastavenú na hodnotu Bajt, ale zdrojové údaje obsahujú hodnotu väčšiu ako 255. Opravte hodnoty v zdrojovom súbore a skúste vykonať import znova. |
||||||||||||
|
Formát zobrazenia |
Je možné, že budete musieť nastaviť vlastnosť Formát niektorých polí v návrhovom zobrazení, aby sa hodnoty v údajovom zobrazení správne zobrazovali. Napríklad:
Poznámka: Ak zdrojový hárok obsahuje formátovanie RTF, ako napríklad tučné písmo, podčiarknutie alebo kurzívu, text sa importuje, ale formátovanie sa stratí. |
||||||||||||
|
Duplicitné hodnoty (chyba porušenia kľúča) |
Importované záznamy môžu obsahovať duplicitné hodnoty, ktoré nemožno uložiť do poľa hlavného kľúča tabuľky alebo do poľa, ktoré má vlastnosť Indexované nastavenú na hodnotu Áno (bez duplicít). Odstráňte duplicitné hodnoty v zdrojovom súbore a skúste vykonať importovanie znova. |
||||||||||||
|
Hodnoty dátumu sú posunuté o 4 roky |
Dátumové polia importované z excelového hárka môžu byť vypnuté o štyri roky. Excel pre Windows môže používať dva dátumové systémy:
Systém dátumov môžete nastaviť v možnostiach Excelu: Možnosti > súboru > Rozšírené > Použiť dátumové systémy 1904. Poznámka Ak importujete zo zošita .xlsb, vždy používa dátumový systém 1900 bez ohľadu na nastavenie dátumového systému. Skôr než importujete údaje, zmeňte dátumový systém zošita programu Excel alebo po pripojení údajov spustite aktualizačný dotaz, ktorý používa výraz [názov dátumového poľa] + 1462 a opravte dátumy. Excel pre Macintosh používa iba systém dátumov 1904. |
||||||||||||
|
Nulové hodnoty |
Na konci operácie importovania sa môže zobraziť chybové hlásenie o údajoch, ktoré boli počas operácie odstránené alebo stratené, alebo keď otvoríte tabuľku v údajovom zobrazení, môže sa zobraziť, že niektoré hodnoty polí sú prázdne. Ak zdrojové stĺpce v Exceli nie sú formátované alebo prvých osem zdrojových riadkov obsahuje hodnoty rôznych typov údajov, otvorte zdrojový hárok a postupujte takto:
Predchádzajúce kroky môžu pomôcť minimalizovať výskyt hodnôt typu null. Nasledujúca tabuľka obsahuje prípady, kedy sa budú zobrazovať hodnoty typu null:
|
||||||||||||
|
Hodnoty dátumu nahradené číselnými hodnotami |
V nasledovných situáciách sa zobrazia zdanlivo náhodné päťciferné čísla namiesto skutočných hodnôt dátumu:
|
||||||||||||
|
Číselné hodnoty nahradené hodnotami dátumu |
V nasledovných situáciách sa namiesto skutočných číselných hodnôt zobrazia zdanlivo náhodné hodnoty dátumu:
Aby nedochádzalo k takejto situácii, nahraďte v zdrojovom stĺpci číselné hodnoty hodnotami dátumu a skúste vykonať importovanie znova. |
Okrem toho je možné, že budete chcieť skontrolovať tabuľku denníka chýb (uvedenú na poslednej stránke sprievodcu) v údajovom zobrazení. Táto tabuľka má tri polia – Chyba, Pole a Riadok. Každý riadok obsahuje informácie o špecifickej chybe, pričom obsah poľa Chyba by mal používateľovi pomôcť pri odstraňovaní problému.
