مهام سير العمل في SharePoint عبارة عن تطبيقات مصغره تمت برمجتها مسبقا والتي تقوم بتسهيل مجموعه متنوعة من عمليات الاعمال وتنفيذها بشكل تلقائي ، من تجميع التواقيع أو الملاحظات أو الموافقات لخطه أو مستند ، لتعقب الحالة الحالية لاجراء روتيني. تم تصميم مهام سير العمل في SharePoint لتوفير الوقت والجهد والحصول علي التناسق والكفاءة للمهام التي تجريها بشكل منتظم.
تتعلق هذه المقالة بمهام سير العمل التي تمت برمجتها مسبقا والمضمنة في SharePoint 2010 ، لتحديد الخيارات في نموذج اقتران عند أضافه إصدارات منها لاستخدامها في القوائم والمكتبات ومجموعات المواقع المشتركة بالبالكامل.
من الممكن أيضا اجراء المزيد من التخصيصات الشاملة لأنواع سير العمل المضمنة هذه — وحتى إنشاء مهام سير عمل مخصصه من البداية ، باستخدام SharePoint Designer والتطبيقات الأخرى. لمعرفه المزيد حول هذه العمليات ، راجع المقالة مقدمه حول تصميم مهام سير العمل وتخصيصها.
اثناء ، في هذه المقالة ستتعلم المزيد حول مجموعه مهام سير العمل المضمنة بالبالكامل.
إذا كنت تفضل تخطي الإرشادات المفصلة لسير عمل معين ، ستجد ارتباطات إلى كل من القسم التالي ، والذي يمكنك الارتباط به من جدول المحتويات التالي.
ما الذي تريد معرفته؟
ما هو سير عمل SharePoint ؟
ربما تكون قد تعرفت بالفعل علي ما هو المخطط الانسيابي. انه مخطط رسومي لعمليه ، مع إرشادات حول ما يحدث في كل خطوه.
يعتبر سير عمل SharePoint هو المخطط الانسيابي التلقائي الذي يستغرق الكثير من العمالة والتخمين والعشوائية من عمليات العمل القياسية الخاصة بك.
علي سبيل المثال ، يمكنك إلقاء نظره علي الموافقة علي المستند-عمليه في الرسم التوضيحي. يمكن ان يعني تشغيل هذه العملية يدويا الكثير من الفحص والاحتفاظ بالتعقب وأعاده توجيه المستندات وإرسال التذكيرات ، ويجب تنفيذ كل من هذه المهام من قبلك أو من خلال أحد الزملاء. وهذا يعني وجود الكثير من العمل الإضافي والمزيد (من المحتمل ان اسوا) تدفق ثابت لانقطاعات الاتصال.
ولكن عند استخدام سير عمل "الموافقة علي مستندات SharePoint" لتشغيل العملية ، يتم تنفيذ كل عمليات التدقيق والتعقب والتذكيرات وأعاده التوجيه بواسطة سير العمل تلقائيا. إذا كان شخص ما متاخرا عن إكمال مهمة ، أو إذا ظهرت بعض الهيتش الأخرى ، ستنشئ معظم مهام سير العمل المضمنة اعلاما بالمعلومات المطلوبة. لا يوجد اي شخص في المجموعة لمراقبه العملية بشكل استباقي ، لأنها باستخدام سير عمل SharePoint ، فان العملية دائما ستراقبها بشكل خاص.
ويعد تشغيل سير عمل SharePoint أمرا سهلا. يمكنك فقط اختيار نوع سير العمل الذي تريده ، وتحديد الخيارات التي ستعمل بشكل أفضل في حالتك ، ثم السماح ل SharePoint بالانتقال. الطبع ، يمكنك إلغاء سير عمل أو إنهائه كلما أردت ذلك.
ما العمليات التي يمكنني تنفيذها تلقائيا باستخدام سير عمل SharePoint ؟
يعمل كل نوع من أنواع سير العمل المضمنة مع SharePoint كقالب. يمكنك أضافه إصدار سير العمل لقائمه أو مكتبه واحده أو لمجموعه مواقع مشتركه بالبالكامل ، باستخدام نموذج بدء لتحديد الخيارات والتحديدات التي تريدها لهذا الإصدار ، والذي يقوم سير العمل بتعيين المهام اليه ، والمواعيد النهائية للمهام ، وكيفيه يمكن بدء سير العمل والإرشادات المطلوب تضمينها في اعلامات المهام ، وهكذا.
يوفر SharePoint 2010 بعض أنواع سير العمل التي تمت برمجتها مسبقا
ملاحظة: باستخدام SharePoint Server 2010 ، ومع SharePoint Online ل Office 365 للمؤسسات ، يتم تضمين الخمسة من أنواع سير العمل التالية. باستخدام SharePoint Online ل Office 365 للشركات الصغيرة والمتخصصين ، ومع ذلك ، يتم تضمين نوع سير العمل ثلاثي الحالات فقط.
