يتكامل تقويم Outlook تماماً مع البريد الإلكتروني وجهات الاتصال وغيرها من الميزات. ويجعل التكامل مكون التقويم إحدى الميزات الأكثر شيوعاً في Outlook. سنطلعك في هذه المقالة على أوجه استخدام الوظائف المتعددة في التقويم. وسنعرّفك كذلك على تحسينات التقويم التي تهدف بشكلٍ خاص إلى جعل أسلوب عملك أكثر تناسقاً.
ملاحظة: تمت إضافة العديد من تحسينات التقويم في حزم خدمة Outlook 2007 اللاحقة. على الرغم من أن Outlook 2007 و2010 و2013 قد بلغ نهاية دورة حياة الدعم الخاصة بهم، إلا أنه لا يزال من الممكن العثور على العديد من هذه التحسينات المبكرة في Outlook 2016 وأحدث.
العمل كمدير/مفوض
إذا كانت مؤسستك تسمح بذلك، قم بتكوين Outlook للاتصال بعلبة بريد Exchange باستخدام وضع Exchange المخزّن مؤقتاً. ويوفر هذا الوضع أفضل أداء.
تتضمن الإصدارات الأحدث من Microsoft Outlook وMicrosoft Entourage وOutlook for iOS وOutlook for Android Microsoft Outlook for Mac العديد من التحسينات على ميزة التفويض. للحصول على مزيد من المعلومات حول هذه الإصدارات، انظر:
ميزة تفويض Outlook في الإصدارات المختلطة من Microsoft Outlook وEntourage
بالنسبة لسيناريوهات مشاركة النموذج الجديدة (REST)، يوصى لنا بمستويات الأذونات المبسطة (يمكن التحرير، ويمكن عرض العناوين والمواقع، وما إلى ذلك) بدلا من تخصيص الأذونات للمفوضين. مستويات الأذونات المخصصة غير مدعومة في مشاركة النموذج الجديد ويمكن أن تؤدي إلى نتائج غير متوقعة.
تحديد عدد المفوضين
لا يحدد Outlook عدد المفوضين الذين يمكنك إضافتهم. ولكن نوصي بمنح الأذونات محرر لمفوض واحد (1). فهذا يتيح لك تعقب وقت معالجة اجتماع ما وطريقة معالجته. نظراً إلى أنه باستطاعة مفوض استخدام عدة أجهزة للوصول إلى البيانات الخاصة بك، فإن امتلاك الكثير من المفوضين الأذونات محرر يجعل من الصعب جداً تحديد سبب فقدان الاجتماعات أو انتهاء صلاحيتها.
حتى لو منحت الأذونات محرر لمفوض واحد، تجنب إضافة عدد كبير من المفوضين الذين لديهم الأذونات مراجع أو مشارك. وهذا لأن إضافة أعداد كبيرة من المفوضين قد تؤدي إلى استنفاد الموارد الأخرى. على سبيل المثال، قد يتم الوصول إلى حد الحجم لبيانات القاعدة. عند إضافة مفوض، تجري تغيرات متنوعة:
-
يطبّق Outlook الأذونات على المجلدات ذات الصلة.
-
يتم تحديث السمة PublicDelegates في Active Directory لإضافة أذونات "الإرسال نيابة عن" للمفوض.
-
يضيف Outlook المفوض إلى قاعدة إعادة توجيه على علبة بريد المدير. ويؤدي هذا إلى إعادة توجيه طلبات الاجتماع إلى المفوض.
-
يحفظ Outlook معلومات المفوض الإضافية في علبة بريد المدير.
قد يكون لكل ناحية من نواحي المكونات هذه حدود مختلفة. وقد يؤثر الاقتراب من بلوغ هذه الحدود على الأداء والاستقرار.
ملاحظات:
-
أثناء عملية تطوير المنتج واختباره، استخدمت Microsoft عدداً أقصى من أربعة (4) مفوضين. بالإضافة إلى ذلك، استخدم المفوضون Outlook فقط. ولم يتم تضمين الأجهزة في الاختبارات.
-
إذا كان يجب استبدال المفوض الذي يملك الأذونات محرر بشكلٍ مؤقت أو دائم، فغيّر الأذونات من محرر إلى مراجع أو بلا. ثم امنح الأذونات محرر للمفوض الجديد أو الاحتياطي.