Chybové reťazce a tipy na odstránenie problémov
|
Chyba |
Popis |
|---|---|
|
Skrátenie poľa |
Hodnota v súbore je príliš veľká vzhľadom na nastavenie vlastnosti VeľkosťPoľa pre tohto pole. |
|
Chyba konverzie typov |
Hodnota v hárku je nesprávnym typom údajov pre toto pole. Hodnota môže v cieľovom poli chýbať, alebo sa v ňom môže zobrazovať nesprávne. Informácie o riešení tohto problému nájdete v predchádzajúcej tabuľke. |
|
Porušenie kľúča |
Hodnota hlavného kľúča tohto záznamu je duplicitná – v tabuľke už existuje. |
|
Zlyhanie overovacieho pravidla |
Hodnota porušuje pravidlo nastavené pomocou vlastnosti OverovaciePravidlo pre toto pole alebo tabuľku. |
|
Nula v poli Povinné |
Nulová hodnota nie je v tomto poli povolená, pretože vlastnosť Povinné pre toto pole je nastavená na hodnotu Áno. |
|
Nulová hodnota v poli typu Automatické číslovanie |
Importované údaje obsahujú hodnotu Null, ktorú ste sa pokúsili pripojiť do poľa typu Automatické číslovanie. |
|
Nedeliteľný záznam |
Textová hodnota obsahuje znak oddeľovača textu (spravidla dvojité úvodzovky). Vždy keď hodnota obsahuje znak oddeľovača, tento znak sa musí v textovom súbore vyskytovať dvakrát, napríklad: Priemer 4 1/2"" |
Prepojenie na údaje Excelu
Po prepojení databázy programu Access s údajmi v inom programe môžete používať nástroje programu Access na vytvorenie dotazu alebo zostavy bez toho, aby ste v databáze museli uchovávať kópiu údajov programu Excel.
Po vytvorení prepojenia na hárok alebo pomenovaný rozsah programu Excel vytvorí program Access novú tabuľku, ktorá bude prepojená so zdrojovými bunkami. Všetky zmeny vykonané v zdrojových bunkách v programe Excel sa zobrazia v prepojenej tabuľke. Obsah príslušnej tabuľky v programe Access sa však nedá upravovať. Ak chcete pridať, upraviť alebo odstrániť údaje, zmeny treba vykonať v zdrojovom súbore.
Bežné scenáre prepojenia na hárok programu Excel z programu Access
Dôvody vytvorenia prepojenia na súbor programu Excel (namiesto importovania) bývajú spravidla tieto:
-
Aj naďalej chcete uchovávať svoje údaje v hárkoch programu Excel, súčasne však chcete využívať výkonné funkcie vytvárania dotazov a zostáv programu Access.
-
Vaše oddelenie alebo pracovná skupina používa program Access, ale údaje z externých zdrojov, s ktorými pracujete, sa nachádzajú v hárkoch programu Excel. Nechcete uchovávať kópie externých údajov, napriek tomu však s nimi chcete pracovať v programe Access.
Vytvorenie prepojenia s hárkom programu Excel po prvý raz
-
Prepojenie na databázu programu Access sa z programu Excel nedá vytvoriť.
-
Keď vytvoríte prepojenie so súborom programu Excel, program Access vytvorí novú tabuľku, ktorá sa často nazýva ako prepojená tabuľka. V tejto tabuľke sa zobrazujú údaje zo zdrojového hárka alebo pomenovaného rozsahu, ale údaje sa neukladajú v databáze.
-
Údaje programu Excel nemožno prepojiť s existujúcou tabuľkou v databáze. Znamená to, že vytvorením prepojenia sa nedajú pripojiť údaje do existujúcej tabuľky.
-
Databáza môže obsahovať viacero prepojených tabuliek.
-
Všetky zmeny údajov v programe Excel sa automaticky premietnu do prepojenej tabuľky. Obsah a štruktúra prepojenej tabuľky v programe Access sú však určené iba na čítanie.
-
Keď otvoríte zošit programu Excel v programe Access (v dialógovom okne Otvoriť súbor zmeňte pole zoznamu Súbory typu na možnosť Microsoft Excel a vyberte požadovaný súbor), program Access vytvorí prázdnu databázu a automaticky spustí Sprievodcu prepojením s tabuľkovým hárkom.
