استخدام برنامج Access أو Excel لإدارة البيانات

بيانات مسطحة مقابل بيانات ارتباطية    للمساعدة في تحديد البرنامج الأفضل لتخزين بياناتك، اسأل نفسك السؤال التالي: هل البيانات علائقية أم لا؟ تسمى البيانات التي يمكن تضمينها بكفاءة في جدول واحد أو ورقة عمل بيانات مسطحة أو غير ثنائية . على سبيل المثال، إذا كنت تريد إنشاء قائمة بسيطة بالعملاء، مع عنوان واحد فقط وشخص اتصال واحد لكل عميل، فقد يكون Excel الخيار الأفضل. ومع ذلك، إذا كنت ترغب في تخزين قائمة عملاء أكثر تعقيدا تحتوي على عناوين الفوترة والشحن لكل عميل، أو عدة أشخاص اتصال لكل عميل، فإن Access هو الحل الأفضل.

في قاعدة بيانات ارتباطية ، يمكنك تنظيم معلوماتك في جداول متعددة. في قاعدة بيانات ارتباطية مصممة جيدا، يكون كل جدول مسطحا ويحتوي على معلومات حول نوع واحد فقط من البيانات. على سبيل المثال، إذا قمت بإنشاء قاعدة بيانات عميل، يجب تخزين أسماء العملاء في جدول واحد، بينما يجب تخزين عناوين الفوترة والشحن لهؤلاء العملاء في جدول منفصل. يعد تخزين العناوين بشكل منفصل عن الأسماء فكرة جيدة لأنه يمكن أن يكون لكل عميل أكثر من عنوان واحد، وتريد أن تكون قادرا على إدخال عناوين متعددة لكل عميل دون الحاجة إلى إعادة إدخال اسم العميل لكل عنوان.

البيانات المحلية مقابل البيانات الخارجية    يمكنك استخدام Access للاتصال بالبيانات من مجموعة متنوعة من مصادر البيانات الخارجية بحيث يمكنك عرض تلك البيانات والاستعلام عنها وتحريرها دون الحاجة إلى استيرادها. على سبيل المثال، يوفر Access أوامر للاتصال بالبيانات الموجودة في قاعدة بيانات Microsoft SQL Server أو ملف dBASE أو مجلد Outlook، إلى جانب العديد من مصادر البيانات الأخرى. يمكنك استخدام Excel للاتصال بمجموعة متنوعة من مصادر البيانات بما في ذلك قواعد بيانات Access و SQL Server و Analysis Services والنصوص وملفات XML ومصادر بيانات ODBC وOLE DB. ومع ذلك، لا يمكنك تحرير البيانات لتغيير البيانات المصدر من خلال واجهة مستخدم Excel.

يوفر كل من Access وExcel أوامر للاتصال بالبيانات في قوائم Windows SharePoint Services. ومع ذلك، يوفر Excel اتصالا للقراءة فقط بقوائم SharePoint؛ بينما يتيح لك Access القراءة من قوائم SharePoint وكتابتها.

تكامل البيانات مقابل المرونة    تساعد المعرفات الفريدة في الحفاظ على تكامل بياناتك، وهي تضمن عدم وجود صفين (أو سجلات) يحتويان على نفس البيانات بالضبط. توفر المعرفات الفريدة أيضا أسرع طريقة لاسترداد البيانات عند البحث عن بياناتك أو فرزها. في Access، يمكنك استخدام نوع بيانات الترقيم التلقائي لإنشاء معرف فريد تلقائيا لكل سجل. يمكنك بعد ذلك استخدام هذه المعرفات لربط السجلات في جدول واحد بسجل واحد أو أكثر في جدول آخر.

تساعد البنية التي ينطبقها Access على بياناتك على ضمان تكامل البيانات. يمكن أن يتطلب Access أن تحتوي السجلات الجديدة في جدول واحد على قيمة مطابقة موجودة في جدول مختلف، بحيث لا يمكنك إنشاء سجلات "معزولة". على سبيل المثال، لا تريد أن يكون لديك طلب لا يتضمن معلومات العميل. يمكن أن يتطلب Access أن يحتوي كل سجل جديد في جدول الطلبات على قيمة عميل مقابلة في جدول العملاء. تسمى هذه المراسلات المطلوبة للقيم تكامل مرجعي.

