Workflow example: Route an expense report for review

يقوم الفريق بتعبئة تقارير المصروفات الشهرية التي هي عبارة عن نماذج تم تصميمها باستخدام Microsoft Office InfoPath 2007. يقوم الفريق بتعبئة هذه النماذج وتخزينها في مكتبة نماذج في موقع SharePoint. عندما يزيد تقرير المصروفات عن حجم محدد، فإنك ترغب في القيام بشكل تلقائي بإعلام الشخص المختص ليقوم بمراجعة التقرير. يمكنك جعل هذه العملية تتم بشكل تلقائي بسرعة باستخدام سير عمل ذي خطوة واحدة.

يعتبر أحد الميزات الهامة في Office InfoPath 2007 أنه يمكنك تحديد حقول في النموذج الفعلي ليتم عرضها كأعمدة في مكتبة نماذج. عند اختيار عرض حقل نموذج كعمود في مكتبة النماذج، يعتبر ذلك بمثابة ترقية لهذا الحقل. تفيد ترقية الحقول عند مراجعة بعض المعلومات الهامة في نموذج دون الحاجة إلى فتح كل نموذج على حدة. والأكثر اهمية، أنه عند ترقية البيانات في النموذج إلى البيانات في الأعمدة في مكتبة النماذج، يُمكّنك ذلك من إنشاء قواعد تستند إلى البيانات الموجودة في "مصمم سير العمل". وبذلك عند ترقية المصروفات الإجمالية من النموذج إلى عمود، يمكنك الآن إنشاء سير عمل يقوم بتوجيه تقرير المصروفات لتتم مراجعته عندما يزيد حجم المصروفات عن مبلغ محدد.

To learn more about workflows, see Introduction to workflows.

هام: To create a workflow, your site must be located on a server running Windows SharePoint Services 3.0 or Microsoft Office SharePoint Server 2007.

في هذا المقال

قبل البدء

تصميم سير العمل

قبل البدء

قبل تصميم سير العمل، تحتاج إلى القيام بأية تغييرات أو تخصيصات ضرورية على الموقع أو القائمة أو المكتبة - على سبيل المثال:

  • يتم دائماً إرفاق سير العمل بقائمة أو مكتبة SharePoint. يجب أن يحتوي الموقع على الأقل على قائمة أو مكتبة واحدة قبل إنشاء سير العمل. إذا لم يكن هناك قوائم في الموقع، تتم مطالبتك بإنشاء واحدة عند إنشاء سير العمل.

  • إذا كنت تريد أن يقوم سير العمل باستخدام أي أعمدة أو إعدادات مخصصة، يجب إجراء هذه التغييرات قبل إنشاء سير العمل بحيث تتوفر هذه الأعمدة والإعدادات في "مصمم سير العمل".

  • إذا كنت تريد أن يقوم سير العمل باستخدام أي ميزات للقوائم أو المكتبات لا يتم تشغيلها بشكل افتراضي، مثل "الموافقة على المحتوى"، يجب تشغيل هذه الميزات قبل تصميم سير العمل.

ملاحظة: تستند ميزة سير العمل إلى Microsoft Windows Workflow Foundation، وهو أحد مكونات Microsoft Windows. يجب أن يتم تثبيت نفس الإصدار من Workflow Foundation على كلٍ من جهاز الكمبيوتر والخادم. قد تتم مطالبتك بتثبيت Workflow Foundation في المرة الأولى التي تقوم بإنشاء سير عمل فيها.

Publish the form and create a form library

In this example, you need a form library to store your forms, and you need to promote certain fields from the form as columns in the form library. Office InfoPath 2007 makes it very easy to publish a form, promote fields, and even create the form library. All this can be done by using the Publishing Wizard (click Publish on the File menu).

في الإجراء التالي، ستستخدم قالب "تقرير مصروفات" جاهز في Office InfoPath 2007، ثم قم باستخدام "معالج النشر" لترقية الحقول وإنشاء مكتبة المستندات في موقع SharePoint site.

  1. Start Office InfoPath 2007.

  2. في مربع الحوار تعبئة نموذج، انقر نقراً مزدوجاً فوق نموذج تقرير المصروفات.