Príprava údajov programu Excel
-
Vyhľadajte excelový súbor a hárok alebo rozsah obsahujúci údaje, na ktoré chcete vytvoriť prepojenie. Ak nechcete vytvoriť prepojenie na celý hárok, zvážte možnosť definovania pomenovaného rozsahu obsahujúceho iba tie bunky, na ktoré chcete vytvoriť prepojenie.
Vytvorenie pomenovaného rozsahu v Exceli (voliteľné – užitočné len vtedy, ak chcete vytvoriť prepojenie na niektoré údaje z hárkov)-
Prejdite do Excelu a zobrazte si hárok, v ktorom chcete zadefinovať pomenovaný rozsah.
-
Vyberte rozsah buniek obsahujúcich údaje, na ktoré chcete vytvoriť prepojenie.
-
Pravým tlačidlom myši kliknite na vybratý rozsah a potom kliknite na položku Pomenovať rozsah alebo Definovať názov.
-
V dialógovom okne Nový názov zadajte do poľa Názov pomenovanie rozsahu a potom kliknite na tlačidlo OK.
Pamätajte, že počas operácie prepojenia môžete naraz vytvoriť prepojenie iba na jeden hárok alebo rozsah. Ak chcete vytvoriť prepojenie s údajmi, ktoré sa nachádzajú na viacerých miestach zošita, opakujte operáciu prepojenia pre každý hárok alebo rozsah.
-
-
Preskúmajte zdrojové údaje a vykonajte príslušnú činnosť podľa nasledovnej tabuľky.
Prvok
Popis
Tabuľkový formát
Overte, či majú bunky tabuľkový formát. Ak rozsah obsahuje zlúčené bunky, obsah bunky sa vloží do poľa, ktoré zodpovedá stĺpcu najviac vľavo, pričom ďalšie polia ostanú prázdne.
Vynechanie stĺpcov a riadkov
Počas operácie prepojenia sa zdrojové stĺpce a riadky nedajú vynechať. Môžete však skryť polia a filtrované záznamy – po ich importovaní do programu Access otvorte prepojenú tabuľku v údajovom zobrazení.
Počet stĺpcov
Počet zdrojových stĺpcov nesmie presiahnuť 255, pretože program Access nepodporuje výskyt viac než 255 polí v tabuľke.
Prázdne stĺpce, riadky a bunky
Odstráňte všetky prázdne stĺpce a riadky v hárku alebo rozsahu programu Excel. Ak existujú prázdne bunky, pokúste sa pridať chýbajúce údaje.
Chybové hodnoty
Ak jedna alebo viac buniek v hárku alebo rozsahu obsahuje chybové hodnoty, opravte ich ešte pred spustením operácie importovania. Pamätajte, že ak zdrojový hárok alebo rozsah obsahuje chybové hodnoty, program Access zadá nulovú hodnotu do príslušných polí v tabuľke.
Typ údajov
V prepojenej tabuľke sa nedá zmeniť typ údajov ani veľkosť polí. Ešte pred spustením operácie prepojenia overte, či každý stĺpec obsahuje údaje špecifického typu.
Ak stĺpec obsahuje hodnoty rôzneho typu údajov, odporúčame, aby ste stĺpec naformátovali. Stĺpec ČísloLetu v hárku môže napríklad obsahovať číselné a textové hodnoty, ako napríklad 871, AA90 a 171. Aby nedošlo k výskytu chýbajúcich alebo nesprávnych hodnôt, postupujte nasledovne:
-
Pravým tlačidlom myši kliknite na stĺpec a potom kliknite na položku Formátovať bunky.
-
Na karte Číslo v časti Kategória vyberte formát.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Prvý riadok
Ak prvý riadok hárka alebo pomenovaného rozsahu obsahuje názvy stĺpcov, môžete zadať, aby počas operácie prepojenia program Access považoval údaje v prvom riadku za názvy polí. Ak hárok neobsahuje žiadne názvy stĺpcov, alebo ak špecifický názov stĺpca porušuje pravidlá pomenovania polí v programe Access, program Access priradí každému zodpovedajúcemu poľu platný názov.
