نظرة عامة: إدارة الموقع والأذونات والمشاركة لمالكي المواقع

إنشاء الموقع الفرعي

قد ترغب في أن يتمكن أعضاء الفريق من إنشاء مواقع فرعية ضمن موقع الفريق لاستخدامها في مشاريع معينة.

يمكن أن تكون القدرة على إنشاء مواقع فرعية جديدة بشكل تلقائي فائدة رائعة للمجموعة، ولكن يمكن أن يخرج إنشاء الموقع غير المقيد عن السيطرة. عندما تزدثر المناطق الفرعية بحرية، قد تنشأ مشاكل. على سبيل المثال:

• من الصعب على المستخدمين العثور على الموقع الفرعي المناسب، أو التأكد مما إذا كان لديهم.

• يمكن تكرار المعلومات في عدة مواقع فرعية، باستخدام مساحة تخزين مكلفة، وتتطلب بذل جهد مكرر للاحتفاظ بها.

• يمكن أن تتواجد المعلومات غير المكتشفة في موقع فرعي، على سبيل المثال، على مدى سنوات، تظهر في نتائج البحث. قد يكون من الصعب معرفة ما هو إصدار المعلومات الصحيح.

• قد تصبح إدارة الأذونات للعديد من مواقع العمل الفرعية من المهام الرئيسية، وقد يصل المستخدمون عن غير قصد إلى إمكانية الوصول إلى المعلومات التي لا يجب أن تكون لديهم.

• مع مغادرة الموظفين للمجموعة، قد يتم ترك المواقع الفرعية التي ينشئونها، مما يؤدي إلى حدوث إرباك ونتائج بحث محيرة لمستخدمي الموقع المتبقيين.

يمكنك توفير الوقت والطاقه إذا قمت بتعيين بعض السياسات لإنشاء الموقع التي تعالج المناطق التالية:

• روبوت Who يسمح بإنشاء الموقع الفرعي؟

• هل تحتاج إلى الموافقة المسبقة على الموقع الفرعي الجديد؟ إذا كان الأمر كذلك، فما هي معايير الموافقة، ومن يمنح الموافقة؟

• هل يجب على الموقع الفرعي الجديد استخدام القوالب والنماذج المنشأة؟

• ما مقدار المعلومات التي قد يتم تخزينها على موقع؟ أي ما مقدار مساحة قرص الخادم التي يمكن أن يستغرقها؟

• ما هي القواعد الخاصة بما في ذلك استراتيجيات التنقل على الموقع؟

• ما المدة التي يجب فيها تخزين المعلومات في موقع فرعي قبل حذفها أو أرشفتها؟

لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء موقع أو موقع فرعي .

إدارة الأذونات

يعتمد تكامل المعلومات الهامة للمهمة في مؤسستك وسريتها وخصوصيتها على مدى أمان موقعك ، وتحديدا من تختار منحه حق الوصول إلى موقعك.

يسمى منح حق الوصول إلى موقعك وتقييده إدارة الأذونات، وهو من أهم مسؤولياتك كمالك للموقع.

فيما يلي بعض التلميحات التي يجب تذكرها عند تطوير استراتيجية أذونات.

• اتبع مبدأ أقل امتياز: منح الأشخاص أدنى مستويات الأذونات التي يحتاجون إليها لتنفيذ المهام المعينة لهم.

• منح الأشخاص حق الوصول عن طريق إضافتهم إلى مجموعات قياسية افتراضية (مثل الأعضاء والزائرون والملاك). اجعل معظم الأشخاص أعضاء في مجموعات "الأعضاء" أو "الزائرون"، وحد عدد الأشخاص في المجموعة "المالكون".

• استخدم توريث الأذونات لإنشاء تسلسل هيكلي نظيف وسهل التمثيل. أي تجنب منح الأذونات للأفراد، بدلا من العمل مع المجموعات. يمكنك، قدر الإمكان، أن ترث المواقع الفرعية الأذونات ببساطة من موقع الفريق، بدلا من امتلاك أذونات فريدة.

• تنظيم المحتوى للاستفادة من توريث الأذونات: يمكنك تقسيم المحتوى حسب مستوى الأمان – أنشئ موقع أو مكتبة خاصة بالمستندات الحساسة، بدلا من أن تكون مبعثرة في مكتبة أكبر ومحمية بواسطة أذونات فريدة.

راجع فهم مستويات الأذونات SharePoint أو تحرير الأذونات لقائمة أو مكتبة أو عنصر فردي للحصول على معلومات حول تعيين الأذونات.

هندسة المعلومات

تشبه هندسة معلومات الموقع جدول المحتويات الخاص بكتاب: فهي تحدد كيفية تنظيم المعلومات الموجودة في هذا الموقع، مثل صفحات الويب والمستندات والقوائم والبيانات، وعرضها على مستخدمي الموقع. غالبا ما يتم تسجيل هندسة المعلومات ك قائمة هرمية لمحتوى الموقع والكلمات الأساسية للبحث وأنواع البيانات ومفاهيم أخرى.

لإنشاء بنية معلومات، يجب تحليل المعلومات التي سيتم تقديمها في الموقع. فيما يلي بعض الأسئلة التي يمكنك استخدامها لتطوير بنية المعلومات:

• ما نوع المحتوى الذي ستحتويه على الموقع؟ كيف سيتم ترجمة ذلك إلى موقعين فرعيين وقوائم ومكتبات وما إلى ذلك؟

• كيف سيتم تقديم المعلومات في الموقع؟

• كيف سيتنقل مستخدمو الموقع عبر الموقع؟

• كيف سيتم استهداف المعلومات لجمهور معين؟

• كيف سيتم تكوين البحث وتحسينه؟

قد يتضمن جزء من بنية المعلومات تصنيف المعلومات.

إذا كانت المعلومات التي تتعامل معها ذات قيمة عالية للشركة، أو تتطلب أمان خاص، أو مشمولة بقواعد التوافق التنظيمية، فقد تحتاج إلى إعداد نظام تصنيف لتحديد أنواع معينة من المحتويات التي يجب إدارتها بعناية.

بعد تنظيم المعلومات في قوائم ومكتبات معينة، يمكنك استخدام ميزات الإدارة لإدارة كيفية إدارة المحتوى. على سبيل المثال:

دورة حياة الموقع والتقاعد

تميل مواقع مثل مواقع عمل المستندات ومواقع المناقشة إلى التكاتف بعد أن لم تعد مفيدة، باستخدام مساحة تخزين ذات قيمة ونتائج بحث غير مفيدة. من الجيد تعيين جدول لمراجعة المواقع ومحتوياتها (مرة واحدة على الأقل في السنة) لمعرفة ما إذا كان من المفيد الاحتفاظ بها.

من الجيد أن نضع في اعتبارنا أيضا أن نموذج الإدارة الأكبر في مؤسستك قد يكون أيضا في وضع البحث عن المواقع غير المهدة. على سبيل المثال، قد يقوم المسؤول تلقائيا بحذف المواقع التي لم يلمسها أحد لمدة 90 يوما. ب أنت مالك الموقع، ستتلقى رسالة بريد إلكتروني تحذرك بأن هذا سيحدث. لمزيد من المعلومات حول دورة الحياة ونهج التقاعد، راجع سياسات إغلاق الموقع.