جدولة اجتماع في Microsoft Teams

جدولة اجتماع

هناك عدة طرق لجدولة اجتماع في Teams:

• من دردشة أحادية أو جماعية، حدد جدولة اجتماع أسفل مربع الرسالة لحجز اجتماع مع الأشخاص في الدردشة. لا يمكنك جدولة اجتماع من دردشة اجتماع.

• من التقويم على الجانب الأيسر من Teams، حدد اجتماع جديد في الزاوية العلوية اليمنى.

نموذج الجدولة هو المكان الذي ستمنح فيه عنوانًا لاجتماعك وتدعو فيه الأشخاص وتُضيف فيه تفاصيل الاجتماعات. استخدم مساعد الجدولة للعثور على وقت ملائم.

في مساعد الجدولة، يمكنك مشاهدة المناطق الزمنية والجدول الزمني للحضور والتوافر خلال أوقات زمنية مختلفة. ستعرض شبكة مساعد الجدولة جدول كل حاضر. تظهر المناطق المظللة عندما يكون الحضور مشغولين أو لديهم اجتماعات مبدئية. تظهر المناطق غير المظلة عندما يكون الحضور أحرارا. 

بمجرد الانتهاء من ملء التفاصيل، حدد حفظ لإغلاق نموذج الجدولة ودعوة الحضور إلى الاجتماع.

إضافة رقم الطلب  

قم بتضمين رقم الطلب ومعرف المؤتمر حتى يتمكن المشاركون من الاتصال باجتماع Teams. إذا قمت بجدولة الاجتماع من Outlook، يظهر رقم الطلب ومعرف المؤتمر تلقائيا في دعوة الاجتماع المجدولة. للحصول على كيفية إضافة هذه التفاصيل عند الجدولة في Teams، راجع إضافة رقم طلب لاجتماع في Teams.

تعيين فئات إلى اجتماع

لون التعليمات البرمجية للتقويم الخاص بك مع الفئات. تماما كما هو الحال في Outlook، يمكنك تعيين فئة واحدة أو أكثر لكل اجتماع في التقويم. هناك طريقتان لتعيين الفئات:

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق حدث في التقويم وحدد تصنيف، ثم اختر لونا.

2. عند جدولة اجتماع، حدد الفئة في أعلى نموذج الجدولة.

   ملاحظة: حاليا، لا يمكن تطبيق الفئات على اجتماعات القناة.

دعوة أشخاص خارج مؤسستك 

يسمح لك Teams بدعوة الأشخاص من خارج مؤسستك، بما في ذلك الأشخاص الذين ليس لديهم ترخيص Teams. ستحتاج إلى عنوان البريد الإلكتروني الكامل الخاص بهم لدعوتهم.

1. انتقل إلى المكان الذي يشير إلى إضافة الحضور المطلوب. إذا كان أحد الأشخاص يمثل أحد الحضور الاختياريين، فحدد اختياري بدلا من ذلك.

2. اكتب عنوان البريد الإلكتروني الكامل للخص (على سبيل المثال: Joe@example.com).

3. حدد دعوة. ستتلقى رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا إلى الاجتماع.

دعوة أشخاص باستخدام ارتباط 

يتيح لك Teams دعوة الأشخاص إلى اجتماع عبر ارتباط اجتماع. لمشاركة هذا الارتباط:

1. إنشاء الاجتماع في Teams.

2. انتقل إلى التقويم على الجانب الأيسر من Teams وحدد الاجتماع المجدول.

3. سيظهر ارتباط الاجتماع كعنون URL. انسخه عن طريق تحديد .

إضافة منظم مشارك

بعد دعوة أشخاص إلى اجتماعك، يمكنك إضافة ما يصل إلى 10 منظمين آخرين للمساعدة في إدارة الاجتماع. قبل إضافة المنظمين المشاركين، تأكد من إضافة الأشخاص الذين تريد إضافتهم بالفعل كحضور مطلوبين ثم اتبع الخطوات التالية:

1. حدد الاجتماع ثم حدد تحرير.

2. حدد المزيد من الخيارات > خيارات الاجتماع.

3. في صفحة خيارات الاجتماع، إلى جانب اختيار المنظمين المشاركين، حدد السهم لأسفل واختر اسم المنظم المشارك.

   

4. حدد حفظ في أسفل الشاشة.

