يمكنك جمع المعلومات أو تحديثها عبر البريد الكتروني باستخدام Microsoft Access 2007 أو Access 2010 مع Microsoft Outlook 2007 أو Microsoft Outlook 2010. يرشدك Access عبر إنشاء نموذج تجميع البيانات وإرسال النموذج في رسالة بريد الكتروني. عندما يرجع مستلمو البريد الكتروني النماذج المكتملة ، يمكنك اختيار ان يتم تلقائيا معالجه البيانات المجمعة وتخزينها في قاعده بيانات معينه في Access. يمكن ان توفر لك هذا الأسلوب من تجميع البيانات الوقت والجهد الذي غالبا ما تكون مشتركا في عمليه النسخ واللصق أو اليدوية. فيما يلي بعض السيناريوهات حيث يمكنك استخدام هذه العملية لجمع البيانات:
الاستطلاعات يمكنك اجراء استطلاع وجمع النتائج عن طريق إنشاء قاعده بيانات Access أولا باستخدام الجداول الضرورية لتخزين النتائج ، واستخدام المعالج لإنشاء نموذج استطلاع ، ثم إرسالها إلى المشاركين في الاستطلاع. عند رد المشاركين ، يتم تخزين بيانات الاستطلاع تلقائيا في قاعده البيانات.
تقارير الحالة إذا كانت الحالة الاخيره لمستوي المخزون أو المعلومات المحدثة في المشاكل المعلقة ، فبامكان فريقك الاحتفاظ باعلامك بإرسال رسائل البريد الكتروني التي تحتوي علي المعلومات الحالية في فواصل زمنيه منتظمة.
أداره الاحداث عند تنظيم مؤتمر أو تدريب أو احداث أخرى ، يمكنك إرسال نموذج واحد أو أكثر كرسالة بريد الكتروني لجمع معلومات جات الاتصال وتفضيلات السفر والفندق ، وما إلى ذلك. إذا اخترت الحصول علي الردود التي تمت معالجتها تلقائيا ، سيتمكن المشاركون من تغيير تفضيلاتهم في اي وقت بدون الحاجة إلى اعلامك ، ويمكنك دائما الوصول إلى البيانات الاخيره لأغراض اتخاذ القرار.
تشرح هذه المقالة ما تحتاج اليه لاستخدام هذه العملية ، وكيفيه بدء استخدام المعالج ، ثم توفر لك المزيد من المعلومات حول الخطوات المختلفة بحيث يمكنك اجراء التحديد الأكثر ظهورا عند اتباع المعالج.
ملاحظة: لن تتمكن من أضافه البيانات المجمعة إذا قام المستلم باستخدام اما Hotmail أو Yahoo لإرسال نموذج تجميع البيانات.
قبل البدء
إذا كانت هذه هي المرة الاولي التي تقوم فيها بتجميع البيانات باستخدام رسائل البريد الكتروني ، فاتبع الخطوات التالية:
-
تاكد من تثبيت التطبيقات التالية علي الكمبيوتر:
-
Access 2007 أو Access 2010.
-
Outlook 2007 أو Outlook 2010. يجب تثبيت Outlook وتكوينه علي الكمبيوتر الذي تستخدمه لإرسال رسائل البريد الكتروني. إذا قمت بتثبيت Outlook ولكن لم يتم تكوينه بعد ، فأبدا تشغيل Outlook واتبع الإرشادات الموجودة في معالج بدء تشغيل Outlook. للحصول علي تعليمات حول المعالج ، راجع تعليمات Outlook.
-
إذا كنت تخطط لاستخدام نموذج InfoPath ، فتاكد من تثبيت InfoPath 2007 أو إصدار أحدث سيحتاج المستلمون إلى تثبيت InfoPath علي أجهزه الكمبيوتر لديهم.
-
يجب ان يتوفر لدي مستلمي البريد الكتروني اما InfoPath أو عميل بريد الكتروني يعتمد تنسيق HTML المثبت علي أجهزه الكمبيوتر الخاصة بهم لكي يتمكنوا من عرض النموذج وتحريره.
