اختيار كيفية تخزين السجلات وإدارتها

مركز السجلات

يمكن إرسال المحتوى من كافة أنحاء المؤسسة إلى "مركز سجلات" ثم توجيهه إلى المكان المناسب حيث يكتسب الأذونات والنُهج المناسبة، مثل انتهاء الصلاحية والتدقيق.

تلعب بيانات التعريف أو المعلومات المتعلقة بالبيانات دوراً أساسياً في المساعدة على إدارة المعلومات واستردادها لاحقاً. تساعد ميزات مثل أنواع المحتويات ومنظم المحتوى والمجلدات الظاهرية على اعتماد استخدام بيانات التعريف.

تتضمن ميزات "مركز السجلات" ما يلي:

• معرّف المستند    يمكن تعيين معرّف فريد إلى كل مستند، حيث يظل مقترناً بالمستند حتى عند أرشفته. يؤدي هذا إلى السماح بالرجوع إلى السجلات بسهولة باستخدام المعرّف وذلك بغض النظر عن المكان الذي تم نقل المستند إليه.

• الاستبقاء متعدد المراحل    يمكن أن تتضمن نُهج الاستبقاء مراحل متعددة، مما يسمح لك بتعيين دورة حياة المستندات بالكامل كنهج واحد (على سبيل المثال، مراجعة "العقود" في كل سنة، ثم حذفها بعد مرور 7 سنوات)

• تقارير التدقيق لكل عنصر    يمكنك إنشاء تقرير تدقيق مخصص حول سجل فردي.

• خطط الملفات الهيكلية    تستطيع إنشاء بنيات هيكلية وعميقة للمجلدات وإدارة الاستبقاء لكل مجلد في التسلسل الهيكلي (أو الوراثة من المجلدات الأصل).

• تقرير خطه الملفات    يمكنك انشاء تقارير الحاله يعرض عدد العناصر في كل مرحله من ملف التخطيط، فضلا عن القيمه المحتسبه ل# نهج استبقاء علي كل عقده في الخطه. التصنيف و# انواع المحتويات المركزيه: سيتم الارشيف مستهلك التصنيفات علي مستوي المؤسسه و# انواع المحتويات، ضمان التناسق و# سياق نقل بين المسافات التعاونيه و# الارشيف. نحن سوف يمكن التحدث المزيد حول الخاصه بنا استثمارات التصنيف 2010 في المستقبل المنشورات.

• التصنيف وأنواع المحتويات المركزية    سيصبح الأرشيف مستهلكاً للتصنيفات وأنواع المحتويات على مستوى المؤسسة، مما يضمن التناسق والنقل السياقي بين المساحات التعاونية والأرشيف. سنتحدث عن المزيد حول استثمارات التصنيف بالإصدار 2010 في عمليات النشر المستقبلية.

• منظم المحتوى    يمكن أن يستخدم موجه السجلات بيانات التعريف لتوجيه المستندات الواردة إلى المكان المناسب في خطة الملفات الهيكلية. على سبيل المثال، يمكّنك من فرض قواعد تلقائياً على المحتوى الذي يتم إرساله، مثل "إذا تم وضع علامة على "اتفاقية شراء" تتضمن Project Alpha، فقم بإرسالها إلى المجلد الفرعي Alpha Contracts ثم قم بتطبيق نهج استبقاء هذا المجلد على ذلك العنصر."

• المجلدات الظاهريه   : مخطط الملف هو غير طريقه رائعه ل# اداره مستودع مع الوقت غالبا ما الذي تريد استخدامه ل# التنقل و# البحث عن المحتوي الذي تبحث عنه. مركز سجلات SharePoint 2010 تستخدم ميزه جديده تسمي التنقل مستنده الي بيانات التعريف، الذي يسمح لك ب# عرض بيانات التعريف مفتاح ك# المجلدات الظاهريه:

اعلي الصفحه

إدارة السجلات في مكانها

يمكن تمكين أي موقع لإدارة السجلات في مكانها، وتكوينه كنظام لإدارة السجلات. في نوع النظام هذا، وعلى خلاف "مركز السجلات"، بإمكانك تخزين السجلات مع المستندات النشطة في مساحة تعاونية.