تحويل الاجتماع إلى اجتماع على قناة

1. حدّد خيار اجتماع جديد.

2. اكتب اسم قناة أو أكثر في المكان الذي يظهر فيه إضافة قناة (أسفل حقلي الوقت والتاريخ).

لا يمكن تحرير القنوات أو إضافتها بمجرد إرسال الدعوة. ستحتاج إلى إرسال دعوة جديدة مع القناة المحدثة.

بعد إضافة الأشخاص الذين تريدهم، حدد مساعد الجدولة للعثور على أفضل وقت.

إذا كان اجتماع متكرر، فقم بفتح القائمة المنسدلة الموجودة بجانب لا تتكرر (الموجودة أسفل التاريخ فقط). اختَر عدد المرات التي تريد أن يتكرر فيها من الخيارات الافتراضية، أو حدّد مخصص لإنشاء المعدّل الخاص بك.

جدولة الاجتماعات في تقويم القناة 

إذا لم تكن معتادا على كيفية إضافة تقويم إلى قناة، يتم توضيح الخطوات لك في عرض كل اجتماعاتك في Teams. بمجرد الانتهاء من ذلك، لديك بعض الطرق لإضافة الأحداث إلى التقويم المشترك.

• حدد إضافة حدث جديد في أعلى التقويم.

• انقر فوق المؤشر واسحبه على التقويم لتحديد فترة زمنية.

• أو حدد السهم الموجود بجانب الاجتماع الآن في أعلى التطبيق لفتح القائمة وحدد جدولة الاجتماع.

سيفتح كل إجراء من هذه الإجراءات نموذج الجدولة مع تعبئة اسم القناة، ولا تتردد في إضافة مجموعة Outlook أو أفراد عن طريق إدخال أسمائهم يدويا. لن يكون للضيوف والشركاء من خارج مؤسستك حق الوصول إلى تقويم القناة وسيتطلبون أيضا إضافتهم إلى دعوة الاجتماع.

النقر بزر الماوس الأيمن للحصول على مزيد من الخيارات

انقر بزر الماوس الأيمن على حدث في التقويم الخاص بك لطلب الاستجابة له أو لإزالته إذا تم إلغاؤه أو لفتح الدعوة لعرض تفاصيل الاجتماع. إذا كان الحدث عبارة عن اجتماع في Teams، ستحصل أيضًا على خياري الانضمام عبر الإنترنت والدردشة مع المشاركين.

ستُظهر اجتماعات Teams زر انضمام على حدث في التقويم الخاص بك لمدة خمس دقائق قبل بدء الاجتماع. عندما ينضم أحد الأشخاص إلى الاجتماع، سيغير الحدث الألوان لإعلامك بأنه متصل.

حدّد انضمام لفتح نافذة إعدادات الاجتماع لتأكيد إعداداتك المفضلة للكاميرا والميكروفون قبل الانضمام إلى الاجتماع عبر الإنترنت.

إعادة جدولة اجتماع

في تقويم Teams، يمكنك إعادة جدولة الاجتماعات والأحداث التي نظمتها. لتحديث وقت اجتماع بسرعة، حدد في تقويم Teams، واسحبه إلى timeslot جديد، وأفلته.

سيتم إعلامك بتوفر المدعوين قبل تحديث وقت الاجتماع.

يمكنك أيضا تغيير وقت الاجتماع عن طريق تحديد الاجتماع في تقويم Teams، وتحديد تحرير، واختيار وقت جديد، وتحديد إرسال تحديث. سيتلقى الحضور تلقائيا إعلاما بالوقت المحدث. 

تعيين حالة "إظهار باسم" في اجتماع Teams

بصفتك منظما، يمكنك تعيين حالة إظهار باسم للاجتماع في شريط الإجراءات. عندما يقوم المشاركون ب RSVP، ستعكس حالتهم تلقائيا الحالة التي تم تعيين المنظم لها. 

بصفتك مشاركا، يمكنك اختيار تعيين حالتك الفردية للاجتماع من خلال إظهار باسم بشكل مستقل عن الحالة التي قام المنظم بتعيينها. ستنعكس الحالة المحدثة على التقويم. القيمة الافتراضية إظهار ك لكافة الاجتماعات التي يقوم المنظم بجدولتها مشغولة.

يمكنك تعيين حالة "إظهار باسم" بعدة طرق: