تمنح إمكانية إدارة السجلات على أي موقع مديري السجلات تحكماً أكبر في كيفية التعامل مع سجلات الأعمال والسجلات القانونية ذات القيمة طويلة المدى. كما تعمل إدارة السجلات "في مكانها" على تمكين هذه السجلات لتصبح جزءاً من مساحة عمل تعاونية، وتوضع بجوار المستندات الأخرى التي تعمل فيها.
استناداً إلى البنية التنظيمية لحل إدارة السجلات، يمكنك تنشيط إدارة السجلات في مكانها على مستوى مجموعة المواقع المشتركة، كما يمكنك تعطيل الإعلان اليدوي للسجلات على مستوى القائمة أو المكتبة. ومع ذلك، يتمثل الإعداد الافتراضي للقوائم والمكتبات في تمكين الإعلان اليدوي للسجلات عند تنشيط الميزة على مستوى مجموعة المواقع المشتركة.
ملاحظة: في SharePoint Online ، لقد قمنا بتقديم حل أداره سجلات Microsoft 365 في مركز التوافقوالذي يسمح لك باستخدام تسميات الاستبقاء للإعلان عن المحتوي كسجلات، مما يؤدي إلى استبدال الحاجة باستخدام ميزات أداره السجلات الموضعية. إذا كنت تستخدم "مركز السجلات" ، فيمكنك الاستمرار في استخدامه بجانب تسميات الاستبقاء. ولكن الانتقال إلى الامام لأغراض أداره السجلات ، نوصي باستخدام حل مركز التوافق بدلا من مركز السجلات.
تنشيط أداره السجلات في موقع SharePoint
إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، ستحتاج إلى تنشيط في مكان أداره السجلات قبل ان تتمكن من تنفيذ هذه المهام. إذا قمت بتنشيطه ، فيمكنك تخطي هذه الخطوات.
-
الانتقال إلى موقع المستوى الأعلى.
-
انقر فوق إعدادات
في الموقع المتصل بمجموعه SharePoint ، انقر فوق إعدادات، وانقر فوق محتويات الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.
-
ضمن أداره مجموعه المواقع المشتركة، انقر فوق ميزات مجموعه المواقع المشتركة.
-
في ميزات مجموعه المواقع المشتركة، ابحث في مكان أداره السجلات وانقر فوق تنشيط.
تكوين إدارة السجلات في مكانها لمجموعة مواقع مشتركة
إذا كان حل إدارة السجلات يمتد خلال عدة مواقع، فيمكنك تكوين إعدادات إدارة سجلات بالطرق التالية:
-
تحديد أنواع التقييدات المراد فرضها على مستند عند إعلانه كسجل.
-
تحديد ما إذا كانت كافة القوائم أو المكتبات في موقع يسمح بالإعلان اليدوي للسجلات.
-
تحديد الأشخاص الذين يستطيعون إقرار المستندات كسجلات يدوياً وإلغاء إقرارها.
لتكوين أداره السجلات في مكانها لمجموعه مواقع مشتركه
ملاحظة: عليك أولاً تنشيط ميزة إدارة السجلات في مكانها على مستوى مجموعة المواقع المشتركة قبل متابعة هذا الإجراء.
-
الانتقال إلى موقع المستوى الأعلى.
-
انقر فوق إعدادات
في الموقع المتصل بمجموعه SharePoint ، انقر فوق إعدادات، وانقر فوق محتويات الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.
-
ضمن إدارة مجموعة المواقع، انقر فوق إعدادات إقرار السجل.
-
ضمن الصفحة "إعدادات إقرار السجل"، في قسم تقييدات السجل، حدد الخيار الذي يعيّن نوع التقييدات التي سيتم فرضها على عنصر عند إقراره كسجل. لا يؤثر هذا الإعداد على العناصر التي تم مسبقاً إقرارها كسجلات.
-
لا توجد تقييدات إضافية يُعد هذا التقييد مفيداً إذا كنت تريد نهج استبقاء منفصلاً للسجلات يختلف عن غير السجلات، ولكنك لا تريد حظر حذف السجلات أو تحريرها.
-
حظر الحذف هذا هو التقييد الافتراضي "لمركز السجلات".
-
حظر التحرير والحذف هذا التقييد مفيد إذا أردت تامين مستند بالبالكامل بحيث لا يمكن تحريره أو حذفه. الايقونه "قفل" مقترنة بالمستند لتعرض بشكل مرئي ان العنصر مؤمن.