تسمح لك الإدارة الموضعية بالتحكم في المحتوى الموجود في المساحات التعاونية. ويتيح ذلك إمكانية إعلان مستندات معينة (أو مدوّنات ومواقع wiki وصفحات ويب وعناصر قوائم) في SharePoint كسجلات. يمكن أن يمنع هذا النظام حذف مثل هذه السجلات أو تحريرها، إذا اقتضت الحاجة وفقاً لتعريف المؤسسة حول نوع السجل.

يعد "التدقيق" و"الاستبقاء" و"انتهاء الصلاحية" و"إعداد التقارير" و"مهام سير العمل" وeDiscovery و"الاحتجاز القانوني" عبارة عن كافة الميزات التي تستطيع استخدامها في المساحة التعاونية أثناء تحقيق الموازنة بين القيمة الموجودة في SharePoint للمستخدمين والحاجة لتوجيه المعلومات.

يمكن الإعلان عن السجلات يدوياً، كجزء من عملية أكبر في مهمة سير عمل، أو كجزء مجدول من استبقاء المستند، مثل بعد مرور سنتين. يتمثل الأساس لذلك في أنه عندما يتم الإعلان عن سجل، لا يتم نقل المحتوى إلى الأرشيف - ولكنه يظل في مكانه حتى يصبح لا يزال بإمكان المستخدمين العثور عليه والتفاعل معه.

تتضمن بعض المزايا الإضافية لاستخدام نظام إدارة السجلات في مكانها ما يلي:

• يمكن أن تتواجد السجلات وتتم إدارتها على مواقع متعددة.

• مع تمكين ميزة تعيين الإصدار، يتم الاحتفاظ بإصدارات من السجلات تلقائياً.

• يمكن تنفيذ عملية بحث على السجلات والمستندات النشطة كليهما في الوقت نفسه.

• تتوفر إمكانية تحكم أكبر في نوع السجل بالمؤسسة ومَن يستطيع إنشاء سجل.

اعلي الصفحه

الاعتبارات عند التخطيط لحل

أثناء التفكير فيما إذا كان ينبغي إدارة السجلات في مركز سجلات منفصل أم في موقع التعاون نفسه الذي تم عليه إنشاء المستندات، ضع في اعتبارك الأسئلة التالية:

• هل التوجيه المُتبع على موقع التعاون يتناسب مع إدارة السجلات؟

• هل تخضع الصناعة للمتطلبات التنظيمية التي تفرض فصل السجلات عن المستندات النشطة؟

• هل يجب الثقة في مسؤول موقع التعاون لإدارة موقع يحتوي على سجلات؟

• قد تحتاج إلى تخزين السجلات في موقع يستخدم حق وصول أكثر تقييداً من موقع التعاون، أو في موقع يتم نسخه احتياطياً وفقاً لجدول زمني مختلف.

• ما المدة التي سيتم خلالها استخدام موقع التعاون؟ إذا كان من الضروري الاحتفاظ بالسجلات لمدة أطول من المدة التي يكون خلالها المشروع قيد التقدم، فإن اختيار استراتيجية لإدارة السجلات في مكانها تعني أنه ينبغي الاحتفاظ بموقع التعاون حتى بعد الانتهاء من استخدامه.

• هل يحتاج أعضاء المشروع للوصول المتكرر إلى المستندات بعد أن أصبحت هذه المستندات عبارة عن سجلات؟ إذا استخدمت نهجاً موضعياً، فبإمكان أعضاء المشروع الوصول إلى المستندات بالأسلوب نفسه وذلك بغض النظر عما إذا كانت المستندات نشطة أم عبارة عن سجلات.

• هل مديري السجلات في المؤسسة مسؤولون عن السجلات فقط، أم مسؤولون عن كافة المعلومات، بغض النظر عما إذا كانت نشطة أم عبارة عن سجل؟ إذا كان مديرو السجلات مسؤولين عن السجلات الرسمية فقط، فقد يصبح من الأسهل عليهم استخدام مركز سجلات منفصل.

اعلي الصفحه