النموذج المستخدم لجمع البيانات عبر رسائل البريد الكتروني ليس نموذج Access. ينشئ المعالج نموذجا خاصا بتنسيق HTML أو InfoPath.
تحديد قاعده بيانات وجهه. يمكن ان تكون قاعده البيانات اما بتنسيق .mdb أو accdb. بالاضافه إلى ذلك ، يتم دعم ملفات mde و accde. إذا كنت لا تريد استخدام قاعده بيانات موجودة ، فيجب ان تنشئ واحدا جديدا.
-
-
حدد الجداول التي تريد تعبئتها بالبيانات من ردود البريد الكتروني أو قم بإنشاءها. إذا كنت تقوم بتجميع بيانات لجداول موجودة ، فتاكد من ان الجداول ليست للقراءة فقط وان لديك الأذونات اللازمة لأضافه محتوياتها أو تحديثها.
ملاحظة: لا يمكن جمع أنواع الحقول المرفقات والترقيم التلقائي وOLE ومتعدد القيم باستخدام رسائل البريد الكتروني
إذا كانت عمليه تجميع البيانات الخاصة بك تقوم بتعبئة جدولين أو أكثر ، فيجب إنشاء استعلام تحديد واستخدامه كمصدر سجلات النموذج. تاكد من ان الاستعلام يتضمن كافة الحقول المطلوبة من الجداول الاساسيه. إذا كنت تستخدم استعلاما موجودا ، فتاكد من ان الاستعلام ليس للقراءة فقط وان لديك الأذونات اللازمة لأضافه محتوياته أو تحديثها. للحصول علي مزيد من المعلومات حول إنشاء استعلام استنادا إلى جدولين أو أكثر ، راجع المقالة مقدمه حول الاستعلامات.
تخزين البيانات كسجلات جديده في الحالات التالية:
-
إذا كانت البيانات ستقوم بتعبئة جداول متعددة.
-
إذا لم يتضمن الجدول الوجهة حقل مفتاح أساسيا. قيم المفتاح الأساسي ضرورية لتعيين كل رد علي سجل موجود. إذا لم يتضمن الجدول الوجهة حقل مفتاح أساسيا ، فقم بإضافته الآن أو تعيين حقل موجود يحتوي علي قيم فريدة كمفتاح أساسي.
-
إذا لم يتضمن الجدول الوجهة اي سجلات. إذا كان الجدول فارغا ، فان المعالج يفترض انك تريد أضافه السجلات.
-
إذا لم يتم تخزين عناوين البريد الكتروني الخاصة بالمستلمين كحقل في قاعده البيانات. عند تجميع البيانات لتحديث السجلات ، لن تتمكن من كتابه العناوين يدويا في الرسالة التي تم إنشاؤها بالمعالج. يجب ان يكون الحقل "العنوان" في الجدول الوجهة ، أو في جدول به علاقة بالجدول الوجهة.
بدء الاستخدام
-
افتح قاعده البيانات التي سيتم تخزين البيانات المجمعة فيها.
-
لأضافه البيانات إلى جدول واحد ، حدد الجدول في جزء التنقل. لنشر جداول متعددة ذات صله ، حدد الاستعلام المرتبط بهذه الجداول.
-
قم بأي مما يلي لبدء المعالج:
-
علي علامة التبويب بيانات خارجيه ، في المجموعة تجميع البيانات ، انقر فوق إنشاء بريد الكتروني.
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول أو الاستعلام ، ثم انقر فوق تجميع البيانات وتحديثها عبر البريد الكتروني.
ملاحظة: إذا كان الجدول لا يحتوي علي اي حقول ، أو إذا كان لديك بالفعل الرقم التلقائي أو كائن OLE أو المرفق أو أنواع حقول البحث متعددة القيم ، سيعرض Access الرسالة التالية: الجدول أو الاستعلام المحدد لا يحتوي علي اي حقول تعتمد تجميع البيانات باستخدام البريد الكتروني.
