هدف المستخدم: التخطيط لمشروعك

تلميحات حول إدارة المشروع قبل بدء . . .

• تأكد من أن لديك مشروع    تأكد من أن ما تفكر فيه هو مشروع فعلي. المشروع له ثلاث خصائص:

  • إنها مؤقتة وفريدة من نوعها    تصميم مصنع لتصنيع السيارات هو مشروع لأنه نشاط لمرة واحدة. تصنيع السيارات في المصنع هو سلسلة متكررة من الأنشطة وبالتالي ليس مشروعا.

  • لديها تسليمات محددة بوضوح    تعطي التسليمات تركيز المشروع والغرض منه. لن يشعر المساهمون أن استثماراتهم في المشروع جديرة بالاهتمام إذا لم يتم ذكر التسليمات بوضوح.

  • له بداية ونهاية    بدون تاريخ انتهاء المشروع، لن يتمتع المساهمون والمستثمرين بنتائج المشروع والفوائد التي حققها استثمارهم.

    إليك بعض الأمثلة التي من شأنها مساعدتك على تحديد إن كان ما تفكر به عبارة عن مشروع.

• تحديد قيود المشروع    تُعد القيود بمثابة عوامل تحدد خيارات مدير المشروع على صعيد تصميم المشروع وإدارته. تحتوي معظم المشاريع على ثلاثة قيود:

  • فترة زمنية محدودة    عادة ما تقوم تواريخ انتهاء التسليمات الرئيسية بإصلاح الطول الإجمالي للمشروع.

  • الأشخاص المحدودون والموارد الأخرى    عادة ما يكون لدى مديري المشاريع عدد محدود من الأشخاص لأداء العمل في مشروع، أو ميزانية محدودة.

  • نطاق صغير    عادة ما يكون المشروع مقيدا بمقدار ما يمكن للفريق إنجازه. إذا كان المشروع يحتوي على عدد كبير جدا من التسليمات أو الميزات، فقد لا يكون هناك وقت كاف في الجدول الزمني لإنجازها جميعا.

يؤدي إدخال تغيير على قيد واحد عادةً إلى التأثير في القيدين الآخرين ويمكنه التأثير في الجودة الإجمالية. على سبيل المثال، يؤدي تخفيض مدة المشروع إلى إجبار مدير المشروع على اتخاذ قرارات حول عدد العاملين الذين يحتاج إليهم لإكمال تسليمات المشروع. في حال عدم وجود عددٍ كافٍ من العاملين، فقد يؤدي تقصير المشروع إلى فرض مقايضات أخرى مثل تخفيض نطاق عمل المشروع.

• تحديد المساهمين في وقت مبكر    لا شيء يضر بالمشروع أكثر من الفشل في تحديد هوية أصحاب المصلحة المهمين وكيفية التواصل معهم على أفضل نحو. إذا فشلت في تحديد مساهم مهم بعد بدء المشروع، يمكن للمشروع أن يتوقف، أو يصبح أكثر من الميزانية مع اقتراح أهداف وأساليب جديدة للمشروع.