Workflow example: Send a notification message

يستخدم الفريق "مكتبة المستندات المشتركة" للتعاون في العمل على المستندات، كما يستخدم العمود "تعيين إلى" لتعقب الأشخاص الذين تم تعيين المستندات إليهم. وبدلاً من أن يقوم كافة أعضاء الفريق بالتحقق باستمرار من موقع الفريق لرؤية إذا كان قد تم تعيين مستندات جديد إليهم، فقد تقوم بإنشاء سير عمل يقوم تلقائياً بإرسال رسالة بريد إلكتروني إلى أي عضو في الفريق عندما يتلقى تعييناً. يمكنك بسرعة تنفيذ ذلك عن طريق إنشاء سير عمل ذي خطوة واحدة.

قد تفكر في لماذا لا تستخدم تنبيه؟ توفر التنبيهات العديد من الخيارات - على سبيل المثال، قد تتلقى تنبيهاً عندما تتم إضافة عنصر أو تعديله. لكن لا يمكنك إعداد تنبيه ليعمل عندما يتغير عمود محدد إلى إعداد محدد. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكنك باستخدام التنبيه إنشاء رسائل بريد إلكتروني لإعلام المستلم بالإجراء المطلوب بالضبط.

To learn more about workflows, see Introduction to workflows.

هام: To create a workflow, your site must be located on a server running Windows SharePoint Services 3.0 or Microsoft Office SharePoint Server 2007.

في هذا المقال

قبل البدء

تصميم سير العمل

قبل البدء

قبل تصميم سير العمل، تحتاج إلى القيام بأية تغييرات أو تخصيصات ضرورية على الموقع أو القائمة أو المكتبة - على سبيل المثال:

  • يتم دائماً إرفاق سير العمل بقائمة أو مكتبة SharePoint. يجب أن يحتوي الموقع على الأقل على قائمة أو مكتبة واحدة قبل إنشاء سير العمل. إذا لم يكن هناك قوائم في الموقع، تتم مطالبتك بإنشاء واحدة عند إنشاء سير العمل.

  • إذا كنت تريد أن يقوم سير العمل باستخدام أي أعمدة أو إعدادات مخصصة، يجب إجراء هذه التغييرات قبل إنشاء سير العمل بحيث تتوفر هذه الأعمدة والإعدادات في "مصمم سير العمل".

  • إذا كنت تريد أن يقوم سير العمل باستخدام أي ميزات للقوائم أو المكتبات لا يتم تشغيلها بشكل افتراضي، مثل "الموافقة على المحتوى"، يجب تشغيل هذه الميزات قبل تصميم سير العمل.

ملاحظة: تستند ميزة سير العمل إلى Microsoft Windows Workflow Foundation، وهو أحد مكونات Microsoft Windows. يجب أن يتم تثبيت نفس الإصدار من Workflow Foundation على كلٍ من جهاز الكمبيوتر والخادم. قد تتم مطالبتك بتثبيت Workflow Foundation في المرة الأولى التي تقوم بإنشاء سير عمل فيها.

Add a column to the document library

This example uses the Shared Documents library, which by default appears in a team site. However, you must add the Assigned To column to the Shared Documents library because this column does not appear by default in the library.

  1. في المستعرض، انتقل إلى "مكتبة المستندات المشتركة".

    تلميح: انقر فوق المستندات المشتركة في قائمة المجلدات، ثم اضغط F12.

  2. من شريط أدوات المكتبة، انقر فوق إعدادات، ثم انقر فوق إضافة أعمدة من أعمدة الموقع.

  3. ضمن أعمدة الموقع المتوفرة، انقر فوق تعيين إلى، ثم انقر فوق إضافة.

  4. انقر فوق موافق.

    عند عرض "المستندات المشتركة" في المستعرض، يظهر الآن العمود "تعيين إلى" في المكتبة.

  5. قم بإغلاق المستعرض.

أعلى الصفحة

تصميم سير العمل

بعد إعداد "مكتبة المستندات المشتركة" باستخدام العمود الصحيح، فإنك تصبح على استعداد لاستخدام "مصمم سير العمل".

  1. ابدأ تشغيل Microsoft SharePoint Designer 2007.

  2. ضمن القائمة ملف انقر فوق فتح موقع .

  3. في مربع الحوار فتح الموقع، استعرض بحثاً عن موقع SharePoint الذي ترغب في إنشاء سير العمل به وحدده، ثم انقر فوق فتح.

  4. من القائمة ملف، أشر إلى جديد، ثم انقر فوق سير العمل.

    يتم فتح مصمم سير العمل.

  5. في المربع إعطاء اسم لسير العمل هذا، اكتب إعلام بوجود تعيين.

    يظهر هذا الاسم لزوار الموقع عند عرض "حالة سير العمل" وصفحات "مهام سير العمل" في المستعرض.

  6. في القائمة ما هي قائمة SharePoint التي يجب أن يتم إرفاق سير العمل هذا بها؟، انقر فوق المستندات المشتركة.

    عند قيام أعضاء الفريق بعرض "مكتبة المستندات المشتركة"، سيلاحظون وجود عمود جديد في سير العمل يسمى "الإعلام بوجود تعيين". يشير هذا العمود إلى حالة سير عمل كل عنصر - على سبيل المثال، يوضح ما إذا كان تم بدء سير العمل أو إكماله.