يمكنك أيضا فرض القيود والقواعد الخاصة بك لضمان إدخال البيانات بشكل صحيح. يتيح لك Excel إدخال البيانات بطريقة أكثر حرية، ولكن نظرا لأن Excel لا يدعم البيانات الارتباطية، فإنه لا يمكنه دعم التكامل المرجعي. ومع ذلك، يمكنك استخدام الأمر التحقق من صحة البيانات للتحكم في إدخال البيانات في Excel.

الاستعلام    إذا كان عليك غالبا عرض بياناتك بطرق متنوعة، اعتمادا على الظروف أو الأحداث المتغيرة، فقد يكون Access الخيار الأفضل لتخزين بياناتك واستخدامها. يتيح لك Access استخدام استعلامات لغة الاستعلامات المركبة (SQL) لاسترداد صفوف وأعمدة البيانات التي تريدها بسرعة، سواء كانت البيانات موجودة في جدول واحد أو في العديد من الجداول. يمكنك أيضا استخدام التعبيرات في الاستعلامات لإنشاء حقول محسوبة. يشبه استخدام تعبير في Access عملية استخدام الصيغ في Excel لحساب القيم. يمكنك أيضا استخدام استعلامات Access لتلخيص البيانات وتقديم القيم التجميعية، مثل المبالغ والمتوسطات والأعداد.

النمذجه    في Excel، يمكنك استخدام أدوات تحليل ماذا إذا للتنبؤ بنتائج نموذج ورقة العمل. يسمح لك تحليل ماذا لو بتشغيل سيناريوهات مختلفة على بياناتك، مثل أفضل الحالات وسيناريوهات أسوأ الحالات، ومقارنة البيانات الناتجة عن عدة سيناريوهات في تقرير ملخص. لا تتوفر ميزة مماثلة في Access.

العرض المحوري والرسم البياني    في كلا البرنامجين، يمكنك إنشاء تقارير PivotTable ومخططات PivotTable. ومع ذلك، يوفر Excel ميزات تخطيط وإعداد تقارير PivotTable أكثر تقدما من Access. إذا كنت تخطط لإنشاء تقارير PivotTable واسعة النطاق أو توفير مخططات احترافية بشكل منتظم، فيجب عليك استخدام تقارير PivotTable أو مخططات PivotTable في Excel بدلا من الميزات نفسها في Access.

يمكن استخدام كل من Access وExcel في البيئات التعاونية، مثل Windows SharePoint Services ومشاركات ملفات الشبكة، ولكن هناك اختلافات في الطريقة التي يمكن بها الوصول إلى البيانات من قبل عدة مستخدمين.

وصول مستخدم متعدد إلى البيانات    ضمن العملية العادية، يتيح Access لعدة مستخدمين فتح قاعدة بيانات واحدة في نفس الوقت؛ يعمل هذا بشكل جيد لأن Access يقوم بتأمين البيانات التي يتم تحريرها فقط؛ ونتيجة لذلك، يمكن للمستخدمين الآخرين تحرير سجلات مختلفة دون تعارضات. في Excel، يمكنك مشاركة مصنف مع مستخدمين آخرين، ولكن وظائف التعاون متعددة المستخدمين هي الأفضل عندما يعمل المستخدمون على البيانات الموجودة في هذا المصنف في أوقات مختلفة بدلا من العمل في وقت واحد. في الواقع، يتعاون مستخدمو قاعدة بيانات Access على مجموعة من البيانات، ويتعاون مستخدمو مصنف Excel على مستند.

استخدام Windows SharePoint Services للتعاون    يتكامل كلا البرنامجين مع تقنيات Microsoft Windows SharePoint Services، مثل قوائم SharePoint ومكتبات المستندات.

يوفر Access مجموعة متنوعة من الطرق للتعاون مع عدة مستخدمين على موقع SharePoint. على سبيل المثال، يمكنك تحميل قاعدة بيانات كاملة إلى مكتبة مستندات Windows SharePoint Services، وإتاحة النماذج والتقارير كطرق عرض Windows SharePoint Services، وربط قاعدة بيانات بالبيانات المخزنة في قوائم SharePoint.