-
إذا كان الجدول يحتوي علي حقول تدعم تجميع البيانات ، سيبدا تشغيل المعالج. إذا كان الجدول الوجهة يدعم أضافه البيانات وتحديثها ، سيرشدك المعالج عبر الخطوات المطلوبة لجمع البيانات عبر رسائل البريد الكتروني.
استخدم الأقسام التالية كمرجع لأي اسئله قد تحصل عليها من خلال الخطوات الرئيسية السبعة التالية للعملية.
اختيار نوع نموذج إدخال البيانات الذي تريد إرساله
حدد نوع النموذج استنادا إلى سهوله الاستخدام لنفسك وللمستلمين.
تحديد نموذج HTML يمكن عرض نموذج HTML وتحريره من قبل اي مستخدم يعتمد عميل البريد الكتروني الخاص به HTML
تحديد نموذج Microsoft InfoPath ستري هذا الخيار فقط إذا كان InfoPath مثبتا علي الكمبيوتر. حدد هذا الخيار فقط إذا كان لدي المستلمين InfoPath و Outlook مثبتين علي أجهزه الكمبيوتر الخاصة بهم. يوفر نموذج InfoPath أيضا بيئة إدخال بيانات وتحرير أفضل ،
تعتمد صفحه المعالج التي يتم عرضها لاحقا علي ما إذا كان الكائن الوجهة يدعم تحديث البيانات ام لا. إذا كان الكائن عبارة عن استعلام يستند إلى جدولين أو أكثر ، أو إذا كان الجدول لا يحتوي علي حقل مفتاح أساسي أو إذا لم يكن يتضمن اي سجلات ، سيفترض المعالج انك تريد أضافه سجلات جديده ، ويطالبك بتحديد حقول النموذج. في كل الحالات الأخرى ، يطالبك المعالج بتحديد ما إذا كنت تريد أضافه البيانات أو تحديثها قبل مطالبتك بتحديد حقول النموذج.
اختيار ما إذا كنت تريد تجميع بيانات جديده أو تحديث البيانات الموجودة
حدد ما تريد القيام به باستخدام البيانات. يؤثر نوع النموذج الذي تستخدمه علي عدد السجلات الجديدة التي يستطيع المستلم إرسالها اليك في رد واحد. عند تحديث البيانات ، يحدد عدد السجلات التي يجب تحديثها بواسطة مستلم عدد النماذج التي تم إكمالها قبل الاكتمال التي سيتم تضمينها في رسالة.
ملاحظة: لأضافه سجلات جديده ، اكتب عناوين البريد الكتروني في مربع العنوان الخاص برسالة البريد الكتروني عند إنشاء الرسالة. لتحديث البيانات الموجودة ، يجب تخزين عناوين البريد الكتروني الخاصة بالمستلمين كحقل في الجدول أو الاستعلام الأساسي ، أو في جدول مرتبط.
تحديد البيانات التي تريد تجميعها
عند اختيار الحقول المطلوب تضمينها في النموذج ، ليس من الضروري تضمين كل حقل موجود في الجدول أو الاستعلام الأساسي في النموذج. ومع ذلك ، يجب الوفاء بالشروط التالية:
-
الحقول المطلوبة: الحقول المعلمة بالعلامة النجميه (*) ، هي حقول مطلوبه. إذا كنت تقوم بتجميع سجلات جديده ، سيقوم المعالج تلقائيا بتضمين كافة الحقول التي تم تعيين الخاصية المطلوبة لها إلى نعم. إذا كانت اي حقول مطلوبه للسجل فارغه ، يفشل Access باضافه السجل إلى الجدول.
-
أنواع الحقول غير المعتمدة: لن تتمكن من تضمين أنواع حقول معينه في النموذج ، مثل الحقول "ترقيم تلقائي" أو "مرفق" أو "كائن OLE" أو "البحث عن القيم المتعددة".
