بشكل عام، يمكنك إدارة المستندات في أداة "إدارة المستندات" في الإصدار 2010 تمامًا كما تفعل في "مستكشف Windows". لاحظ أن بعض مهام إدارة الملفات، مثل إعادة تسمية الملفات أو حذفها، ربما تخضع لأذونات موقع SharePoint أو لأذونات الأداة المعينة للدور الخاص بك (إذا كانت أداة "إدارة المستندات" في مساحة عمل Groove). واستنادًا إلى الأذونات، قد تتمكن من إدارة المستندات كما يلي:
ما الذي تريد إجراءه؟
نسخ المستندات أو نقلها
لنسخ مستند إلى مجلد آخر (إما داخل أداة "إدارة المستندات" أو إلى مجلد في "مستكشف Windows")، استخدم الأمرين "نسخ" و"لصق" من القائمة التي تظهر عند النقر بزر الماوس الأيمن، أو قم بالضغط على CTRL مع سحب الملف. لنقل المستند إلى مجلد آخر، استخدم السحب والإفلات.
يصف الجدول أدناه سلوك السحب والإفلات.
|
للقيام بـ |
قم بما يلي |
|
نسخ مستند إلى مجلد آخر في نفس أداة "إدارة المستندات". |
اضغط على CTRL مع سحب المستند أو استخدم الأمرين "نسخ" و"لصق". |
|
نسخ مستند إلى مجلد في أداة "إدارة مستندات" أخرى أو إلى مجلد Windows خارج SharePoint Workspace |
قم بسحب المستند وإفلاته أو استخدم الأمرين "نسخ" و"لصق". |
|
نقل مستند إلى مجلد فرعي في نفس أداة "إدارة المستندات" |
استخدم الأمرين "قص" و"لصق". |
|
نقل مستند إلى مجلد في أداة "إدارة مستندات" أخرى أو إلى مجلد Windows خارج SharePoint Workspace. |
استخدم الأمرين "قص" و"لصق". |
تلميح: إذا قمت بسحب مستند إلى Microsoft Outlook، فسيؤدي ذلك إلى بدء رسالة Outlook جديدة مع سرد المستند كمرفق بشكل تلقائي.
حذف المستندات
لحذف مستند، انقر بزر الماوس الأيمن فوقه ثم انقر فوق حذف. انقر فوق نعم للتأكيد على أنك ترغب بالفعل في حذف المستند. إذا كان المستند في مكتبة مستندات SharePoint، يتم عرض رسالة لتذكيرك بأن حذف المستند سيؤدي إلى حذفه أيضًا من خادم SharePoint.
إعادة تسمية المستندات
لإعادة تسمية مستند، انقر بزر الماوس الأيمن فوقه ثم انقر فوق إعادة تسمية.
تغيير طريقة العرض الحالية
في مساحة عمل SharePoint، تتوافق طرق العرض المتوفرة مع طرق العرض المُعرفة على موقع SharePoint. يمكنك تغيير طرق العرض لإظهار مجموعات مختلفة من العناصر، وذلك استناداً إلى عوامل التصفية التي تم إعدادها لطريقة عرض محددة.
-
انقر فوق علامة التبويب عرض.
-
انقر فوق القائمة طريقة العرض الحالية، ثم انقر فوق طريقة العرض التي تريدها.
فرز المستندات
-
قم بتحديد المجلد الذي تريد فرز المستندات فيه.
-
في مساحة عمل SharePoint، من علامة التبويب عرض، انقر فوق القائمة فرز المستندات، ثم انقر فوق خيار فرز.
للاطلاع على خيارات الفرز، قد تحتاج إلى تعيين طريقة العرض الحالية إلى "افتراضي مساحة العمل". على علامة التبويب عرض، انقر فوق القائمة طريقة العرض الحالية، ثم انقر فوق افتراضي مساحة العمل.
