استخدام أعمدة بيانات خارجية في مستند Word

ماذا تريد أن تفعل؟

• قبل البدء

• تعرف علي المزيد حول المستندات المصنفه

• انشاء اعمده بيانات خارجيه في قائمه او مكتبه

• انشاء قالب Word ل# عرض بيانات خارجيه في عناصر تحكم المحتوي

• انشاء مستند Word و# ادخال البيانات

قبل البدء

يتطلّب استخدام البيانات الخارجية تنفيذ العديد من المهام المطلوبة مسبقاً لتمكين الوصول الآمن إلى البيانات. بإمكان المعلومات التالية أن تساعدك على التخطيط لتنفيذ خطواتك التالية. كذلك الأمر، إذا واجهت بعض المشاكل أثناء محاولة استخدام البيانات الخارجية، فمن شأن هذه المعلومات أن تساعدك على تحديد المشكلة. للوصول إلى البيانات الخارجية، يجب أن تقوم، أنت أو المسؤول، بما يلي:

تحضير مصدر البيانات الخارجيه    قد تحتاج الي مسؤول ل# انشاء حساب و# توفير الاذونات ب# مصدر البيانات ل# التاكد من ان الاشخاص المناسبين حق الوصول الي البيانات و# التي لا ينتهي البيانات في ايدي خطا ما. في قاعده بيانات خارجيه، المسؤول قد تحتاج ايضا الي انشاء محدد الجداول و# طرق عرض و# الاستعلامات، و# هكذا ل# تقييد النتائج ب# بساطه المطلوبه و# ل# المساعده في تحسين الاداء.

خدمات و# حسابات SharePoint تكوين    يجب علي مسؤول تنشيط خدمات اتصال بيانات الاعمال و# خدمه التخزين الامن.

تكوين خدمات التخزين الامن    يجب علي مسؤول القيام ب# ما يلي: تحديد افضل وضع access ل# مصدر البيانات الخارجيه و# انشاء تطبيق هدف و# تعيين بيانات الاعتماد ل# التطبيق الهدف.

تكوين خدمات اتصال بيانات الاعمال    يجب علي مسؤول التاكد التي المستخدم الذي يقوم ب# انشاء الخارجيه المحتوي نوع لديه الاذن اللازم ل# مخزن بيانات تعريف "اتصال بيانات الاعمال" و# ان المستخدمين المناسبين حق الوصول الي نوع المحتوي الخارجي الذي يستند اليه القائمه الخارجيه.

انشاء نوع محتوي خارجي    يجب علي مستخدم تعريف نوع محتوي خارجي الذي يحتوي علي معلومات حول الاتصالات و# الوصول و# اساليب ل# العمليه، و# عوامل التصفيه و# اعمده بيانات التعريف الاخري المستخدم ل# استرداد البيانات من مصدر بيانات خارجي.

التاكد من ان منتجات Office جاهزه ل# الاستخدام    ل# مزامنه البيانات الخارجيه في منتجات Office، يجب Windows 7 او اصدار لاحق و# المنتجات البرمجيه المجانيه الثلاثه التاليه و SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 و WCF Data Services 5.0 ل OData V3 علي كل كمبيوتر عميل (اذا لزم الامر، يتم ب# شكل تلقائي مطالبتك ب# تنزيل البرنامج). ايضا، تاكد من خيار تثبيت Office، و# يتم تمكين خدمات اتصالات الاعمال    (هذا هو الاعداد الافتراضي). تثبيت هذا الخيار "الاعمال اتصالات وقت تشغيل عميل خدمات" الذي يقوم ب# ما يلي: تقوم ب# تخزين و# مزامنه ب# استخدام البيانات الخارجيه و# خرائط بيانات العمل الي انواع المحتويات الخارجيه، و# يعرض منتقي العناصر الخارجيه في منتجات Office و# يقوم ب# تشغيل مخصصه حلول داخل منتجات Office.

اعلي الصفحه

معرفة المزيد حول المستندات المصنفة

تتحكم المستندات المصنفة في الموقع الذي يمكن للمحتوى الظهور فيه على المستند، ونوع المحتوى الذي يمكنه الظهور في المستند، وما إذا كان تحرير المستند ممكناً. تشتمل الأمثلة عن المستندات المصنفة:

• مستند قانوني يحتوي على لغة قانونية لا يجب تعديلها.

• صفحة غلاف قياسية خاصة بعرض أعمال تتطلّب قيام الكاتب بإدخال عنوان وعنوان بريد إلكتروني ورقم هاتف واسم.

• فاتورة تتضمّن تلقائياً بيانات محدّثة خاصة بالعميل.