-
حقل المفتاح الأساسي: سيتمكن المستخدم من كتابه قيمه في الحقل عند أضافه السجلات ، ولكن لن تتم معالجه الرد إذا كانت القيمة المحددة قيد الاستخدام بالفعل.
ملاحظة: بالنسبة لكل حقل مضمن ، ضمن خصائص الحقل، حدد تسميه وانقر فوق للقراءة فقط إذا لم تكن تريد ان يقوم المستخدم بتغيير البيانات الموجودة في هذا الحقل.
تحديد معالجه البيانات التلقائية أو اليدوية
يمكنك تحديد المعالجة التلقائية أو اليدوية للردود. تعني المعالجة التلقائية انه عند تلقي الردود ، يعمل Outlook و Access معا لتصدير البيانات إلى الجداول الوجهة في قاعده البيانات. بإمكان المعالجة التلقائية توفير الوقت والجهد. المعالجة اليدوية فقط تعني بدء عمليه التصدير لنقل البيانات من مجلد محدد في Outlook ، إلى الجدول الوجهة في Access.
تم تصدير الردود بنجاح إلى جدول الوجهة طالما يتم استيفاء الشروط التالية في وقت وصول الردود إلى علبه البريد:
-
يجب ان يكون Outlook قيد التشغيل علي الكمبيوتر لديك بالفعل. إذا لم يكن Outlook قيد التشغيل ، سيتم بدء المعالجة في المرة التالية التي تقوم فيها ببدء تشغيل Outlook.
-
يجب الا يكون Access محميا بكلمه مرور ، ولا يجب فتحه في وضع الاستخدام الخاص. يجب الا يتغير اسم قاعده البيانات أو موقعها منذ ان قمت بإرسال رسالة البريد الكتروني.
-
يجب الا تتغير أسماء الجداول والاستعلامات وخصائص الحقول المضمنة في النموذج منذ ان قمت بإرسال رسالة البريد الكتروني.
-
يجب ان يكون لديك الأذونات المطلوبة لأضافه محتويات الاستعلامات والجداول الاساسيه أو تحديثها.
ملاحظة: إذا فشلت المعالجة التلقائية ، فحاول إصلاح اي مشاكل ، ثم قم بتصدير الردود التي فشلت يدويا. اي ردود تصل إلى علبه الوارد بعد حل المشاكل التي تستمر في معالجتها تلقائيا.
تعيين خصائص للتحكم في المعالجة التلقائية للردود
لتحديد مجلد Outlook مختلف حيث يتم تخزين الردود ، في الصفحة تحديد الطريقة التي تريد بها معالجه الردود في المعالج ، انقر فوق اسم المجلد. في مربع الحوار تحديد مجلد ، حدد مجلدا مختلفا ، أو انقر فوق جديد لإنشاء مجلد جديد.