-
في مساحة عمل Groove، ضمن علامة التبويب "عرض"، انقر فوق القائمة فرز المستندات، ثم انقر فوق خيار فرز.
عرض خصائص المستند
-
قم بتحديد المستند.
-
من علامة التبويب الصفحة الرئيسية، انقر فوق خصائص.
إذا كان المستند في مساحة عمل SharePoint، يتم فتح النافذة خصائص من موقع SharePoint.
إذا كان المستند في مساحة عمل Groove، يتم فتح مربع الحوار خصائص SharePoint Workspace.
إنشاء مجلدات مستندات جديدة
يمكنك إنشاء مجلدات المستندات وترتيبها في بنية شجرية، تمامًا كما تفعل في "مستكشف Windows". تحتوي كافة أدوات "إدارة المستندات" في البداية على "المجلد الجذر"، الذي يكون دومًا مجلد المستوى الأعلى في القائمة (يكون مماثلاً لاسم محرك الأقراص مثل (C:\) على جهاز الكمبيوتر). يتم عرض أي مجلدات تقوم بإضافتها بتسلسل هيكلي أسفل "المجلد الجذر."
إنشاء مجلد جديد
يتم دومًا وضع المجلدات الجديدة بتسلسل هيكلي أسفل المجلد المحدد.
-
قم بتحديد المجلد الذي تريد وضع مجلد جديد فيه.
-
من علامة التبويب الصفحة الرئيسية، انقر فوق مجلد جديد.
إذا كنت تقوم بإنشاء مجلد جديد في مكتبة مستندات في مساحة عمل SharePoint، يتم فتح النافذة مجلد جديد المشتقة من موقع SharePoint. اكتب اسم المجلد الجديد ثم انقر فوق حفظ & إغلاق.
إذا كنت تقوم بإنشاء مجلد جديد في أداة "إدارة المستندات" في مساحة عمل Groove، يتم فتح مربع الحوار مجلد جديد. اكتب اسمًا للمجلد الجديد ثم اضغط على ENTER.
إعادة تسمية مجلد
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد، ثم انقر فوق إعادة تسمية.
-
اكتب اسمًا جديدًا للمجلد الجديد ثم اضغط على ENTER.
عرض خصائص المجلد
-
انقر فوق المجلد.
-
من علامة التبويب الصفحة الرئيسية، انقر فوق خصائص.
إذا كان المجلد في مساحة عمل SharePoint، يتم فتح النافذةخصائص من موقع SharePoint.
إذا كان المجلد في مساحة عمل Groove، يتم فتح مربع الحوار خصائص SharePoint Workspace.
استكشاف مشاكل التنزيل وحلها
عندما يُضيف الأعضاء الآخرين بمساحة العمل مستندات جديدة إلى أداة "إدارة مستندات"، يتم تلقائياً تنزيل هذه المستندات إلى نسختك من مساحة العمل. ويتم إلحاق أيقونة مزامنة بأي مستند لا يزال يخضع لعملية التنزيل. على سبيل المثال:
إذا حاولت فتح مستند لا يزال يعرض أيقونة مزامنة، فستظهر الرسالة "المحتويات غير متوفرة" لإعلامك بأنه لم يتم تنزيل محتويات المستند أو لم يتم الانتهاء من تنزيلها.
في بعض الحالات، قد تحتاج ببساطة إلى الانتظار لمدة دقيقة أو دقيقتين ليتم الانتهاء من تنزيل المستند. على سبيل المثال، قد تستغرق عملية الانتهاء من تنزيل المستندات الكبيرة جداً بعض الوقت. ومع ذلك، قد تواجه أيضاً هذه المشكلة إذا تم قطع اتصال عضو مساحة العمل الذي أضاف المستند قبل الانتهاء من إرسال هذا المستند إلى الكمبيوتر. وإذا كانت هذه هي الحالة، فستحتاج إلى الانتظار حتى تتم إعادة اتصال هذا الشخص لتلقي المستند.