الموافقة (توجيه مستند أو عنصر للحصول علي الموافقة أو الرفض)
يمكنك أيضا استخدام سير عمل الموافقة للتحكم في الموافقة علي المحتوي في قائمه أو مكتبه
لمعرفه المزيد ، وللحصول علي الإرشادات المفصلة خطوه بخطوه ، راجع المقالة كل شيء حول مهام سير عمل الموافقة.
(يوجد أيضا نوع سير عمل آخر ، مثلا آخر ، مثلا لاستخدامه في مواقع نشر ويب ، سير عمل الموافقة علي النشر.)
تجميع الملاحظات (توجيه مستند أو عنصر للحصول علي ملاحظات)
يدمج سير عمل تجميع الملاحظات كل الملاحظات من المشاركين في مالك سير العمل ويوفر سجلا لعمليه المراجعة.
لمعرفه المزيد ، وللحصول علي الإرشادات المفصلة خطوه بخطوه ، راجع المقالة كل شيء حول مهام سير عمل تجميعالملاحظات.
تجميع التواقيع (توجيه مستند أو مصنف أو نموذج للتواقيع الرقمية)
لاحظ ان وظائف سير عمل "تجميع التواقيع" فقط مع مستندات Word ، ومصنفات Excel ، ونماذج amd InfoPath.
لمعرفه المزيد ، وللحصول علي الإرشادات المفصلة خطوه بخطوه ، راجع المقالة كل شيء حول مهام سير عمل تجميع التواقيع.
الموافقة علي الترتيب (أداره انتهاء صلاحيه المستند والاستبقاء)
عند بدء سير عمل "الموافقة علي الترتيب" ، يقوم بإنشاء مهام سير عمل "الموافقة علي الترتيب" لمستندات وعناصر معينه في قائمه المهام الخاصة بسير العمل. لأنه من المحتمل ان يقوم سير عمل الموافقة علي الترتيب بإنشاء مستوي كبير من المهام (خاصه إذا تم تكوينه للبدء تلقائيا عند انتهاء صلاحيه العناصر) ، فان سير عمل الموافقة علي الترتيب يوفر الدعم لإكمال المهام المجمعة ، بحيث تكون السجلات يستطيع المديرون أو الأشخاص المخولون الآخرون معالجه عدد كبير من العناصر لحذفها في خطوه واحده.
يمكنك تكوين سير عمل "الموافقة علي الترتيب" للعمل في التعاون باستخدام ميزه نهج انتهاء الصلاحية لنهج أداره المعلومات ، بحيث يتم بدء تشغيل سير العمل تلقائيا في كل مره تنتهي فيها صلاحيه مستند أو عنصر في الموقع.
ثلاثي الحالات (تعقب مشكله أو مشروع أو مهمة عبر ثلاث حالات أو مراحل)
باستخدام كل انتقال بين الولايات ، يعين سير العمل مهمة لشخص ويرسل تنبيها بالبريد الكتروني لهذا الشخص حول المهمة. عند إكمال هذه المهمة ، يقوم سير العمل بتحديث حاله العنصر والتقدم إلى الحالة التالية. تم تصميم سير العمل ثلاثي الحالات للعمل مع قالب قائمه تعقب المشاكل ، ولكن يمكن استخدامه مع اي قائمه تحتوي علي عمود اختيار يحتوي علي ثلاث قيم أو أكثر.
لمعرفه المزيد ، وللحصول علي الإرشادات المفصلة خطوه بخطوه ، راجع المقالة استخدام سير عمل ثلاثي الحالات.
من يمكنه أضافه سير عمل SharePoint وبدئه ؟
لأضافه سير عمل أو بدء تشغيله ، يجب ان يتوفر لديك الاذن الصحيح للقائمة أو المكتبة أو مجموعه المواقع المشتركة التي يتم فيها تشغيل سير العمل:
-
لأضافه سير عمل بشكل افتراضي ، يجب ان يتوفر لديك الاذن "أداره القوائم" لأضافه سير عمل. (تملك المجموعة "المالكون" اذن "أداره القوائم" بشكل افتراضي ؛ فان مجموعه "الأعضاء" و "مجموعه الزائرين" غير موجودة.)
-
لبدء سير عمل بشكل افتراضي ، يجب ان يتوفر لديك الاذن "تحرير العناصر " لبدء سير عمل تمت اضافته بالفعل. (تحتوي المجموعة "الأعضاء" ومجموعه "المالكين" علي الاذن "تحرير العناصر" بشكل افتراضي ؛ فمجموعه الزائرين لا.)