  7. ضمن حدد خيارات بدء سير العمل الخاصة بالعناصر الموجودة في "المستندات المشتركة"، نفّذ كافة الإجراءات التالية:

    • قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار السماح ببدء سير العمل هذا يدوياً من عنصر.

    • حدد خانة الاختيار Automatically start this workflow whenever an item is created.

    • حدد خانة الاختيار بدء سير العمل هذا تلقائياً عند تغيير أي عنصر.

      عند تحديد هذه الخيارات، فإنك تتأكد من تشغيل سير العمل في كل مرة يتم بها إنشاء عنصر أو تغييره. يجب أن تبدو الصفحة الأولى من مصمم سير العمل بالشكل التالي.

      الصفحة الأولى من "مصمم سير العمل"

  8. انقر فوق التالي.

  9. انقر فوق الشروط، ثم انقر فوق Custom Condition (Shared Documents) من القائمة.

    يظهر الشرط If field equals value في سير العمل.

    توفر القائمة عدداً من الشروط الجاهزة، لكنك ترغب في إنشاء شرط بحيث يقوم سير العمل بإرسال الرسالة فقط عندما يكون حقل محدد - في هذه الحالة، "تعيين إلى" - مساوٍ لقيمة محددة - في هذه الحالة، اسم الشخص الموجود في الفريق. لتنفيذ ذلك، يجب أن تنشئ شرط مخصص.

  10. في الشرط If field equals value، انقر فوق حقل، ثم انقر فوق تعيين إلى من القائمة.

  11. في الشرط، انقر فوق قيمة.

    يتم فتح مربع الحوار تحديد المستخدمين. تحتاج إلى تحديد عضو في الفريق. يمكنك ذلك عن طريق كتابة اسمه أو عنوان البريد الإلكتروني الخاص به، ثم النقر فوق إضافة أو يمكنك الاختيار من قائمة المستخدمين الموجودين. كما يمكنك تحديد المستخدمين من دفتر العناوين أو أسماء البحث من قائمة أو عنصر قائمة.

  12. اكتب اسم مستخدم أو عنوانه أو حددهما، انقر فوق إضافة، ثم انقر فوق موافق.

  13. انقر فوق إجراءات، ثم انقر فوق إرسال بريد الكتروني من القائمة.

    إذا كان هذا الإجراء غير ظاهر في القائمة، انقر فوق مزيد من الإجراءات، وانقر فوق الإجراء الذي تريده، ثم انقر فوق إضافة.

  14. في الإجراء Email this message، انقر فوق الرسالة الحالية، ثم أكمل النموذج عن طريق إدخال المستلم والموضوع والنص الأساسي للرسالة.

    في السطر إلى، تحتاج إلى إدخال نفس الاسم أو العنوان الذي اخترته كجزء من الشرط.

  15. انقر فوق موافق.

    Second page of Workflow Designer showing condition and action

    لديك الآن قاعدة حيث إذا كان هناك عنصر في "مكتبة المستندات المشتركة" تم تعيينه إلى عضو محدد في الفريق، يتلقى ذلك الشخص إعلاماً بالبريد الإلكتروني. لكن ماذا يحدث إذا تم تعيين المستند إلى عضو آخر في الفريق؟ ستقوم بعد ذلك بإنشاء الشرط "else if" لكل شخص إضافي في الفريق.

  16. انقر فوق إضافة الفرع الشرطي 'Else If'.

    تتم إضافة الفرع الشرطي إلى سير العمل. كرر الخطوات من 8-12 من هذا الإجراء لإنشاء نفس القاعدة لعضو آخر في الفريق.

  17. حسب الضرورة، انقر فوق إضافة الفرع الشرطي 'Else If' لإضافة قاعدة لكل عضو في الفريق ترغب في أن يتم إعلامه عند تعيين مستند إليه.

    Workflow Designer shows rules with conditional branching

  18. للتحقق من وجود أخطاء في سير العمل قبل الخروج من مصمم سير العمل، انقر فوق التحقق من سير العمل.

    إذا تم العثور على خطأ في سير العمل، يتغير لون الارتباط التشعبي وتظهر علامات نجمية قبل المعلمة غير الصحيحة وبعدها. بالإضافة إلى ذلك، ضمن خطوات سير العمل، يظهر رمز خطأ جوار كل خطوة تحتوي على خطأ.

  19. انقر فوق إنهاء لحفظ سير العمل.

    لاختبار سير العمل، استعرض بحثاً عن "مكتبة المستندات المشتركة"، قم بإنشاء عنصر جديد، وتعيين العمود "تعيين إلى" إلى شخص تم تضمينه كشرط في سير العمل. قم بالتحقق لمعرفة إذا كان الشخص يتلقى رسائل الإعلام التي قمت بإنشائها أم لا.

أعلى الصفحة

مشاركة Facebook Facebook Twitter Twitter البريد الإلكتروني البريد الإلكتروني

هل كانت المعلومات مفيدة؟

رائع! هل لديك أي ملاحظات أخرى؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×