-
-
Ak je zdrojový súbor otvorený, zavrite ho.
Príprava cieľovej databázy
-
Otvorte databázu, v ktorej chcete vytvoriť prepojenie. Overte, či databáza nie je určená iba na čítanie a či máte požadované povolenia na jej zmenu.
-
Ak nechcete uložiť prepojenie do žiadnej z existujúcich databáz, vytvorte prázdnu databázu: Kliknite na kartu Súbor, potom na položku Nový a potom kliknite na položku Prázdna databáza.
Teraz môžete spustiť operáciu prepojenia.
Vytvorenie prepojenia
-
Umiestnenie sprievodcu importom/prepojením sa mierne líši v závislosti od verzie Accessu. Vyberte kroky, ktoré zodpovedajú vašej verzii Accessu:
-
Ak používate najnovšiu verziu Microsoft 365 predplatenej verzie Accessu, Accessu 2021 alebo Accessu 2019, na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať & prepojenie na položku Nový zdroj údajov > Zo súboru > Exceli.
-
Ak používate Access 2016 alebo Access 2013, na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať & prepojenie na položku Excel.
Poznámka: Ak nie je databáza otvorená, nie je dostupná na karta Externé údaje.
-
-
V dialógovom okne Načítať externé údaje – tabuľkový hárok programu Excel v poli Názov súboru zadajte názov zdrojového súboru programu Excel.
-
Vyberte položku Vytvoriť odkaz na zdroj údajov vytvorením prepojenej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.
Spustí sa Sprievodca prepojením s tabuľkovým hárkom, ktorý vás bude sprevádzať procesom vytvorenia prepojenia.
-
Na prvej strane sprievodcu vyberte hárok alebo pomenovaný rozsah a kliknite na položku Ďalej.
-
Ak prvý riadok zdrojového hárka alebo rozsahu obsahuje názvy polí, vyberte položku Prvý riadok obsahuje hlavičky stĺpcov. Program Access použije tieto hlavičky stĺpcov na pomenovanie polí v tabuľke. Ak názov stĺpca obsahuje niektoré zvláštne znaky, v programe Access ho nemožno použiť ako názov poľa. V takýchto prípadoch sa zobrazí chybové hlásenie s informáciou, že program Access priradí poľu platný názov. Ak chcete pokračovať, kliknite na tlačidlo OK.
-
Na poslednej strane sprievodcu zadajte názov prepojenej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť. Ak tabuľka so zadaným názvom už existuje, zobrazí sa výzva, či chcete prepísať existujúcu tabuľku alebo dotaz. Ak chcete prepísať tabuľku alebo dotaz, kliknite na tlačidlo Áno . Ak chcete zadať iný názov, kliknite na tlačidlo Nie .
Program Access sa pokúsi vytvoriť prepojenú tabuľku. Ak je operácia úspešná, program Access zobrazí hlásenie Prepojenie tabuľky sa dokončilo. Otvorte prepojenú tabuľku, skontrolujte polia a údaje a uistite sa, či sa vo všetkých poliach zobrazujú správne údaje.
Ak sa zobrazujú chybové hodnoty alebo nesprávne údaje, bude potrebné odstrániť problém so zdrojovými údajmi. Ďalšie informácie o odstránení problémov s chybnými hodnotami alebo nesprávnymi údajmi nájdete v ďalšej časti.
Odstránenie problémov s hodnotou #Num! a s ďalšími nesprávnymi hodnotami v prepojenej tabuľke
Aj v prípade, ak sa zobrazí hlásenie Prepojenie tabuľky sa dokončilo, mali by ste otvoriť tabuľku v údajovom zobrazení a overiť, či sa v riadkoch a stĺpcoch zobrazujú správne hodnoty.