    عندما يتم فتح تقرير المصروفات في الوضع "تصميم". يحتوي النموذج بالفعل على الحقول التي ترغب في ترقيتها كأعمدة في مكتبة المستندات: الاسم ورقم المعرف وإجمالي المصروفات. وبذلك ستستخدم القالب كما هو.

  3. ضمن القائمة ملف انقر فوق حفظ باسم.

  4. في مربع الحوار حفظ باسم اكتب اسماً في المربع اسم الملف، ثم انقر فوق حفظ.

  5. من القائمة ملف، انقر فوق نشر.

    يتم فتح معالج النشر.

  6. ضمن أين تريد نشر قالب النموذج؟، انقر فوق إلى خادم SharePoint باستخدام InfoPath Forms Services أو بدون استخدامها، ثم انقر فوق التالي.

  7. اكتب عنوان موقع SharePoint، ثم انقر فوق التالي.

  8. ضمن What do you want to publish?، انقر فوق مكتبة المستندات، ثم انقر فوق التالي.

    لاحظ انه يمكنك أيضاً جعل النموذج متوفراً كنوع محتوى. قد ترغب في تحديد هذا الخيار، على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في جعل قالب النموذج متوفراً لكافة المواقع الفرعية في موقع مدخل.

  9. ضمن ماذا تريد أن تفعل؟، انقر فوق إنشاء مكتبة مستندات جديدة، ثم انقر فوق التالي.

  10. اكتب تقرير المصروفات كاسم، واكتب وصفاً لمكتبة المستندات، ثم انقر فوق التالي.

  11. في الصفحة التالية، انقر فوق إضافة.

  12. في مربع الحوار تحديد حقل أو مجموعة، في المجلد الموظف، انقر فوق الاسم، ثم انقر فوق موافق.

  13. كرر الخطوة السابقة مرتين لإضافة الحقل identificationNumber (في المجلد الموظف) والحقل إجمالي (في المجلد عناصر).

    ملاحظة: في مربع الحوار تحديد حقل أو مجموعة، استخدم الإعدادات الافتراضية لـ مجموعة أعمدة الموقع واسم العمود. بشكل تبادلي، يمكنك تعيين حقل النموذج إلى عمود موقع موجود أو إعطاء العمود اسماً للعمود يختلف عن اسم حقل النموذج نفسه.

  14. انقر فوق التالي، قم بالتأكد من صحة المعلومات، ثم انقر فوق نشر.

    You now have a form library named Expense Reports with the columns that you need to create the workflow. In the browser, the columns in the form library should look like those in the following illustration.

    مكتبة النماذج تظهر حقول النماذج المعروفة كأعمدة في المكتبة

أعلى الصفحة

تصميم سير العمل

بعد إعداد مكتبة النماذج باستخدام الأعمدة الصحيحة، فإنك تصبح على استعداد لاستخدام "مصمم سير العمل".

  1. Start Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. ضمن القائمة ملف انقر فوق فتح موقع .

  3. في مربع الحوار فتح الموقع، استعرض بحثاً عن موقع SharePoint الذي ترغب في إنشاء سير العمل به وحدده، ثم انقر فوق فتح.

  4. من القائمة ملف، أشر إلى جديد، ثم انقر فوق سير العمل.

    يتم فتح مصمم سير العمل.

  5. في المربع إعطاء اسم لسير العمل هذا، اكتب مراجعة تقرير المصاريف.

    يظهر هذا الاسم لزوار الموقع عند عرض "حالة سير العمل" وصفحات "مهام سير العمل" في المستعرض.

  6. في القائمة ما هي قائمة SharePoint التي يجب أن يتم إرفاق سير العمل هذا بها؟، انقر فوق Expense Reports.

  7. ضمن Select workflow start options for items in Expense Reports، نفّذ كافة الإجراءات التالية:

    • قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار السماح ببدء سير العمل هذا يدوياً من عنصر.

    • حدد خانة الاختيار Automatically start this workflow whenever an item is created.

    • حدد خانة الاختيار بدء سير العمل هذا تلقائياً عند تغيير أي عنصر.

      بتحديد هذه الخيارات، فإنك تتأكد من أنه يتم تشغيل سير العمل في أي وقت يقوم عضو في الفريق بتعبئة تقرير جديد بالمصروفات أو تعديل تقرير موجود.