استخدام الاجتماعات المتكررة
تعيين تواريخ الانتهاء وتحديد عدد التكرارات
يسهّل Outlook عملية جدولة اجتماع له عدة تكرارات منتظمة. نوصي بتعيين تاريخ انتهاء دائما وقصر السلسلة المتكررة على عدد معين من التكرارات. على الأرجح، تتطلب الاجتماعات المتكررة تعديلات في مرحلة ما. على سبيل المثال، ستتم إضافة الحضور إلى حدث واحد أو إزالتهم منه، أو سيتغير موقع الاجتماع أو وقته بسبب تواريخ الإجازات أو الظروف غير المتوقعة. يحفظ Outlook كل تغيير من هذه التغييرات الفريدة كاستثناء للاجتماع. وتؤدي الاجتماعات التي تتضمن عدداً كبيراً جداً من الاستثناءات إلى الحصول على سلسلة اجتماعات من الصعب إدارتها. بالإضافة إلى ذلك قد تسبب سلوكاً غير متوقع. يمكنك دائماً إنشاء سلسلة اجتماعات جديدة عند انتهاء السلسلة الحالية. وعند التفكير في عدد التكرارات، فكّر في التردد. وخلال فترة السنة، سيزيد عدد الاجتماعات الأسبوعية مرتين عن عدد الاجتماعات الشهرية خلال تلك الفترة نفسها بنحو 90 مرة.
إنهاء اجتماع متكرر قبل تاريخ الانتهاء الأصلي
بالرغم من أنه يمكنك إلغاء اجتماع متكرر، إلا أن هناك خياراً أفضل وهو تغيير تاريخ انتهاء السلسلة. ويسمح ذلك لك وللحاضرين بالاحتفاظ بسجل للاجتماعات التي حدثت في الماضي. إذا ألغيت اجتماعاً متكرراً تماماً، فسيتم فقد هذه المحفوظات. وأفضل حل هو تعيين تاريخ انتهاء جديد ثم إرسال التحديث إلى جميع الحاضرين. ويؤدي هذا إلى إنهاء سلسلة الاجتماعات مبكراً مع الاحتفاظ بسجل للاجتماعات السابقة.
ملاحظات:
-
إذا أنهت سلسلة الاجتماعات مبكرا، فستفقد الاستثناءات المقترنة بالاجتماع المتكرر. لمعرفة المزيد حول الاستثناءات، راجع "تعيين تواريخ الانتهاء والحد من عدد التكرارات" أعلاه.
-
تنطبق أفضل الممارسات هذه أيضا عندما تحتاج إلى تغيير موضوع سلسلة اجتماعات موجودة. إنهاء سلسلة الاجتماعات مبكرا وإنشاء اجتماع متكرر جديد باستخدام موضوع مختلف.
للحصول على مزيد من المعلومات حول إلغاء كل الاجتماعات المستقبلية في سلسلة، انظر: إلغاء كل الاجتماعات المستقبلية في سلسلة
تغيير المنظم
لا يوفر Outlook طريقة لتغيير منظم الاجتماع. لتغيير منظم الاجتماع لاجتماع متكرر، قم بإنهاء الاجتماع المتكرر. للقيام بذلك، قم بتعيين تاريخ انتهاء مبكر وإرسال التحديث إلى جميع الحاضرين. بعد إكمال هذه الخطوة، يجب أن ينشئ المنظم الجديد اجتماعاً متكرراً جديداً.
لمزيد من المعلومات حول تعيين تاريخ انتهاء سابق، راجع إلغاء اجتماع.
تجنب استخدام اجتماع متكرر لمشاركة المرفقات
إن المرفقات تزيد استثناءات الاجتماعات المتكررة تعقيداً. فكل استثناء يحتوي على نسخة خاصة به من المرفقات. ومع إضافة الاستثناءات إلى الاجتماعات المتكررة، يتم إنشاء نسخ جديدة من المرفقات. وفي حال إجراء تغييرات على مجموعة واحدة من المرفقات، لا تنتشر هذه التغييرات على الاستثناءات الأخرى. إذا كنت تحتاج إلى أن يكون لدى جميع الحضور أحدث نسخة من التغييرات لأي اجتماع معين، فمن المستحسن، كلما أمكن، حفظ المرفقات إلى SharePoint أو إلى OneDrive ومشاركتها مع ارتباط.