يوفر Excel طريقة واحدة فقط للتعاون مع عدة مستخدمين على موقع SharePoint Services. يمكنك تحميل مصنف إلى مكتبات المستندات Windows SharePoint Services، حيث يمكن للمستخدمين الفرديين سحب المصنف لإجراء تغييرات، مما يمنع المستخدمين الآخرين من تعديل المصنف في الوقت نفسه. يمكن للمستخدمين تحرير مصنف دون سحبه من مكتبة المستندات، وفي هذه الحالة يجب عليهم التنسيق مع مستخدمين آخرين لتجنب تعارضات البيانات.

استخدام مجلدات الشبكة للتعاون    إذا قمت بتخزين قاعدة بيانات Access في مجلد شبكة مشترك، يمكن لعدة مستخدمين فتح قاعدة البيانات والعمل مع بياناتها في وقت واحد. يتم تأمين السجلات الفردية عندما يقوم المستخدم بتحريرها. إذا قمت بتخزين مصنف Excel في مجلد شبكة مشترك، يمكن لمستخدم واحد فقط تحرير المصنف في كل مرة. لأغراض العرض، يمكن لعدة مستخدمين فتح المصنف بينما يقوم مستخدم آخر بتحريره ولكن لا يمكن لهؤلاء المستخدمين إجراء أي تغييرات على البيانات حتى يقوم المستخدم الذي يقوم بتحرير المصنف بإغلاقه.

يوفر كلا البرنامجين ميزات مماثلة - كلمات المرور والتشفير - التي يمكن أن تساعدك على منع فقدان البيانات وحماية بياناتك من الوصول غير المصرح به. ومع ذلك، هناك بعض الاختلافات بين Access وExcel في كيفية عمل حماية البيانات على مستوى المستخدم.

منع فقدان البيانات    في Access، يتم حفظ عملك باستمرار بحيث، في حالة حدوث فشل غير متوقع، من غير المحتمل أن تفقد الكثير من العمل (إن وجد). ومع ذلك، نظرا لأن Access يحفظ عملك بشكل مستمر، فمن الممكن أيضا إجراء تغييرات تقرر لاحقا أنك لا تريد تنفيذها. للتأكد من أنه يمكنك استعادة قاعدة البيانات بالطريقة التي تريدها، يجب عليك إنشاء نسخة احتياطية من ملف قاعدة البيانات في جدول يناسب احتياجاتك. يمكنك استرداد قاعدة بيانات بأكملها من نسخة احتياطية، أو يمكنك استعادة الجدول أو كائن قاعدة البيانات الآخر الذي تحتاجه فقط. إذا كنت تستخدم الأداة المساعدة للنسخ الاحتياطي لنظام الملفات، يمكنك أيضا استخدام نسخة من قاعدة بيانات من نسخة احتياطية لنظام الملفات لاستعادة بياناتك. في Excel، يمكنك حفظ معلومات الاسترداد التلقائي على فترات زمنية محددة أثناء تحديث بياناتك.

حماية البيانات على مستوى المستخدم    في Excel، يمكنك إزالة البيانات الهامة أو الخاصة من العرض عن طريق إخفاء أعمدة وصفوف من البيانات، ثم حماية ورقة العمل بأكملها للتحكم في وصول المستخدم إلى البيانات المخفية. بالإضافة إلى حماية ورقة عمل وعناصرها، يمكنك أيضا تأمين الخلايا وإلغاء تأمينها في ورقة عمل لمنع المستخدمين الآخرين من تعديل البيانات المهمة عن غير قصد.

الأمان على مستوى الملف    على مستوى الملف، يمكنك استخدام تشفير في كلا البرنامجين لمنع المستخدمين غير المصرح لهم من رؤية البيانات. يمكنك أيضا طلب إدخال كلمة المرور لفتح ملف قاعدة بيانات أو مصنف. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك المساعدة في تأمين ملف قاعدة بيانات أو مصنف باستخدام توقيع رقمي.

تقييد الوصول إلى البيانات    في Excel، يمكنك تحديد الأذونات المستندة إلى المستخدم للوصول إلى البيانات أو تعيين حقوق القراءة فقط التي تمنع المستخدمين الآخرين من إجراء تغييرات على البيانات التي يمكنهم الوصول إليها. لا يوفر Access ميزات أمان على مستوى المستخدم، ولكن Access يدعم نموذج أمان المستخدم لأي خادم قاعدة بيانات يتصل به. على سبيل المثال، إذا قمت بالارتباط بقائمة SharePoint، فإن Access يطلع على أذونات المستخدم لقائمة SharePoint. إذا كنت تريد إبعاد المستخدمين غير المصرح لهم عن بيانات Access، يمكنك تشفير قاعدة البيانات الخاصة بك عن طريق تعيين كلمة مرور. يجب على المستخدمين إدخال كلمة المرور لقراءة البيانات من قاعدة البيانات، حتى إذا قاموا بالوصول إليها باستخدام برنامج آخر، مثل Excel.