      الصفحة الأولى من "مصمم سير العمل"

  8. انقر فوق التالي.

    قد ترغب في إنشاء قاعدة حيث يتم إعلام الشخص الصحيح بمراجعة تقرير المصروفات، إذا زاد إجمالي المصروفات في النموذج عن 500 دولار.

  9. في مصمم سير العمل، انقر فوق الشروط، ثم انقر فوق شرط متقدم من القائمة.

    يظهر الشرط If value equals value في سير العمل.

    توفر القائمة عدداً من الشروط الجاهزة، لكنك ترغب في إنشاء شرط بحيث يقوم سير العمل بإرسال الرسالة فقط عندما يكون حقل محدد - في هذه الحالة، إجمالي المصروفات - أكبر من قيمة محددة - في هذه الحالة، 500. لتنفيذ ذلك، يجب أن تقوم بإنشاء شرط متقدم.

  10. في الشرطIf value equals value، انقر أولاً فوق الارتباط التشعبي قيمة، ثم انقر فوق عرض ضم البيانات شكل الزر .

  11. في مربع الحوار تعريف "بحث سير العمل"، في القائمة المصدر، انقر فوق العنصر الحالي. في القائمة الحقل، انقر فوق إجمالي، ثم انقر فوق موافق.

    باستخدام مربع الحوار، يمكنك البحث عن قيمة في أي حقل في أي قائمة أو مكتبة في الموقع، وبذلك يمكنك استخدام هذه القيمة في قاعدة سير العمل. وفي هذه الحالة، تحتاج إلى العدد من الحقل "إجمالي" للعنصر الحالي.

  12. في قاعدة سير العمل، انقر فوق يساوي، ثم انقر فوق أكبر من في القائمة.

  13. انقر فوق الارتباط التشعبي الثاني قيمة، ثم اكتب 500.

  14. انقر فوق إجراءات، ثم انقر فوق إرسال بريد الكتروني من القائمة.

    إذا كان هذا الإجراء غير ظاهر في القائمة، انقر فوق مزيد من الإجراءات، وانقر فوق الإجراء الذي تريده، ثم انقر فوق إضافة.

  15. في الإجراء Email this message، انقر فوق الرسالة الحالية، ثم أكمل النموذج عن طريق إدخال المستلم والموضوع والنص الأساسي للرسالة.

    في خانة مستلم البريد، حدد اسم الشخص الذي يجب أن يقوم بمراجعة تقرير المصروفات.

  16. انقر فوق موافق.

    Second page of Workflow Designer showing a condition and action

    لديك الآن قاعدة حيث إذا تم إنشاء تقرير مصروفات أو تغييره في مكتبة "تقارير المصروفات"، وكان إجمالي حجم المصروفات لهذا التقرير أكبر من 500 دولار، يتم إعلام الشخص المناسب بمراجعة هذا التقرير.

  17. للتحقق من وجود أخطاء في سير العمل قبل الخروج من مصمم سير العمل، انقر فوق التحقق من سير العمل.

    إذا تم العثور على خطأ في سير العمل، يتغير لون الارتباط التشعبي وتظهر علامات نجمية قبل المعلمة غير الصحيحة وبعدها. بالإضافة إلى ذلك، ضمن خطوات سير العمل، يظهر رمز خطأ جوار كل خطوة تحتوي على خطأ.

  18. انقر فوق إنهاء لحفظ سير العمل.

    لاختبار سير العمل، استعرض بحثاً عن مكتبة "تقارير المصروفات"، انقر فوق تعبئة هذا النموذج لإنشاء عنصر جديد، والتأكد من أنك تقوم بإدخال المصروفات التي تزيد عن 500 دولار. قم بحفظ النموذج في مكتبة المستندات، ثم قم بالتحقق لمعرفة ما إذا كان الشخص المحدد قام بتلقي الرسالة التي قمت بإنشائها.

أعلى الصفحة

مشاركة Facebook Facebook Twitter Twitter البريد الإلكتروني البريد الإلكتروني

هل كانت المعلومات مفيدة؟

رائع! هل لديك أي ملاحظات أخرى؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×