الهدف من إدارة المشاريع: تبادل معلومات عن المشروع

غالبا ما يكون توصيل معلومات المشروع أمرا صعبا، سواء كان ذلك يتضمن الحصول على معلومات الحالة من فريقك، أو توصيل حالة المشروع إلى المديرين التنفيذيين.

تعرف على وقت وكيفية توصيل معلومات المشروع والإبلاغ بها. وإلا سيعاني التعاون الفعال وقد يكون نجاح مشروعك في خطر.

للاطلاع على المزيد من المقالات في هذه السلسلة من الدلائل الإرشادية حول إدارة المشاريع، راجع خريطة طريق إدارة المشروع.

Project

• لديك أدوات عرض مضمنة لجميع مستويات المساهمين.

• لقد فهم بسهولة طرق عرض المخطط الزمني ومخطط الفريق.

• تصدير البيانات إلى Excel وVisio للاتصال بالبيانات المعقدة.

• قد لا تستخدم شركتك Project.

• قد تكون المشاريع التي تعمل عليها شركتك صغيرة جدا للاستفادة من برامج الجدولة القوية.

Project Online

• الأفضل للاتصال المتقدم والإبلاغ عن معلومات المشروع عبر المؤسسة.

• يمكن مقارنة حالة مشاريع متعددة أو لمجموعة من المشاريع.

• قد تحتاج الشركات الأصغر إلى مساعدة المستشارين لتثبيت واستخدام Project Online.

Excel

• يمكن ل Project تصدير البيانات إلى Excel للتحليل المتقدم، مثل ANOVA وتحليل القيمة المكتسبة.

• مثالي للتخطيط المبكر للمشاريع أو للتسليمات عالية المستوى التي يمكن إضافتها لاحقا إلى Project.

• يفتقر Excel إلى ميزات الجدولة التلقائية للمشاريع الأكثر تعقيدا.

Word

• مثالي أثناء مرحلة البدء عندما تحتاج إلى مشاركة مستندات التخطيط مثل الميزانيات والتسليمات.

• غير مثالي للعروض التقديمية المرئية لأصحاب المصلحة التنفيذيين. استخدم وظيفة التقرير الخاصة ب Excel أو Visio أو PowerPoint أو Project بدلا من ذلك.

SharePoint

• يوفر ميزات المزامنة بدون Project Server. سينعكس تغيير في قائمة مهام واحدة في الأخرى.

• مكلف للنشر في جميع أنحاء الشركة. إذا لم يكن لديك موارد الشركة لتثبيت SharePoint، فيمكنك استخدام Microsoft 365 مع SharePoint عبر الإنترنت.

PowerPoint

• مثالي للعروض التقديمية المؤثرة للمساهمين التنفيذيين.

• قد يرغب المحللون والمهندسون في مخططات أكثر تفصيلا لتحليل الموازنة المعقد.

Visio

• مثالي أثناء المراحل الأولية للمشروع حيث تحتاج إلى توصيل عمليات الأعمال والتصنيع باستخدام المخططات التدفقية أو الرسومات التخطيطية الأخرى.

• قد يقدم الكثير من المعلومات للجمهور التنفيذي. استخدم ميزات إعداد التقارير الخاصة ب Project بدلا من ذلك.

Microsoft Teams

• مثالي للفرق في مواقع مختلفة. يمكنك مشاركة معلومات المشروع مع المراسلة الفورية أو الصوت أو الفيديو أو أثناء الاجتماعات عبر الإنترنت.

• قد يتطلب قسم تكنولوجيا المعلومات للنشر.

التحقق من تحديثات الحالة من Project Online

إذا كان فريقك يستخدم Project Online، فقم بتنزيل تحديثات حالة المهمة من الخادم قبل التواصل مع فريقك حول تقدم المشروع.

تعقب تقدم جدولك الزمني، من بسيط إلى خبير

هناك طرق بسيطة لتتبع التقدم، وهناك طرق أكثر تعقيدا. ابحث عن الطريقة التي تناسب مشروعك وفريقك بشكل أفضل.

توصيل معلومات القيمة المكتسبة

يعد التقاط معلومات القيمة المكتسبة خطوة أكثر تقدما، ولكنها قوية جدا، نحو اكتشاف الأداء الجيد والسئ للمشروع. الحقائق عالية المستوى التي تحصل عليها من هذا هو ما يريد أصحاب المصلحة رؤيته.

إنشاء تقرير مشروع

باستخدام Project، يمكنك إنشاء تقارير رسومية مذهلة وتخصيصها لأي بيانات مشروع تريدها، دون استخدام أي برنامج آخر. أثناء العمل على المشروع، تتغير التقارير لتعكس أحدث المعلومات - لا توجد تحديثات يدوية مطلوبة!

المزامنة مع قائمة مهام SharePoint

يمكن لأعضاء الفريق عرض الجدول وتحديث عملهم في SharePoint، وسترى التغييرات في Project. والعكس صحيح.

استخدام Microsoft 365

توصيل معلومات المشروع باستخدام Microsoft 365. طالما كنت تعمل على كمبيوتر شخصي مزوّد باتصال بالإنترنت، يمكنك العمل على مستنداتك باستخدام الإصدارات الكاملة من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote—تحت الطلب، من أي مكان.

نشر تغييرات المهام إلى الخادم

عند إجراء تغييرات على المهام، انشر هذه التغييرات على Project Online بحيث يكون لدى الجميع المعلومات المناسبة لمتابعة عملهم.

التواصل مع Microsoft Teams

إذا تعذر على الأشخاص الحضور إلى اجتماع، فاستخدم Teams لمشاركة معلومات المشروع. مشاركة شرائح PowerPoint أو أوراق Excel أو دفتر ملاحظات OneNote لمشاركة خطط المشاريع. يمكن الأشخاص المشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت في مكتبهم أو في المنزل أو باستخدام أجهزتهم المحمولة.