-
-
في القسم توفر إعلان كسجل، حدد الخيار الذي يعيّن ما إذا كان يمكن إعلان العناصر كسجلات يدوياً أم لا في القوائم والمكتبات بشكلٍ افتراضي. إذا كان الخيار "غير متوفر في كافة المواقع بشكل افتراضي" محدداً، فيكون الإعلان عن العناصر كسجلات ممكناً فقط من خلال نهج ما أو سير عمل.
يتيح لك أحد الخيارات في القسم توفر إعلان كسجل لإلغاء إعلان سجل. لتنفيذ هذه الخطوة، في تفاصيل التوافق، إلى جانب حالة السجل، انقر فوق إلغاء الإعلان كسجل. ستتم مطالبتك بتأكيد رغبتك في إلغاء الإعلان عن العنصر كسجل.
ملاحظة: يظهر الخيار "إلغاء الإعلان" فقط للعناصر التي تم الإعلان عنها كسجلات.
-
في القسم أدوار الإعلان، حدد أنواع المستخدمين الذين يمكنهم إعلان العناصر كسجلات أو إلغاء إعلانها.
-
كل مساهمي القائمة ومسؤوليها يمكن لأي مستخدم لديه أذونات "تحرير العناصر" الإعلان عن العناصر التي تم إلغاء إعلاناتها كسجلات.
-
مسؤولو القائمة فقط يمكن فقط للمستخدمين الذين لديهم أذونات "أداره القائمة" لقائمه الإعلان عن العناصر كسجلات وإلغاء إعلانها.
-
إجراءات النهج فقط إجراءات النهج فقط أو التعليمات البرمجية المخصصة التي يتم تشغيلها كحساب النظام يمكنها إعلان العناصر كسجلات وإلغاء إعلانها.
-
-
انقر فوق موافق.
تكوين إدارة السجلات في مكانها لقائمة أو مكتبة
يمكنك تكوين إعدادات إدارة السجلات للسماح بإنشاء سجلات أو منع إنشائها داخل قوائم أو مكتبات معينة في موقع ما. ويمكنك أيضاً تكوين قوائم ومكتبات بحيث يتم إعلان كافة العناصر المضافة إليها كسجلات تلقائياً.
لتكوين إدارة السجلات في مكانها لقائمة أو مكتبة
-
انتقل إلى القائمة أو المكتبة التي تريد تكوينها لإدارة سجلات.
-
بالنسبة للمكتبات، ضمن أدوات المكتبة، انقر فوق علامة التبويب مكتبة. بالنسبة للقوائم، ضمن أدوات القائمة، انقر فوق علامة التبويب قائمة.
-
على شريط المكتبة، انقر فوق إعدادات المكتبة. بالنسبة للقوائم، انقر فوق إعدادات القائمة.
في SharePoint Online ، انقر فوق إعدادات ثم فوق إعدادات القائمة أو إعدادات المكتبة.
ملاحظة: إذا لم يكن زر الشريط المُشار إليه في هذا الإجراء ظاهراً، فقد تحتاج إلى ضبط دقة الشاشة أو حجم نافذة المستعرض لتوسيع كافة الأزرار المتوفرة على الشريط. يمكنك أيضاً النقر فوق زر المجموعة لتوسيع تحديد الأزرار لهذه المجموعة.
-
في الصفحة "إعدادات القائمة"، انقر فوق إعدادات إقرار السجل.
-
في الصفحة إعدادات إقرار السجل ، في المقطع توفر الإعلانات اليدوية ، قم بواحد مما يلي:
-
تحديد ما إذا كنت تريد استخدام الإعداد الافتراضي لمجموعة المواقع المشتركة
-
السماح بإعلان السجلات لهذه القائمة أو المكتبة يدوياً
-
عدم السماح بإعلان السجلات لهذه القائمة أو المكتبة يدوياً.
-
-
في القسم الإعلان التلقائي، حدد ما إذا كنت تريد إعلان العناصر التي تتم إضافتها إلى هذه القائمة أو المكتبة تلقائياً كسجلات أم لا.
-
انقر فوق موافق.
ملاحظة: سيتم تلقائيا الإعلان عن العناصر ذات الحجم أكبر من 0 بايت كسجلات.