ملاحظة: يتم دعم إجراءات إضافة المرفقات وإزالتها إلى اجتماعات مستقلة وغير متكررة بشكل كامل.
معالجة كل طلبات الاجتماعات والإلغاءات
على الرغم من أن بإمكانك حذف طلب الاجتماع من علبة الوارد مباشرة، إلا أن عليك معالجة طلب الاجتماع بشكل صحيح عبر قبوله أو رفضه. استخدم دائما الأمر إزالة من التقويم لمعالجة عمليات إلغاء الاجتماع من علبة الوارد. تجنب معالجة الاجتماعات من وحدة التقويم النمطية مباشرة.
تجنب نسخ الاجتماعات
حسب التصميم، يزيل Outlook أي ارتباطات بين اجتماع منسوخ والاجتماع الأصلي. يساعد هذا في منع التناقضات. تضيف الإصدارات الأحدث من Outlook السلسلة النصية "نسخة:" إلى الموضوع. ويسهّل هذا الأمر التعرّف على نسخ الاجتماعات.
بدءا من Outlook الإصدار 2311 لم يعد نسخ الاجتماعات معتمدا. هذا تغيير مقصود لمنع نسخ الاجتماعات. تؤدي الإجراءات المتعلقة بالاجتماعات المنسوخة إلى نتائج غير متوقعة، لذلك نوصي بتجنب نسخ الاجتماعات. وقد كانت هذه أفضل ممارسة موثقة منذ فترة طويلة. للحد من النتائج غير المتوقعة، قام فريق Outlook بتنفيذ حظر نسخ الاجتماعات.
لمزيد من المعلومات حول التحديث الأخير لحظر نسخ الاجتماعات، راجع:
يحظر Outlook نسخ الاجتماعات باستخدام "نسخ الاجتماعات غير معتمد".
إعادة توجيه طلبات الاجتماع
إذا كنت تستخدم Outlook 2010 أو الإصدارات الأحدث وكنت حاضرا في الاجتماع، فيمكنك إعادة توجيه اجتماع إلى شخص آخر يستخدم Outlook 2010 أو أحدث مع ميزة "إعلام إعادة توجيه الاجتماع". عند استخدام Outlook 2010 أو إصدار أحدث لإعادة توجيه اجتماع إلى شخص لم تتم دعوته في الأصل إلى الاجتماع، يرسل Outlook إعلاما بإعادة توجيه الاجتماع إلى منظم الاجتماع. وعندما يتلقى المنظم إعلام الاجتماع، تتم إضافة الحاضر الجديد إلى اجتماع المنظم. إذا احتاج حاضرون موجودون إلى معرفة إن كان أحد الحاضرين الإضافيين قد أضيف إلى الاجتماع، فيجب عندئذٍ على المنظم فتح الاجتماع وإرسال تحديث الاجتماع إلى جميع الحاضرين.
ملاحظة: إذا أردت أن يعلم أحد الأشخاص بالاجتماع، ولكن دون دعوته، فما عليك سوى سحب طلب الاجتماع من التقويم إلى أيقونة البريد على الجانب السفلي الأيمن من Outlook. يؤدي ذلك إلى فتح بريد إلكتروني يتضمن المعلومات حول الاجتماع التي يمكن إرسالها. لاحظ أن هذا البريد الإلكتروني لا يضيف المستلم (المستلمين) إلى الاجتماع، ويحتوي فقط على معلومات الاجتماع مثل التاريخ والوقت والموضوع وجدول الأعمال.
لمستخدمي Microsoft Exchange
تتوفر ميزة الإعلام بإعادة توجيه الاجتماع أيضاً في Microsoft Exchange 2007 كجزء من ميزة التذكير بمواعيد الاجتماعات. إذا كنت تستخدم Outlook للاتصال بعلبة بريد على مؤسسة Exchange Server، فقد يخضع سلوك إعلام إعادة توجيه الاجتماع لإعدادات Exchange، إذا تم تكوينه بواسطة مسؤول Exchange. على سبيل المثال، يمكن أن يمنع مسؤول Exchange إرسال الإعلام بإعادة توجيه اجتماع إلى مجالات بعيدة.