بدلا من ذلك ، يمكن للمالكين اختيار تكوين مهام سير عمل معينه لكي يتم بدء تشغيلهم فقط من قبل أعضاء مجموعه المالكين.
كيف يمكنني أضافه سير عمل SharePoint وتشغيله ؟
يوفر الرسم التخطيطي التالي طريقه عرض عاليه المستوي للمراحل الاساسيه للتخطيط والاضافه والتشغيل وتعديل سير عمل SharePoint. المقاطع الفردية علي كل من الخطوات التالية.
الخطة تاكد من انك تعرف الخيارات التي تريدها والمعلومات التي ستحتاج إلى توفرها عند استخدام نموذج إينتياتيون لأضافه إصدار سير العمل الخاص بك.
-
علي تعرف علي أنواع سير العمل المضمنة التي ستنفذ المهمة التي تريد تنفيذها.
-
يضيف قم بتعبئة نموذج البدء لأضافه إصدار سير العمل إلى قائمه أو مكتبه أو مجموعه مواقع مشتركه.
-
بدئ بدء سير العمل الجديد ، اما يدويا أو تلقائيا ، علي مستند أو عنصر آخر في قائمه أو مكتبه. (إذا قمت ببدء التشغيل التلقائي ، سيكون لديك الفرصة لتغيير بعض إعدادات نموذج اقتران سير العمل علي نموذج بدء بريفير.) عند بدء سير العمل ، يقوم بإنشاء المهام وإرسال رسائل اعلام ويبدا بتعقب الإجراءات والاحداث.
-
جهاز العرض عندما يكون سير العمل قيد التشغيل ، يمكنك عرض الصفحة "حاله سير العمل" للاطلاع علي المهام المكتملة والإجراءات الأخرى التي حدثت. إذا لزم الأمر ، يمكنك ضبط المهام الحالية والمستقبلية من هنا ، وحتى إلغاء تشغيل سير العمل هذا أو إنهاؤه.
-
مراجعة عند اكتمال التشغيل ، يمكن مراجعه المحفوظات الكاملة في الصفحة "حاله سير العمل". ومن صفحه الحالة ، يمكن إنشاء تقارير احصائيه حول الأداء العام لسير العمل هذا.
-
تغيير إذا لم يعمل سير العمل تماما كما تريد ، فيمكنك فتح نموذج الاقتران الأصلي الذي استخدمته لأضافه ، واجراء التغييرات التي أجريتها هناك.
هل يمكنني إنشاء مهام سير عمل SharePoint مخصصه بنفسي ؟
إذا كنت بحاجه إلى مزيد من المرونة باستخدام سير عمل مضمن ، فيمكنك تخصيصه بشكل أكبر باستخدام أداه مثل SharePoint Designer ،. يمكنك أيضا إنشاء سير العمل الأصلي الخاص بك من البداية.
باستخدام مصمم سير العمل ، يمكنك إنشاء قواعد تقوم باقران الشروط والإجراءات بعناصر في قوائم ومكتبات SharePoint. التغييرات علي العناصر في القوائم أو المكتبات إجراءات مشغله في سير العمل.
علي سبيل المثال ، يمكنك تصميم سير عمل يقوم بتشغيل سير عمل موافقه إضافي ، إذا كانت تكلفه العنصر تتجاوز قيمه معينه.
يمكنك أيضا تعريف سير عمل لمجموعه من المستندات ذات الصلة. علي سبيل المثال ، إذا كان سير العمل مقترنا بمكتبه مستندات ، أو إذا تمت تصفيته بنوع محتوي المستند ، ستظهر مجموعه من إجراءات مجموعه المستندات السياقية. تعد "مجموعه المستندات" ميزه جديده في SharePoint Server 2010 التي تسمح بمعامله مجموعه من المستندات كوحدة واحده ، لذلك سيتم تشغيل اجراء سير العمل لمجموعه المستندات علي كل عنصر من العناصر الموجودة في مجموعه المستندات هذه.
لمزيد من المعلومات ، راجع مقدمه حول تصميم مهام سير العمل وتخصيصها.
ما الخطوة التالية ؟
يمكنك عرض اي من المقالات التالية للحصول علي مزيد من الإرشادات التفصيلية حول استخدام أنواع سير العمل المضمنة:
وإذا كنت مهتما باجراء تخصيصات اضافيه لأي من أنواع سير العمل الاساسيه المضمنة ، بما في ذلك ما يمكنك القيام به باستخدام نموذج الاقتران ، فهذا يعني ، أو إذا كنت تريد إنشاء سير عملك الأصلي من البداية ، فراجع المقالة مقدمه حول تصميم مهام سير العمل وتخصيصها.