لمزيد من المعلومات حول كيفية المساعدة في حماية بياناتك، راجع تعيين الأمان على مستوى المستخدم في Access 2003 أو تغييره في Access 2007 أو أعلىوالحماية والأمان في Excel.

• إدارة جهات الاتصال    يمكنك إدارة جهات الاتصال والعناوين البريدية، ثم إنشاء تقارير في Access أو دمج البيانات مع Microsoft Office Word لطباعة أحرف النموذج أو المغلفات أو التسميات البريدية.

• تعقب المخزون والأصول    يمكنك إنشاء مخزون للسلع في منزلك أو شركتك، وتخزين الصور أو مستندات أخرى ذات صلة مع البيانات.

• تعقب أوامر الشراء    يمكنك إدخال معلومات حول المنتجات والعملاء وأوامر الشراء، ثم إنشاء التقارير التي تبيّن المبيعات بحسب كل موظف أو منطقة أو فترة زمنية أو قيمة أخرى.

• تعقب المهام    يمكنك تعقب المهام لمجموعة من الأشخاص وإدخال مهام جديدة في الوقت نفسه الذي يقوم فيها أشخاص آخرون بتحديث مهامهم الحالية في قاعدة البيانات نفسها.

• تنظيم مكتبات الإقراض    يمكنك استخدام Access لتخزين بيانات حول كتبك وأقراصك، وتتبع من قمت بإعلامهم به.

• تخطيط الأحداث    يمكنك إدخال معلومات حول تواريخ الأحداث ومواقعها والمشاركين فيها، ثم طباعة جداول أو ملخصات حول الأحداث.

• تتبع التغذية    تتبع الوصفات، وسجل النظام الغذائي وأنشطة التمرين.

• محاسبة    يمكنك استخدام ميزات الحساب القوية في Excel في العديد من بيانات المحاسبة المالية - على سبيل المثال، بيان التدفق النقدي أو بيان الدخل أو بيان الربح والخسارة.

• إعداد الميزانية    سواء كانت احتياجاتك شخصية أو متعلقة بالأعمال، يمكنك إنشاء أي نوع من الموازنة في Excel - على سبيل المثال، خطة موازنة تسويقية أو موازنة حدث أو موازنة إيقاف.

• الفوترة والمبيعات    Excel مفيد أيضا لإدارة بيانات الفوترة والمبيعات، ويمكنك بسهولة إنشاء النماذج التي تحتاج إليها — على سبيل المثال، فواتير المبيعات أو قسائم التعبئة أو أوامر الشراء.

• إعداد التقارير    يمكنك إنشاء أنواع مختلفة من التقارير في Excel تعكس تحليل البيانات أو تلخص بياناتك — على سبيل المثال، التقارير التي تقيس أداء المشروع أو تنبؤ البيانات أو تلخيص البيانات أو تقديم بيانات التباين.

• التخطيط    يعد Excel أداة رائعة لإنشاء خطط احترافية أو مخططين مفيدين — على سبيل المثال، خطة فصل دراسي أسبوعية أو خطة بحث تسويقية أو خطة ضريبية نهاية العام أو مخططين يساعدك على التخطيط للوجبات الأسبوعية أو الحفلات أو الإجازات.

• تتبع    يمكنك استخدام Excel لتعقب البيانات في ورقة زمنية أو قائمة زمنية — على سبيل المثال، ورقة زمنية لتتبع العمل أو قائمة مخزون تتعقب المعدات.

• استخدام التقويمات    نظرا لطبيعتها الشبيهة بالشبكة، يفسح Excel المجال لإنشاء أي نوع من التقويمات — على سبيل المثال، تقويم أكاديمي لتتبع الأنشطة خلال السنة الدراسية، أو تقويم السنة المالية لتعقب أحداث الأعمال والأحداث الرئيسية.

للحصول على قوالب Excel مفيدة في أي من هذه الفئات، راجع قوالب Excel على Microsoft Office Online.