إذا نقرت فوق تعيين الخصائص للتحكم في المعالجة التلقائية للردود لتغيير إعدادات الاستيراد أو ضبطها ، فراجع الجدول التالي للحصول علي معلومات حول الخيارات المتوفرة:
|
الخيار |
النتيجة |
|---|---|
|
تجاهل الردود من الأشخاص الذين لم ترسل الرسالة اليهم |
حدد خانه الاختيار هذه إذا كنت تريد ان يتم تلقائيا معالجه الردود التي تم إرسالها بواسطة المستلمين الأصليين لرسالتك. يتم تخزين الردود من أشخاص آخرين في المجلد الوجهة ، ولكن لا تتم معالجتها تلقائيا. |
|
قبول ردود متعددة من كل مستلم |
حدد خانه الاختيار هذه إذا كنت تريد معالجه أول رد فقط من كل مستلم تلقائيا. يتم تخزين الردود الثانية والتالية في المجلد الوجهة ، ولكن لا تتم معالجتها تلقائيا. ملاحظة: يتحكم هذا الاعداد فقط في عدد الردود ، وليس عدد السجلات في رد واحد ، تتم معالجته. بعبارة أخرى ، إذا قمت بإرسال نموذج InfoPath ، سيتمكن المستخدم من إرسال سجلات متعددة في رد واحد ، ويقوم Access تلقائيا بمعالجه كل السجلات الموجودة في الرد ، حتى في حاله عدم تحديد خانه الاختيار هذه. |
|
السماح بتحديثات البيانات الموجودة فقط |
عندما يستخدم المستلمون نموذج InfoPath لتحديث البيانات ، يمكنهم إرسال سجلات جديده بالاضافه إلى تحديثات السجلات الموجودة. حدد خانه الاختيار هذه لمعالجه التحديثات فقط للسجلات الموجودة. |
|
عدد الردود المراد معالجتها |
اكتب إجمالي عدد الردود (من كل المستلمين) الذي تريد معالجته تلقائيا. إذا كنت تريد ان تتم معالجه كل الردود تلقائيا ، فادخل قيمه كبيره ، مثل 5000 ، في مربع النص. يتم تخزين الردود التي يتم تلقيها بعد القيمة المحددة في المجلد الوجهة ، ولكن لا تتم معالجتها تلقائيا. |
|
تاريخ ووقت الإيقاف |
تحديد الوقت الذي يجب فيه إيقاف المعالجة التلقائية للردود برسالة البريد الكتروني هذه. يتم تخزين الردود المستلمة بعد هذا التاريخ والوقت في المجلد الوجهة ، ولكن لا تتم معالجتها تلقائيا. |
لتغيير هذه الخيارات في تاريخ لاحق ، ضمن علامة التبويب بيانات خارجيه ، في المجموعة تجميع البيانات ، انقر فوق أداره الردود. في مربع الحوار أداره رسائل تجميع البيانات ، حدد الرسالة التي تريد تغيير الإعدادات الخاصة بها ، ثم انقر فوق خيارات الرسالة. تؤثر التغييرات التي تجريها في مربع الحوار علي كل الردود التالية التي تتلقاها لهذه الرسالة.
معالجه الردود يدويا
للتحكم في وقت معالجه الردود والرد عليها ، لا تحدد الخيار التلقائي للعملية. سيتم تخزين الردود في مجلد محدد في Outlook حتى تحدد وتنقر بزر الماوس الأيمن فوق كل رد في المجلد ، ثم انقر فوق تصدير البيانات إلى Microsoft Access في القائمة المختصرة.
في بعض الحالات ، قد تحتاج أيضا إلى معالجه الردود التي فشلت معالجتها تلقائيا.
تذكر ما يلي قبل تصدير البيانات
-
يجب الا يتم فتح قاعده بيانات Access في الوضع الخاص ، ولا يجب تغيير اسم قاعده البيانات أو موقعها منذ ان قمت بإرسال رسالة البريد الكتروني.
-
يجب الا تتغير أسماء الجداول والاستعلامات وخصائص الحقول المضمنة في النموذج منذ ان قمت بإرسال رسالة البريد الكتروني.
-
يجب ان يكون لديك الأذونات المطلوبة لأضافه محتويات الاستعلامات والجداول الاساسيه أو تحديثها.
تحديد الطريقة التي تريد بها تعيين عناوين البريد الكتروني للمستلمين
إذا كنت تقوم بتجميع معلومات جديده فقط ، فيمكنك تحديد عناوين البريد الكتروني باستخدام طريقتين:
-
اكتب عناوين البريد الكتروني بشكل فردي في رسالة البريد الكتروني في Outlook ، أو حدد العناوين من دفتر عناوين.
-
استخدم الحقل "عنوان البريد الكتروني" في الجدول أو الاستعلام الخاص بقاعده بيانات Access الحالية.
ملاحظة: عند تجميع البيانات لتحديث السجلات الموجودة ، لا يظهر مربع الحوار هذا ، لأنه يجب ان يكون عنوان البريد الكتروني الخاص بالمستلمين متوفرا أولا كحقل في قاعده البيانات.