لإنشاء مستند مصنف في Word 2013، ستستخدم عناصر التحكم في المحتوى التي تمكّنك من تثبيت موضع المحتوى، وتحديد نوع المحتوى (نص وتاريخ وصورة وغير ذلك)، والتمييز بواسطة اللون والتحكم في التحرير. يمكنك أن تربط بشكل تلقائي عناصر التحكم في المحتوى بأعمدة البيانات الخارجية المناظرة.

اعلي الصفحه

إنشاء أعمدة بيانات خارجية في قائمة أو مكتبة

1. انتقل إلى موقع SharePoint، ثم انتقل إلى القائمة أو المكتبة.

   ملاحظة:  لا يمكنك إضافة عمود بيانات خارجية إلى قائمة خارجية.

2. انقر فوق قائمة أو مكتبة >‏إعدادات القائمة أو إعدادات المكتبة.

3. انقر فوق إنشاء عمود في المقطع الأعمدة.

4. أدخل اسم العمود، مثل العميل، ثم ضمن أنواع الأعمدة، انقر فوق بيانات خارجية.

5. ضمن نوع المحتوى الخارجي، انقر فوق منتقي أنواع محتويات خارجية، ثم حدد العنصر المناسب من قائمة أنواع المحتويات الخارجية، على سبيل المثال العميل.

6. حدد الطريقة التي تريد من خلالها معالجة أية إجراءات معرّفة لنوع المحتوى الخارجي عن طريق تنفيذ إجراء واحد أو أكثر مما يلي:

   • لعرض قائمة تحتوي على إجراء واحد أو أكثر، انقر فوق عرض قائمة الإجراءات.

   • لتمكين عمود البيانات الخارجية من تنفيذ الإجراء الافتراضي عند تحديده، انقر فوق ربط هذا العمود بالإجراء الافتراضي لنوع المحتوى الخارجي.

7. ضمن إضافة عمود لإظهار كل من هذه الحقول الإضافية، انقر فوق تحديد كافة الحقول أو حدد اسماً معيناً واحداً أو أكثر من أسماء الحقول، مثل اسم_العمل وهاتف_العمل.

اعلي الصفحه

إنشاء قالب Word لعرض بيانات خارجية في عناصر تحكم في المحتوى

1. انقر فوق مكتبة >‏ إعدادات المكتبة في مكتبة مستندات SharePoint.

2. ضمن إعدادات عامة، انقر فوق إعدادات متقدمة.

3. في المقطع قالب المستند، ضمن مربع URL القالب، انقر فوق تحرير القالب.

4. بعد أن يفتح Word 2013، لعرض لوحة معلومات المستند أو إخفائها، على علامة التبويب المطور، في المجموعة قوالب، انقر فوق لوحة المستند، وحدد خانة الاختيار إظهار "لوحة معلومات المستند" عند فتح المستند والحفظ الأولي دوماً أو قم بإلغاء تحديدها، ثم انقر فوق موافق.

5. أضف نصاً قياسياً تريد ظهوره في كل مستند.

   على سبيل المثال، قد تريد إضافة نص العقد "الأساسي" المطلوب لعرض مبيعات.

6. على علامة التبويب إدراج، في المجموعة نص، انقر فوق أجزاء سريعة، وأشر إلى خاصية المستند، ثم انقر فوق كل حقل يستند إلى أعمدة البيانات الخارجية واسحبه إلى النص الأساسي للمستند كعناصر تحكم في المحتوى.

   على سبيل المثال، انقر فوق اسم_العميل واسم_العمل وهاتف_العمل ثم اسحبهم.

7. انقر فوق ملف > حفظ، و# من ثم انهاء Word 2013.

8. في SharePoint، على الصفحة إعدادات متقدمة في مكتبة المستندات، انقر فوق OK.

اعلي الصفحه

إنشاء مستند Word وإدخال البيانات

1. انقر فوق مستند >‏ مستند جديد في مكتبة المستندات.

2. اعمل على تحرير النص القياسي ومراجعته كما تقتضي الحاجة.

3. لتعبئة القيم الصحيحة لأعمدة البيانات الخارجية، حدد عنصر التحكم في المحتوى الذي يحتوي عل منتقي عنصر البيانات الخارجية.

   على سبيل المثال، حدد اسم "العميل" المناسب، وسيتم تلقائياً تعبئة قيم العميل واسم_العمل وهاتف_العمل بالنيابة عنك.

4. انقر فوق ملف>‏ حفظ، ثم قم بإنهاء Word.

يتم حفظ قيم عمود البيانات الخارجية في مستند Word، ويتم أيضاً عرضها كقيم عمود البيانات الخارجية المناظرة للمستند المحفوظ في مكتبة المستندات.

اعلي الصفحه