Ak sa kdekoľvek v tabuľke zobrazujú chyby alebo nesprávne údaje, podľa informácií uvedených v nasledujúcej tabuľky vykonajte opravné kroky a potom sa znova pokúste o vytvorenie prepojenia. Pamätajte, že hodnoty sa priamo do prepojenej tabuľky pridať nedajú, pretože tabuľka je určená iba na čítanie.
|
Problém |
Riešenie |
|---|---|
|
Grafické prvky |
V programe Access sa nedá vytvoriť prepojenie s grafickými prvkami (napríklad logá, grafy a obrázky) v hárku programu Excel. |
|
Formát zobrazenia |
Je možné, že budete musieť nastaviť vlastnosť Formát niektorých polí v návrhovom zobrazení, aby sa hodnoty v údajovom zobrazení správne zobrazovali. |
|
Vypočítané hodnoty |
Výsledky vypočítaného stĺpca alebo buniek sa zobrazujú v príslušnom poli, vzorec (alebo výraz) sa však v programe Access zobraziť nedá. |
|
Skrátené textové hodnoty |
Zväčšenie šírky stĺpca v údajovom zobrazení. Ak sa stále nezobrazuje celá hodnota, môže to byť spôsobené tým, že hodnota je dlhšia ako 255 znakov. Access môže vytvoriť prepojenie iba na prvých 255 znakov, preto by ste mali namiesto vytvorenia prepojenia importovať údaje. |
|
Chybové hlásenie o pretečení číselného poľa |
Prepojená tabuľka sa môže zdať v poriadku, ale neskôr po spustení dotazu na tabuľku sa môže zobraziť chybové hlásenie Pretečenie číselného poľa. Toto chybové hlásenie sa môže zobraziť v dôsledku konfliktu medzi typom údajov poľa v prepojenej tabuľke a typom údajov uloženým v tomto poli. |
|
Hodnoty TRUE alebo FALSE a -1 alebo 0 |
Ak zdrojový hárok alebo rozsah obsahuje stĺpec, ktorý obsahuje iba hodnoty TRUE alebo FALSE, program Access vytvorí pre tento stĺpec v prepojenej tabuľke pole typu Yes/No. Ak však zdrojový hárok alebo rozsah obsahuje stĺpec len s hodnotami -1 alebo 0, program Access predvolene vytvorí pre tento stĺpec číselné pole a typ údajov v príslušnom poli tabuľky sa nebude dať zmeniť. Ak chcete, aby prepojená tabuľka obsahovala pole typu Yes/No, zabezpečte, aby zdrojový stĺpec obsahoval hodnoty TRUE a FALSE. |
|
Polia s viacerými hodnotami |
Program Access nepodporuje viacero hodnôt v poli, a to ani vtedy, ak zdrojový stĺpec obsahuje zoznam hodnôt oddelených bodkočiarkou (;). Zoznam hodnôt sa bude považovať za jednu hodnotu a umiestni sa do textového poľa. |
|
#Num! |
V nasledovných situáciách zobrazí program Access v poli chybovú hodnotu #Num! namiesto skutočných údajov:
Ak chcete minimalizovať výskyt nulových hodnôt v tabuľke, postupujte nasledovne:
|
|
Číselné hodnoty namiesto hodnôt dátumu |
Ak sa v poli zobrazí zdanlivo náhodné päťciferné číslo, overte, či zdrojový stĺpec, ktorý obsahuje väčšinu číselných hodnôt, neobsahuje aj niekoľko hodnôt dátumu. Hodnoty dátumu zobrazujúce sa v číselných stĺpcoch sa nesprávne skonvertovali na číslo. Nahraďte hodnoty dátumu číselnými hodnotami a skúste vykonať prepojenie znova. |
|
Hodnoty dátumu namiesto číselných hodnôt |
Ak sa v poli zobrazí zdanlivo náhodná hodnota dátumu, overte, či zdrojový stĺpec, ktorý obsahuje väčšinu hodnôt dátumu, neobsahuje aj niekoľko číselných hodnôt. Číselné hodnoty zobrazujúce sa v dátumových stĺpcoch sa nesprávne skonvertovali na dátum. Nahraďte číselné hodnoty dátumom a skúste vykonať prepojenie znova. |