إدخال عناوين البريد الكتروني مباشره في Outlook
إذا كنت تقوم بتحديد المستلمين في Outlook ، فيمكنك معاينه الرسالة وتخصيصها قبل إرسالها. في النص الأساسي لرسالة البريد الكتروني ، يتضمن مقدمه مختصره عن نموذج. من المستحسن عدم اجراء اي تغييرات علي النموذج. قد تؤدي التغييرات التي تم إدخالها علي بنيه النموذج إلى عدم معالجه الرد.
استخدام عناوين البريد الكتروني المخزنة في حقل في قاعده البيانات
يشير الخيار الخاص بتحديد جدول مقترن إلى الجداول ذات الصلة. لعرض علاقات الجداول أو تحريرها في قاعده البيانات ، في أدوات قاعده البيانات. ، في المجموعة علاقات ، انقر فوق علاقات
للحصول علي مزيد من المعلومات حول العلاقات ، راجع المقالة الإرشادات الخاصة بالجدول.
مراجعه قائمه المستلمين وتحديدها
تتضمن الخطوة الرئيسية الاخيره معاينه وتخصيص رسالة البريد الكتروني ، وضبط قائمه المستلمين ، ثم إرسال رسالة تجميع البيانات.
إنشاء رسالة البريد الكتروني وإرسالها
عندما يعلمك المعالج بأنه يمكنك الآن إنشاء رسالة البريد الكتروني ، ويعرض لك كيفيه عرض حاله البريد الكتروني باستخدام الأمر أداره الردود ، قد تظهر بعض رسائل التحذير. يصف الجدول التالي كل تحذير والاجراء الذي يمكنك اتخاذه لحل هذه المشكلة:
|
Warning رسالة تحذير |
الوصف |
S أولوتيون |
|---|---|---|
|
لا تحتوي بعض السجلات علي عنوان صالح في الحقل "عنوان البريد الكتروني المحدد". لن يتم إرجاع اي بيانات لهذه الصفوف. |
يحتوي حقل عنوان البريد الكتروني الذي حددته علي قيم خاليه. |
إذا كنت تريد تجميع البيانات لكل سجل ، فقم بإنهاء المعالج واستبدال القيم الفارغة بعناوين البريد الكتروني. ثم أبدا تشغيل المعالج مره أخرى. |
|
لديك حاليا تامين حصري علي قاعده البيانات ؛ ستفشل المعالجة التلقائية إلى ان يتم تحرير التامين. |
تتوفر لديك قاعده البيانات المفتوحة حاليا في وضع الخاص. |
إذا اخترت الحصول علي الردود التي تمت معالجتها تلقائيا ، ستفشل المعالجة لأنه يتعذر علي Access أضافه قاعده بيانات ذات تامين خاص عليها أو تحديثها. إغلاق قاعده البيانات وأعاده فتحها في وضع غير خاص مباشره بعد إرسال الرسالة |
|
قد تحتوي رسائل البريد الكتروني هذه علي بيانات ذات طبيعة سريه أو حساسة. |
تقوم بتجميع البيانات لتحديث السجلات الموجودة ، سيتم إكمال النموذج الذي سيتم إرساله مسبقا مع البيانات الموجودة. |
إذا تضمنت بعض حقول النماذج بيانات هامه ، فعد إلى خطوه المعالج حيث حددت الحقول وأزل الحقول التي تحتوي علي بيانات هامه من النموذج |
بعد معاينه الرسالة وتخصيصها ، يمكنك تصفيه الحقل "عنوان البريد الكتروني" وتحديد المستلمين. اختر عناوين البريد الكتروني التي تريد استخدامها من خلال تحديد خانات الاختيار المقابلة. إذا رايت مربع حوار يتم سرد عناوين البريد الكتروني غير الصالحة ، فقم بتدوين العناوين في القائمة وانقر فوق إنهاء. تحقق من العناوين غير الصالحة ، وادخل اي تصحيح ضروري ، ثم حاول أعاده إرسال الرسالة.