نوصي بشكلٍ عام بألا يقوم أحد الحضور بإعادة توجيه اجتماع في حال لم يكن في مؤسسة Exchange نفسها التي يعمل فيها المنظم، ما لم تنطبق كل الشروط التالية:
-
أن يستخدم الحضور Microsoft Outlook 2010 أو أحدث منه.
-
أن يسمح مسؤول Exchange الخاص بالحضور بإرسال إعلامات بإعادة توجيه الاجتماعات إلى مجالات بعيدة.
-
أن يستخدم المنظم عميل Microsoft Outlook.
في حالة أحد الحضور الذي يستخدم نظام بريد غير Exchange، نوصي عموما بعدم إعادة توجيه اجتماع، ما لم تكن جميع الشروط التالية صحيحة:
-
أن يستخدم الحضور Microsoft Outlook 2010 أو أحدث منه.
-
أن يستخدم المنظم عميل Microsoft Outlook.
في حال لم يتلق المنظم الإعلام بإعادة توجيه الاجتماع لأي سبب، لن تتم إضافة حضور الاجتماع إلى اجتماع المنظم. وفي حال غيّر المنظم لاحقاً الاجتماع وأرسل تحديثاً، يتم إرسال التحديث إلى الأشخاص الذين تمت دعوتهم في الأصل فقط. لن يتلقى الحضور الذين تلقوا نسخة الاجتماع التي تمت إعادة توجيهها التحديث.
إذا كانت القيود المذكورة أعلاه تمنعك من إعادة توجيه دعوات الاجتماع بنجاح واتساق، فمن الأفضل ببساطة مطالبة منظم الاجتماع بإضافة الحضور المطلوبين. من المهم أن تطلب من منظم الاجتماع إضافة أفراد الحضور الذين تريدهم في حال لم تكن متأكداً من أن بيئتك وبيئات أفراد الحضور تفي بالشروط المذكورة أعلاه.
ملاحظة: لا يتلقى مفوضو Outlook الإعلامات بإعادة توجيه الاجتماعات.
توصيات إضافية لمستخدمي Microsoft Exchange
صيانة الأجهزة التي تتصل بالتقويم
تأكد من تثبيت آخر التحديثات كافة على أي جهاز يتصل بالتقويم. تستخدم بعض الأجهزة Exchange ActiveSync لمزامنة التقويم والمجلدات الأخرى. تتضمن هذه الأجهزة أجهزة Outlook for iOS وOutlook for Android وApple iOS وAndroid. ويمكن أيضاً مزامنة أجهزة BlackBerry الخاصة بـ Research In Motion (RIM) مع التقويم.
لمزيد من المعلومات حول بعض المشكلات المعروفة، راجع: المشكلات الحالية مع Microsoft Exchange ActiveSync وأجهزة الجهات الخارجية.
ملاحظة: في بعض الحالات، بإمكان عددٍ من عملاء Outlook وأجهزته تعديل العناصر في الوقت نفسه، مما قد يؤدي إلى حدوث تعارضات. لتقليل الاحتمال، لا تعالج نفس العنصر على عميلين أو جهازين أو أكثر خلال فترة زمنية قصيرة نسبيا.
المحافظة على الوظائف الإضافية التي تتكامل مع Outlook
تصل معظم وظائف Outlook الإضافية، إن لم يكن كلها، إلى بيانات Outlook. وباستطاعة وظيفة إضافية تغيير عنصر Outlook الذي تحرره في الوقت نفسه، سواء في Outlook أو على جهاز آخر. وقد يؤدي ذلك إلى حدوث تعارضات. لتقليص هذا الاحتمال، تأكد من تثبيت آخر التحديثات لأي وظائف إضافية أو برامج تتكامل مع Outlook. وقم بتعطيل أو إزالة تثبيت أي برامج أو وظائف إضافية لا تستخدمها أو لا ترغب في تكاملها مع Outlook.
ملاحظة: في بعض الحالات، بإمكان عددٍ من عملاء Outlook وأجهزته تعديل العناصر في الوقت نفسه، مما قد يؤدي إلى حدوث تعارضات. لتقليل الاحتمال، لا تعالج نفس العنصر على عميلين أو جهازين أو أكثر خلال فترة زمنية قصيرة نسبيا.
